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Projekt
Cloudbasiertes Zeiterfassungssystem für Baustellen und Hauptverwaltung
RAMS PDKS ist eine vollständig cloudbasierte Plattform für Personalzeiterfassung und Personalmanagement, mit der RAMS Türkiye das Kommen und Gehen von Stammpersonal und Subunternehmer-Beschäftigten in der Hauptverwaltung, den Vertriebsbüros und auf den Baustellen zentral verwaltet.
RAMS PDKS ist eine vollständig cloudbasierte Plattform für Personalzeiterfassung und Personalmanagement, mit der RAMS Türkiye das Kommen und Gehen von Stammpersonal und Subunternehmer-Beschäftigten in der Hauptverwaltung, den Vertriebsbüros und auf den Baustellen zentral verwaltet.
Auf den Baustellen erfassen die Mitarbeitenden ihr Kommen und Gehen per Kartenzutritt an Vollhöhen-Drehkreuzen oder Dreiarm-Drehsperren; an Büros und Türen kommen Kartenleser-Terminals zum Einsatz, für Mitarbeitende im Außeneinsatz und im Büro eine mobile App mit Standort- und QR-Verifizierung. Alle Kartenzutrittsgeräte vor Ort sind über das von Karatsoft eigens hierfür entwickelte IoT-Gateway mit der Cloud verbunden. Dank des Gateways lassen sich sämtliche Geräte in Echtzeit verwalten – ohne statische IP, NAT-Regel, Firewall oder Portweiterleitung am Modem.
Die Kartendaten neuer Mitarbeitender werden innerhalb von Sekunden auf die Zutrittsgeräte übertragen; die Karte ausgeschiedener Mitarbeitender wird ebenso innerhalb von Sekunden von den Geräten entfernt. Die Plattform besteht aus einem Web-Verwaltungsportal, einer mobilen App für iOS/Android, der IoT-Verbindungsschicht und einer Integrations-API für den bidirektionalen Datenaustausch mit Unternehmenssystemen. Mitarbeiterliste, Karten- und Geräteverwaltung, Personengruppen, Schichten, Urlaub, Verwaltung der Subunternehmer, Tages- und Monatsberichte sowie automatische Berichts-E-Mails sind in einem einzigen Portal gebündelt.
RAMS Türkiye ist ein Projektentwicklungs- und Bauunternehmen, das mehrere Großbaustellen gleichzeitig betreibt. Auf jeder Baustelle arbeiten neben dem Stammpersonal Hunderte Beschäftigte von Dutzenden Subunternehmern; wer die Baustelle wann betritt und verlässt, ist sowohl für die Arbeitssicherheit als auch für die Abschlagsrechnungen der Subunternehmer eine entscheidende Information.
Zwar wurden die Baustellenzugänge bereits mit Drehkreuzen kontrolliert, doch die Geräte arbeiteten an jedem Standort für sich, Karten wurden vor Ort angelegt und die Daten erst am Periodenende zusammengeführt. Bis die Karte eines neuen Subunternehmer-Beschäftigten aktiv war, konnten Stunden vergehen, die Sperrung der Karte eines Ausgeschiedenen dauerte mitunter Tage. Die Hauptverwaltung hatte keinen Echtzeit-Einblick in die Baustellen; Berichte über Verspätungen, Abwesenheiten und Minusstunden des Personals wurden von Hand erstellt.
Die Zeiterfassungsplattform von Karatsoft wurde für diesen Bedarf eigens an RAMS Türkiye angepasst. Hinzu kamen auf den Baustellenalltag zugeschnittene Oberflächen, Listen und Berichte je Subunternehmer, Karten- und Geräteverwaltung, Personengruppen sowie eine automatische Berichtsverteilung. Herzstück des Projekts ist das IoT-Gateway, das die Drehkreuze und Kartenleser-Terminals vor Ort ohne jegliche Netzwerkkonfiguration mit der Cloud verbindet. So lässt sich jede neue Baustelle zentral verwalten, sobald die Geräte montiert sind und das Gateway angeschlossen ist.
Erzählen Sie uns, was Sie brauchen; Umfang, Integrationen und Roadmap halten wir in den ersten Gesprächen schriftlich fest. Abgestimmt auf Ihre Arbeitsweise, ohne Eingriff in Ihr ERP, Ihre Buchhaltung oder Ihre Bankanbindung.
Die wichtigsten Bildschirme und ihre Highlights: Auf jedem Bild vergrößern wir den entscheidenden Bereich. Für Details auf ein Bild tippen.
Anzahl der aktuell Anwesenden an allen Standorten, Zutritte des Tages, Verspätungen und Status der verbundenen Geräte auf einem Bildschirm. Zutritte von Drehkreuzen und Terminals erscheinen im Live-Stream, daneben werden Standortauslastung und Zustand der IoT-Gateways überwacht.
Stammpersonal und Subunternehmer-Beschäftigte werden mit Abteilung, Firma, Position, Standort und Kartennummer aufgelistet. Ausgewählte Personen lassen sich gesammelt aktivieren/deaktivieren, aktualisieren oder mit Karten versehen.
Personendaten, Profilfoto, Karten- und Zutrittsberechtigungen, letzte Zutritte und Personalunterlagen auf einer Seite. Schicht, Kommen und Gehen, Urlaub und mobile Einstellungen werden über Registerkarten verwaltet.
Niederlassungen, Abteilungen, Positionen und Personen werden mit einem Assistenten zur Feldzuordnung aus einer einzigen Datei importiert. Zeilen mit ausgefüllter Subunternehmer-Spalte werden automatisch der jeweiligen Firma zugeordnet angelegt.
Sobald eine Karte einer Person und den berechtigten Zutrittspunkten zugewiesen ist, wird sie an Drehkreuze und Terminals gesendet. Der Status jeder Karte auf den Geräten und der Zeitpunkt der letzten Synchronisierung sind sichtbar; die Karte ausgeschiedener Mitarbeitender wird innerhalb von Sekunden entfernt.
Vollhöhen-Drehkreuze, Dreiarm-Drehsperren, Kartenleser-Terminals und IoT-Gateways werden je Standort aufgelistet. Online-Status, Zutritte des Tages, Anzahl gespeicherter Karten und letzte Synchronisierung werden überwacht; Karten lassen sich erneut senden, Drehkreuze aus der Ferne öffnen.
Die Geräte vor Ort verbinden sich über das IoT-Gateway mit einem einzigen verschlüsselten, ausgehenden Kanal mit der Cloud. Statische IP, NAT-Regel, Portweiterleitung oder Firewall-Einstellungen sind nicht erforderlich; bei einem Verbindungsabbruch werden die Zutritte auf dem Gerät gespeichert.
Zutrittsberechtigung, Zeitbeschränkung, Schicht und Berichtswesen werden über Personengruppen gesteuert. Wer einer Gruppe hinzugefügt wird, erhält automatisch deren Berechtigungen; die Karte wird sofort an die betreffenden Geräte gesendet.
Schichten für Baustelle, Büro und Wachdienst werden tageweise definiert; über Mitternacht hinausgehende Nachtschichten werden unterstützt. Toleranz- und Pausenregeln, flexible Schichten sowie Zuweisungen an Personen und Gruppen an einem Ort.
Verspätungen bezogen auf den Schichtbeginn, abzüglich Toleranz, werden je Person und Tag in einer Matrix dargestellt. Filter nach Standort, Personenart, Subunternehmer und Schwellenwert grenzen die Auswertung ein; der Bericht wird per E-Mail an die Führungskräfte versendet.
Jede Zelle zeigt die Kommen-/Gehen-Zeit zusammen mit dem Zutrittspunkt. Normalarbeitszeit, Über- und Minusstunden, Abwesenheiten, Urlaubs- und Feiertage sind farblich markiert; Summen der Über-/Minusstunden am Zeilenende, der Bericht mit einem Klick in Excel.
Für jede Führungskraft wird einzeln festgelegt, welche Berichte an welchem Tag zu welcher Uhrzeit verschickt werden. Die Aufschlüsselung nach Subunternehmern wird als separate Tabelle beigefügt; der monatliche Bericht für die Abschlagsrechnung geht zu Monatsbeginn an die Buchhaltung.
Subunternehmer werden mit registriertem Personal, aktuell auf der Baustelle anwesenden Personen und der monatlichen Anzahl an Verspätungen aufgelistet. Personenliste, Zeitnachweis und Personentage-Bericht (Abschlagsrechnung) je Firma sind mit einem Klick erreichbar.
Seitenberechtigungen werden je Position, der Datenumfang je Standort und Firma eingeschränkt. Die Baustellenleitung sieht ihren eigenen Standort, der Verantwortliche des Subunternehmers seine eigene Firma, die Personalabteilung die gesamte Organisation.
Standorte, Abteilungen, Positionen und Subunternehmer in einer einzigen Hierarchie. Personen- und Geräteanzahl sowie die mobile Kontrollmethode jedes Standorts sind direkt in der Liste sichtbar.
Zutrittspunkte und Geräte des Standorts, QR-Codes (normal und dynamisch), Richtlinie für mobile Zutritte, Ortungsradius und Zeitbeschränkung für Subunternehmer werden auf einer Seite verwaltet.
Gezielte Ankündigungen an Standort, Abteilung, Firma oder Personengruppe; Zustellung per mobiler Push-Benachrichtigung und E-Mail. Die Lesequote wird je Ankündigung verfolgt, Dateien können angehängt werden.
Offene Anträge, hierarchischer Genehmigungsablauf und Übersicht der Urlaubsansprüche an einem Ort. Bei Urlaubsarten mit Nachweispflicht erscheint das vom Mitarbeitenden über die mobile App hochgeladene Attest oder Antragsschreiben in der Genehmigungsansicht und wird in der Personalakte gespeichert.
Mitarbeitende starten und beenden ihre Arbeitszeit mit QR- und Standortverifizierung, sehen ihren Buchungsverlauf einschließlich der Drehkreuz-Zutritte und stellen Urlaubs-, Vorschuss- und Spesenanträge – alles in einer App. iOS und Android.
Sofortige Benachrichtigungen und Warnungen, schnelle Abläufe und Live-Daten: Nutzer und Außendienstteams erledigen ihre Arbeit direkt am Smartphone, ohne Wartezeit.
Auf der Baustelle erfassen Stammpersonal und Subunternehmer-Beschäftigte ihr Kommen und Gehen per Karte am Vollhöhen-Drehkreuz oder an der Dreiarm-Drehsperre; an Bürotüren kommen Kartenleser-Terminals zum Einsatz.
Das von Karatsoft entwickelte IoT-Gateway verbindet alle Lesegeräte vor Ort mit der Cloud – ohne statische IP, NAT-Regel, Portweiterleitung oder Firewall-Einstellungen.
Die Karte neuer Mitarbeitender wird bei der Anlage sofort auf die Zutrittsgeräte übertragen; die Karte ausgeschiedener Mitarbeitender wird ebenso schnell von den Geräten entfernt.
Kein Server, keine Lizenz, keine lokale Installation; Zeiterfassungsgeräte werden über die IoT-Schicht nahtlos in das Cloud-System integriert. Ein neuer Standort erfordert keine Änderung an der Infrastruktur.
Bei einem Verbindungsabbruch werden die Zutritte auf dem Gerät gespeichert und nach Wiederherstellung der Verbindung vollständig übertragen.
Subunternehmer-Beschäftigte werden ihrer Firma zugeordnet angelegt; Listen, Berichte und der Personentage-Bericht für die Abschlagsrechnung werden nach Firma aufgeschlüsselt.
Zutrittsberechtigung, Zeitbeschränkung und Schicht werden über Gruppen vergeben; wer einer Gruppe hinzugefügt wird, erhält automatisch alle Berechtigungen.
Mitarbeitende werden gesammelt aktiviert/deaktiviert, aktualisiert oder mit Karten versehen.
Niederlassungen, Abteilungen, Positionen und Personen werden mit einem Assistenten zur Feldzuordnung aus einer einzigen Datei importiert.
Aktuell Anwesende, Zutritte des Tages, Verspätungen und Gerätezustand auf einem Bildschirm; Zutritte laufen live ein.
Online-Status von Drehkreuzen und Terminals, Anzahl gespeicherter Karten und letzte Synchronisierung werden überwacht; Karten lassen sich erneut senden, Drehkreuze aus der Ferne öffnen.
Jede Zelle zeigt neben der Kommen-/Gehen-Zeit auch den Zutrittspunkt; Summen der Über- und Minusstunden sowie Excel-Export stehen bereit.
Verspätungen abzüglich Toleranz je Person und Tag; mit Filtern nach Subunternehmer und Schwellenwert.
Verspätungen, Frühgeher, Abwesenheiten, Überstunden, Minusstunden, überlange Pausen, Zutritte an einer anderen Niederlassung und aktuell Anwesende.
Jede Führungskraft erhält die Berichte ihres Standorts am festgelegten Tag zur festgelegten Uhrzeit per E-Mail, aufgeschlüsselt nach Subunternehmern.
Nachtschichten, flexible Schichten, Pausen- und Toleranzregeln; Zuweisung an Personen und Gruppen.
Hierarchische Genehmigung, Einzelgenehmigung oder individueller Ablauf; Dokumente wie Atteste und Antragsschreiben werden über die mobile App hochgeladen und in der Personalakte gespeichert.
Im Personenprofil werden Foto, Vertrag, Zertifikate und weitere Personalunterlagen gespeichert.
Seitenberechtigungen werden je Position, der Datenumfang je Standort und Firma eingeschränkt; alle manuellen Eingriffe werden protokolliert.
Arbeitszeiterfassung mit QR- und Standortverifizierung, Buchungsverlauf, Urlaubs-, Vorschuss- und Spesenanträge, Ankündigungen; iOS und Android.
Ankündigungen speziell für Standort, Firma oder Gruppe; Push-Benachrichtigung, E-Mail und Nachverfolgung des Lesestatus.
Bidirektionale Synchronisierung mit HR- und ERP-Systemen des Unternehmens über Dienste für Personen, Niederlassungen, QR-Codes und Kommen/Gehen.
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So arbeiten wir
Auch dieses Projekt wurde nach denselben vier Grundsätzen umgesetzt; Ihres ebenso.
Umfang, Integrationen und Fahrplan werden in den ersten Wochen schriftlich festgelegt; unterwegs gibt es keine Überraschungen.
ERP, Buchhaltung, Bank, E-Rechnung: Was immer Sie nutzen, wir integrieren darauf, und Ihre Daten bleiben, wo sie sind.
Rollenbasierte Rechte, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Datenschutzkonformität und ein Protokoll jeder Aktion gehören ins Fundament, nicht nachträglich angebaut.
Wartung, Monitoring und neue Versionen kommen vom Team, das das Projekt gebaut hat; jemand, der Ihr System kennt, ist immer erreichbar.
RAMS PDKS
Die Management-Konsole ist der erste Bildschirm, den eine Führungskraft nach der Anmeldung sieht: Sie zeigt auf einen Blick, wer sich gerade auf den Baustellen und in der Hauptverwaltung aufhält, die Zutritte des Tages, die Verspätungen und den Verbindungsstatus der Geräte vor Ort.
Die Kennzahlen in der oberen Reihe zeigen die Zahl der aktuell Anwesenden, die heutigen Zutritte getrennt nach Stammpersonal und Subunternehmern, die Verspätungen und die Online-Geräte. Darunter listet der Live-Zutrittsstrom jedes Ereignis mit Uhrzeit, Person, Standort, Gerät und Richtung auf; Zutritte über Vollhöhen-Drehkreuz, Dreiarm-Drehsperre, Kartenleser-Terminal und mobilen QR-Code landen in derselben Liste. In der rechten Spalte werden die Standortauslastung und der Status jedes IoT-Gateways überwacht.
Früher hatte die Hauptverwaltung keinen Echtzeit-Einblick in die Baustellen, und die Verspätungslisten wurden jeden Morgen von Hand erstellt. Die Konsole stellt diese Informationen der Führungskraft bereit, sobald das Ereignis eintritt. Die Personalabteilung sieht zu Tagesbeginn, wie viele Personen auf welcher Baustelle anwesend sind; die Baustellenleitung verfolgt den Zutrittsstrom ihres eigenen Standorts. Ein Gateway oder Gerät mit schwächer werdender Verbindung erscheint in der Konsole, bevor eine Lücke im Zeitnachweis auffällt, und wird noch am selben Tag bearbeitet.
Die Mitarbeiterliste bündelt das gesamte Stammpersonal und Subunternehmer-Personal in einer Tabelle; sie lässt sich nach Standort, Abteilung, Firma, Status und Personengruppe filtern, und Sammelaktionen für die ausgewählten Personen erfolgen in einem Schritt.
Jede Zeile enthält Vor- und Nachname, die Angabe Stammpersonal oder Subunternehmer, Abteilung oder Firma, Position, Standort, Kartennummer, Status und Zugangsart; die Abteilungsspalte wurde für RAMS Türkiye in die Liste aufgenommen. Sobald Zeilen markiert sind, erscheinen oben Schaltflächen zum gesammelten Aktivieren, Deaktivieren, Aktualisieren und Zuweisen von Karten. Bei der Sammelaktualisierung ändern sich nur die Felder, in die ein Wert eingetragen wurde. Ein Doppelklick auf eine Zeile öffnet das Profil der Person.
Auf Baustellen mit hoher Fluktuation bei den Subunternehmern werden jede Woche Dutzende Karten angelegt und Dutzende gesperrt. In der Liste wird die betreffende Firma gefiltert, die Personen werden markiert und in einem Vorgang deaktiviert; die Karte des deaktivierten Personals wird ebenso schnell von den Zutrittsgeräten entfernt. Auch die Kartenzuweisung für ein neu eintreffendes Team erfolgt im selben Bildschirm. So entfällt das Öffnen einzelner Datensätze, und das Risiko, dass die Karte eines Ausgeschiedenen auf der Baustelle gültig bleibt, ist beseitigt.
Das Personenprofil beantwortet die wichtigsten Fragen zu einem Mitarbeitenden auf einer Seite: welche Karte die Person trägt, an welchen Punkten sie passieren darf, wann sie zuletzt passiert hat, welche Dokumente in ihrer Akte liegen und in welcher Schicht sie arbeitet.
Das Profil öffnet sich per Doppelklick auf die Person in der Mitarbeiterliste. Links befinden sich Profilfoto, Status und der Kartenbereich: Kartennummer, Kartenstatus, berechtigte Zutrittspunkte, mobile Zutrittsmethode und letzter Zutritt. Die Registerkarten rechts umfassen Personendaten, Schicht, Kommen und Gehen, Urlaub, Dokumente und mobile Einstellungen. Kommen und Gehen lässt sich nach Tag, Monat und Jahr filtern; die Registerkarte Urlaub zeigt den erworbenen, genommenen und verbleibenden Urlaub.
Kommt es auf der Baustelle zu einem Vorfall oder wird der Zeitnachweis eines Subunternehmer-Beschäftigten hinterfragt, lässt sich im Profil nachsehen, an welchem Punkt die Person an diesem Tag gekommen und gegangen ist. Vertrag, Zertifikate und weitere Personalunterlagen werden in der Personalakte gespeichert; auch die über die mobile App hochgeladenen Atteste und Antragsschreiben landen in derselben Akte. Das Profilfoto macht die Person in der Liste und im Profil auf den ersten Blick erkennbar. Für die Suche nach Dokumenten ist kein separater Ordner nötig.
Der Excel-Massenimport überträgt die vorhandenen Personal- und Organisationstabellen eines Unternehmens in einem Durchgang ins System; die Spalten werden im Assistenten zugeordnet, Subunternehmer-Beschäftigte werden ihrer Firma zugeordnet angelegt, und das System startet vom ersten Tag an mit Daten.
Die Excel-Vorlage wird heruntergeladen und ausgefüllt, oder die vorhandene Datei wird direkt hochgeladen; enthält die Datei mehrere Tabellenblätter, wird das zu importierende Blatt ausgewählt. Anschließend wird für jedes Systemfeld die entsprechende Spalte der Datei gewählt: Vor- und Nachname, türkische Identifikationsnummer (T.C.), Standort, Abteilung, Position, Subunternehmer, Kartennummer, Eintrittsdatum, Telefon. Pflichtfelder sind gekennzeichnet. Nach der Zuordnung werden die Personen mit einer Schaltfläche importiert; Zeilen mit ausgefüllter Subunternehmer-Spalte werden der jeweiligen Firma zugeordnet angelegt.
Hunderte Datensätze von RAMS Türkiye zu Personen, Niederlassungen, Abteilungen und Positionen lagen in Tabellen unterschiedlicher Formate, und das System sollte vom ersten Tag an mit Daten befüllt starten. Die vom Unternehmen gelieferten Dateien wurden mit dem Assistenten importiert; Organisationsstruktur und Personalliste entstanden, ohne dass Datensätze einzeln von Hand erfasst werden mussten. Derselbe Bildschirm leistet auch heute gute Dienste: Wird eine neue Baustelle eröffnet oder bringt ein Subunternehmer ein ganzes Team mit, gelangt die Liste in einem Durchgang ins System und ist bereit für die Kartenregistrierung.
Der Bildschirm zur Kartenregistrierung verwaltet den gesamten Lebenszyklus der Zutrittskarten: Die Karte wird einer Person und den Zutrittspunkten zugewiesen und gelangt beim Speichern sofort auf die Geräte; die Karte ausgeschiedener Mitarbeitender wird ebenso schnell von der Baustelle zurückgezogen.
Im Fenster „Karte registrieren“ wird die Person ausgewählt, Kartennummer und Kartentechnologie werden eingegeben, die Gültigkeit wird festgelegt und die Zutrittspunkte, die die Karte öffnen soll, werden markiert. Über die Schaltfläche „Speichern und an Geräte senden“ wird die Karte per IoT-Gateway an die ausgewählten Drehkreuze und Terminals übertragen. In der Kartenliste sind der Status jeder Karte auf den Geräten und der Zeitpunkt der letzten Synchronisierung sichtbar; die Kennzahlen oben zählen registrierte, heute hinzugefügte, heute entfernte und auf Synchronisierung wartende Karten.
Früher konnte es Stunden dauern, bis die Karte eines neuen Subunternehmer-Beschäftigten aktiv war, und die Sperrung der Karte eines Ausgeschiedenen manchmal Tage; die Karte wurde auf jedes Gerät einzeln geladen. Heute gelangt die Karte im Moment der Registrierung auf alle betreffenden Geräte; Austritt oder Deaktivierung entfernt sie innerhalb von Sekunden. Dass nur berechtigte Personen die Baustelle betreten, wird direkt am Tor sichergestellt. Da der Synchronisierungsstatus auf dem Bildschirm sichtbar ist, muss niemand auf der Baustelle nachfragen, ob die Karte das Gerät erreicht hat.
Die Geräteverwaltung bündelt die gesamte Zutrittshardware auf den Baustellen und in den Büros in einer Liste; zentral wird überwacht, welches Drehkreuz online ist, wie viele Karten es trägt und wann es zuletzt synchronisiert wurde, und bei Bedarf wird aus der Ferne eingegriffen.
Die Liste zeigt Vollhöhen-Drehkreuze, Dreiarm-Drehsperren, Kartenleser-Terminals und IoT-Gateways mit Standort, Typ, Zutritten des Tages und Status. Wird ein Gerät ausgewählt, öffnen sich im rechten Bereich das zugehörige Gateway, die Anzahl gespeicherter Karten, die letzte Synchronisierung, die Leserichtung und die Softwareversion. Im selben Bereich werden Karten erneut an das Gerät gesendet, das Drehkreuz aus der Ferne geöffnet und das Zutrittsprotokoll des Geräts aufgerufen. Die Kennzahlen oben fassen die Gesamtzahl der Geräte, die Online-Geräte und die Zahl der Gateways zusammen.
In der alten Struktur arbeiteten die Geräte an jedem Standort für sich, Karten wurden vor Ort angelegt und die Daten erst am Periodenende zusammengeführt. Bei RAMS PDKS sind alle Geräte über das Gateway mit der Cloud verbunden, ihr Status ist daher zentral sichtbar. Fehlen auf einem Drehkreuz Karten, werden sie erneut gesendet; ein blockierter Durchgang wird aus der Ferne geöffnet. Auf einer neuen Baustelle sind die Geräte zentral verwaltbar, sobald sie montiert sind und das Gateway angeschlossen ist; Netzwerkkonfiguration oder lokale Installation sind nicht nötig.
Die IoT-Verbindungsarchitektur ist das Herzstück des Projekts: Das von Karatsoft eigens dafür entwickelte Gateway bündelt die Drehkreuze und Kartenleser-Terminals der Baustelle über das lokale Netzwerk und verbindet sie mit der Cloud; statische IP, Portfreigaben oder Firewall-Einstellungen sind nicht erforderlich.
Auf jeder Baustelle wird ein IoT-Gateway installiert. Es kommuniziert über das lokale Netzwerk mit den Vollhöhen-Drehkreuzen, Dreiarm-Drehsperren und Kartenleser-Terminals vor Ort; mit der Cloud verbindet es sich über einen einzigen verschlüsselten Kanal, den es nach außen aufbaut. Da die Verbindung von innen nach außen hergestellt wird, sind am Modem weder NAT-Regel noch Portweiterleitung oder statische IP nötig. Fällt das Internet aus, werden die Zutritte auf dem Gerät gespeichert und nach Wiederherstellung der Verbindung vollständig übertragen.
Der Internetzugang auf Baustellen läuft meist über ein LTE-Modem; es gibt keine statische IP, Modem und Netzbetreiber wechseln häufig. Die Netzwerkeinstellungen, die klassische Zeiterfassungsgeräte voraussetzen, mussten auf jeder Baustelle neu vorgenommen werden und waren oft gar nicht möglich. Mit dem Gateway ist eine neue Baustelle zentral verwaltbar, sobald die Geräte montiert sind und das Gateway angeschlossen ist. Server, Lizenz oder lokale Installation sind nicht erforderlich; das IT-Team muss nicht für jede Baustelle ein eigenes Netzwerkprojekt planen.
Personengruppen ermöglichen es, Zutrittsberechtigungen nicht Person für Person, sondern Team für Team zu verwalten: Berechtigte Standorte, Zeitbeschränkung, Schicht und Berichte werden in der Gruppe festgelegt, und jede hinzugefügte Person übernimmt sie automatisch.
Die Gruppenliste zeigt für jede Gruppe die Personenzahl, die berechtigten Standorte, das Zeitfenster und den Status. Beim Öffnen einer Gruppe erscheinen Zutrittsberechtigung, Zeitbeschränkung, Schicht und die Berichte, in die die Gruppe einbezogen ist, in einem Bereich; darunter sind die Mitglieder mit Firma und Kartennummer aufgelistet. Wer über „Mitglied hinzufügen“ in die Gruppe aufgenommen wird, erhält automatisch deren Berechtigungen und Schicht, und die Karte wird sofort an die betreffenden Drehkreuze und Terminals gesendet.
Auf der Baustelle kommen und gehen Teams je nach Firma und Gewerk. Ist das Team eines Subunternehmers in einer Gruppe zusammengefasst, genügt es, eine neue Arbeitskraft der Gruppe hinzuzufügen, damit ihre Karte an die richtigen Tore geladen und ihre Schicht zugewiesen wird. Die Zeitbeschränkung für Subunternehmer kommt aus der Gruppe, das Stammpersonal arbeitet nach eigenen Regeln. Da sich bei der Sammelaktualisierung auch die Personengruppen ändern lassen, werden die Berechtigungen in einem Vorgang erneuert, wenn ein Team auf eine andere Baustelle wechselt.
Die Schichtverwaltung legt die unterschiedlichen Arbeitszeitmodelle von Baustelle, Büro und Wachdienst an einem Ort fest; Verspätungen, Frühgehen, Über- und Minusstunden werden auf Grundlage dieser Festlegungen sowie der Toleranz- und Pausenregeln automatisch berechnet.
Beim Anlegen einer neuen Schicht werden für jeden Tag Beginn, Ende und Pausenzeiten einzeln eingetragen; die Einstellung eines Tages lässt sich auf andere Tage kopieren, bei Bedarf wird eine zusätzliche Pause ergänzt. Bei Nachtschichten wird die Option „Ende am Folgetag“ aktiviert; eine abends beginnende Schicht wird am nächsten Morgen korrekt abgeschlossen. In den Toleranzregeln werden die Spielräume für frühes und spätes Kommen, frühes und spätes Gehen sowie die Mindestdauer für Überstunden in Stunden und Minuten eingegeben. Eine Schicht kann als Standard festgelegt werden.
Auf der Baustelle laufen Tagesteam, Nachtarbeit und Wachdienstschichten gleichzeitig; im Büro können flexible Schichten genutzt werden. Da alle im selben System definiert sind, wird jeder Zutritt am Drehkreuz anhand der eigenen Schicht der Person bewertet. Schichten werden Personen oder Personengruppen zugewiesen, auch der wöchentliche Ruhetag wird an derselben Stelle festgelegt. Die Berichte zu Verspätungen, Frühgehern, Minusstunden und überlangen Pausen werden aus diesen Regeln gespeist; für die Personalabteilung bleibt keine Rechenarbeit von Hand.
Der Monatsbericht zu Verspätungen zeigt in einer Tabelle, wer im Laufe eines Monats an welchem Tag wie lange zu spät kam; die Verspätung wird ab Schichtbeginn abzüglich Toleranz berechnet, der Bericht wird gefiltert und per E-Mail an die Führungskräfte versendet.
In den Zeilen stehen die Personen, in den Spalten die Tage des Monats; jede Zelle enthält die Verspätung des Tages in Minuten, am Zeilenende werden die Zahl der Verspätungstage und die Gesamtdauer summiert. Die Verspätung wird bezogen auf den Schichtbeginn der Person und abzüglich der festgelegten Toleranz berechnet. Der Bericht wird mit Filtern nach Standort, Monat, Personenart, Subunternehmer und Schwellenwert eingegrenzt. Die Kennzahlen oben fassen den Monat zusammen; der Bericht wird gedruckt oder nach Excel exportiert.
Früher stellten Bauleiter und Personalabteilung die Verspätungslisten jeden Morgen selbst zusammen. Heute liegt die Monatstabelle bereit, und wiederkehrende Verspätungen fallen auf den ersten Blick auf. Der Subunternehmer-Filter zeigt, bei welcher Firma sich Verspätungen häufen; für das Gespräch mit dem Verantwortlichen der Firma liegen konkrete Daten vor. Die Schaltfläche „An Führungskräfte senden“ leitet den Bericht an die betreffenden Personen weiter; mit einer automatischen E-Mail-Regel kommt derselbe Bericht von selbst am festgelegten Tag zur festgelegten Uhrzeit.
Der Detaillierte Monatsbericht fasst für alle Beschäftigten, Stammpersonal wie Subunternehmer, Tag für Tag die Kommen- und Gehen-Zeiten, das passierte Tor und den Arbeitszeitstatus eines Monats in einer Tabelle zusammen; Zeitnachweis, Überstunden und Abwesenheiten werden hier kontrolliert.
Der Bericht wird durch Auswahl von Standort, Monat, Jahr und Personenart geöffnet; mit dem Subunternehmer-Filter lässt er sich auf das Personal einer einzelnen Firma eingrenzen. Berechnet wird entweder auf Basis des ersten Kommens und des letzten Gehens am Tag oder aller Kommen- und Gehen-Buchungen. Die Zellen werden je nach Status farblich markiert: keine Schicht definiert, Normalarbeitszeit, Überstunden, Minusstunden, unbezahlter Urlaub, abwesend, wöchentlicher Ruhetag, gesetzlicher Feiertag, bezahlter Urlaub und nicht beschäftigt. Fährt der Mauszeiger über eine Zelle, wird die Differenz aus Minus- oder Mehrarbeit angezeigt.
Auf der Baustelle kann ein Mitarbeitender im Laufe des Tages das Vollhöhen-Drehkreuz am Haupteingang, das Servicetor oder den mobilen QR-Zutritt nutzen; da der Zutrittspunkt in derselben Zelle wie die Uhrzeit steht, lässt sich die Frage, durch welches Tor jemand gekommen ist, ohne Suche in einem separaten Datensatz beantworten. In der Hauptverwaltung übernehmen Personalabteilung und Buchhaltung die Summen am Zeilenende – Arbeitstage, Abwesenheitstage, Urlaubstage, Über- und Minusstunden – direkt in die Vorbereitung von Zeitnachweis und Abschlagsrechnung; der Bericht wird mit einem Klick nach Excel exportiert.
Die automatischen Berichts-E-Mails legen fest, welche Berichte jede Führungskraft in welchem Umfang, in welchem Turnus und zu welcher Uhrzeit erhält; die Berichte landen zur festgelegten Zeit von selbst im Postfach der zuständigen Führungskraft, ohne dass sich jemand im Portal anmelden muss.
In der Empfängerliste sind für jede Führungskraft Position, Versandzeit, Turnus, Zahl der ausgewählten Berichte und Zahl der erfassten Personen sichtbar. Beim Öffnen eines Empfängers wird der Turnus täglich, wöchentlich oder monatlich gewählt; Tag, Stunde und Minute werden festgelegt. Zu den Berichtstypen gehören Tagesbericht, Verspätungen, Frühgeher, Abwesenheiten, Überstunden, aktuell Anwesende, detaillierter Monatsbericht und Zeitnachweis. Der Umfang wird über Standort und Personenart bestimmt, die Aufschlüsselung nach Subunternehmern als separate Tabelle je Firma.
Der Bauleiter beginnt den Tag, ohne sich im Portal anzumelden, mit der Liste der Verspätungen und Abwesenheiten seines eigenen Standorts; da er die Subunternehmer in separaten Tabellen sieht, erkennt er fehlende Teams sofort. In der Hauptverwaltung erhält die Personalabteilung regelmäßig die Übersicht aller Standorte, die Buchhaltung zu Monatsbeginn den Personentage-Bericht der Subunternehmer. Das morgendliche Zusammenstellen von Listen von Hand entfällt; welcher Bericht wann an wen geht und wann zuletzt versendet wurde, wird in einer einzigen Liste verfolgt.
Die Ansicht „Subunternehmer“ verfolgt jeden auf der Baustelle tätigen Subunternehmer mit seinem Personal, der aktuellen Zahl der Personen vor Ort und den Verspätungen; hier wird der Personentage-Bericht für Zeitnachweis und Abschlagsrechnung je Firma abgerufen.
Jeder Subunternehmer wird einmal mit seinem Namen angelegt; seine Beschäftigten werden der Firma beim Anlegen des Personendatensatzes oder beim Excel-Import über die ausgefüllte Subunternehmer-Spalte zugeordnet. In der Liste stehen die Standorte, an denen die Firma tätig ist, das registrierte Personal, die laut Drehkreuz-Zutritten aktuell Anwesenden und die Zahl der Verspätungen in diesem Monat nebeneinander. Aus der Firmenzeile gelangt man zur Personenliste oder zum Zeitnachweis dieser Firma; im Seitenbereich werden die monatlichen Personentage je Firma verglichen.
Die Abschlagsrechnung der Subunternehmer beruht auf den monatlichen Personentagen, die aus den Drehkreuz-Zutritten berechnet werden; der Bericht wird mit Aufschlüsselung nach Firma nach Excel exportiert und an die Buchhaltung weitergeleitet, sodass der Zeitnachweis nicht mehr Firma für Firma von Hand zusammengetragen werden muss. Die Baustellenleitung sieht in Echtzeit, mit wie vielen Personen welche Firma vor Ort arbeitet; im Sinne der Arbeitssicherheit ist bekannt, wer sich auf dem Gelände befindet. Der Verantwortliche des Subunternehmers sieht nur das Personal der eigenen Firma, die Hauptverwaltung vergleicht alle Firmen in einer Tabelle.
Die Rollenverwaltung legt fest, wer im Portal welche Seiten öffnen und die Daten welcher Standorte und Firmen sehen darf; Berechtigungen werden nicht einzeln an Personen vergeben, sondern über eine an die Position gebundene Rolle, und an einer Stelle verwaltet.
Eine Rolle wird zunächst mit Namen und Beschreibung angelegt, anschließend werden ihr Positionen zugeordnet; mehrere Baustellenpositionen wie Bauleiter können sich dieselbe Rolle teilen. Der Berechtigungsbildschirm enthält einen Baum auf Menü-, Bereichs- und Seitenebene; im Baum kann gesucht werden, Zweige werden aufgeklappt, alles wird ausgewählt oder zurückgesetzt. Die gespeicherten Seitenberechtigungen gelten für alle Personen in dieser Position. Neben dem Seitenzugriff werden auch kritische Aktionen auf der jeweiligen Seite gesondert über die Positionsberechtigungen eingeschränkt.
Die Baustellenleitung sieht nur die Personen und Berichte ihres eigenen Standorts; der Verantwortliche des Subunternehmers kann den Bereich seiner Firma nicht verlassen, die Personalabteilung verwaltet die gesamte Organisation. Tritt ein neuer Bauleiter seine Stelle an, genügt die Zuweisung zur Position; Seitenberechtigungen und Datenumfang kommen automatisch aus der Rolle. In einer Organisation mit vielen Baustellen und Subunternehmern sorgt diese Trennung dafür, dass persönliche Daten und Personalunterlagen nur der zuständigen Führungskraft zugänglich sind; jeder manuelle Eingriff in Kommen- und Gehen-Buchungen wird zudem mit der ausführenden Person protokolliert.
Die Organisationsstruktur bildet Hauptverwaltung, Vertriebsbüros und Baustellen von RAMS Türkiye mit Abteilungen, Positionen und Subunternehmern in einer einzigen Hierarchie ab. Berichte, Berechtigungen und Genehmigungsabläufe bauen auf dieser Struktur auf.
Jeder Standort wird mit Typ, Name, Telefon, E-Mail und Beschreibung angelegt; seine Lage wird auf einer Karte markiert. Abteilungen werden in einer eigenen Liste geführt, Positionen mit ihrer Abteilung und der übergeordneten Position definiert; so ist im System hinterlegt, wer wem unterstellt ist. In der Standortliste sind für jeden Standort Lage, Personen- und Geräteanzahl, mobile Kontrollmethode und Verbindungsstatus sichtbar; im Seitenbereich stehen Abteilungen, Positionsanzahlen und Subunternehmer im selben Baum.
Die Positionshierarchie bestimmt, an welche vorgesetzte Person Urlaubsanträge gehen, die Aufschlüsselung nach Standort und Firma die Grenzen von Berichten und Rollenumfängen. Wird eine neue Baustelle eröffnet, wird der Standort angelegt, die Geräte werden angebunden und das Personal wird zugewiesen; auf der Infrastrukturseite ist keine zusätzliche Installation nötig. Die Hauptverwaltung vergleicht Personen, Geräte und Verbindungsstatus aller Standorte auf einem Bildschirm; die vorhandenen Datensätze von RAMS Türkiye zu Niederlassungen, Abteilungen und Positionen wurden ebenfalls aus Excel in diese Struktur importiert.
Die Standortdetails bündeln Zutrittspunkte, Geräte, QR-Codes und Regeln für mobile Zutritte einer einzelnen Baustelle oder eines Büros auf einer Seite; hier wird festgelegt und überwacht, wie der Standort betreten und verlassen wird.
Oben auf der Seite stehen die registrierten Personen, die laut Drehkreuzzählung aktuell Anwesenden und die Zahl der Zutrittspunkte. Die Tabelle der Zutrittspunkte zeigt Vollhöhen-Drehkreuz, Dreiarm-Drehsperre, Kartenleser-Terminal und IoT-Gateway mit ihrem Status. QR-Codes werden mit Ortsbezeichnung, Typ und Status hinzugefügt; für dynamische QR-Codes werden PIN und Ablaufdatum festgelegt. In der Zutrittsrichtlinie werden mobile Methode, Ortungsradius, Zutritt über einen anderen Standort und Zeitbeschränkung für Subunternehmer bestimmt.
An einem Standort, für den GPS und QR gemeinsam gewählt sind, können Mitarbeitende ihre Arbeitszeit über die mobile App nur starten, wenn sie sich innerhalb des festgelegten Radius befinden und den QR-Code des Standorts scannen; eine Anmeldung aus der Ferne ist nicht möglich. Da das Zeitfenster der Subunternehmer-Teams je Standort hinterlegt ist, setzt jede Baustelle ihr eigenes Arbeitszeitmodell um. Der Bauleiter sieht Geräte- und Verbindungsstatus seiner Baustelle auf einen Blick; die Hauptverwaltung prüft die Regeln jedes Standorts im gleichen Seitenaufbau und ändert sie bei Bedarf zentral.
Über den Bildschirm „Ankündigungen“ erreichen Informationen für Baustellen und Hauptverwaltung die richtigen Personen; die Ankündigung geht per mobiler Push-Benachrichtigung und E-Mail an die Zielgruppe, und wer sie gelesen hat, wird je Ankündigung im Portal verfolgt.
Eine Ankündigung wird mit Titel, Inhalt und angehängten Dateien erstellt. Als Zielgruppe werden Standort, Abteilung, Subunternehmer oder Personengruppe gewählt; über die Personenart wird nur das Stammpersonal, nur das Subunternehmer-Personal oder beide angesprochen. Bei Bedarf werden Personen auch einzeln in der Liste markiert. Die Ankündigung wird sofort veröffentlicht oder als Entwurf gespeichert. In der Liste sind Lesequote und Status jeder Ankündigung sichtbar; in der Detailansicht wird je Person verfolgt, an wen sie zugestellt und ob sie gelesen wurde.
Ankündigungen wie eine Änderung der Arbeitszeiten, eine Einladung zur Arbeitsschutzunterweisung oder Hinweise zur Kartenausgabe landen direkt auf dem Telefon der Mitarbeitenden, statt auf den Aushang am Schwarzen Brett zu warten. Auch das Subunternehmer-Personal wird über denselben Kanal informiert; der Verantwortliche der Firma muss sein Team nicht einzeln benachrichtigen. Dank der Nachverfolgung des Lesestatus erkennt die Baustellenleitung, wer eine wichtige Ankündigung nicht gesehen hat, und erinnert diese Personen vor Ort zusätzlich; die Hauptverwaltung erreicht alle Standorte mit derselben Nachricht in einem Schritt.
Die Urlaubsverwaltung bündelt die über die mobile App eingehenden Urlaubsanträge, den Genehmigungsablauf und den Anspruchsstatus jedes Mitarbeitenden auf einem Bildschirm; genehmigter Urlaub fließt direkt in den Zeitnachweis, ein etwaiges Dokument verbleibt in der Personalakte.
Mitarbeitende stellen einen Antrag, indem sie Urlaubsart, Beginn- und Enddatum, bei Bedarf einen halben Tag und die Vertretung auswählen; das System berechnet den Tag der Arbeitsaufnahme und die Gesamtzahl der Urlaubstage. Der Antrag erscheint auf dem Bildschirm der vorgesetzten Person mit Urlaubsart, Datum, Anzahl der Tage und angehängtem Dokument und wird mit einem Klick genehmigt oder abgelehnt. Der Genehmigungsablauf wird hierarchisch, über ausgewählte Positionen, individuell oder als verkürzte Hierarchie eingerichtet; bei Subunternehmer-Personal ist der Verantwortliche der Firma ein Zwischenschritt.
Bei Urlaubsarten, die ein Attest oder Antragsschreiben erfordern, zirkuliert kein Papier: Die Person lädt das Dokument auf der Baustelle mit dem Telefon hoch, die vorgesetzte Person sieht es im Genehmigungsbildschirm, und das Dokument wird in der Personalakte gespeichert. Da die Tabelle „Urlaub und Ansprüche“ Eintrittsdatum, Betriebszugehörigkeit, Anspruch sowie genommene und verbleibende Tage zeigt, muss die Personalabteilung den Urlaubssaldo nicht von Hand berechnen. Weil genehmigter Urlaub in den Zeitnachweis einfließt, erscheinen Urlaubstage im detaillierten Monatsbericht in einer eigenen Farbe und werden nicht mit Abwesenheiten verwechselt.
Die mobile App von RAMS PDKS ist die iOS- und Android-Anwendung, mit der Mitarbeitende im Außeneinsatz und im Büro ihre Arbeitszeit per QR-Code und Standort starten und beenden, alle ihre Zutritte einsehen und Urlaubs-, Vorschuss- und Spesenanträge stellen.
Die Anmeldung erfolgt mit E-Mail-Adresse und Passwort; auf der Startseite erscheinen Name, Titel und Abteilung sowie der Kommen-Status des Tages. Zum Starten und Beenden der Arbeitszeit wird je nach Regel des Standorts ein QR-Code mit der Kamera gescannt, der Standort verifiziert oder beides verlangt. Im Bildschirm „Buchungen“ werden alle Zutritte über Drehkreuz, Kartenleser-Terminal und mobil mit Datum und Uhrzeit aufgelistet; in der Monatsliste sind die Kommen- und Gehen-Zeiten jedes Tages zu sehen. Urlaubs-, Vorschuss- und Spesenanträge werden mit ihrem Genehmigungsstatus verfolgt.
An Bürostandorten ohne Kartenleser-Terminal oder bei Personal, das auf dem Gelände unterwegs ist, werden Zutritte ohne zusätzliches Gerät erfasst; mobile Zutritte fließen in denselben Zeitnachweis wie die Drehkreuz-Zutritte. Da Mitarbeitende ihre eigenen Buchungen und ihren Urlaubssaldo sehen, müssen sie bei der Personalabteilung nicht nachfragen. Bei Urlaub, der ein Attest oder Antragsschreiben erfordert, wird das Dokument per Telefon hochgeladen, und die vorgesetzte Person sieht es im Genehmigungsbildschirm. Spesenanträge mit Belegbild, Firma und Währung sowie Vorschussanträge mit Betrag und Begründung gelangen zur Genehmigung, ohne dass Papierformulare zirkulieren.
