RAMS PDKS: Taşeronun kartı kapıda beklemiyor, ayrılanınki açık kalmıyor

Pazartesi sabahı, şantiyenin ana girişi. Yeni bir taşeron ekibi işe başlıyor; kartlar ellerinde, turnikenin önündeler. Aynı saatlerde başka bir firmadan geçen hafta ayrılan bir çalışanın kartı, sahadaki bazı cihazlarda hâlâ tanımlı duruyor. İki durum da aynı sorundan doğuyor: kart, kişinin kaydıyla aynı hızda hareket etmiyor.

RAMS Türkiye'nin şantiyelerinde kadrolu ekibin yanında onlarca taşeron firmanın yüzlerce çalışanı görev yapıyor. Sahaya kimin, ne zaman girip çıktığı hem iş güvenliği hem de taşeron hakedişleri açısından kritik. Bu yazıda RAMS PDKS'de bir kartın yolculuğunu, turnikeden ay başındaki hakediş raporuna kadar anlatıyoruz.

Proje kısaca

RAMS PDKS, RAMS Türkiye'nin genel merkezi, satış ofisleri ve şantiyelerinde kadrolu ve taşeron personelin giriş-çıkışlarını tek merkezden yöneten, tamamen bulut mimaride çalışan bir personel devam kontrol ve insan kaynakları platformu. Personel şantiyede kartla turnikeden, ofiste kart panelinden geçiyor; saha ve ofis çalışanları QR ve konum doğrulamalı mobil uygulamayı da kullanabiliyor. Sahadaki cihazlar, Karatsoft'un geliştirdiği IoT bağlantı cihazıyla port açmadan buluta bağlı. Çalışan listesi, kart ve cihaz yönetimi, kişi grupları, vardiya, izin, taşeron firma takibi, raporlar ve otomatik rapor e-postaları tek panelde toplanıyor.

Kart saatlerce değil, saniyeler içinde turnikede

Eski düzende yeni gelen bir taşeron çalışanın kartının aktif olması saatler, ayrılan birinin kartının iptali ise bazen günler alabiliyordu. Sebep basitti: taşeron sirkülasyonu yüksekti, her hafta onlarca yeni kart tanımlanıyor, onlarcası iptal ediliyordu ve kartlar her cihaza tek tek yükleniyordu. Bu hem zaman alıyor hem de ayrılan personelin kartının sahada açık kalmasına yol açıyordu.

RAMS PDKS'de kart, kişiye ve yetkili geçiş noktalarına tanımlandığı anda o noktalardaki tüm turnike ve panellere gönderiliyor. Kart listesinde her kartın cihazlardaki durumu ve son senkron zamanı görünüyor; kartın sahaya ulaşıp ulaşmadığı tahmin edilmiyor, ekranda okunuyor. İşten ayrılış ya da pasife alma kaydı girildiğinde kart aynı hızla, saniyeler içinde cihazlardan kaldırılıyor. Kartın kapanması artık ayrı bir iş değil, ayrılış kaydının doğal sonucu.

Yetkiyi kişilere tek tek dağıtmak yerine kişi grupları kullanılıyor. Geçiş yetkisi, saat kısıtı, vardiya ve raporlama gruplar üzerinden tanımlanıyor; gruba eklenen kişi grubun yetkilerini ve vardiyasını otomatik alıyor, kartı da ilgili cihazlara anında gidiyor. Bir taşeron ekibi topluca geldiğinde ya da işini bitirip ayrıldığında çalışanlar toplu olarak aktife veya pasife alınabiliyor, güncellenebiliyor ya da kart atanabiliyor.

Her taşeron çalışanı firmasıyla birlikte açılıyor

Kadrolu ve taşeron personel aynı kapıdan geçiyor ama farklı kurallara tabi. Bu yüzden taşeron bilgisini listelerde duran bir sütun olarak değil, sistemin her yerinde geçerli bir boyut olarak kurguladık. Her taşeron çalışan firmasına bağlı olarak açılıyor; çalışan listesi, günlük raporlar ve detaylı aylık rapor firma bazında filtreleniyor ve kırılıyor. Yerleşke ayarlarında taşeron personel için ayrı bir saat kısıtı da tanımlanabiliyor.

Sistemin ilk gün dolu başlaması da bu modele dayandı. Farklı formatlardaki Excel tablolarında tutulan şube, departman, görev ve kişi kayıtları alan eşleştirme sihirbazıyla içeri alındı; taşeron sütunu dolu satırlar otomatik olarak ilgili firmaya bağlandı.

Taşeron firmalar ekranında her firma kayıtlı personeli, şu an sahada olan kişileri ve aylık geç gelenleriyle listeleniyor; firma bazında kişi listesine, puantaja ve adam-gün raporuna tek tıkla geçiliyor. Aylık adam-gün raporu hakediş için doğrudan Excel'e alınıyor. Taşeron sorumlusu rolü yalnızca kendi firmasının personelini görüyor; şantiye yönetimi kendi yerleşkesini, İK ise tüm yapıyı.

Rapor kimse istemeden sabah geliyor

Projeden önce şantiye şefleri ve İK, geç gelen ve devamsızlık listelerini her sabah kendileri çıkarıyordu. Şimdi geç gelen, erken çıkan, devamsızlık, eksik mesai ve şu anda içeride bulunanlar gibi raporlar belirlenen gün ve saatte yöneticilerin e-postasına düşüyor. Hangi yöneticiye hangi raporların ne zaman gideceği kişi bazında tanımlanıyor ve her yönetici kendi yerleşkesinin raporunu alıyor. Taşeron kırılımı ayrı bir tablo olarak ekleniyor; aylık hakediş raporu ay başında muhasebeye ulaşıyor.

Ayrıntıya inmek isteyen için detaylı aylık rapor var. Eskiden bu raporda giriş-çıkışın hangi kapıdan yapıldığı bilgisi yoktu; şimdi her hücrede giriş-çıkış saati ile geçişin yapıldığı nokta birlikte görünüyor. Normal, fazla ve eksik mesai, devamsızlık, izin ve tatil günleri renklendiriliyor, rapor tek tıkla Excel'e alınıyor.

Sahada öğrendiklerimiz

• Kartın ömrünü kişinin kaydına bağlayın. Ayrılış kaydı girildiği anda kart cihazlardan kalkıyorsa sahada unutulmuş açık kart kalmıyor.
• Yetkiyi kişiye değil gruba verin. Yüksek sirkülasyonda tek tek yapılan tanım hem zaman alıyor hem de unutulmaya açık; grup, yeni gelene doğru yetkiyi ilk günden veriyor.
• Taşeronu bir boyut olarak kurun. Firma bilgisi listede, raporda, rolde ve e-postada aynı anda geçerli olunca hakediş verisi ayrıca derlenmiyor.
• Raporu istemeyin, abone olun. Her sabah elle çıkarılan liste belirlenen saatte gelen bir e-postaya dönüşünce yöneticinin günü raporla başlıyor.

Taşeronun yoğun olduğu bir şantiyede kart kişiyle birlikte gelip kişiyle birlikte gitmeli; arada geçen her gün hem güvenlik hem hakediş için bir boşluk.

Sizin sahanızda bir kart kaç saatte açılıyor?

Taşeron sirkülasyonu yüksek bir şantiye, fabrika ya da depo yönetiyorsanız ve kart tanımları, hakediş hesapları ya da sabah raporları hâlâ elle yürüyorsa, bu akışı kendi yapınıza uyarlayabiliriz. RAMS PDKS proje sayfasında platformun tamamını görebilir, bizimle iletişime geçebilirsiniz.