RAMS PDKS: le badge du sous-traitant n’attend pas à la porte, celui du partant ne reste pas actif

Lundi matin, à l’entrée principale du chantier. Une nouvelle équipe sous-traitante commence le travail ; badges en main, ses membres attendent devant le tourniquet. Au même moment, le badge d’un salarié d’une autre entreprise, parti la semaine dernière, est toujours enregistré sur certains équipements du terrain. Les deux situations naissent du même problème : le badge n’évolue pas au même rythme que la fiche de la personne.

Sur les chantiers de RAMS Türkiye, des centaines de salariés de dizaines d’entreprises sous-traitantes travaillent aux côtés des équipes permanentes. Savoir qui entre sur le chantier, qui en sort et à quel moment est essentiel, tant pour la sécurité au travail que pour les situations de travaux des sous-traitants. Dans cet article, nous suivons le parcours d’un badge dans RAMS PDKS, du tourniquet jusqu’au rapport de situation de travaux du début de mois.

Le projet en bref

RAMS PDKS est une plateforme de gestion des temps et présences et de ressources humaines, reposant sur une architecture entièrement cloud, qui pilote de manière centralisée les entrées et sorties du personnel permanent et sous-traitant au siège, dans les bureaux de vente et sur les chantiers de RAMS Türkiye. Sur le chantier, le personnel franchit le tourniquet avec son badge ; au bureau, il passe par un lecteur de badges ; les employés de terrain et de bureau peuvent aussi utiliser l’application mobile avec vérification par QR code et géolocalisation. Les équipements du terrain sont reliés au cloud sans ouverture de port, grâce à la passerelle IoT développée par Karatsoft. Liste des employés, gestion des badges et des équipements, groupes de personnes, postes, congés, suivi des entreprises sous-traitantes, rapports et e-mails de rapports automatiques sont réunis dans une seule interface.

Le badge sur le tourniquet en quelques secondes, et non en quelques heures

Dans l’ancienne organisation, l’activation du badge d’un nouveau salarié sous-traitant pouvait prendre des heures, et la révocation de celui d’une personne partie, parfois plusieurs jours. La raison était simple : la rotation des sous-traitants était élevée, des dizaines de nouveaux badges étaient créés et des dizaines d’autres annulés chaque semaine, et les badges étaient chargés sur chaque équipement un par un. Cela prenait du temps et laissait actifs sur le terrain les badges du personnel parti.

Dans RAMS PDKS, dès qu’un badge est enregistré pour une personne et ses points d’accès autorisés, il est envoyé à tous les tourniquets et lecteurs de ces points. Dans la liste des badges, l’état de chaque badge sur les équipements et l’heure de la dernière synchronisation sont visibles ; on ne suppose plus que le badge est arrivé sur le terrain, on le lit à l’écran. Dès qu’un départ ou une désactivation est saisi, le badge est retiré des équipements tout aussi vite, en quelques secondes. La révocation du badge n’est plus une tâche à part, mais la conséquence naturelle de l’enregistrement du départ.

Au lieu de distribuer les droits personne par personne, on utilise des groupes de personnes. Les droits d’accès, les restrictions horaires, les postes et le reporting sont définis par groupe ; une personne ajoutée à un groupe reçoit automatiquement les droits et le poste du groupe, et son badge part immédiatement vers les équipements concernés. Lorsqu’une équipe sous-traitante arrive au complet ou quitte le chantier une fois sa mission terminée, les employés peuvent être activés ou désactivés, mis à jour ou recevoir un badge en masse.

Chaque salarié sous-traitant est créé avec son entreprise

Le personnel permanent et sous-traitant passe par la même porte, mais obéit à des règles différentes. C’est pourquoi nous avons conçu l’information sous-traitant non comme une simple colonne dans les listes, mais comme une dimension valable partout dans le système. Chaque salarié sous-traitant est créé rattaché à son entreprise ; la liste des employés, les rapports journaliers et le rapport mensuel détaillé sont filtrés et ventilés par entreprise. Dans les paramètres du site, une restriction horaire spécifique peut aussi être définie pour le personnel sous-traitant.

Le démarrage du système avec toutes ses données dès le premier jour reposait lui aussi sur ce modèle. Les établissements, départements, fonctions et personnes, tenus dans des tableaux Excel aux formats différents, ont été importés grâce à l’assistant de correspondance des champs ; les lignes dont la colonne sous-traitant était renseignée ont été automatiquement rattachées à l’entreprise concernée.

Dans l’écran des entreprises sous-traitantes, chaque entreprise est listée avec son personnel enregistré, les personnes actuellement présentes sur le terrain et ses retards du mois ; un clic suffit pour accéder, par entreprise, à la liste des personnes, à la feuille de temps et au rapport des jours-hommes. Le rapport mensuel des jours-hommes est exporté directement vers Excel pour les situations de travaux. Le rôle de responsable du sous-traitant ne voit que le personnel de sa propre entreprise ; la direction de chantier voit son propre site, et les RH l’ensemble de la structure.

Le rapport arrive le matin sans que personne le demande

Avant le projet, les chefs de chantier et les RH extrayaient eux-mêmes chaque matin les listes des retards et des absences. Aujourd’hui, les rapports tels que les retards, les départs anticipés, les absences, les heures manquantes et les personnes actuellement présentes arrivent dans la boîte e-mail des responsables au jour et à l’heure fixés. Quels rapports partent vers quel responsable et à quel moment : tout se définit personne par personne, et chaque responsable reçoit le rapport de son propre site. La ventilation par sous-traitant est ajoutée sous forme de tableau distinct ; le rapport mensuel de situation de travaux parvient à la comptabilité en début de mois.

Pour qui veut entrer dans le détail, il y a le rapport mensuel détaillé. Auparavant, ce rapport n’indiquait pas par quelle porte les entrées et sorties avaient été effectuées ; désormais, chaque cellule affiche à la fois l’heure d’entrée et de sortie et le point d’accès utilisé. Heures normales, supplémentaires et manquantes, absences, congés et jours fériés sont signalés par des couleurs, et le rapport s’exporte vers Excel en un clic.

Ce que nous avons appris sur le terrain

• Liez la durée de vie du badge à la fiche de la personne. Si le badge est retiré des équipements dès la saisie du départ, aucun badge actif oublié ne subsiste sur le terrain.
• Accordez les droits au groupe, pas à la personne. Avec une forte rotation, les paramétrages individuels prennent du temps et sont sujets aux oublis ; le groupe donne au nouvel arrivant les bons droits dès le premier jour.
• Faites du sous-traitant une dimension. Quand l’information sur l’entreprise vaut à la fois dans la liste, le rapport, le rôle et l’e-mail, les données de situation de travaux n’ont plus à être compilées à part.
• Ne demandez pas le rapport, abonnez-vous. Quand la liste extraite à la main chaque matin devient un e-mail qui arrive à l’heure fixée, la journée du responsable commence avec le rapport.

Sur un chantier à forte présence de sous-traitants, le badge doit arriver avec la personne et repartir avec elle ; chaque jour d’écart est une faille, pour la sécurité comme pour les situations de travaux.

Sur votre site, combien d’heures faut-il pour activer un badge ?

Si vous gérez un chantier, une usine ou un entrepôt à forte rotation de sous-traitants, et que l’enregistrement des badges, le calcul des situations de travaux ou les rapports du matin se font encore à la main, nous pouvons adapter ce fonctionnement à votre organisation. Vous pouvez découvrir l’ensemble de la plateforme sur la page du projet RAMS PDKS et nous contacter.