RAMS PDKS: بطاقة عامل المقاول من الباطن لا تنتظر عند البوابة، وبطاقة من ترك العمل لا تبقى فعّالة

صباح يوم الاثنين، عند المدخل الرئيسي لموقع البناء. فريق جديد من أحد المقاولين من الباطن يبدأ العمل؛ البطاقات في أيديهم، وهم أمام البوابة الدوّارة. وفي الساعات نفسها لا تزال بطاقة عامل غادر الأسبوع الماضي من شركة أخرى معرّفة على بعض الأجهزة في الموقع. والحالتان تنبعان من المشكلة نفسها: البطاقة لا تتحرك بسرعة سجل الشخص نفسها.

في مواقع البناء التابعة لـ RAMS Türkiye يعمل إلى جانب الفريق الدائم مئات العمال التابعين لعشرات المقاولين من الباطن. ومعرفة من يدخل الموقع ومن يخرج منه ومتى أمر حاسم من حيث السلامة المهنية ومستخلصات أعمال المقاولين من الباطن على حد سواء. ونروي في هذا المقال رحلة البطاقة في RAMS PDKS، من البوابة الدوّارة إلى تقرير مستخلص الأعمال في بداية الشهر.

المشروع باختصار

RAMS PDKS منصة سحابية بالكامل للحضور والانصراف والموارد البشرية، تدير من مركز واحد دخول وخروج الموظفين الدائمين وموظفي المقاولين من الباطن في المقر الرئيسي لشركة RAMS Türkiye ومكاتب مبيعاتها ومواقع البناء التابعة لها. ويعبر الموظفون بالبطاقة من البوابة الدوّارة في موقع البناء، ومن لوحة قارئ البطاقات في المكتب؛ ويمكن لموظفي الميدان والمكاتب أيضًا استخدام تطبيق الجوال المزوّد بالتحقق عبر QR والموقع. والأجهزة في الموقع متصلة بالسحابة دون فتح منافذ عبر بوابة IoT التي طوّرتها Karatsoft. وتجتمع في لوحة واحدة قائمة الموظفين، وإدارة البطاقات والأجهزة، ومجموعات الأشخاص، والمناوبات، والإجازات، ومتابعة شركات المقاولين من الباطن، والتقارير، ورسائل التقارير الآلية بالبريد الإلكتروني.

البطاقة على البوابة الدوّارة خلال ثوانٍ لا ساعات

في النظام القديم كان تفعيل بطاقة عامل جديد لدى أحد المقاولين من الباطن يستغرق ساعات، وإلغاء بطاقة من ترك العمل يستغرق أحيانًا أيامًا. وكان السبب بسيطًا: دوران عمال المقاولين من الباطن مرتفع، فتُعرَّف كل أسبوع عشرات البطاقات الجديدة وتُلغى عشرات أخرى، وكانت البطاقات تُحمَّل على كل جهاز على حدة. وكان ذلك يستغرق وقتًا، ويؤدي إلى بقاء بطاقة الموظف الذي ترك العمل فعّالة في الموقع.

في RAMS PDKS تُرسَل البطاقة، بمجرد تعريفها للشخص ولنقاط العبور المصرّح بها، إلى جميع البوابات الدوّارة واللوحات في تلك النقاط. وتظهر في قائمة البطاقات حالة كل بطاقة على الأجهزة ووقت آخر مزامنة؛ فوصول البطاقة إلى الموقع لا يُخمَّن، بل يُقرأ على الشاشة. وعند إدخال سجل إنهاء الخدمة أو التعطيل تُزال البطاقة من الأجهزة بالسرعة نفسها، خلال ثوانٍ. ولم يعد إغلاق البطاقة مهمة منفصلة، بل نتيجة طبيعية لسجل ترك العمل.

بدلًا من توزيع الصلاحيات على الأشخاص واحدًا تلو الآخر، تُستخدم مجموعات الأشخاص. فتُعرَّف صلاحية العبور وقيود الوقت والمناوبة والتقارير عبر المجموعات؛ ومن يُضاف إلى مجموعة يحصل تلقائيًا على صلاحياتها ومناوبتها، وتنتقل بطاقته فورًا إلى الأجهزة المعنية. وعندما يصل فريق من أحد المقاولين من الباطن دفعة واحدة، أو يغادر بعد إنهاء عمله، يمكن تفعيل الموظفين أو تعطيلهم أو تحديث بياناتهم أو تخصيص بطاقات لهم جماعيًا.

كل عامل لدى مقاول من الباطن يُسجَّل مع شركته

يمرّ الموظفون الدائمون وموظفو المقاولين من الباطن من البوابة نفسها، لكنهم يخضعون لقواعد مختلفة. ولذلك لم نصمّم معلومة المقاول من الباطن عمودًا في القوائم، بل بُعدًا ساريًا في كل أجزاء النظام. فيُسجَّل كل عامل لدى مقاول من الباطن مرتبطًا بشركته؛ وتُصفّى قائمة الموظفين والتقارير اليومية والتقرير الشهري المفصّل وتُفصَّل حسب الشركة. ويمكن أيضًا تعريف قيود وقت مستقلة لموظفي المقاولين من الباطن في إعدادات الموقع.

واستند بدء النظام ببيانات كاملة منذ اليوم الأول إلى هذا النموذج أيضًا. فقد استُوردت سجلات الفروع والأقسام والوظائف والأشخاص المحفوظة في جداول Excel بصيغ مختلفة بواسطة معالج مطابقة الحقول؛ ورُبطت الصفوف التي يحتوي عمود المقاول من الباطن فيها على قيمة بالشركة المعنية تلقائيًا.

وفي شاشة شركات المقاولين من الباطن تُدرج كل شركة مع موظفيها المسجلين، والموجودين في الموقع حاليًا، والمتأخرين خلال الشهر؛ ومنها يُنتقل بنقرة واحدة إلى قائمة الأشخاص وكشف الدوام وتقرير أيام العمل للفرد لكل شركة. ويُصدَّر تقرير أيام العمل للفرد الشهري مباشرة إلى Excel لإعداد مستخلص الأعمال. ولا يرى دور مسؤول المقاول إلا موظفي شركته؛ وترى إدارة موقع البناء موقعها، ويرى قسم الموارد البشرية الهيكل بأكمله.

التقرير يصل صباحًا دون أن يطلبه أحد

قبل المشروع كان مديرو مواقع البناء وقسم الموارد البشرية يستخرجون قوائم المتأخرين والغياب بأنفسهم كل صباح. أما الآن فتصل تقارير مثل المتأخرين، والمغادرين مبكرًا، والغياب، والنقص في ساعات العمل، والموجودين في الداخل حاليًا إلى البريد الإلكتروني للمديرين في اليوم والساعة المحددين. ويُحدَّد لكل شخص أي التقارير تُرسل إلى أي مدير ومتى، ويتلقى كل مدير تقرير موقعه. ويُضاف التفصيل حسب المقاولين من الباطن جدولًا منفصلًا؛ ويصل تقرير مستخلص الأعمال الشهري إلى قسم المحاسبة في بداية كل شهر.

ولمن يريد الدخول في التفاصيل، هناك التقرير الشهري المفصّل. ففي السابق لم يكن هذا التقرير يتضمن معلومة الباب الذي تمّ منه الدخول أو الخروج؛ أما الآن فيظهر في كل خلية وقت الدخول والخروج مع نقطة العبور. وتُلوَّن أيام الدوام العادي والعمل الإضافي والنقص في ساعات العمل والغياب والإجازات والعطلات، ويُصدَّر التقرير إلى Excel بنقرة واحدة.

ما تعلّمناه في الميدان

• اربطوا عمر البطاقة بسجل الشخص. إذا أُزيلت البطاقة من الأجهزة لحظة إدخال سجل ترك العمل، فلن تبقى في الموقع بطاقات فعّالة منسية.
• امنحوا الصلاحية للمجموعة لا للشخص. في ظل الدوران المرتفع يستغرق التعريف الفردي وقتًا ويكون عرضة للنسيان؛ أما المجموعة فتمنح القادم الجديد الصلاحية الصحيحة منذ اليوم الأول.
• اجعلوا المقاول من الباطن بُعدًا في النظام. حين تكون معلومة الشركة سارية في القائمة والتقرير والدور والبريد الإلكتروني في آن واحد، لا تحتاج بيانات مستخلص الأعمال إلى تجميع منفصل.
• لا تطلبوا التقرير، بل اشتركوا فيه. حين تتحول القائمة التي كانت تُستخرج يدويًا كل صباح إلى رسالة بريد إلكتروني تصل في الساعة المحددة، يبدأ يوم المدير بالتقرير.

في موقع بناء يكثر فيه المقاولون من الباطن، يجب أن تأتي البطاقة مع الشخص وتذهب معه؛ فكل يوم يمضي بينهما فجوة في السلامة وفي مستخلص الأعمال معًا.

كم ساعة يستغرق تفعيل بطاقة في مواقعكم؟

إذا كنتم تديرون موقع بناء أو مصنعًا أو مستودعًا يرتفع فيه دوران عمال المقاولين من الباطن، وما زالت تعريفات البطاقات أو حسابات مستخلصات الأعمال أو التقارير الصباحية تُدار يدويًا، فيمكننا تكييف هذا التدفق مع هيكلكم. يمكنكم الاطلاع على المنصة كاملة في صفحة مشروع RAMS PDKS، والتواصل معنا.