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Projekt
B2B-Plattform für Außendienstvertrieb und Distribution
Eine ERP-integrierte operative Schicht für Unternehmen, die den gesamten Kreislauf von der Bestellung im Außendienst bis zur Buchung in der Buchhaltung von einer zentralen Stelle aus steuert.
Bayi360 ist eine vollständig ins ERP integrierte B2B-Plattform für den Außendienstvertrieb, die für einen Distributor entwickelt wurde, der in der ganzen Türkei Hunderte von Verkaufsstellen im Einzelhandel mit schnelldrehenden Konsumgütern beliefert. Der Außendienstmitarbeiter, die Buchhaltung in der Zentrale, das Verpackungspersonal im Lager, der Logistikpartner und der Händler selbst arbeiten mit denselben Daten, jeweils innerhalb ihrer eigenen Berechtigungen. Bestellungen, Zahlungseingänge, Retouren, Lieferscheine, Aktionen und Bankabstimmung werden in einem einzigen Kreislauf verwaltet; die manuelle Übertragung entfällt.
Die Schnelligkeit des Außendienstes, die Kontrolle der Zentrale.
Unser Kunde arbeitete mit einem Ablauf, bei dem der Außendienst die bei Händlerbesuchen auf dem Handy notierten Bestellungen an die Zentrale weitergab und diese dort von Hand in die Buchhaltung eingegeben wurden. Die Preislisten unterschieden sich von Händler zu Händler, die Regeln für Packungsmengen waren im Außendienst nicht bekannt, und die Zahlungsbelege erreichten die Zentrale erst Tage später. Das Lager kommissionierte Bestellungen nach Papierbelegen; die Barcodes für das Logistikunternehmen wurden von Hand erfasst. Die Antwort auf die Frage „Wer hat heute welchen Händler besucht, was verkauft, was eingenommen?“ bekam die Geschäftsleitung erst am Monatsende zu sehen.
Wir bei Karatsoft haben damit begonnen, eine operative Schicht über das ERP zu legen, ohne das ERP selbst zu verändern. In der ersten Phase wurden Bestellung und Zahlungserfassung in den Außendienst verlagert; in der zweiten Phase kamen Barcode-Scans im Lager und Logistik-APIs hinzu; in der dritten Phase gingen die Aktions-Engine, die Retourenvalidierung, die Bankabstimmung und das Kundenportal in Betrieb. Heute steuert das System mit mehr als 130 Bildschirmmasken und Berichten die gesamte Kette vom Außendienst bis zur Buchhaltung von einer zentralen Stelle aus.
Erzählen Sie uns, was Sie brauchen; Umfang, Integrationen und Roadmap halten wir in den ersten Gesprächen schriftlich fest. Abgestimmt auf Ihre Arbeitsweise, ohne Eingriff in Ihr ERP, Ihre Buchhaltung oder Ihre Bankanbindung.
Die wichtigsten Bildschirme und ihre Highlights: Auf jedem Bild vergrößern wir den entscheidenden Bereich. Für Details auf ein Bild tippen.
Der Außendienstmitarbeiter beginnt den Tag mit diesem Bildschirm: Händlerportfolio, Jahres- und Monatsumsatz, Zahlungseingänge, Zielerreichung und Besuchsquote hat er auf einen Blick vor sich. Die Liste darunter zeigt offene Bestellungen mit Status und Versanddatum. Die Zahlen kommen in Echtzeit aus dem ERP; die Differenz zwischen Zahlungseingängen und Ziel hilft, die Tagesroute und die vorrangigen Händler festzulegen.
Eine Bestellung beginnt mit der Auswahl des Händlers; die Produkte erscheinen mit ihren Bildern in einem nach Kategorien gegliederten Katalog. Aktionsartikel, Artikel mit Bestpreis und neue Produkte fallen durch ein Label auf der Karte auf. Das Fenster, das sich beim Antippen eines Produkts öffnet, zeigt Bestand, die in anderen Warenkörben reservierte Menge und das Packungsvielfache; das System akzeptiert keine Eingabe, die die verkaufbare Menge übersteigt oder nicht zum Packungsvielfachen passt.
Der Warenkorb erstellt die finanzielle Zusammenfassung der Bestellung. In jeder Zeile stehen Listenpreis, die dem Händler zugewiesene Rabattkette und Nettopreis nebeneinander; der Bildschirm kennzeichnet außerdem ausgelöste Aktionen und Gratisartikel. Der Außendienstmitarbeiter erzeugt ein PDF der Proforma-Rechnung inklusive MwSt.; bestätigt er die Bestellung, geht sie direkt, ohne auf eine Erfassung zu warten, in die Buchhaltungssoftware über.
Sobald der Außendienstmitarbeiter einen Händler auswählt, sieht er den aktuellen Saldo aus dem ERP; Bar-, POS- und Scheckzahlungen erfasst er auf demselben Bildschirm, Zahlungseingänge per Bank verbuchen dagegen der Administrator oder die Buchhaltung. Das System ermittelt die Kasse selbst anhand der Kontonummer des Außendienstmitarbeiters und sperrt das Buchungsdatum auf den heutigen Tag. Das Funktionsmenü führt mit einem Klick zu Händlerdaten, Kontoauszug und Fälligkeitsanalyse.
Die Maske „Meine Händler“ listet das Portfolio des Außendienstmitarbeiters mit Kontonummer, Firmenbezeichnung und Saldo auf. Das Funktionsmenü in jeder Zeile öffnet Händlerdaten, Bestellungen, die meistgekauften und nie gekauften Produkte, den detaillierten Kontoauszug, die Fälligkeitsanalyse, Notizen, Zugangsdaten und Ansprechpartner. Die Liste der nie gekauften Produkte legt dem Außendienstmitarbeiter beim Besuch die Cross-Selling-Chance direkt vor.
Die Fälligkeitsanalyse blendet ausgeglichene Rechnungen aus und zeigt nur offene und teilweise bezahlte Rechnungen mit Fälligkeitsdatum, bezahltem und offenem Betrag. In jeder Zeile steht, wie viele Tage die Rechnung überfällig ist oder wie viele Tage bis zur Fälligkeit verbleiben. Eine einzige Schaltfläche schaltet die Ansicht auf überfällige Forderungen um; das Diagramm darunter zeigt die Verteilung der Forderungen auf die Monate.
Der Leistungsbericht stellt Umsatz und Zahlungseingänge des gewählten Jahres Monat für Monat nebeneinander. Das Liniendiagramm zeigt die Lücke zwischen den beiden Kurven, die Tabelle rechts nennt die Monatsbeträge; darunter stehen Jahresumsatz, jährlicher Zahlungseingang und das Verhältnis von Zahlungseingang zu Umsatz. Die Beträge verstehen sich inklusive MwSt. und messen den tatsächlichen Geldzufluss, den der Außendienstmitarbeiter dem Unternehmen bringt.
Das Lagerpersonal kommissioniert die Bestellung per Barcode-Scan, ohne Preise zu sehen. Bei jedem Scan erscheinen auf dem Bildschirm das Produktbild sowie Gang-, Regal- und Reiheninformationen; der Bildschirm zählt gescannte, fehlende und überzählige Mengen sowie Kartons und Volumengewicht (Desi) in Echtzeit mit. Da die Bestellung nach Kategorien aufgeteilt wird, kommissionieren verschiedene Lagerbereiche dieselbe Bestellung gleichzeitig.
Die Liste zeigt die Sendungen von drei Carriern gemeinsam: In jeder Zeile stehen Lieferschein- und Bestellnummer, Kartons, Volumengewicht (Desi) und aktueller Status. Das System erzeugt den Paketbarcode selbst über die API, das Lager druckt ihn mit einem Klick aus; der ATF-Rücklauf (Lagerübergabebeleg) des Logistikpartners fließt ins System zurück. Das Warnfeld oben zählt die Sendungen, bei denen der Rücklauf noch fehlt.
Der Administrator wählt einen von vier Aktionstypen: Einzelaktion, Gesamtmengenaktion, Kombinationsaktion mit mehreren Mengen oder Preisaktion. Anschließend legt er Kundengruppe, Zeitraum, Bedingungsartikel und Vorteil fest; der Vorteil kann ein Gratisartikel, ein Rabatt oder Punkte sein. Mit wachsender Abnahmemenge vervielfachen sich Gratisartikel und Punkte automatisch; Rabatte lassen sich bis zu sechs Stufen verketten.
Eine Retoure durchläuft fünf Schritte: Der Außendienstmitarbeiter wählt den Händler und erfasst die Produkte per Barcode oder aus der Artikelliste; das System fragt für jedes Produkt die früheren Bestellungen ab. Ein Produkt, das der Händler in der Vergangenheit nie bestellt hat, kann nicht in die Retourenliste aufgenommen werden. Die Buchhaltung bestätigt durch Eingabe der offiziellen Rechnungsnummer und des Rechnungsdatums; der Retourenlieferschein entsteht automatisch mit der Rückmeldung des Logistikunternehmens.
Der Administrator wählt einen Zeitraum und vergleicht Umsatz, Zahlungseingänge und Zahl der besuchten Händler aller Außendienstmitarbeiter in einer einzigen Tabelle. Öffnet er eine Zeile, erscheint der Tag dieser Person auf derselben Seite: Verteilung nach Warengruppen, Zahlungsarten, überfälliger Saldo und letzter Standort des Fahrzeugs. Der Administrator greift im Laufe des Tages ein, ohne auf den Monatsabschlussbericht zu warten.
Der Händler meldet sich mit eigenem Benutzernamen und Passwort an; das System erkennt das Kundenkonto automatisch und verlangt keine zusätzliche Auswahl. Die Konsole zeigt den aktuellen Saldo, den überfälligen Betrag und die Summe der Jahreseinkäufe, darunter den Status der Bestellungen. Die Kontaktdaten des Vertriebsvertreters und das Bankkonto für Zahlungen stehen auf derselben Seite; der Händler kann rund um die Uhr (24/7) bestellen.
Der Open-Banking-Dienst bringt die Bankbewegungen ins System; das System ordnet jede Bewegung anhand der Steuernummer dem richtigen Kundenkonto zu. Sind mehrere Konten mit derselben Steuernummer verknüpft, wartet die Zeile auf die Auswahl des Benutzers; die Buchhaltung weist Posten wie Provisionen den sonstigen Aufwendungen zu. Konten auf der Sperrliste werden nicht automatisch verarbeitet; die Kacheln oben zeigen die Differenz zwischen Bank- und Buchhaltungssaldo.
Die Vorgangsprotokolle erfassen Zahlungseingänge, Kommissionierung, eingehende API-Anfragen, Paketdienst- und Warenkorbbewegungen sekundengenau. In jeder Zeile stehen Benutzer, Beleg, Position, der durchgeführte Vorgang sowie der vorherige und der neue Wert. Der ursprüngliche Stand eines im ERP gelöschten oder geänderten Datensatzes bleibt hier erhalten; der Administrator erfährt, wer was geändert hat, ohne das technische Team zu fragen.
Sofortige Benachrichtigungen und Warnungen, schnelle Abläufe und Live-Daten: Nutzer und Außendienstteams erledigen ihre Arbeit direkt am Smartphone, ohne Wartezeit.
Preise, Bestände, Kundenkonten und Salden werden in Echtzeit gelesen; Bestellungen, Zahlungseingänge und Lieferscheine werden direkt in die Buchhaltung geschrieben.
Bestand − Menge in anderen Warenkörben = verkaufbare Menge; zwei Außendienstmitarbeiter können dasselbe Produkt nicht gleichzeitig verkaufen.
Zwischenwerte der produktbezogenen Packungsmenge werden abgelehnt; selbst wenn sie im ERP durchrutschen, werden sie vor der Übergabe an die Logistik auf das nächsthöhere Vielfache aufgerundet und protokolliert.
Aufeinanderfolgende Rabatte mit bis zu 6 Stufen; sobald das Kundenkonto gewählt ist, wird der alte Preis durchgestrichen und der Nettopreis angezeigt.
Einzel-, Gesamtmengen- und Kombinationsaktionen mit mehreren Mengen sowie Preisaktionen; Gratisartikel, Rabatt oder Punkte; der Vorteil wächst mit jedem weiteren Vielfachen.
Bei unvollständiger Lieferung wird der Gratisartikel kostenpflichtig oder der Vorteil entfällt; Rechnung und physischer Warenausgang bleiben zu 100 % deckungsgleich.
Zweiter Warenkorb für eilige Bestellungen, inaktive Warenkörbe, Administrator-Vorlagen und Massenupload von Warenkörben aus Excel.
Beim Zahlungseingang wird die Kasse anhand der Kontonummer des Außendienstmitarbeiters ermittelt; als Buchungsdatum ist nur der heutige Tag möglich.
Ein Händler, für den ein Zahlungseingang oder eine Bestellung erfasst wird, gilt als „besucht“; die Fälschung manueller Berichte hat ein Ende.
Eine einzelne Bestellung wird nach Lagerbereichen in Zeilen aufgeteilt, gleichzeitig kommissioniert und im Lieferschein wieder zusammengeführt.
Produktbild bei jedem Scan; akustisches Signal bei Überschussmenge; Gang- und Regaldaten aus dem ERP.
Barcode, Lieferschein und Sendungsverfolgung laufen automatisch; der ATF-Rücklauf (Lagerübergabebeleg) des Logistikpartners wird ins System zurückgespielt.
Sammellieferschein-Aufträge werden unabhängig voneinander und der Reihe nach verarbeitet; bei Verbindungsabbruch wird an der Abbruchstelle fortgesetzt.
Ein Produkt, das in der Vergangenheit nicht bestellt wurde, kann nicht zurückgenommen werden; der Rückblickzeitraum wird vom Administrator festgelegt.
Zeitpunkt der Ersterfassung, vorheriger/neuer Wert und der Vermerk „Original gesehen“ liegen in einer separaten Tabelle; sie bleiben auch bei Löschung im ERP erhalten.
Open-Banking-Bewegungen werden per Steuernummer dem Kundenkonto zugeordnet; Differenzbericht und Sperrliste für Kundenkonten.
Jeder sieht nur seinen eigenen Bereich; der Administrator simuliert die Ansicht jedes Benutzers.
Der Händler bestellt rund um die Uhr (24/7) und sieht Kontoauszug und Fälligkeitsanalyse; eine Auswahl des Kundenkontos ist nicht nötig.
Jeden Abend werden Berichte zu Zahlungseingängen, Lieferscheinen, Buchhaltung, Logistik und Bank per E-Mail versendet.
Produktbilder aus dem ERP werden in einen separaten Bildspeicher übertragen und alle 30 Minuten automatisch aktualisiert; der Katalog öffnet sich schnell.
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So arbeiten wir
Auch dieses Projekt wurde nach denselben vier Grundsätzen umgesetzt; Ihres ebenso.
Umfang, Integrationen und Fahrplan werden in den ersten Wochen schriftlich festgelegt; unterwegs gibt es keine Überraschungen.
ERP, Buchhaltung, Bank, E-Rechnung: Was immer Sie nutzen, wir integrieren darauf, und Ihre Daten bleiben, wo sie sind.
Rollenbasierte Rechte, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Datenschutzkonformität und ein Protokoll jeder Aktion gehören ins Fundament, nicht nachträglich angebaut.
Wartung, Monitoring und neue Versionen kommen vom Team, das das Projekt gebaut hat; jemand, der Ihr System kennt, ist immer erreichbar.
Bayi360
Die Konsole ist der tägliche Entscheidungsbildschirm des Außendienstteams: Sie zieht Portfolio-, Umsatz-, Zahlungseingangs-, Ziel- und Besuchsdaten in Echtzeit aus dem ERP und bündelt offene Bestellungen mit Versanddatum auf einer Seite; der Außendienstmitarbeiter sieht nur sein eigenes Portfolio.
Meldet sich der Außendienstmitarbeiter im System an, sieht er zuerst die KPI-Kacheln: Gesamtzahl der Händler, Umsatz des Jahres und des Monats, Zahlungseingänge im Monat, Quote der Zielerreichung und Zahl der besuchten Händler. Die Besuchszahl trägt niemand von Hand ein; das System markiert einen Händler automatisch als besucht, sobald im Laufe des Monats für ihn eine Bestellung oder ein Zahlungseingang erfasst wird. Die Tabelle darunter listet offene Bestellungen mit Status, Datum, Versanddatum und Betrag auf; die Schaltflächen darüber führen zu einer neuen Bestellung und zur PDF-Ausgabe.
Früher erfuhr die Geschäftsleitung erst am Monatsende, wer welchen Händler besucht, was verkauft und was eingenommen hatte. Die Konsole legt diese Informationen noch im Laufe des Tages vor die Person im Außendienst. Die Abweichung zwischen Zahlungseingängen und Ziel ermöglicht es dem Außendienstmitarbeiter, seine Tagesroute und die Händlerprioritäten sofort neu zu ordnen. Da die Zahlen aus dem ERP gelesen werden, schauen Zentrale und Außendienst auf dieselben Daten; niemand muss zusätzlich einen Bericht erstellen.
Die Maske „Neue Bestellung“ ist der Katalog, in dem der Außendienstmitarbeiter im Namen des Händlers Bestellungen erfasst; Verkaufsalarm-Labels zeigen die hervorgehobenen Produkte, das Produktfenster prüft die Regeln für Bestand, Reservierung und Packungsvielfache im Moment der Bestellung.
Der Außendienstmitarbeiter wählt zuerst den Händler; der Katalog öffnet sich mit den für diesen Händler hinterlegten Preisen. Links stehen die Kategorien mit ihrer Produktanzahl, die Karten tragen Produktbild, Preis und Bestand. Das Produktfenster zeigt Stück- und Schachtelpreis, Schachtel- und Kartonmenge sowie Bestand, Reservierung und Packungsvielfaches gemeinsam an. Die verkaufbare Menge berechnet das System: Vom Bestand zieht es die in anderen Warenkörben reservierte Menge ab. Bei einem Produkt mit dem Packungsvielfachen 10 wird eine Eingabe von 15 Stück nicht akzeptiert; nur Vielfache wie 10 und 20 gelangen in den Warenkorb.
Früher waren die Regeln für Packungsmengen im Außendienst nicht bekannt, und dasselbe Produkt konnte von zwei Außendienstmitarbeitern gleichzeitig verkauft werden. Die globale Bestandsreservierung verhindert diesen Konflikt im Moment der Bestellung: Jeder sieht die tatsächliche Menge, von der die in anderen Warenkörben wartenden Mengen bereits abgezogen sind. Die Prüfung der Packungsvielfachen stoppt von vornherein jede Bestellung, die mit einer fehlerhaften Menge an Lager und Logistik gehen würde. Die Verkaufsalarm-Labels halten außerdem Aktionsartikel und neue Produkte im Blickfeld des Außendienstmitarbeiters; der Bildschirm erinnert ihn daran, was er dem Händler empfehlen kann.
Die Warenkorbmaske bündelt kundenspezifische Nettopreise, Rabattketten und ausgelöste Aktionen in einer Tabelle; der Außendienstmitarbeiter prüft die Proforma-Rechnung inklusive MwSt. ein letztes Mal und sendet die Bestellung bestätigt an die Buchhaltung.
Die Tabelle zeigt für jedes Produkt Menge, Listenpreis, Rabatt, Nettopreis und Betrag. Rabatte werden bis zu sechs Stufen verkettet; 5 % und 10 % werden nicht addiert, sondern nacheinander angewendet. Erfüllt der Warenkorb die Bedingung einer Aktion, nennt der Bildschirm die Aktion beim Namen und fügt den Gratisartikel zum Preis von null als Zeile hinzu. Unten stehen Versanddatum und Bestellnotiz, rechts Zwischensumme, MwSt. und Gesamtsumme; die Schaltflächen „Proforma-PDF“ und „Bestellung bestätigen“ befinden sich unmittelbar darüber.
Früher unterschieden sich die Preislisten von Händler zu Händler. Der Warenkorb wendet den händlerspezifischen Nettopreis und die Rabattkette nun selbst an; der Außendienstmitarbeiter muss nicht rechnen, und die Buchhaltung sieht denselben Nettopreis. Für eine eilige Bestellung öffnet der Außendienstmitarbeiter einen zweiten Warenkorb, lässt große Bestellungen in einem inaktiven Warenkorb warten und wendet eine vom Administrator vorbereitete Vorlage mit einem Klick auf den Warenkorb an. Die Geschwindigkeit im Außendienst steigt, ohne die Kontrolle in der Zentrale zu beeinträchtigen.
Die Zahlungseingangsmaske schreibt die im Außendienst vereinnahmten Bar-, POS- und Scheckzahlungen direkt ins ERP; das System wählt die Kasse und fixiert das Buchungsdatum auf den heutigen Tag, sodass niemand einen Eintrag rück- oder vordatieren kann.
Der Außendienstmitarbeiter wählt den Händler aus den aktiven, inaktiven oder allen Kundenkonten aus; Kontonummer, Firmenbezeichnung und aktueller Saldo kommen in Echtzeit aus dem ERP. Die Liste darunter zeigt die bisherigen Zahlungseingänge des Händlers mit Art, Belegnummer und Bank. Bei einer Barzahlung füllt sich die Kasse automatisch, das Datumsfeld ist gesperrt; der Außendienstmitarbeiter gibt nur Betrag und Belegnummer ein. Für POS sind Bank und Beleg Pflicht, für einen Scheck Fälligkeit, Dokumentnummer, Ausstellungsort, Bank/Filiale und IBAN; mit fehlendem Feld entsteht kein Eintrag.
Früher erreichten die Zahlungsbelege die Zentrale erst Tage später. Jetzt ist jeder Zahlungseingang in dem Moment, in dem er erfasst wird, in der Buchhaltung sichtbar; der Außendienstmitarbeiter überweist das Bargeld aus seiner Kasse mit dem Befehl „Transfer ausführen“ auf die Bank des Unternehmens. Die Datumssperre verhindert Manipulationen durch rückdatierte Einträge, die automatische Kassenerkennung die Nutzung der falschen Kasse. Das System speichert außerdem den Zeitpunkt der Ersterfassung jedes Zahlungseingangs gesondert; selbst wenn sich der Datensatz im ERP ändert, kommt der Administrator an das Original.
Die Maske „Meine Händler“ macht aus einer einfachen Kundenkontenliste ein umfassendes Verkaufswerkzeug: Aus derselben Zeile öffnet der Außendienstmitarbeiter Saldo, Bestellhistorie, Produktanalysen, Notizen und Ansprechpartner und geht gut vorbereitet in den Besuch.
Oben auf dem Bildschirm stehen die Gesamtzahl der Händler und der gesamte offene Saldo des Portfolios. Die Schaltflächen „Aktiv“ und „Inaktiv“ grenzen die Liste ein, das Suchfeld findet den gewünschten Händler schnell unter Tausenden von Datensätzen; der Administrator kann zusätzlich nach Außendienstmitarbeiter filtern. Das Menü „Funktionen“ einer Zeile öffnet die Händlerdaten, offene und abgeschlossene Bestellungen, Produktanalysen, den detaillierten Kontoauszug, die Fälligkeitsanalyse, Notizen, Portal-Zugangsdaten und die Liste der Ansprechpartner. Kontoauszug und Fälligkeitsanalyse, die viele Daten enthalten, öffnen sich als ganze Seite.
Der Außendienstmitarbeiter sieht nur die ihm zugewiesenen Händler; geschäftliche Informationen zirkulieren auch innerhalb des Teams nicht unnötig. Notizen halten die Geschichte jedes Händlers fest, und diese Informationen verbleiben als institutionelles Gedächtnis im Unternehmen. Die Liste der nie gekauften Produkte liefert beim Besuch ein fertiges Thema für Cross-Selling. Auch der Portalzugang des Händlers wird hier eingerichtet und lässt sich in einer riskanten Situation mit einem Schritt sperren.
Die Fälligkeitsanalyse ist der Bildschirm, auf dem der Außendienstmitarbeiter seine Prioritäten beim Zahlungseingang festlegt: Sie listet offene Rechnungen mit Verzugstagen auf, trennt überfällige Forderungen mit einer einzigen Schaltfläche ab, zeigt die Verteilung der Forderungen auf die Monate im Diagramm und nimmt den Bericht als PDF mit in den Außendienst.
Die Kacheln oben fassen die Zahl der Schuldnerkonten, die überfälligen Konten sowie den Gesamt- und den überfälligen Saldo zusammen. Die Schaltfläche neben der Überschrift schaltet die standardmäßige Ansicht aller Forderungen auf überfällige Forderungen um. In der Kopfzeile jedes Kontos steht neben Kontonummer und Firmenbezeichnung auch die Adresse; der Außendienstmitarbeiter plant seinen Besuch danach. Die Tabelle enthält die Spalten Beleg, Fälligkeit, Art, Betrag, bezahlt und Rest sowie ein Verzugslabel; der Außendienstmitarbeiter nimmt den Bericht als PDF zu einem Besuch oder einer Besprechung mit.
Diese Ansicht, die ausgeglichene Rechnungen herausfiltert, lenkt das Team direkt auf problematische Forderungen. Indem der Außendienstmitarbeiter nicht nur auf den Betrag, sondern auch auf die Verzugstage schaut, erkennt er schnell, welcher Händler ständig zu spät zahlt. Das Diagramm zur monatlichen Verteilung liefert Daten für die Liquiditätsplanung. Wer vor dem Besuch hier die Fälligkeitsüberschreitung des Händlers prüft, stützt das Gespräch über den Zahlungseingang auf konkrete Zahlen. Da der Bericht nicht von Hand erstellt wird, muss sich niemand mit Monatsabschlusstabellen herumschlagen; das Außendienstteam widmet seine Zeit Verkauf und Zahlungseingängen.
Der Leistungsbericht macht den Unterschied zwischen dem, was der Außendienstmitarbeiter verkauft, und dem, was er einnimmt, mit Beträgen inklusive MwSt., Monatsdiagramm und Tabelle auf einem Bildschirm sichtbar; der Jahresfilter erleichtert den Vergleich mit früheren Zeiträumen.
Der Benutzer wählt das Jahr und filtert; der Bildschirm zeigt für jeden Monat dieses Jahres Umsatz und Zahlungseingänge inklusive MwSt. sowohl im Diagramm als auch in der Tabelle. Der Vergleich aufeinanderfolgender Monate erleichtert das Ablesen des Verkaufstrends. Die Zeile unter dem Diagramm nennt den gesamten Jahresumsatz, den Zahlungseingang des Jahres und das Verhältnis von Zahlungseingang zu Umsatz. Der Außendienstmitarbeiter sieht nur seine eigenen Zahlen; der Vertriebsleiter wählt die Personen seines Teams aus und liest denselben Bericht für das Team.
Der Verkauf allein ist nur die halbe Wahrheit; die eigentliche Frage ist, ob das Geld für die verkaufte Ware im Unternehmen angekommen ist. Dass Umsatz und Zahlungseingang im selben Diagramm stehen, zeigt diese Lücke Monat für Monat und schafft eine solide Grundlage für die Verfolgung der Zielerreichung. Der Administrator sieht den Trend des Teams, ohne vor einer Besprechung auf einen Bericht zu warten; Berichte zu Zahlungseingängen, Lieferscheinen und Buchhaltung kommen zudem jeden Abend automatisch per E-Mail.
Die Maske zur Kommissionierung steuert das Kommissionieren per Barcode im Lager von Anfang bis Ende: Mit Produktbild und Regalplatz führt sie zum richtigen Produkt, erkennt Fehl- und Mehrmengen sofort und bereitet Kartons und Volumengewicht (Desi) für die Verpackung vor.
Der Lagermitarbeiter wählt die Bestellzeile aus, die in seinen Bereich fällt; die aus der Buchhaltungssoftware kommenden Gang-, Regal- und Reiheninformationen zeichnen die Kommissionierroute vor. Scannt der Mitarbeiter den Barcode, erscheint das Produktbild auf dem Bildschirm, und das System fragt die Menge ab; bei einer Eingabe über der bestellten Menge öffnet sich ein Warnfenster, ein noch fehlendes Produkt meldet es mit roter Schrift und einem Signalton. Hat der Mitarbeiter alle Produkte gescannt, lässt die Schaltfläche „An Verpackung senden“ den Bericht über Fehl- und Mehrmengen ein letztes Mal bestätigen; anschließend erfasst er die Angaben zu Kartons, Volumengewicht (Desi) und Carrier.
Früher kommissionierte das Lager Bestellungen nach Papierbelegen. Das Produktbild auf dem Bildschirm ermöglicht den Vergleich mit dem Karton in der Hand und verhindert Verwechslungen von Produkten mit ähnlicher Verpackung; das akustische Signal erlaubt es dem Mitarbeiter, zu arbeiten, ohne auf den Bildschirm zu schauen. Dass Gang- und Regalinformationen auf das Handterminal übertragen werden, verkürzt die Kommissionierzeit um bis zu 40 %. Das System protokolliert jeden Scan, jede Löschung und jede Mengenänderung sekundengenau; tritt beim Versand ein Fehler auf, steht im Bericht, wer wann welche Zeile geändert hat.
Die Logistikmaske verfolgt jede Sendung, die das Lager verlässt, mit Carrier, Lieferschein und Lieferstatus in einer einzigen Liste; Barcode, Sendungsnummer und ATF-Rücklauf (Lagerübergabebeleg) fließen automatisch zwischen den Systemen, ohne dass jemand sie von Hand eintippt.
Die Liste öffnet sich mit getrennten Registerkarten für den Logistikpartner und zwei Paketdienste; die Kacheln oben zählen die Lieferscheine der Woche, die Sendungen mit eingegangenem ATF-Rücklauf und Warnungen zu fehlenden Rückläufen. Nach der Lagerfreigabe führt der Befehl „Lieferschein erstellen“ die Kategoriezeilen in einer Tabelle zusammen und erzeugt den Paketbarcode über die API. Die Statusspalte zeigt, dass der Barcode erzeugt wurde, die Sendung an den Paketdienst übergeben wurde, der ATF eingegangen ist oder die Zustellung erfolgt ist; die Schaltfläche „Verfolgen“ öffnet den letzten Status der Sendung.
Früher wurden die Barcodes für das Logistikunternehmen von Hand erfasst. Heute entstehen Barcode, Lieferschein und Sendungsnummer automatisch; die Angaben aus dem Lagerübergabebeleg (ATF) des Logistikpartners werden ins System zurückgespielt, und der Kundenservice verfolgt die Sendung in Echtzeit. Ist auf der Händlerkarte ein anderer Paketdienst hinterlegt, bereitet der Logistikpartner das Paket vor und übergibt die Zustellung an diesen Dienst. Sammel-Lieferscheine werden unabhängig voneinander und der Reihe nach verarbeitet; bricht die Verbindung ab, wird die Arbeit an der Abbruchstelle fortgesetzt.
Die Aktions-Engine übersetzt die Verkaufspolitik in Regeln: Der Administrator definiert die Aktion einmal, das System berechnet die Bedingungen im Moment der Bestellung, fügt Gratisartikel oder Punkte zum Warenkorb hinzu und validiert beim Versand erneut.
Wählt der Administrator im Menü „Neue Aktion“ den Typ aus, öffnet das Formular nur die Felder, die für diesen Typ nötig sind. Die Einzelaktion bezieht sich auf die Zielmenge eines einzelnen Artikels, die Gesamtmengenaktion auf die Summe mehrerer Artikel, die Kombinationsaktion mit mehreren Mengen auf eine eigene Pflichtmenge je Produkt. Die Preisaktion greift dagegen, wenn der Warenkorbbetrag der Warengruppen, die an keiner anderen Aktion teilnehmen, das Limit überschreitet. Wurde einer Aktion die übergeordnete Kundengruppe hinzugefügt, erlaubt das System nicht, zusätzlich Untergruppen hinzuzufügen.
Rabattketten mit bis zu sechs Stufen und vier Aktionstypen mussten im Außendienst fehlerfrei berechnet werden. Die Engine führt diese Berechnung im Moment der Bestellung aus: Bei einer Aktion, die auf 10 Stück 1 Gratisartikel gibt, werden einem Händler, der 20 Stück abnimmt, automatisch 2, bei 30 Stück 3 Gratisartikel hinzugefügt. Bei Kombinationsaktionen bestimmt das niedrigste Vielfache den Vorteil. Der Gratisartikel bleibt kostenpflichtig, bis die Bedingungen im Lager tatsächlich erfüllt sind; so stimmen Rechnung und physischer Warenausgang exakt überein.
Die Retourenmaske führt die Retoure in einem einzigen Ablauf vom Außendienst bis zur Buchhaltung; die Validierung anhand früherer Bestellungen verhindert, dass ein Händler ein Produkt zurückgibt, das er nie gekauft hat, und über Retouren aus einem Preisunterschied Gewinn zieht.
Wählt der Außendienstmitarbeiter einen Händler aus, öffnet das System automatisch eine händlerspezifische Retourenliste; bei Bedarf lassen sich für denselben Händler mehrere unabhängige Listen anlegen. Der Außendienstmitarbeiter fügt Produkte per Barcode oder aus der Artikelliste hinzu und sendet den Retourenbericht als PDF und per E-Mail an den Händler; eine finanzielle Transaktion kann er nicht ausführen. Die Buchhaltung sieht alle Listen in einem einzigen Panel, wählt die Anforderung aus, und das System fragt die früheren Bestellungen der Produkte ab. Gibt die Buchhaltung Rechnungsnummer und Rechnungsdatum ein und bestätigt, entsteht der Retourenlieferschein.
Die Validierung verlangt, dass die Retoure mit den Daten früherer Bestellungen übereinstimmt, und verhindert finanzielle Abweichungen wie den Gewinn aus einer Preisdifferenz. Enthält die Liste eine nicht zulässige Position, warnt das System, erstellt den Lieferschein mit den zulässigen und lässt Positionen ohne Eintrag außen vor. Wie viele Jahre die Validierung zurückblickt, legt der Administrator fest. Bei Verkaufs- wie bei Einkaufsretouren verringert der Massenupload einer Liste per Excel die manuelle Erfassung und den operativen Aufwand um 90 %.
Die Ansicht „Heute“ ist die Kontrollzentrale, in der der Administrator das Außendienstteam im Laufe des Tages beobachtet; sie vergleicht die Außendienstmitarbeiter im gewählten Zeitraum nach Verkauf, Zahlungseingängen und Besuchen und öffnet die Details jeder Person, ohne die Hauptliste zu verlassen.
Die Kacheln oben summieren für den gewählten Tag oder Zeitraum die Verkaufslieferscheine, die Zahlungseingänge und die Zahl der besuchten Händler. Die Vergleichstabelle der Außendienstmitarbeiter nennt für jede Person Verkaufs- und Zahlungseingangsbetrag sowie die Zahl der besuchten Händler zusammen mit ihrem Portfolio. Die Schaltfläche „Öffnen“ klappt die Heute-Statistik dieses Außendienstmitarbeiters als Akkordeon unter der Tabelle auf: was er aus welcher Warengruppe verkauft hat, die Aufteilung der Zahlungseingänge in bar, Scheck oder POS, sein überfälliger Saldo sowie Standort und Kilometerstand seines Fahrzeugs.
Die Antwort auf die Frage, wer welchen Händler besucht, was verkauft und was eingenommen hat, bekam die Geschäftsleitung früher am Monatsende. Dieser Bildschirm gibt dieselbe Antwort im Laufe des Tages. In den Einstellungen ordnet der Administrator jeden Außendienstmitarbeiter dem Vertriebsleiter zu, dem er unterstellt ist; ein Vertriebsleiter sieht nur sein eigenes Team, der Geschäftsführer das gesamte Unternehmen. Fahrzeugstandort und Kilometerstand kommen in Echtzeit aus einem integrierten Dienst; der Administrator verfolgt das Fahrzeug in Echtzeit auf der Karte.
Das Kundenportal öffnet dem Händler 24/7 den Zugriff auf seinen eigenen Saldo, seine Bestellungen, seinen Kontoauszug und seinen Vertreter, ohne Zwischenstelle; da das Konto des angemeldeten Händlers automatisch erkannt wird, entfällt das Risiko, eine Bestellung auf das falsche Kundenkonto zu erfassen.
Meldet sich der Händler mit Benutzername und Passwort an, begrüßt ihn der Bildschirm mit seinem Namen und lädt sein Konto automatisch. Die Kacheln auf der Konsole zeigen die aktuellen Verbindlichkeiten, den überfälligen Betrag und die Summe der Einkäufe im laufenden Jahr; die Tabelle „Meine Bestellungen“ listet Datum, Status, Positionszahl und Betrag jeder Bestellung auf. Das Menü führt zu den Seiten für neue Bestellung, Warenkorb, Zahlungen, Bestand, Kontoauszug, Fälligkeitsanalyse des Kontos, Vertreter und Bankkonto.
Der Händler muss nicht beim Außendienstmitarbeiter anrufen, um seinen Saldo oder den Bestellstatus zu erfahren; die Information steht ihm zu jeder Stunde auf dem Bildschirm zur Verfügung. Die Fälligkeitsanalyse des Kontos zeigt deutlich, wie viele Tage jede Rechnung überfällig ist, und erleichtert die Zahlungsplanung; die Angaben zum Firmenbankkonto beschleunigen die Zahlung. Da eine vom Händler aufgegebene Bestellung die Freigabe des Vertreters durchläuft, beeinträchtigt die Geschwindigkeit die Kontrolle nicht. Die Rolle des Kundenmanagers wiederum verwaltet die Händler einer Kundenkontengruppe über ein einziges Konto.
Die Bankabstimmung führt die über Open Banking eingehenden tatsächlichen Bewegungen mit den Buchhaltungsdaten zusammen; sie ordnet automatisch per Steuernummer zu, überlässt nur die Ausnahmen dem Buchhaltungsteam und meldet die Differenz zwischen den beiden Salden sofort.
Oben auf dem Bildschirm stehen der tatsächliche Banksaldo, der Buchhaltungssaldo und die Differenz zwischen beiden mit der Anzahl der Bewegungen. Die Tabelle der Bankbewegungen zeigt neben Datum, Bank, Beschreibung und Betrag das zugeordnete Kundenkonto und den Status: automatisch zugeordnet, mehrere Konten warten auf Auswahl, manuell zugewiesen oder auf der Sperrliste für Kundenkonten. Der Benutzer klickt doppelt auf eine nicht zugeordnete Zeile und weist den Betrag dem betreffenden Kundenkonto, einer anderen Bank oder sonstigen Aufwendungen wie Überweisungsgebühren und Provisionen zu.
Das System verarbeitet die zuordenbaren Datensätze selbst und überlässt dem Buchhaltungsteam nur die Zeilen, die eine Entscheidung erfordern. Der Saldenbericht vermerkt Differenzen neben den Einträgen und hilft, die Abstimmung fehlerfrei abzuschließen. Kundenkonten, die dieselbe Steuernummer teilen, aber nicht automatisch verarbeitet werden dürfen, kommen samt Begründung auf die Sperrliste; fehlerhafte automatische Zahlungseingänge entstehen nicht. Der Bankbewegungsbericht erreicht die zuständigen Personen zudem jeden Abend per E-Mail.
Die Vorgangsprotokolle halten den Audit-Trail des Betriebs unabhängig vom ERP: Wer wann welchen Wert in was geändert hat, wird in einer separaten Tabelle gespeichert, und diese Spur geht auch dann nicht verloren, wenn der Datensatz im ERP gelöscht wird.
Die Registerkarten oben auf dem Bildschirm trennen die Protokolle für Kommissionierung, Zahlungseingänge, eingehende API-Anfragen, Paketdienst und Warenkorb; das Suchfeld grenzt die Liste nach Bestellnummer, Person oder Artikel ein, und die Liste lässt sich auch nach Excel exportieren. Jeder Eintrag zeigt die Zeit sekundengenau, den Benutzer, den Beleg und die Position; die Spalte „Vorgang“ gibt an, ob es sich um ein Hinzufügen, eine Mengenänderung, eine Ersterfassung, eine Korrektur der Packungsvielfachen oder eine Löschung handelt. Die Spalten für vorherigen und neuen Wert zeigen genau, was geändert wurde.
In der Buchhaltungssoftware war es schwierig herauszufinden, warum ein Datensatz gelöscht wurde oder wie er ursprünglich aussah, und diese Frage landete beim technischen Team. Bayi360 hält die Prüfdaten außerhalb des ERP in einer separaten Tabelle; Löschungen oder Änderungen im ERP beeinträchtigen diese Spur nicht. Bei eingehenden API-Anfragen sind auch Fehlercodes wie „Artikel nicht gefunden“ oder „Mengenfehler“ sichtbar. Der Vermerk „Original gesehen“ des Administrators liegt ebenfalls in derselben unabhängigen Tabelle; technische Benutzer in der Buchhaltungssoftware können diese Bestätigung nicht ändern.
