Bayi360: Barcode und Signalton im Lager, drei Carrier in einem Ablauf

Versandvorbereitung am Morgen. Das Autozubehör derselben Bestellung steht am einen Ende des Lagers, die Kosmetikprodukte am anderen. Im alten System wurde die Bestellung auf Papier gedruckt, das Personal lief mit dem Zettel in der Hand durch die Regale, und der Paketbarcode wurde später von Hand geschrieben. Die Verwechslung zweier Produkte mit ähnlicher Verpackung oder eine vergessene Position waren Fehler, die auf dem Papier nicht sichtbar waren.

Die zweite Phase von Bayi360 hat diese Kette vom Lagerregal bis zur Sendungsverfolgung digitalisiert.

Das Projekt in Kürze

Bayi360 ist eine vollständig ins ERP integrierte B2B-Plattform für Außendienstvertrieb und Distribution, die wir für einen Distributor entwickelt haben, der Verkaufsstellen im Einzelhandel in der gesamten Türkei beliefert. In der ersten Phase wurden Bestellung und Zahlungseingang in den Außendienst verlagert; in der zweiten kamen das Scannen von Barcodes im Lager und Logistikintegrationen hinzu; in der dritten gingen die Aktions-Engine, die Retourenvalidierung, die Bankabstimmung und das Kundenportal in Betrieb. Heute steuert das System mit mehr als 130 Bildschirmmasken und Berichten die gesamte Kette vom Außendienst bis zur Buchhaltung von einer zentralen Stelle aus. Dieser Beitrag erzählt die Geschichte der zweiten Phase, also des Ablaufs vom Lager bis zur Tür.

Eine Bestellung, mehrere Lagerbereiche

Die erste Entscheidung war, die Bestellung nach der Realität des Lagers aufzuteilen. Unterkategorien auf der Vertriebsseite werden im Lager unter Hauptwarengruppen zusammengefasst; ist die Einstellung für Bestellungen mit mehreren Kategorien aktiv, wird eine einzelne Bestellnummer nach den enthaltenen Hauptwarengruppen in getrennte Zeilen aufgeteilt. So kann das Personal in verschiedenen Lagerbereichen dieselbe Bestellung gleichzeitig und unabhängig voneinander kommissionieren. In der Lieferscheinphase werden diese Teile in einer einzigen Tabelle wieder zusammengeführt.

Auf dem Bildschirm des Kommissionierers stehen für jedes Produkt Gang-, Regal- und Reiheninformationen. Diese Angaben stammen aus dem ERP; die Lagerplatzzuordnung lässt sich per Excel gesammelt vornehmen. Das Lagerpersonal sieht keine Preise, auf seinem Bildschirm stehen nur die Zeilen, die es kommissionieren muss.

Auch die ins Lager eingehende Ware wird mit derselben Barcode-Disziplin angenommen. Wird ein Produkt aus einer Bestellung beim Lieferanten gescannt, erscheinen Produktname, Bild und die noch ausstehende Menge auf dem Bildschirm; hat dieselbe Firma mehrere offene Bestellungen, wird die Menge von der zuerst angelegten Bestellung abgezogen. Die gescannten Mengen werden in einer temporären Tabelle gehalten, bis der Vorgang abgeschlossen und zum Eingangslieferschein wird, sodass bei einer unvollständigen Annahme keine Daten verloren gehen.

Barcode, Bild und Ton: Fehler abfangen, bevor sie in den Karton gelangen

Scannt das Personal den Barcode, erscheint das Produktbild auf dem Bildschirm. Den Karton in der Hand mit dem Bild auf dem Bildschirm zu vergleichen, wurde zum einfachsten Weg, die Verwechslung von Produkten mit ähnlicher Verpackung zu verhindern. Wird eine größere Menge als bestellt eingegeben, gibt das System ein akustisches Signal und verlangt vom Personal eine Korrektur oder eine bewusste Bestätigung; fehlende Positionen werden rot markiert. Wer zwischen den Regalen arbeitet, kann den Blick nicht ständig auf dem Bildschirm halten; im Fehlerfall hält ihn der Ton an.

Im Schritt „An Verpackung senden“ lässt das System den Bericht, der auch die Fehl- und Mehrmengen in den anderen Kategorien der Bestellung enthält, ein letztes Mal bestätigen. Anschließend werden Angaben zu Kartons, Volumengewicht (Desi), Carrier, Fahrer und Kennzeichen eingegeben. Jedes Hinzufügen, Löschen und jede Mengenänderung auf dem Scanbildschirm wird sekundengenau mit altem und neuem Wert protokolliert. Tritt beim Versand ein Problem auf, liegt die Antwort auf die Frage „Wer hat diese Zeile um wie viel Uhr gelöscht?“ bereit.

Das Versanddatum wird als „heute“ oder „morgen“ gekennzeichnet. Eine falsch gedruckte Lieferscheinnummer lässt sich nur über einen Datensatz ändern, der im System tatsächlich existiert; eine fehlerhafte Lieferung kann durch Zurücknehmen des Lieferscheins in die Verpackungsphase zurückgeführt werden. Auch Bestellungen, die hängen bleiben können, weil nach der Bestellung eine neue Produktkategorie definiert wurde, werden im Kategorienkontrollbericht gefunden und mit einem Klick weitergeführt.

Vom Lieferschein bis zur Tür: drei Carrier, ein Ablauf

Wird der Lieferschein erstellt, wird der Paketbarcode nicht mehr von Hand geschrieben; er entsteht über API-Verbindungen zum Logistikpartner und zu zwei Paketdiensten. Mit dem Logistikpartner ist die Integration noch tiefer: Der Lagerübergabebeleg (ATF) und die Rückmeldedaten fließen ins System zurück, und der Kundenservice kann die Zustellung in Echtzeit verfolgen. Auch die Bestandsdaten werden jede Minute mit der physischen Menge im Logistiklager abgeglichen.

Auch beim Erstellen von Sammellieferscheinen war dieselbe Sorgfalt nötig. Das System verarbeitet die ausgewählten Bestellungen nicht als ein einziges Paket, sondern unabhängig voneinander und der Reihe nach. Bricht mitten im Vorgang die Verbindung ab oder tritt ein Timeout auf, beginnt nicht alles von vorn, sondern die Arbeit wird an der Abbruchstelle fortgesetzt. Jeder Datenaustausch mit den Logistikunternehmen wird zudem in nach Art getrennten Paketdienst-Protokollen gespeichert. Die von der Logistik kommenden Aufrufe zu Lieferscheinrückläufen, Wareneingang und Bestellstatus werden auf einem eigenen Bildschirm verfolgt; schlägt eine Übertragung fehl, werden Fehlercodes wie „Bestand nicht gefunden“ oder „Mengenfehler“ gemeldet.

Dieselbe Disziplin gilt auch in umgekehrter Richtung. Im Retourenablauf, der in der dritten Phase hinzukam, erstellt der Außendienstmitarbeiter die Retourenliste, und die Buchhaltung prüft über das System die früheren Bestelldatensätze der Produkte. Ein Produkt, das nie bestellt wurde, kann nicht zurückgenommen werden; für die geeigneten Positionen entsteht der Retourenlieferschein. Sobald Rückmeldungen des Logistikunternehmens eintreffen, entstehen die Retourenlieferscheine je nach Zeitpunkt und Antwort von selbst.

Was wir in der Praxis gelernt haben

• Teilen Sie die Bestellung nach der Realität des Lagers auf. Die Kategorie im Vertrieb und die Kommissionierroute im Lager sind nicht dasselbe; die Zwischenschicht, die beide abgleicht, machte gleichzeitiges Kommissionieren möglich.
• Warnen Sie nicht nur das Auge, sondern auch das Ohr. Für jemanden, der zwischen den Regalen arbeitet, fällt ein akustisches Signal schneller auf als rote Schrift auf dem Bildschirm.
• Verarbeiten Sie Massenvorgänge nicht als einen einzigen Block. Unabhängig und der Reihe nach verarbeitete Lieferscheine verhinderten, dass der Vorgang bei einer Unterbrechung von vorn beginnen musste.
• Die Integration muss auch zurück sprechen. Solange die vom Carrier zurückkommende Zustellinformation nicht im System ankommt, greift der Kundenservice doch wieder zum Telefon.

Das Maß der Digitalisierung im Lager ist nicht, dass das Papier verschwindet, sondern dass der Fehler abgefangen wird, bevor der Karton geschlossen ist.

Wo wird der Fehler in Ihrem Lager abgefangen?

Wenn Ihre Bestellungen noch immer vom Papier kommissioniert werden, Paketbarcodes von Hand geschrieben werden oder Sie den Carrier anrufen müssen, um den Zustellstatus zu erfahren, können wir gemeinsam darüber sprechen, Lager und Logistik in einen Ablauf zu verbinden. Die weiteren Bildschirme sehen Sie auf der Projektseite von Bayi360; über unsere Kontaktseite erreichen Sie uns.