Bayi360 : à l'entrepôt, code-barres, alerte sonore et un seul flux pour trois transporteurs

Le matin, préparation des expéditions. Les accessoires auto d'une même commande se trouvent à une extrémité de l'entrepôt, les produits cosmétiques à l'autre. Dans l'ancien fonctionnement, la commande était imprimée sur papier, le personnel parcourait les étagères en regardant le papier, et le code-barres d'expédition était saisi à la main après coup. La confusion de deux produits aux emballages similaires ou l'oubli d'une ligne étaient des erreurs invisibles sur le papier.

La deuxième phase de Bayi360 a numérisé cette chaîne, de l'étagère de l'entrepôt jusqu'au suivi du colis.

Le projet en bref

Bayi360 est une plateforme B2B de vente terrain et de distribution, entièrement intégrée à l'ERP, que nous avons développée pour un distributeur qui approvisionne des points de vente de détail dans toute la Turquie. Lors de la première phase, les commandes et les encaissements ont été amenés sur le terrain ; lors de la deuxième, le scan de codes-barres à l'entrepôt et les intégrations logistiques ont été ajoutés ; lors de la troisième, le moteur de promotions, la validation des retours, le rapprochement bancaire et le portail client ont été mis en service. Aujourd'hui, avec plus de 130 écrans et rapports, le système pilote toute la chaîne, du terrain à la comptabilité, depuis un point unique. Cet article raconte l'histoire de la deuxième phase, c'est-à-dire du flux qui va de l'entrepôt jusqu'à la porte du client.

Une commande, plusieurs zones d'entrepôt

La première décision a été de fractionner la commande selon la réalité de l'entrepôt. Les sous-catégories du côté des ventes sont regroupées à l'entrepôt sous des groupes principaux ; lorsque le paramètre de commande multi-catégories est activé, un numéro de commande unique est réparti en lignes distinctes selon les groupes de produits principaux qu'il contient. Le personnel des différentes zones d'entrepôt peut ainsi préparer la même commande simultanément et indépendamment les uns des autres. À l'étape du bon de livraison, ces parties sont regroupées de nouveau dans un seul tableau.

Sur l'écran du préparateur figurent, pour chaque produit, les informations d'allée, d'étagère et de rangée. Ces informations proviennent de l'ERP ; l'agencement de l'entrepôt peut être associé en masse via Excel. Le personnel d'entrepôt ne voit pas les prix : son écran ne comporte que les lignes qu'il doit préparer.

Les marchandises qui entrent à l'entrepôt sont réceptionnées avec la même discipline du code-barres. Lorsque le produit d'une commande passée au fournisseur est scanné, le nom du produit, son image et la quantité attendue s'affichent à l'écran ; si la même société a plusieurs commandes ouvertes, la déduction se fait sur la commande créée en premier. Les quantités scannées sont conservées dans une table temporaire jusqu'à ce que l'opération soit terminée et se transforme en bon de livraison d'achat, et aucune donnée n'est perdue en cas de réception interrompue.

Code-barres, image et son : intercepter l'erreur avant qu'elle n'entre dans le carton

Lorsque le personnel scanne le code-barres, l'image du produit s'affiche à l'écran. Comparer la boîte qu'on tient en main avec celle de l'écran est devenu le moyen le plus simple d'éviter la confusion entre des produits aux emballages similaires. Lorsqu'une quantité supérieure à celle commandée est saisie, le système émet une alerte sonore et demande au personnel une correction ou une confirmation délibérée ; les lignes restant incomplètes sont marquées en rouge. Quelqu'un qui travaille entre les étagères ne peut pas garder les yeux en permanence sur l'écran ; au moment de l'erreur, c'est le son qui l'arrête.

À l'étape « Envoyer à l'emballage », le système fait confirmer une dernière fois le rapport, qui inclut aussi les manques et les excédents des autres catégories de la commande. Sont ensuite saisis les cartons, le poids volumétrique (desi), le transporteur, le chauffeur et la plaque d'immatriculation. Chaque ajout, suppression et modification de quantité sur l'écran de scan est consigné dans le journal à la seconde près, avec la valeur avant et après. Lorsqu'un problème survient à l'expédition, la réponse à la question « qui a supprimé cette ligne, et à quelle heure ? » est prête.

La date d'expédition est marquée « aujourd'hui » ou « demain ». Un numéro de bon de livraison imprimé par erreur ne peut être modifié qu'à partir d'un enregistrement qui existe réellement dans le système ; une expédition erronée peut, elle, être renvoyée à l'étape d'emballage en annulant le bon de livraison. Les commandes qui risquent de rester bloquées en attente lorsqu'une nouvelle catégorie de produits est définie après la passation de la commande sont, elles aussi, retrouvées dans le rapport de contrôle des catégories et remises sur leur chemin en un clic.

Du bon de livraison à la porte : trois transporteurs, un seul flux

Lorsque le bon de livraison est créé, le code-barres d'expédition n'est plus saisi à la main ; il est généré via les connexions API établies avec le partenaire logistique et deux sociétés de messagerie. L'intégration avec le partenaire logistique va encore plus loin : le bordereau de livraison en entrepôt et les informations de retour sont réinjectés dans le système, et le service client peut suivre la livraison en temps réel. Les données de stock sont aussi synchronisées chaque minute avec la quantité physique de l'entrepôt logistique.

La même rigueur était nécessaire pour la création de bons de livraison groupés. Le système traite les commandes sélectionnées non pas en un seul paquet, mais de manière indépendante et séquentielle. Si la connexion est coupée en cours d'opération ou si un délai d'attente est dépassé, tout ne repart pas de zéro : le travail reprend là où il s'était arrêté. Chaque échange de données avec les sociétés de logistique est aussi conservé dans des journaux de messagerie séparés selon leur type. Les appels de retour de bon de livraison, de réception de marchandises et d'état de commande venant du côté logistique sont suivis dans un écran distinct ; lorsqu'un transfert échoue, des codes d'erreur comme « stock introuvable » ou « erreur de quantité » sont rapportés.

La même discipline fonctionne aussi dans l'autre sens. Dans le flux de retours ajouté lors de la troisième phase, le commercial terrain établit la liste des retours sur le terrain, et la comptabilité vérifie dans le système l'historique des commandes des produits. Un produit qui n'a jamais été commandé ne peut pas être repris ; le bon de livraison de retour est créé à partir des lignes éligibles. À mesure que les retours arrivent de la société de logistique, les bons de livraison de retour sont eux aussi créés automatiquement, selon l'heure et la réponse reçues.

Ce que nous avons appris sur le terrain

• Fractionnez la commande selon la réalité de l'entrepôt. La catégorie de vente et l'itinéraire de picking de l'entrepôt ne sont pas la même chose ; la couche intermédiaire qui les fait correspondre a rendu possible le picking simultané.
• Donnez l'alerte non seulement à l'écran, mais aussi à l'oreille. Pour quelqu'un qui travaille entre les étagères, une alerte sonore se remarque plus vite qu'un texte rouge à l'écran.
• Ne traitez pas une opération groupée d'un seul bloc. Des bons de livraison traités de façon indépendante et séquentielle ont évité qu'en cas de coupure l'opération reparte de zéro.
• L'intégration doit aussi parler en retour. Tant que l'information de livraison renvoyée par le transporteur n'est pas inscrite dans le système, le service client se remet à décrocher son téléphone.

À l'entrepôt, la mesure de la numérisation n'est pas la disparition du papier, mais l'erreur interceptée avant que le carton ne soit fermé.

Où l'erreur est-elle interceptée dans votre entrepôt ?

Si vos commandes sont encore préparées à partir du papier, si vos codes-barres d'expédition sont saisis à la main ou si vous devez appeler le transporteur pour connaître l'état d'une livraison, nous pouvons discuter ensemble de la façon de relier l'entrepôt et la logistique dans un même flux. Vous pouvez voir les autres écrans sur la page du projet Bayi360 et nous joindre depuis notre page de contact.