RAMS PDKS: Die Karte des Subunternehmers wartet nicht am Tor, die des Ausgeschiedenen bleibt nicht aktiv

Montagmorgen, Haupteingang der Baustelle. Ein neues Subunternehmer-Team beginnt mit der Arbeit; die Karten in der Hand, stehen die Leute vor dem Drehkreuz. Zur selben Zeit ist die Karte eines Beschäftigten einer anderen Firma, der letzte Woche ausgeschieden ist, auf einigen Geräten vor Ort noch immer hinterlegt. Beide Situationen haben dieselbe Ursache: Die Karte bewegt sich nicht im selben Tempo wie der Personaldatensatz.

Auf den Baustellen von RAMS Türkiye arbeiten neben dem Stammpersonal Hunderte Beschäftigte von Dutzenden Subunternehmern. Wer wann die Baustelle betritt und verlässt, ist sowohl für die Arbeitssicherheit als auch für die Abschlagsrechnungen der Subunternehmer entscheidend. In diesem Beitrag beschreiben wir den Weg einer Karte bei RAMS PDKS – vom Drehkreuz bis zum Bericht für die Abschlagsrechnung zu Monatsbeginn.

Das Projekt in Kürze

RAMS PDKS ist eine vollständig cloudbasierte Plattform für Personalzeiterfassung und Personalmanagement, mit der RAMS Türkiye das Kommen und Gehen von Stammpersonal und Subunternehmer-Beschäftigten in der Hauptverwaltung, den Vertriebsbüros und auf den Baustellen zentral verwaltet. Auf der Baustelle passiert das Personal das Drehkreuz per Karte, im Büro das Kartenleser-Terminal; Mitarbeitende im Außeneinsatz und im Büro können zusätzlich die mobile App mit QR- und Standortverifizierung nutzen. Die Geräte vor Ort sind über das von Karatsoft entwickelte IoT-Gateway ohne Portfreigabe mit der Cloud verbunden. Mitarbeiterliste, Karten- und Geräteverwaltung, Personengruppen, Schichten, Urlaub, Verwaltung der Subunternehmer, Berichte und automatische Berichts-E-Mails sind in einem einzigen Portal gebündelt.

Die Karte ist in Sekunden am Drehkreuz, nicht erst nach Stunden

Im alten Ablauf konnte es Stunden dauern, bis die Karte eines neuen Subunternehmer-Beschäftigten aktiv war, und die Sperrung der Karte eines Ausgeschiedenen mitunter Tage. Der Grund war einfach: Die Fluktuation bei den Subunternehmern war hoch, jede Woche wurden Dutzende Karten angelegt und Dutzende gesperrt, und die Karten wurden auf jedes Gerät einzeln geladen. Das kostete Zeit und führte dazu, dass Karten ausgeschiedener Mitarbeitender auf der Baustelle gültig blieben.

Bei RAMS PDKS wird eine Karte in dem Moment, in dem sie einer Person und den berechtigten Zutrittspunkten zugewiesen wird, an alle Drehkreuze und Terminals dieser Punkte gesendet. In der Kartenliste sind der Status jeder Karte auf den Geräten und der Zeitpunkt der letzten Synchronisierung sichtbar; ob die Karte die Baustelle erreicht hat, muss niemand schätzen – es steht auf dem Bildschirm. Wird ein Austritt oder eine Deaktivierung erfasst, wird die Karte ebenso schnell, innerhalb von Sekunden, von den Geräten entfernt. Die Sperrung der Karte ist kein separater Arbeitsschritt mehr, sondern die natürliche Folge des Austrittseintrags.

Statt Berechtigungen einzeln an Personen zu verteilen, werden Personengruppen genutzt. Zutrittsberechtigung, Zeitbeschränkung, Schicht und Berichtswesen werden über Gruppen festgelegt; wer einer Gruppe hinzugefügt wird, erhält automatisch deren Berechtigungen und Schicht, und die Karte geht sofort an die betreffenden Geräte. Trifft ein Subunternehmer-Team geschlossen ein oder verlässt es die Baustelle nach Abschluss seiner Arbeiten, lassen sich die Beschäftigten gesammelt aktivieren oder deaktivieren, aktualisieren oder mit Karten versehen.

Jeder Subunternehmer-Beschäftigte wird mit seiner Firma angelegt

Stammpersonal und Subunternehmer-Personal passieren dasselbe Tor, unterliegen aber unterschiedlichen Regeln. Deshalb haben wir die Subunternehmer-Angabe nicht als bloße Spalte in Listen konzipiert, sondern als Dimension, die überall im System gilt. Jeder Subunternehmer-Beschäftigte wird seiner Firma zugeordnet angelegt; Mitarbeiterliste, Tagesberichte und detaillierter Monatsbericht werden nach Firma gefiltert und aufgeschlüsselt. In den Standorteinstellungen lässt sich für Subunternehmer-Personal zudem eine eigene Zeitbeschränkung festlegen.

Auch dass das System am ersten Tag mit vollständigen Daten starten konnte, beruhte auf diesem Modell. Die in Excel-Tabellen unterschiedlicher Formate geführten Datensätze zu Niederlassungen, Abteilungen, Positionen und Personen wurden mit dem Assistenten zur Feldzuordnung importiert; Zeilen mit ausgefüllter Subunternehmer-Spalte wurden automatisch der jeweiligen Firma zugeordnet.

In der Ansicht „Subunternehmer“ wird jede Firma mit registriertem Personal, aktuell auf der Baustelle anwesenden Personen und den monatlichen Verspätungen aufgelistet; Personenliste, Zeitnachweis und Personentage-Bericht je Firma sind mit einem Klick erreichbar. Der monatliche Personentage-Bericht wird für die Abschlagsrechnung direkt nach Excel exportiert. Die Rolle „Verantwortlicher des Subunternehmers“ sieht nur das Personal der eigenen Firma; die Baustellenleitung sieht ihren eigenen Standort, die Personalabteilung die gesamte Organisation.

Der Bericht kommt morgens, ohne dass jemand danach fragt

Vor dem Projekt stellten Bauleiter und Personalabteilung die Listen zu Verspätungen und Abwesenheiten jeden Morgen selbst zusammen. Heute landen Berichte zu Verspätungen, Frühgehern, Abwesenheiten, Minusstunden und aktuell Anwesenden am festgelegten Tag zur festgelegten Uhrzeit im E-Mail-Postfach der Führungskräfte. Welche Berichte wann an welche Führungskraft gehen, wird je Person festgelegt, und jede Führungskraft erhält den Bericht ihres eigenen Standorts. Die Aufschlüsselung nach Subunternehmern wird als separate Tabelle beigefügt; der monatliche Bericht für die Abschlagsrechnung erreicht die Buchhaltung zu Monatsbeginn.

Wer ins Detail gehen möchte, nutzt den detaillierten Monatsbericht. Früher fehlte in diesem Bericht die Angabe, an welchem Tor das Kommen und Gehen erfolgte; heute zeigt jede Zelle die Kommen-/Gehen-Zeit zusammen mit dem Zutrittspunkt. Normalarbeitszeit, Über- und Minusstunden, Abwesenheiten, Urlaubs- und Feiertage sind farblich markiert, der Bericht wird mit einem Klick nach Excel exportiert.

Was wir auf der Baustelle gelernt haben

• Koppeln Sie die Lebensdauer der Karte an den Personaldatensatz. Wird die Karte im Moment des Austrittseintrags von den Geräten entfernt, bleiben auf der Baustelle keine vergessenen aktiven Karten zurück.
• Vergeben Sie Berechtigungen an Gruppen, nicht an Personen. Bei hoher Fluktuation kostet die Einzelvergabe Zeit und wird leicht vergessen; die Gruppe gibt Neuen vom ersten Tag an die richtigen Berechtigungen.
• Behandeln Sie Subunternehmer als Dimension. Gilt die Firmenangabe gleichzeitig in Liste, Bericht, Rolle und E-Mail, müssen die Daten für die Abschlagsrechnung nicht separat zusammengetragen werden.
• Fordern Sie Berichte nicht an, abonnieren Sie sie. Wird aus der morgens von Hand erstellten Liste eine E-Mail, die zur festgelegten Uhrzeit eintrifft, beginnt der Tag der Führungskraft mit dem Bericht.

Auf einer Baustelle mit vielen Subunternehmern muss die Karte mit der Person kommen und mit der Person gehen; jeder Tag dazwischen ist eine Lücke – für die Sicherheit wie für die Abschlagsrechnung.

Wie viele Stunden dauert es an Ihren Standorten, bis eine Karte aktiv ist?

Wenn Sie eine Baustelle, eine Fabrik oder ein Lager mit hoher Subunternehmer-Fluktuation führen und Kartenregistrierung, Abschlagsberechnung oder Morgenberichte noch immer von Hand laufen, können wir diesen Ablauf auf Ihre Organisation übertragen. Auf der Projektseite von RAMS PDKS sehen Sie die gesamte Plattform, und Sie können mit uns Kontakt aufnehmen.