Bayi360: Regel-Engine, damit derselbe Bestand nicht zweimal verkauft wird

Am selben Morgen verkaufen zwei Außendienstmitarbeiter in zwei verschiedenen Bezirken dasselbe Produkt an zwei verschiedene Händler. Der Lagerbestand reicht nicht für beide, aber im Moment der Bestellung weiß das niemand. Das Problem zeigt sich erst im Lager, beim Verpacken: Ein Händler erhält unvollständige Ware, eine Rechnung muss korrigiert werden, ein Außendienstmitarbeiter muss Rede und Antwort stehen.

Die Regel-Engine von Bayi360 ist genau für diesen Moment entstanden: Sie soll sicherstellen, dass jede im Außendienst aufgegebene Bestellung auch im Lager und auf der Rechnung unverändert bleibt.

Das Projekt in Kürze

Bayi360 ist eine vollständig ins ERP integrierte B2B-Plattform für den Außendienstvertrieb, die wir für einen Distributor entwickelt haben, der in der ganzen Türkei Hunderte Verkaufsstellen im Einzelhandel mit schnelldrehenden Konsumgütern beliefert. Bestellung, Zahlungseingang, Lager, Logistik, Aktionen, Retouren und Bankabstimmung werden in einer operativen Schicht verwaltet, die auf dem ERP aufsetzt, ohne es zu verändern. Außendienstmitarbeiter, Buchhaltung, Lager und Händler sehen dieselben Daten im Rahmen ihrer jeweiligen Berechtigungen. Dieser Beitrag beschreibt die Regeln, die hinter dem Bestellbildschirm arbeiten.

Verkaufbare Menge: Bestand minus die Warenkörbe der anderen

Früher konnte der Außendienstmitarbeiter nur die Bestandsmenge im Lager sehen. Dabei beanspruchten im selben Moment auch die Produkte, die in den Warenkörben anderer Außendienstmitarbeiter und Händler warteten, einen Anteil am selben Bestand. In Bayi360 sieht der Außendienstmitarbeiter, der die Produktdetails öffnet, Bestand, Reservierung und Packungsvielfaches nebeneinander. Die verkaufbare Menge wird berechnet, indem vom Bestand die Mengen in allen anderen Warenkörben abgezogen werden; übersteigt die Anfrage diese Grenze, stoppt das System den Verkauf mit der Warnung „Produktmenge nicht ausreichend“. So wird verhindert, dass zwei Außendienstmitarbeiter dasselbe Produkt gleichzeitig verkaufen.

Gleichzeitig werden auch die produktbezogenen Packungsvielfachen geprüft. Bei einem Produkt, das in Zehnerpackungen abgepackt wird, lassen sich keine 15 Stück eingeben; akzeptiert werden nur Packungsvielfache. Wird die Regel auf ERP-Seite doch einmal umgangen, greift eine zweite Sicherung: Die Bestellung wird vor der Übergabe an die Logistik auf das nächsthöhere Vielfache aufgerundet, und die Änderung wird mit alter und neuer Menge protokolliert. Bestellungen, deren Menge während der Integration geändert wurde, werden dem Außendienstmitarbeiter außerdem mit dem Bericht gemeldet, der jeden Abend versendet wird.

Auch welches Produkt auf dem Bestellbildschirm erscheint, folgt einer Regel. Damit ein Produkt im Außendienst verkauft werden kann, muss es im Admin-Panel aktiviert sein und in der Buchhaltung einen Lagerbestand aufweisen; ein Produkt mit Bestand null erscheint nicht in der Liste, selbst wenn es aktiv ist. Zudem lassen sich fertige Produktpakete für bestimmte Kundengruppen definieren: Tippt der Außendienstmitarbeiter auf das Paketbild, wird der Inhalt in einem Zug in den Warenkorb übernommen. Für große Listen gibt es das Hochladen ganzer Warenkörbe per Excel-Vorlage; dieselbe Produktliste lässt sich mehreren Kundenkonten in einem Durchgang zuweisen.

Händlerspezifischer Preis und sechsstufige Rabattkette

Die Preislisten unterschieden sich von Händler zu Händler, und im Außendienst musste dieser Unterschied fehlerfrei berechnet werden. Sobald der Außendienstmitarbeiter ein Kundenkonto auswählt, wird der Listenpreis auf den Produktkarten durchgestrichen, und an seine Stelle tritt der für diesen Händler hinterlegte Nettopreis. Rabatte lassen sich für einzelne Artikel, über die Rabattdefinitions-Hierarchie oder über Warengruppen festlegen und werden bis zu sechs Stufen nacheinander angewendet: zuerst 5 Prozent, dann 10 Prozent, dann 25 Prozent und so weiter. Der Typ einer Rabattdefinition lässt sich nach dem Speichern nicht mehr ändern; eine nicht mehr genutzte Regel zu deaktivieren, statt sie zu löschen, erhält die Nachvollziehbarkeit der früheren Preisgestaltung. Ändert sich der gesetzliche Mehrwertsteuersatz, lassen sich wartende Bestellungen anhand der aktuellen Definition im Artikelstamm gesammelt neu berechnen.

Der Warenkorb liefert die finanzielle Zusammenfassung des Vorgangs, bevor dieser in der Buchhaltung verbucht wird. Rabattketten, ausgelöste Aktionen und die Gesamtsumme inklusive MwSt. gehen als Proforma an den Händler; die bestätigte Proforma wird zur Bestellung. Für eine eilige Bestellung lässt sich ein zweiter Warenkorb öffnen, der aktuelle Warenkorb kann inaktiv gesetzt und später dort fortgesetzt werden, wo man aufgehört hat, und von Administratoren vorbereitete Vorlagen werden mit einem Klick angewendet.

Aktions-Engine: Auch der Versand muss das Versprochene halten

Die Aktions-Engine, die wir in der dritten Phase in Betrieb genommen haben, kennt vier Aktionstypen: die Einzelaktion, die ausgelöst wird, sobald ein bestimmter Artikel die Zielmenge erreicht; die Gesamtmengenaktion, die die Summe mehrerer Artikel betrachtet; die Kombinationsaktion mit mehreren Mengen, die von verschiedenen Produkten jeweils eine Pflichtmenge verlangt; und die Preisaktion, die greift, wenn der Warenkorbbetrag einer Warengruppe die Schwelle überschreitet. Der Vorteil kann ein Gratisartikel, ein Rabattsatz oder Punkte sein.

Die Vorteile vervielfachen sich: Bei einer Aktion, die auf zehn Stück einen Gratisartikel gibt, werden dem Warenkorb eines Händlers, der 20 Stück abnimmt, automatisch zwei Gratisartikel hinzugefügt. Bei Kombinationsaktionen entscheidet das schwächste Glied: Der Vorteil wird mit dem Faktor des Produkts berechnet, das innerhalb der Bedingungen beim niedrigsten Vielfachen liegt. Punkte und Gratisartikel wachsen mit dem Vielfachen der Abnahmemenge, während der Rabattsatz konstant bleibt. Wird einer Aktion eine übergeordnete Kundengruppe hinzugefügt, können ihre Untergruppen nicht zusätzlich hinzugefügt werden; so entstehen in der Definition keine Dopplungen.

Der schwierigste Teil war der Versand, denn das Versprechen im Moment der Bestellung und die Ware, die das Lager tatsächlich verlässt, sind nicht immer dasselbe. Deshalb werden Aktionen beim Verpacken erneut geprüft: Der Gratisartikel bleibt im Status „kostenpflichtig“, bis die Bedingungen erfüllt sind, und wechselt auf „kostenlos“, sobald sie erfüllt sind. Fehlt beim Verpacken ein Produkt, sodass die Untergrenze der Aktion unterschritten wird, storniert das System den Vorteil in der Lieferscheinphase oder berechnet die Beträge anhand der aktuellen Mengen neu. Am Ende bleiben Rechnung und physischer Warenausgang deckungsgleich.

Was wir in der Praxis gelernt haben

• Bringen Sie die Regel in den Außendienst. Wurden Packungsvielfache und reservierter Bestand zentral geprüft, fiel der Fehler erst beim Versand auf; wird im Moment der Bestellung geprüft, entsteht er gar nicht erst.
• Geben Sie der Regel eine zweite Sicherung. Eine auf ERP-Seite umgangene Packungsregel wird abgefangen und protokolliert, bevor sie an die Logistik geht.
• Prüfen Sie Versprechen und Versand getrennt. Da die Aktion bei der Bestellung berechnet und beim Lieferschein erneut geprüft wird, müssen Rechnungen nachträglich nicht korrigiert werden.
• Flexibilität darf die Regel nicht ersetzen. Zweiter Warenkorb, inaktiver Warenkorb und Vorlagen geben dem Außendienst Tempo; aber alle laufen durch dieselbe Regel-Engine.

Der teuerste Fehler in einem B2B-Vertrieb ist der, den im Außendienst niemand bemerkt, im Lager aber jeder. Die Regeln in den Moment zu verlegen, in dem die Bestellung eingegeben wird, schließt diesen Fehler an der Quelle.

Wo laufen Ihre Bestellregeln?

Wenn sich Ihre Preislisten je nach Händler unterscheiden, Ihre Packungsregeln im Außendienst nicht bekannt sind oder Ihre Aktionen auf der Rechnung für Überraschungen sorgen, lassen sich die Regeln in den Moment verlegen, in dem die Bestellung eingegeben wird. Die weiteren Module von Bayi360 können Sie sich auf der Projektseite ansehen; um Ihr eigenes Konzept zu besprechen, schreiben Sie uns.