Bayi360 : un moteur de règles pour éviter de vendre deux fois le même stock

Le même matin, dans deux districts différents, deux commerciaux terrain vendent le même produit à deux revendeurs distincts. Le stock de l'entrepôt ne suffit pas pour les deux à la fois, mais personne ne le sait au moment de la commande. Le problème n'apparaît qu'à l'entrepôt, pendant l'emballage : un revendeur recevra une livraison incomplète, une facture devra être corrigée, un commercial devra s'expliquer.

Le moteur de règles de Bayi360 est né pour répondre à ce moment précis : avoir la certitude que chaque commande passée sur le terrain restera identique à l'entrepôt comme sur la facture.

Le projet en bref

Bayi360 est une plateforme B2B de vente terrain, entièrement intégrée à l'ERP, que nous avons développée pour un distributeur qui approvisionne en produits de grande consommation des centaines de points de vente de détail dans toute la Turquie. Commandes, encaissements, entrepôt, logistique, promotions, retours et rapprochement bancaire sont gérés dans une couche opérationnelle construite au-dessus de l'ERP, sans que celui-ci soit modifié. Le commercial terrain, la comptabilité, l'entrepôt et le revendeur voient les mêmes données, chacun dans les limites de ses droits d'accès. Cet article décrit les règles qui s'exécutent derrière l'écran de commande.

Quantité vendable : le stock moins les paniers des autres

Avec l'ancien fonctionnement, le commercial terrain ne voyait que la quantité en stock à l'entrepôt. Or, au même moment, des produits en attente dans les paniers d'autres commerciaux et de revendeurs réclamaient eux aussi leur part du même stock. Dans Bayi360, le commercial qui ouvre la fiche d'un produit voit côte à côte le stock, le réservé et le multiple de conditionnement. La quantité vendable est calculée en retranchant du stock les quantités présentes dans tous les autres paniers ; si la demande dépasse cette limite, le système bloque la vente avec l'alerte « quantité de produit insuffisante ». Cela empêche deux commerciaux de vendre le même produit en même temps.

Les multiples de conditionnement propres à chaque produit sont contrôlés en même temps. Sur un produit conditionné par dix, il est impossible de saisir quinze unités ; seuls les multiples du conditionnement sont acceptés. Si la règle est contournée d'une manière ou d'une autre côté ERP, une seconde barrière prend le relais : avant de partir en logistique, la commande est arrondie au multiple supérieur, et cette modification est enregistrée dans le journal avec l'ancienne et la nouvelle quantité. Les commandes dont la quantité change lors de l'intégration sont en outre signalées au commercial terrain par le rapport envoyé chaque soir.

Le choix des produits affichés à l'écran de commande obéit lui aussi à une règle. Pour qu'un produit soit ouvert à la vente sur le terrain, il doit avoir été activé dans le panneau d'administration et présenter un solde de stock dans les enregistrements comptables ; un produit dont le stock est à zéro n'apparaît pas dans la liste, même s'il est actif. Il est aussi possible de définir des packs de produits prédéfinis, destinés à certains groupes de clients : lorsque le commercial terrain touche le visuel du pack, son contenu est transféré dans le panier en une seule fois. Pour les longues listes, un chargement groupé du panier à partir d'un modèle Excel est disponible ; une même liste de produits peut être affectée à plusieurs comptes clients en une seule opération.

Prix propre à chaque revendeur et remises à six niveaux

Les listes de prix variaient d'un revendeur à l'autre, et il fallait calculer cet écart sans erreur sur le terrain. Dès que le commercial terrain sélectionne un compte client, le prix catalogue figurant sur les fiches produit est barré et remplacé par le prix net défini pour ce revendeur. Les remises peuvent être définies produit par produit, via la hiérarchie des définitions de remise ou via les groupes de produits, et s'appliquent en cascade jusqu'à six niveaux : par exemple d'abord 5 %, puis 10 %, puis 25 %. Le type d'une définition de remise ne peut plus être modifié une fois enregistré ; désactiver une règle devenue inutile plutôt que la supprimer préserve la traçabilité des tarifications passées. Lorsque le taux légal de TVA change, les commandes en attente peuvent en outre être recalculées en bloc d'après la définition à jour de la fiche article.

Avant la comptabilisation, le panier donne le récapitulatif financier de l'opération. Les remises en cascade, les promotions déclenchées et le total général TTC sont transmis au revendeur sous forme de facture proforma ; la proforma validée se transforme en commande. Pour une commande urgente, un deuxième panier peut être ouvert ; le panier en cours peut être passé en inactif puis repris là où il s'était arrêté, et les modèles préparés par les administrateurs s'appliquent en un clic.

Moteur de promotions : ce qui est promis doit aussi tenir à l'expédition

Le moteur de promotions que nous avons mis en service lors de la troisième phase reconnaît quatre types de promotion : la promotion unitaire, déclenchée lorsqu'un produit précis atteint la quantité cible ; la promotion sur quantité totale, qui s'appuie sur la somme de plusieurs produits ; la promotion à quantités multiples, qui exige des quantités obligatoires de produits différents ; et la promotion de prix, qui s'applique lorsque le montant du panier dans un groupe de produits dépasse un seuil. L'avantage obtenu peut être un produit offert, un taux de remise ou des points.

Les avantages se multiplient : dans une promotion qui offre un produit pour dix unités achetées, un revendeur qui en achète vingt voit deux produits offerts s'ajouter automatiquement à son panier. Dans les promotions par combinaison, c'est le maillon le plus faible qui décide : l'avantage est calculé avec le multiplicateur du produit dont le multiple est le plus bas parmi les conditions. Les points et la quantité offerte augmentent avec le multiple d'achat, tandis que le taux de remise reste constant. Lorsqu'un groupe de clients principal est ajouté à une promotion, l'ajout séparé de ses sous-groupes est bloqué ; la définition ne comporte ainsi aucun doublon.

Le plus difficile, c'était l'expédition, car la promesse faite à la commande et la marchandise qui sort réellement de l'entrepôt ne sont pas toujours identiques. Les promotions sont donc revalidées pendant l'emballage : le produit offert reste au statut « payant » tant que les conditions ne sont pas remplies, puis passe à « gratuit » dès qu'elles le sont. Si un produit manquant à l'emballage fait passer la quantité sous le seuil minimal de la promotion, le système annule l'avantage à l'étape du bon de livraison ou recalcule les montants selon les quantités à jour. Au final, la facture et la sortie physique restent parfaitement cohérentes.

Ce que nous avons appris sur le terrain

• Amenez la règle jusqu'au terrain. Lorsque le multiple de conditionnement et le stock réservé étaient contrôlés au niveau central, l'erreur n'était détectée qu'à l'expédition ; contrôlés au moment de la commande, ils empêchent qu'elle se produise.
• Prévoyez une seconde barrière pour la règle. Une règle de conditionnement contournée côté ERP est interceptée et consignée avant le départ en logistique.
• Vérifiez séparément la promesse et l'expédition. La promotion étant calculée à la commande puis revalidée au bon de livraison, les factures ne sont pas corrigées après coup.
• La souplesse ne doit pas remplacer la règle. Le deuxième panier, le panier inactif et les modèles font gagner du temps sur le terrain ; mais tous passent par le même moteur de règles.

Dans une opération de vente B2B, l'erreur la plus coûteuse est celle que personne ne remarque sur le terrain mais que tout le monde remarque à l'entrepôt. Déplacer les règles au moment où la commande est saisie élimine cette erreur à la source.

Où vos règles de commande s'appliquent-elles ?

Si vos listes de prix varient selon le revendeur, si vos règles de conditionnement sont ignorées sur le terrain ou si vos promotions réservent des surprises sur la facture, il est possible de déplacer les règles au moment où la commande est saisie. Vous pouvez consulter les autres modules de Bayi360 sur la page du projet et nous écrire pour discuter de votre propre configuration.