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Projekt
Plattform für Personal- und Außendienstmanagement
Die Arbeits-App in der Hosentasche der Mitarbeiter von Sinpaş Yapı Tasarruf Sandığı: Zeiterfassung mit QR- und Standortprüfung, Urlaub, Spesen, Außendienstaufgaben und Schulungen in einer einzigen mobilen App; HR und Manager sehen jede Aktion gleichzeitig im Web-Panel.
YTSConnect wurde für Sinpaş Yapı Tasarruf Sandığı (Sinpaş Tasarruf Finansman A.Ş.) mit Dutzenden Filialen und Hunderten Mitarbeitern in der gesamten Türkei entwickelt; es vereint Personalzeiterfassung (PDKS), Schichtverwaltung, Urlaubs-, Vorschuss- und Spesenprozesse, Außendienstaufgaben im Vertrieb und die Verwaltung betrieblicher Schulungen in einem einzigen Ökosystem.
Die Lösung besteht aus drei Ebenen: einem Web-Verwaltungspanel für HR und Führungskräfte, einer mobilen iOS/Android-App für alle Mitarbeiter und einer Integrations-API, die in beide Richtungen mit den bestehenden CRM/ERP-Systemen des Unternehmens kommuniziert. Die Mitarbeiter melden sich mit ihren vorhandenen Unternehmenszugangsdaten (SSO) an, starten ihre Arbeitszeit per Filial-QR-Code und Standortprüfung und erstellen Urlaubs- und Spesenanträge mobil; die Manager sehen alle Vorgänge innerhalb derselben Sekunde in der Web-Konsole, genehmigen sie und werten sie aus.
Das Ergebnis: Statt verstreuter Excel-Tabellen, E-Mail-Ketten und manueller Zeitnachweise erhält Sinpaş YTS eine digitale Grundlage, die exakt auf die eigene Organisationsstruktur und die Arbeitsrichtlinien des Unternehmens abgestimmt ist und als einzige maßgebliche Datenquelle (Single Source of Truth) dient.
Sinpaş Yapı Tasarruf Sandığı wollte sein schnell wachsendes Filialnetz und die im Außendienst tätigen Vertriebsteams zentral steuern. Die Zeiterfassung erfolgte je Filiale nach unterschiedlichen Methoden, Urlaubsanträge kursierten per E-Mail, und Außendienstbesuche sowie Spesen wurden am Monatsende anhand gesammelter Belege verbucht. Das HR-Team führte tagelang Daten zusammen, um die Frage „Wer hat wo und wann gearbeitet?“ verlässlich beantworten zu können.
Fertige PDKS-Softwarepakete waren ausprobiert worden; doch den Bedarf an unternehmensspezifischen Genehmigungshierarchien, an der Struktur mit Subunternehmen, an Vertriebsprozessen im Außendienst und an der Zusammenarbeit mit den Benutzeridentitäten im bestehenden CRM konnte kein Standardprodukt erfüllen.
Bei Karatsoft haben wir YTSConnect mit einer Architektur begonnen, die das bestehende CRM-System des Unternehmens in den Mittelpunkt stellt. In der ersten Phase gingen das Web-Panel und die PDKS-Grundlage in Betrieb, in der zweiten die mobile App und die Verwaltung der Außendienstaufgaben, in der dritten die Module für Schulungen, Umfragen, Inventar und erweiterte Berichte. YTSConnect wird heute in allen Filialen von Sinpaş YTS aktiv genutzt, und jede neue Filiale ist in das System eingebunden, sobald sie im Panel angelegt und ihr QR-Code erzeugt wurde.
Erzählen Sie uns, was Sie brauchen; Umfang, Integrationen und Roadmap halten wir in den ersten Gesprächen schriftlich fest. Abgestimmt auf Ihre Arbeitsweise, ohne Eingriff in Ihr ERP, Ihre Buchhaltung oder Ihre Bankanbindung.
Die wichtigsten Bildschirme und ihre Highlights: Auf jedem Bild vergrößern wir den entscheidenden Bereich. Für Details auf ein Bild tippen.
Ein Mitarbeiter von Sinpaş YTS installiert YTSConnect auf seinem Telefon und meldet sich mit dem CRM-Benutzernamen und -Passwort an, die er im Unternehmen ohnehin verwendet; ein neues Konto, ein neues Passwort oder ein separater Registrierungsprozess entfällt. HR-Team und Manager melden sich mit derselben Identität am Web-Panel an. Sobald eine Person im CRM angelegt ist, wird ihr App-Zugang automatisch freigeschaltet.
Beim Öffnen der App erreichen Mitarbeiter alle täglichen Aufgaben über die Startseite: „Arbeitszeit starten“ und „Arbeitszeit beenden“, die Pausentasten, Aufgaben, Schulungen, Umfragen und Unternehmensdokumente befinden sich auf demselben Bildschirm. Über das untere Menü wechseln sie mit einem Fingertipp zu Mitteilungen, Urlaubs- und Spesenvorgängen und den Kontoeinstellungen. Die zu Arbeitsbeginn versandte Nachricht „Motivation des Tages“ begrüßt die Mitarbeiter ebenfalls auf diesem Bildschirm.
Mitarbeiter tippen auf „Arbeitszeit starten“ und scannen mit der Telefonkamera den QR-Code der Filiale; die App prüft gleichzeitig den Standort und das gekoppelte Gerät. Nur wenn alle drei Merkmale übereinstimmen, wird eine Stempelung erzeugt. Wer für vergangene Tage keine Buchung hat, erfasst zuerst für diese Tage einen Abwesenheitseintrag; so bleibt der Zeitnachweis stets lückenlos und konsistent.
Mitarbeiter stellen ihren Urlaubsantrag am Telefon: Sie wählen Urlaubsart und Zeitraum, markieren bei Bedarf einen halben Tag und legen fest, wer sie vertritt. Oben im Urlaubsbildschirm sind Urlaubsanspruch, genommener Urlaub und Resturlaub jederzeit aktuell. Der Antrag läuft in die Genehmigungskette; HR druckt das Abstimmungsformular für den genommenen Urlaub mit einem Klick im Panel aus.
Außendienstmitarbeiter erstellen den Aufgabenantrag am Telefon: Sie erfassen Kunde, Standort, Datum und geschätzten Betrag. Ist die Genehmigungskette durchlaufen, starten sie die Aufgabe, senden bei Ankunft beim Kunden ihren Standort, fügen ihre Spesen hinzu und erfassen das Ergebnis je Kunde. Ziel, Ist-Wert und Erfolgsquote werden automatisch berechnet; der Manager verfolgt denselben Vorgang live im Web-Panel.
Mitarbeiter erfassen ihre Spesen direkt im Außendienst am Telefon: Sie wählen Kategorie, Firma, Betrag, Währung und Datum und fügen die PDF- oder Bilddatei des Belegs oder der Rechnung bei. Der Eintrag erscheint mit dem Status „Wartet auf Genehmigung“ in der Liste des Managers. Vorschussanträge und jede Genehmigung oder Ablehnung werden mit Datum gespeichert; die Finanzabteilung greift im Panel auf dasselbe Dokument zu.
Mitarbeiter finden die ihnen zugewiesenen Schulungen auf der Seite „Meine Schulungen“ ihres Telefons; sie sehen sich das Video an und tippen auf „Schulung angesehen“, lesen die PDF-Dokumente, und abgeschlossene Inhalte werden mit einem grünen Häkchen markiert. Wer eine Schulung beendet, erhält das für sie hinterlegte Abzeichen und ein Teilnahmezertifikat. HR weist die Inhalte Gruppen zu und wertet personenbezogen aus, wer was abgeschlossen hat.
Mitteilungen der Unternehmensleitung, Dokumente zu Verfahren und Vorschriften, Umfragen und Glückwünsche sind in einer einzigen App auf dem Telefon der Mitarbeiter gebündelt. Mitteilungen kommen mit Prioritätskennzeichnung und angehängten Dokumenten; jede Umfrage wird nur einmal ausgefüllt. Willkommens-, Beförderungs-, Geburtstags- und Jubiläumskarten sowie die Benachrichtigung „Motivation des Tages“ kommen ebenfalls aus derselben App.
Jede QR-Stempelung, jeder Urlaubsantrag und jede Außendienstaufgabe, die Mitarbeiter am Telefon auslösen, erscheint gleichzeitig in der Web-Konsole des Managers. Die Konsole fasst die Gesamtzahl der Mitarbeiter, die aktuell Anwesenden, die auf Genehmigung wartenden Urlaubsanträge und die Verspätungen zusammen und zeigt die Stempelquote je Filiale im Diagramm. Manager verfolgen hier offene Genehmigungen und exportieren jede Liste mit einem Klick nach Excel.
Das Personenprofil bündelt Filiale, Position, Abteilung und Zugangsinformationen, Personalakten und Notizen jeder Person auf einer Seite, ob Mitarbeiter, Gast oder Personal eines Subunternehmens. Vom selben Profil aus wechselt der Manager zur Schichtdefinition der Person, zu den am Telefon erfolgten Stempelungen, zum Urlaub und zu den mobilen Einstellungen. Berichte lassen sich nach Subunternehmen und Personenkategorie filtern.
Das Unternehmen legt seine Filialen durch Standortauswahl auf der Karte an und erzeugt im Panel sofort für jede Filiale einen QR-Code; Mitarbeiter starten ihre Arbeitszeit, indem sie diesen Code mit dem Telefon scannen. Die Stempelrichtlinie wird mit einer einzigen Auswahl festgelegt: nur in der eigenen Filiale oder in allen Filialen. Abteilungen und Positionen werden im selben Bereich definiert; eine neue Filiale ist im System, sobald ihr QR-Code erzeugt wurde.
HR definiert für jeden Tag Ein- und Ausstempelzeit sowie Pausen getrennt und kennzeichnet ein in den Folgetag reichendes Arbeitsende mit einem einzigen Kästchen. In der Kalenderansicht werden Personen und Tage ausgewählt und Schicht, flexible Schicht oder wöchentlicher freier Tag gesammelt zugewiesen. Toleranzen für verspätetes Kommen, frühes Gehen und Mindestüberstunden werden minutengenau definiert; die mobilen Stempelungen aus dem Außendienst werden anhand dieser Regeln bewertet.
Jede Einheit wählt im Panel, von wem Urlaubs- und Außendienstanträge genehmigt werden müssen: hierarchisch, mit ausgewählten Positionen, verkürzt hierarchisch oder über eine per Drag-and-drop aufgebaute individuelle Kette. Ein am Telefon gestellter Antrag durchläuft diesen Ablauf; der Manager, der an der Reihe ist, sieht offene Anträge in der App und genehmigt Außendienstaufgaben dort, lehnt sie ab oder fordert eine Überarbeitung an. Eine Änderung des Ablaufs erfordert keinen Code.
Das Konto jedes Mitarbeiters wird mit genau einem Telefon gekoppelt; von einem anderen Gerät lässt sich keine Arbeitszeitbuchung eröffnen. Wechselt oder setzt ein Mitarbeiter sein Telefon zurück, hebt der Manager die Kopplung im Panel mit einem Klick auf; bei defektem Gerät schaltet er die GPS-Prüfung vorübergehend ab. Welche Rolle welche Seite, welchen Bericht und welche Genehmigung sieht, bestimmt der Berechtigungsbildschirm in Baumstruktur.
Jede Ein- und Ausstempelung, die Mitarbeiter am Telefon vornehmen, wird im monatlichen Zeitnachweis in der jeweiligen Zelle verbucht. Regelarbeitszeit, Überstunden, Minusstunden, Fehlzeiten, wöchentlicher freier Tag, gesetzlicher Feiertag und bezahlter Urlaub erscheinen jeweils in einer eigenen Farbe. Klickt HR auf eine Zelle, öffnet sich die Tagesaktivität, bei Bedarf werden Urlaub oder ein manueller Eintrag ergänzt; Tagesberichte listen außerdem Verspätungen, frühes Gehen und Überstunden auf.
Jeder Datensatz außerhalb der am Telefon verifizierten Stempelungen erscheint in einem eigenen Bericht. Der Bericht „Manuell bearbeitete Datensätze“ zeigt Vorgangsart, Datum, Uhrzeit, Grund und die ausführende Person. Mit den Berichten zu vergessenen Stempelungen, aktuell Anwesenden sowie zu Urlaubsnutzung und -anspruch führt HR eine jederzeit prüfungsbereite, nachvollziehbare Aufzeichnungskette.
Das Unternehmen erfasst seine Inventargegenstände mit Eigentum, Position, Inventarnummer, Kategorie, Seriennummer, zugewiesener Person und Status. Die Notizen im Inventarprofil halten Ereignisse wie Wartung, Zuweisung oder Garantie mit Verfasser und Datum fest. Die Zuweisungen von Mitarbeitern im Büro und im Außendienst werden über dieselben Personendatensätze nachverfolgt, die YTSConnect verwendet.
YTSConnect kommuniziert in beide Richtungen mit den bestehenden CRM- und ERP-Systemen von Sinpaş YTS: Personen-, Filial-, Schicht- und Stempeldaten werden zwischen beiden Seiten innerhalb von Sekunden abgeglichen. Die Dienste laufen in einem schlüsselgeschützten, geschlossenen Kreislauf. Ein im CRM angelegter Mitarbeiter erhält sofort Zugang zur App, und jede am Telefon vorgenommene Stempelung fließt zurück an das CRM.
Sofortige Benachrichtigungen und Warnungen, schnelle Abläufe und Live-Daten: Nutzer und Außendienstteams erledigen ihre Arbeit direkt am Smartphone, ohne Wartezeit.
Web-Panel, mobile App und CRM öffnen sich mit derselben Identität; eine getrennte Konto- und Passwortverwaltung für Mitarbeiter entfällt.
Stimmt eines von QR-Code, Standort und Gerätekopplung nicht, wird keine Stempelung erzeugt; nur verifizierte Datensätze gelangen in den Zeitnachweis.
Ob Mitarbeiter sich nur in der eigenen Filiale oder in jeder Filiale einstempeln dürfen, legt die Unternehmensrichtlinie fest.
Eine neue Arbeitszeit wird erst eröffnet, wenn der vergangene Tag mit fehlender Buchung abgeschlossen ist; am Monatsende bleiben keine Lücken im Zeitnachweis.
Hierarchisch, ausgewählte Positionen, verkürzt oder individuelle Kette; jede Abteilung baut ihren Genehmigungsablauf ohne Programmierung selbst auf.
Jeder Schritt von der Anfrage bis zur Ergebniseingabe wird mit Standort und Zeit erfasst; das Verhältnis von Ziel zu Ist-Wert ergibt sich automatisch.
Urlaubsanträge, auch für halbe Tage, werden am Telefon gestellt und die Vertretung wird ausgewählt; der verbleibende Urlaubsanspruch ist im Antragsbildschirm sichtbar.
Belege und Rechnungen werden samt Dokument am Telefon erfasst; Vorschuss- und Spesengenehmigungen laufen auf demselben Datensatz wie in der Finanzabteilung.
Einschließlich in den Folgetag reichender Schichten, mehrerer Pausen und flexibler Pools; Sammelzuweisung pro Person und Tag im Kalender.
Schwellenwerte für verspätetes Kommen, frühes Gehen und Überstunden werden in Minuten definiert; die Berichte werden anhand dieser Schwellenwerte berechnet.
Im monatlichen Zeitnachweis wird jeder Tag nach seiner Art eingefärbt; mit einem Klick gelangt man zu den Tagesdetails und kann Korrekturen vornehmen.
Jede manuelle Korrektur wird zusammen mit der ausführenden Person und dem Zeitpunkt berichtet.
Berechtigungen für Seiten, Berichte und Genehmigungen werden in einer Baumstruktur rollenbezogen vergeben.
Jeder Mitarbeiter wird mit genau einem Gerät gekoppelt; bei einem Telefonwechsel setzt der Manager die Kopplung zurück.
Video- und Dokumentschulungen werden Gruppen zugewiesen; wer sie angesehen und abgeschlossen hat, ist personenbezogen einsehbar.
Mitteilungen, Dokumente, Umfragen und Glückwunschkarten befinden sich in derselben App; E-Mail-Ketten sind nicht mehr nötig.
Festangestellte, Gäste und Personal von Subunternehmen befinden sich im selben System; Berichte werden nach Subunternehmen getrennt.
Zugewiesene Inventargegenstände werden mit Seriennummer und Historie personenbezogen nachverfolgt.
Urlaub gesammelt festlegen, Urlaubssalden gesammelt ergänzen/zurücksetzen, Mitteilungen gesammelt versenden, Abzeichen/Zertifikate gesammelt vergeben.
Personen-, Filial-, Schicht- und Stempeldaten werden mit den CRM/ERP-Systemen des Unternehmens innerhalb von Sekunden abgeglichen.
Alle Listen und Berichte lassen sich mit einem Klick nach Excel exportieren oder drucken.
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So arbeiten wir
Auch dieses Projekt wurde nach denselben vier Grundsätzen umgesetzt; Ihres ebenso.
Umfang, Integrationen und Fahrplan werden in den ersten Wochen schriftlich festgelegt; unterwegs gibt es keine Überraschungen.
ERP, Buchhaltung, Bank, E-Rechnung: Was immer Sie nutzen, wir integrieren darauf, und Ihre Daten bleiben, wo sie sind.
Rollenbasierte Rechte, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Datenschutzkonformität und ein Protokoll jeder Aktion gehören ins Fundament, nicht nachträglich angebaut.
Wartung, Monitoring und neue Versionen kommen vom Team, das das Projekt gebaut hat; jemand, der Ihr System kennt, ist immer erreichbar.
Sinpaş YTSConnect
Bei YTSConnect melden sich Mitarbeiter mit der CRM-Identität, die sie im Unternehmen ohnehin verwenden, sowohl in der App auf ihrem Telefon als auch im Web-Panel an. Es werden keine separaten Passwörter ausgegeben und keine neuen Benutzer angelegt; eine im CRM angelegte Person nutzt die App bereits am ersten Tag.
Mitarbeiter installieren die iOS- oder Android-Version von YTSConnect über den aktuellen Download-Link auf der Seite „App installieren“ des Web-Panels. Auf dem Anmeldebildschirm geben sie ihren Unternehmensbenutzernamen und ihr Passwort ein; die App prüft diese Angaben anhand des CRM-Eintrags des Unternehmens. Berechtigungen für Benachrichtigungen, Kamera und Standort verwalten sie an einer Stelle: im Bereich „Systemberechtigungen“ des Bildschirms „Mein Konto“. HR-Team und Manager melden sich im Browser mit derselben Identität am Web-Panel an; beide Kanäle arbeiten auf demselben Personendatensatz.
Zu den Anforderungen, die fertige PDKS-Pakete nicht erfüllen konnten, gehörte das Zusammenspiel mit den Benutzeridentitäten des Unternehmens im CRM. YTSConnect erfüllt diese Anforderung gleich im ersten Schritt: Für Hunderte Mitarbeiter muss keine eigene Konto- und Passwortverwaltung betrieben werden. Da Personen-, Filial- und Positionsdaten mit dem CRM abgeglichen werden, entstehen zwischen beiden Systemen keine widersprüchlichen Datensätze. Ein neuer Mitarbeiter kann die App nutzen, sobald er im CRM angelegt ist; auch der Zugriffsstatus wird über denselben Datensatz verwaltet.
Die Startseite ist die mitarbeiterzugewandte Seite von YTSConnect: Arbeitszeit- und Pausentasten, auf Genehmigung wartende Aufgaben und alle Module sind auf einem Bildschirm gebündelt. Außendienstmitarbeiter wie Filialmitarbeiter beginnen hier ihren Tag und verlieren sich nicht zwischen verschiedenen Bildschirmen.
Beim Öffnen der App erscheinen oben Name, Filiale und Position des Mitarbeiters. Im Bereich „Zeiterfassung“ erfassen die Tasten „Arbeitszeit starten“ und „Arbeitszeit beenden“ das Ein- und Ausstempeln, die Tasten „Pause starten“ und „Pause beenden“ die Ruhezeit im Tagesverlauf. Der Bereich „Module“ führt zu den Seiten „Aufgaben“, „Schulungen“, „Zeitbuchungen“, „Unternehmensdokumente“ und „Umfragen“; wer am Genehmigungsprozess beteiligt ist, gelangt von hier auch zur Liste „Auf Genehmigung wartende Aufgaben“. Das untere Menü verbindet die Registerkarten „Startseite“, „Mitteilungen“, „Vorgänge“ und „Mein Konto“.
Vor YTSConnect lief die Zeiterfassung von Filiale zu Filiale nach unterschiedlichen Methoden, und Urlaubsanträge kursierten per E-Mail. Die Startseite beendet diese Zersplitterung auf dem Telefon der Mitarbeiter: Ein- und Ausstempeln, Pausen, Aufgaben und Schulungen laufen in derselben App im selben Ablauf. Mitarbeiter müssen nicht suchen, wo sie welche Aufgabe erledigen; HR arbeitet mit Datensätzen, die aus jeder Filiale im gleichen Format eintreffen. Auch die Benachrichtigung „Motivation des Tages“ und die Mitteilungen bringen die tägliche Kommunikation zwischen Unternehmen und Mitarbeitern auf diesen Bildschirm.
Eine Stempelung entsteht erst, wenn QR-Code der Filiale, Standort des Telefons und das dem Mitarbeiter zugeordnete Gerät gemeinsam verifiziert sind. Mit der Sperre bei fehlenden Tagen bleiben vergessene Stempelungen nicht bis zum Monatsende liegen; HR erhält nur verifizierte und vollständige Datensätze.
Wer auf „Arbeitszeit starten“ tippt, scannt mit der Telefonkamera den QR-Code der Filiale, in der er sich befindet. Gleichzeitig prüft die App den Standort und ob das Gerät diesem Mitarbeiter zugeordnet ist; je nach der vom Unternehmen gewählten Richtlinie wird das Einstempeln nur in der eigenen oder in allen Filialen akzeptiert. Liegen für vergangene Tage keine Buchungen vor, öffnet das System einen Warnbildschirm und verlangt vor der Arbeitszeit einen Abwesenheitseintrag für diese Tage. Die Pausentasten zeigen die Ruhezeit, der Bildschirm „Zeitbuchungen“ die Ein- und Ausstempelungen des letzten Tages mit Uhrzeiten.
Eine der Herausforderungen des Projekts bestand darin, die Datensätze gegen Manipulation abzusichern, ohne Mitarbeiter vom Betrieb auszuschließen. YTSConnect findet dieses Gleichgewicht: Bei einem defekten Telefon schaltet der Manager die GPS-Prüfung vorübergehend ab, und wer das Gerät wechselt, dessen Kopplung wird mit einem Klick zurückgesetzt. Dank der Sperre bei fehlenden Tagen muss HR am Monatsende nicht einzeln nach Lücken im Zeitnachweis suchen. Zu jeder Stempelung, die der Manager im Panel sieht, weiß er, in welcher Filiale und mit welcher Prüfung sie erfolgte; es entsteht ein verlässlicher, prüffähiger Datenbestand.
Der Urlaubsprozess beginnt auf dem Telefon des Mitarbeiters, läuft mit der Genehmigung des Managers weiter und schließt in der Anspruchstabelle von HR. Halber Tag, Vertretungswahl und aktueller Saldo befinden sich auf demselben Bildschirm; per E-Mail kursierende Urlaubsanträge gehören der Vergangenheit an.
Mitarbeiter öffnen über die Registerkarte „Vorgänge“ die Seite „Urlaub“; oben sehen sie die Zusammenfassung aus Gesamtanspruch, genommenem Urlaub und Resturlaub, darunter ihre früheren Anträge mit Genehmigungsstatus. Auf dem mit „Neu“ geöffneten Bildschirm wählen sie Urlaubsart sowie Start- und Enddatum, markieren bei Bedarf einen halben Tag und legen fest, wer sie vertritt. Der Bildschirm fasst je nach Auswahl das Datum der Arbeitsaufnahme und die Zahl der Urlaubstage zusammen. Der gespeicherte Antrag erscheint in der Liste als „Wartet auf Genehmigung“ und erreicht über den vom Unternehmen definierten Genehmigungsablauf den zuständigen Manager.
Ein am Telefon gestellter Antrag landet im Web-Panel gleichzeitig in der Tabelle „Neue Urlaubsanträge“ des Vorgesetzten; Genehmigung oder Ablehnung erscheint in der Liste des Mitarbeiters. In der Tabelle „Urlaub und Ansprüche“ sieht HR je Mitarbeiter Eintrittsdatum, Dienstjahre, Anspruchstage sowie genommenen und verbleibenden Urlaub zusammen. Das Urlaubsabstimmungsformular wird mit einem Klick gedruckt; auch die gesammelte Urlaubsfestlegung, das Hinzufügen von Urlaubsguthaben und das Zurücksetzen von Salden erfolgen im Panel. Der Urlaubssaldo wird so aus einem einzigen, stets aktuellen Datensatz verfolgt.
Jeder Schritt einer Außendienstaufgabe im Vertrieb, von der Anfrage bis zum Ergebnis, läuft auf dem Telefon des Mitarbeiters und wird mit Standort, Zeit und Spesen erfasst. Der Manager verfolgt Genehmigungskette, besuchte Kunden und Erfolgsquote gleichzeitig im Panel.
Auf dem Bildschirm „Neue Außendienstaufgabe“ wählt der Außendienstmitarbeiter Aufgabenbeschreibung, zuständige Personen und Kunden aus; einen nicht in der Liste enthaltenen Kunden fügt er mit der Plus-Taste hinzu, legt den Standort fest und gibt Datum, Uhrzeit, geschätzten Betrag und Kilometerangabe ein. Der Antrag erreicht die Personen in der vom Unternehmen definierten Genehmigungskette per Benachrichtigung; die Genehmiger genehmigen, lehnen ab oder fordern eine Überarbeitung am Telefon an. Bei einer genehmigten Aufgabe nutzt der Außendienstmitarbeiter die Tasten „Aufgabe starten“ und „Ankunftsort senden“, fügt Spesen hinzu und erfasst auf dem Bildschirm „Aufgabe abschließen“ das Ergebnis je Kunde.
Außendienstbesuche und Spesen wurden früher am Monatsende anhand gesammelter Belege verbucht. Jetzt wird jeder Schritt sofort mit Standort und Uhrzeit erfasst: In der „Außendienstaufgabenliste“ des Web-Panels filtert der Manager Anträge nach Datum, Filiale, Person und Genehmigungsstatus; in den Aufgabendetails sieht er auf einer Seite, wer genehmigt hat, die besuchten Kunden, die Spesen und die Abschlussinformationen. Bei abgeschlossenen Aufgaben ergeben sich Gesamtziel, erreichter Betrag, Erfolgsquote sowie die Zahl erfolgreicher und erfolgloser Kunden automatisch.
Spesen- und Vorschussprozesse lösen sich von Papierbelegen und der Zusammenstellung am Monatsende: Mitarbeiter laden den Beleg sofort hoch, der Manager genehmigt, die Finanzabteilung sieht denselben Datensatz. Jeder Betrag wird mit Beleg und Genehmigungsverlauf an einer Stelle nachverfolgt.
Auf der Seite „Spesen“ in der Registerkarte „Vorgänge“ sehen Mitarbeiter ihre Ausgaben mit Datum, Betrag und Genehmigungsstatus. Die Plus-Taste unten rechts öffnet den Bildschirm zum Erfassen von Spesen; Mitarbeiter wählen Spesenkategorie und Firma, geben Beschreibung, Betrag, Währung und Datum ein, fügen den Beleg bei und speichern. Der Eintrag erscheint mit dem Status „Wartet auf Genehmigung“ in der Liste und wird über die Belegnummer nachverfolgt. Im Panel öffnet ein berechtigter Benutzer in den Spesendetails den Beleg und aktualisiert den Genehmigungsstatus; eine nicht in der Liste vorhandene Firma wird mit der Plus-Taste angelegt.
Auf der Vorschussseite verfolgen HR oder die Finanzabteilung im Bildschirm „Vorschussverwaltung“ Betrag, Art, Zeitpunkt der letzten Bearbeitung und Status mit Filtern für Filiale, Person, Genehmigungsstatus und Datum. Die Bewegungstabelle in den Vorschussdetails speichert jeden Schritt von der Erstellung des Antrags bis zu Genehmigung oder Ablehnung mit ausführender Person und Beschreibung. Die Arten von Spesen und Vorschüssen definiert das Unternehmen selbst. Die Antwort auf die Frage, wer wann was genehmigt hat, liegt stets im Datensatz; die Finanzabteilung muss am Monatsende keinen Belegen hinterherlaufen.
YTSConnect bringt Unternehmensschulungen auf das Telefon der Mitarbeiter. HR weist Video- und PDF-Inhalte Gruppen zu, Mitarbeiter schließen jeden Inhalt mit der Bestätigung „angesehen“ oder „gelesen“ ab; Abzeichen, Zertifikate und Teilnahmestatus werden im Panel personenbezogen ausgewertet.
Tippen Mitarbeiter im Bereich „Module“ auf „Schulungen“, öffnet sich die Seite „Meine Schulungen“; jede Karte nennt den Namen der Schulung und die Zahl der enthaltenen Videos und Dokumente. Die Seite „Schulungsdetails“ zeigt den Abschlussstatus, eine Beschreibung des Schulungsziels und die Materialien. Im Bildschirm „Schulungsvideos“ bestätigt die Taste „Schulung angesehen“ unter dem Player das Ansehen; abgeschlossene Videos erhalten in der Liste ein grünes Häkchen. Im Bildschirm „Schulungsdokumente“ öffnen Mitarbeiter die PDFs; auch jedes durchgesehene Dokument wird mit einem grünen Häkchen markiert.
HR legt die Schulung im Web-Panel an: In den Inhaltsdetails werden beliebig viele Videos und PDFs hinzugefügt und mit dem Verschiebesymbol sortiert. Die Gruppendefinition macht die Schulung für alle zugänglich, die der Gruppe vorab oder später hinzugefügt werden. Der Bildschirm „Schulungsberichte“ filtert Teilnehmer nach ihrem aktuellen Status und zeigt erworbene Abzeichen und Zertifikate; HR aktualisiert diese Angaben einzeln oder gesammelt. Damit endet die Zeit, in der Verfahrensanweisungen und Schulungen über verschiedene Kanäle verteilt wurden und niemand wusste, wer was abgeschlossen hat.
Mitteilungen, Dokumente, Umfragen und Glückwünsche verteilen sich nicht mehr auf E-Mail-Ketten und verschiedene Kanäle. Mitarbeiter finden alles in der App auf ihrem Telefon; die Unternehmensleitung verfolgt im Panel, wer was erhalten hat und welche Umfrage abgeschlossen wurde.
Die Registerkarte „Mitteilungen“ listet die von Managern veröffentlichten Mitteilungen mit Datum und Prioritätskennzeichnung auf; tippt ein Mitarbeiter auf eine Mitteilung, sieht er die Beschreibung und die angehängten Dokumente. Die Seite „Unternehmensdokumente“ ordnet Verfahrensanweisungen, Vorschriften sowie Unternehmensinformationen und Anwendungshinweise in Kategorien. Die Seite „Umfragen“ zeigt die zugewiesenen Umfragen mit dem Status „Abgeschlossen“ oder „Nicht begonnen“; eine abgeschlossene Umfrage kann nicht ein zweites Mal ausgefüllt werden. „Tägliche Glückwünsche“ in der Registerkarte „Vorgänge“ öffnet die auf diesen Tag und diese Person zugeschnittene Glückwunschkarte.
Im Web-Panel sendet der Manager eine Mitteilung an ausgewählte Personen und kann auch eine Sammelmitteilung veröffentlichen; in den Mitteilungsdetails sieht er, wem sie mit welchem Zustellstatus übermittelt wurde. Die Benachrichtigungsliste lässt sich nach Lesestatus filtern, die Seite „Anstehende Geburtstage“ zeigt Anlässe im Voraus. Damit endet die Zeit, in der Verfahrensanweisungen, Mitteilungen und Umfragen über verschiedene Kanäle zugestellt wurden und sich nicht nachverfolgen ließ, wer was abgeschlossen hat; jede Nachricht erreicht die Mitarbeiter über dieselbe App.
Die Konsole ist die Kommandozentrale von YTSConnect für HR und Manager. Ein- und Ausstempelungen, Urlaubs- und Aufgabendatensätze von den Telefonen im Außendienst laufen hier auf einem Bildschirm zusammen; der Manager sieht den Stand des Tages, erkennt offene Vorgänge und lädt Berichte herunter.
Wer als Manager das Web-Panel öffnet, sieht zuerst die Seite „Konsole“. Die Kacheln oben fassen die Gesamtzahl der Mitarbeiter, die aktuell Anwesenden, die auf Genehmigung wartenden Urlaubsanträge und die im Tagesverlauf zu spät Gekommenen zusammen; darunter folgen das Stempeldiagramm je Filiale, anstehende Geburtstage, auf Genehmigung wartende Außendienstaufgaben und der Schnellzugriff auf Berichte. Das linke Menü führt zu den Bereichen „Personen“, „Anwendungen“, „Urlaub“, „Berichte“, „Unternehmensstruktur“ und „Einstellungen“; die Benachrichtigungsliste am Seitenanfang meldet neue Vorgänge.
Vor dem Projekt führte HR tagelang Daten zusammen, um zu beantworten, wer wo und wann gearbeitet hat. Jetzt liegt die Antwort in der Konsole bereit: Scannt ein Mitarbeiter im Außendienst am Telefon einen QR-Code, zählt er zu den aktuell Anwesenden, und mobil gestellte Urlaubs- und Außendienstanträge erscheinen unter den auf Genehmigung wartenden Vorgängen. Der Manager überwacht alle Filialen auf einem Bildschirm; Listen und Berichte exportiert er nach Excel oder druckt sie aus, mit getrennten Tabellen muss er sich nicht herumschlagen.
Die Personenverwaltung führt alle, vom festangestellten Mitarbeiter bis zum Personal von Subunternehmen, in derselben Struktur. Die Profilseite vereint Personen- und Positionsangaben, Personalakten, Schicht, mobile Stempelungen und Urlaub an einer Stelle; HR sucht nicht in verschiedenen Dateien.
Ein Manager, der in der Mitarbeiterliste eine Person doppelt anklickt, wechselt zur Seite „Personenprofil“; dort sieht er Typ, Filiale, Position, Abteilung, Status und Systemzugang der Person und bearbeitet die Angaben mit der Taste „Aktualisieren“. Der Bereich „Dokumente“ speichert die Personalakten. Die Seiten „Schichtdefinition“, „Stempelungen“, „Urlaubsverwaltung“ und „Mobile Einstellungen“ öffnen sich aus demselben Profil; Stempelungen lassen sich nach Tag, Monat und Jahr filtern, und unter „Mobile Einstellungen“ wird die GPS-Prüfung für einen Mitarbeiter mit defektem Gerät deaktiviert.
Jede Ein- und Ausstempelung und jeder Urlaubsantrag, den ein Mitarbeiter am Telefon vornimmt, wird direkt in dieses Profil geschrieben; HR öffnet keine separate Tabelle, um den Monat einer Person zu sehen. Das Unternehmen wählt die Personentypen, die es verwenden will, im Bildschirm „Personentypen“ aus und definiert Subunternehmen gesondert. Sind in den Moduleinstellungen die Filter für Subunternehmen und Beschäftigtenart (White-/Blue-Collar) aktiviert, lassen sich Berichte mit diesen Gliederungen erstellen. Ein Unternehmen, das mit Subunternehmen arbeitet, verfolgt eigenes Personal und externes Personal im selben System, aber mit getrennten Berichten.
Der Bereich „Unternehmensstruktur“ ist das Organigramm von YTSConnect: Filialen, QR-Codes, Abteilungen und Positionen werden hier definiert. Jede QR-Stempelung in der mobilen App, jede Genehmigungskette und jede Berechtigung beruht auf diesen Definitionen.
Auf der Seite „Filialen“ klickt der Manager auf „Filiale anlegen“, gibt die Filialdaten ein und wählt den Standort. Die Tabelle „QR-Codes“ in den Filialdetails listet die für diese Filiale erzeugten Codes auf; die Taste „Neu hinzufügen“ erstellt einen neuen Code. Auf der Seite „Abteilungen“ werden Einheiten hinzugefügt und bearbeitet; auf der Seite „Positionen“ werden Positionsname, zugehörige Abteilung und die Rollen gewählt, für die die Position berechtigt sein soll. Der Bildschirm „PDKS-Arbeitsrichtlinie“ legt fest, ob Mitarbeiter sich mit der mobilen App nur in der eigenen Filiale oder in allen Filialen ein- und ausstempeln.
Das schnell wachsende Filialnetz war einer der Ausgangspunkte des Projekts. In YTSConnect können die Mitarbeiter einer neuen Filiale am Telefon einstempeln, sobald die Filiale im Panel angelegt und ihr QR-Code erzeugt wurde. Die Stempelrichtlinie bietet Flexibilität für Teams, die in mehreren Filialen arbeiten, und strenge Kontrolle für Stellen, die an eine einzige Filiale gebunden sind. Die Struktur aus Abteilungen und Positionen speist die Genehmigungsketten für Urlaub und Außendienstaufgaben sowie die Rollenberechtigungen; um einen Genehmigungsablauf zu ändern, muss kein Code geschrieben werden.
Die Schicht-Engine bündelt die unterschiedlichen Arbeitszeitmodelle der Filialen in einem System: tagesbezogene Zeiten, in den Folgetag reichende Ausstempelzeiten, mehrere Pausen, flexible Schichten und freie Tage. Mobile Stempelungen werden nach diesen Definitionen und Toleranzen im Zeitnachweis verbucht.
Im Bildschirm „Schicht speichern“ trägt HR für jeden Tag Ein- und Ausstempelzeit ein; reicht das Ausstempeln in den Folgetag, wird das Kästchen „Ausstempeln am Folgetag“ markiert, und mit „Zusätzliche Pause hinzufügen“ werden die Pausen dieses Tages definiert. Die Option „Auf andere Tage kopieren“ überträgt dieselben Zeiten auf die übrigen Tage, eine Schicht kann außerdem als Standard markiert werden. Im Kalender „Schichtzuweisung an Personen“ werden Filiale, Monat und Jahr gewählt; Personen und Tage werden markiert und Schicht, flexible Schicht oder wöchentlicher freier Tag gesammelt zugewiesen.
Im Bildschirm „Toleranzdefinitionen“ werden die Mindestgrenze für Überstunden sowie die Toleranzen für verspätetes oder frühes Ein- und Ausstempeln in Stunden und Minuten eingegeben. Stempelt ein Mitarbeiter am Telefon ein, wird der Datensatz mit der für diesen Tag zugewiesenen Schicht und diesen Toleranzen verglichen; die Dauer von Verspätung, frühem Gehen und Überstunden fließt automatisch in die Tagesberichte ein. So werden unterschiedliche Arbeitszeitmodelle nach denselben Regeln gemessen, und alle Berichte werden anhand derselben Schwellenwerte berechnet.
Die Genehmigungs-Engine ermöglicht es jeder Einheit des Unternehmens, ihre eigene Entscheidungsfolge ohne Programmierung aufzubauen. Eines von vier Modellen wird gewählt, die individuelle Kette per Drag-and-drop angeordnet; mobil gestellte Anträge laufen in dieser Reihenfolge, und jeder Schritt bleibt dokumentiert.
Der Bildschirm „Urlaubsprozessverwaltung“ unter „Einstellungen“ bietet vier Modelle. Bei der hierarchischen Genehmigung geht der Antrag an die nächsthöhere Position; dies ist das Standardmodell. Bei der Genehmigung mit ausgewählten Positionen genügt die Genehmigung einer der festgelegten Positionen. Bei der verkürzten Hierarchie wird der Antrag an die Personalabteilung weitergeleitet, wenn die nächsthöhere Position des Mitarbeiters und die ausgewählte Position genehmigen. Beim individuellen Genehmigungsprozess ordnet das Unternehmen seine eigene Reihenfolge per Drag-and-drop an. In der „Prozessverwaltung für Außendienstaufgaben“ läuft die Kette von oben nach unten; der Manager fügt mit „Position hinzufügen“ einen Schritt hinzu und entfernt ihn mit dem Kreuzsymbol.
In einer Struktur von der Hauptverwaltung bis zum Außendienstmitarbeiter stellte eine einheitliche Genehmigungskette keine Einheit zufrieden. Heute geht eine Einheit, die schnelle Entscheidungen will, mit einer einzigen Genehmigung durch ausgewählte Positionen vor, eine Einheit mit strenger Kontrolle richtet eine mehrstufige individuelle Kette ein. Wird eine Außendienstaufgabe angelegt, geht eine Benachrichtigung an die Personen in der Kette; Manager entscheiden am Telefon über die Liste „Auf Genehmigung wartende Aufgaben“, und der Antragsteller erfährt das Ergebnis per Benachrichtigung. Die Aufgabendetails im Web-Panel zeigen, wer genehmigt hat und wer als Nächstes an der Reihe ist.
Die Sicherheit wirkt auf drei Ebenen: Die Rollenberechtigung stellt sicher, wer was sieht, die Gerätekopplung, von welchem Telefon ein Datensatz stammt, und die Standortprüfung, wo er erfasst wurde. Ausnahmen wie ein Telefonwechsel oder ein Defekt löst der Manager im Panel.
Im Bildschirm „Rollenverwaltung“ legt der Manager neue Rollen an; ein Doppelklick auf eine Rolle öffnet die Seite „Rollenberechtigung“. Hier werden der Rolle Positionen hinzugefügt oder entzogen und die Seiten, auf die diese Positionen zugreifen dürfen, im Baum des linken Menüs ausgewählt und gespeichert. Der Bildschirm „Positionsberechtigungen“ legt fest, über welche Berechtigungen die Positionen verfügen. Der Bildschirm „Mobilgeräteverwaltung“ listet die registrierten Telefone der Mitarbeiter auf; ein Manager, der den Datensatz eines Mitarbeiters mit zurückgesetztem oder neuem Telefon oder mit dem Wunsch, ein anderes Gerät zu verwenden, doppelt anklickt, hebt die Kopplung auf.
Für verlässliche Daten aus dem Außendienst mussten Standort-, Geräte- und QR-Prüfung zusammenwirken, und ein Mitarbeiter mit defektem Telefon durfte nicht aus dem Betrieb herausfallen. Die Gerätekopplung verhindert, dass von einem anderen Telefon Arbeitszeit eröffnet wird; die Befugnis, die Kopplung aufzuheben, liegt beim Manager. Dank des Rollenbaums sieht die Rolle eines Filialleiters die Tages- und Monatsberichte, während erweiterte Berichte und Einstellungen nur für Rollen mit entsprechender Berechtigung zugänglich sind. Das Unternehmen beschränkt sensible Personaldaten auf die Personen, die sie kennen müssen.
Die Berichtsebene verwandelt die mobilen Datensätze aus dem Außendienst in Tages- und Monatstabellen. Der farbcodierte Zeitnachweis zeigt den ganzen Monat auf einen Blick; Tagesberichte filtern Verspätungen, frühes Gehen, Überstunden und Fehlzeiten nach Filiale.
Im Bildschirm „Zeitnachweis-Verwaltung“ wählt HR Filiale, Jahr und Monat; die Berechnung erfolgt wahlweise nach dem ersten Einstempeln und dem letzten Ausstempeln oder nach allen Buchungen. Die Tabelle zeigt, wie viele Stunden jeder Mitarbeiter pro Tag gearbeitet hat, am Zeilenende die Gesamtdauer. Ein Klick auf eine Zelle öffnet die Ein- und Ausstempelungen und die Stundenurlaube dieses Tages; die Tasten „Neuen Urlaub hinzufügen“ und „Arbeitszeit hinzufügen“ ergänzen Urlaub oder einen manuellen Eintrag. Im „Detaillierten Monatsbericht“ erscheint, sobald der Mauszeiger auf einer Zelle steht, die Differenz aus fehlender oder zusätzlicher Arbeit; die Spalten rechts fassen diese Differenzen zusammen.
Die Tagesberichte gliedern sich in Ein-/Ausstempelungen, Verspätungen, frühes Gehen, Überstunden, kombinierte Ansicht und Fehlzeiten; jeder lässt sich nach Filiale, Subunternehmen und Personenkategorie filtern. Der personenbezogene Bericht über Ein- und Ausstempelungen kann gedruckt, der detaillierte Monatsbericht nach Excel exportiert werden. Da die Daten aus verifizierten Stempelungen der Telefone im Außendienst stammen, muss HR am Monatsende keine verstreuten Excel-Dateien von Hand zusammenführen; der Zeitnachweis füllt sich über den ganzen Monat von selbst.
Erweiterte Berichte machen jeden Eingriff hinter dem Zeitnachweis sichtbar. Manuell ergänzte Datensätze, vergessene Stempelungen und aktuell Anwesende werden in getrennten Berichten mit ausführender Person und Filialangabe nachverfolgt; auch der Urlaubsanspruch wird an derselben Stelle ausgewertet.
Der Bildschirm „Verwaltung der Stempelungen“ listet die für Mitarbeiter, die das Ein- oder Ausstempeln vergessen haben, manuell erstellten Datensätze mit Person, Datum, Uhrzeit, Vorgangsart, Beschreibung und ausführender Person; die Taste „Neuen Datensatz hinzufügen“ öffnet die manuelle Erfassung. Der Bericht „Manuell bearbeitete Datensätze“ zeigt Datensätze, die wegen Vergessens, eines Geräteproblems oder aus einem anderen Grund erfasst wurden; der Bericht „Vergessenes Ein-/Ausstempeln“ zeigt fehlende Vorgänge mit Filialangabe. Der Bericht „Aktuell Anwesende“ gibt die letzte Einstempelzeit und die Filiale an, in der eingestempelt wurde.
Die mobile App prüft Ein- und Ausstempelungen per QR, Standort und Gerät; Ausnahmen außerhalb dieses Ablaufs werden durch diese Berichte sichtbar. HR findet ohne Suchen heraus, warum ein Datensatz manuell erfasst wurde und wer ihn erfasst hat, und erkennt wiederkehrende Geräte- oder GPS-Probleme nach Person und Filiale. Die Berichte „Urlaubsnutzung“ und „Urlaubsanspruch“ zeigen Dienstjahre sowie genommenen und verbleibenden Urlaub. Der Zeitnachweis bleibt damit konsistent und prüfbar.
Das Inventarmodul macht aus den Vermögenswerten des Unternehmens ein personenbezogen nachverfolgtes Inventar. Stammdaten, zugewiesene Person und Notizverlauf jedes Gegenstands stehen in einem Profil; die Frage, wer welchen Gegenstand hat, ist mit einer einzigen Suche beantwortet.
Die „Inventarliste“ zeigt die erfassten Inventargegenstände und lässt sich nach den sichtbaren Feldern filtern; die Taste „Neuen Inventargegenstand hinzufügen“ öffnet die Erfassungsseite, „Gesammelt löschen“ entfernt die markierten Datensätze. Wer in der Liste einen Inventargegenstand doppelt anklickt, gelangt zum „Inventarprofil“; dort sieht er die Angaben zum Gegenstand und bearbeitet sie mit der Taste „Aktualisieren“. Im Bereich „Notizen“ lassen sich neue Notizen hinzufügen, bestehende bearbeiten oder löschen; jede Notiz wird mit Datum und Verfasser gelistet.
Das Inventarmodul ging in der dritten Projektphase zusammen mit Schulungen, Umfragen und erweiterter Berichterstattung in Betrieb. Da die Zuweisung am Personendatensatz hängt, sind die Gegenstände, die ein Mitarbeiter hat, ob im Büro oder im Außendienst, in derselben Liste zu sehen. Die Angaben zu Position und Status trennen genutzte von eingelagerten Gegenständen; der Notizverlauf holt Wartungs- und Garantieverfolgung aus dem Gedächtnis einzelner Personen und hält sie im Datensatz fest.
Die Integrationsebene ist der unsichtbare Motor von YTSConnect. Web-Panel und mobile App nutzen dasselbe Datenmodell; diese Ebene hält das Modell mit den CRM- und ERP-Systemen des Unternehmens im Einklang und wird so zur einzigen verlässlichen Quelle für Personen- und Zeitdaten.
Wird ein Mitarbeiter im CRM angelegt, gehen Person, Filiale und Position an YTSConnect über, und der Zugang zur mobilen App wird automatisch freigeschaltet; werden Angaben aktualisiert oder ändert sich der Status des Mitarbeiters, erscheint die Änderung auf beiden Seiten. Neue Filialen werden auf demselben Weg abgeglichen. Ein- und Ausstempelungen von den Telefonen im Außendienst und die den Personen zugewiesenen Schichten werden an das CRM übertragen. Dieser gesamte Austausch läuft in einem geschlossenen Kreislauf mit den eigenen Systemen des Unternehmens über schlüsselgeschützte Dienste.
Eines der kritischen Risiken des Projekts war, dass Personen-, Filial- und Positionsdaten zwischen den beiden Systemen auseinanderlaufen; ein weiteres, dass die täglichen Ein- und Ausstempelungen, Pausen, Aufgaben und Spesenbewegungen von Hunderten Mitarbeitern verlustfrei in die Zentrale fließen. Die Integrationsebene löst beides zugleich. YTSConnect ersetzt CRM und ERP nicht, sondern arbeitet mit ihnen zusammen: Mitarbeiter verwenden eine einzige Identität, die Daten stammen aus einer Quelle, und HR muss nichts von Hand zwischen zwei Systemen übertragen.
