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Projet
Plateforme de gestion du personnel et des équipes terrain
L'application de travail dans la poche des collaborateurs de Sinpaş Yapı Tasarruf Sandığı : pointage vérifié par QR code et position, congés, frais, missions terrain et formations dans une seule application mobile ; les RH et les responsables voient chaque action en même temps dans le panneau web.
YTSConnect a été développé pour Sinpaş Yapı Tasarruf Sandığı (Sinpaş Tasarruf Finansman A.Ş.), qui compte des dizaines d'agences et des centaines de collaborateurs à travers la Turquie ; il réunit dans un seul écosystème le contrôle de présence du personnel (PDKS), la gestion des horaires, les processus de congés, d'avances et de frais, les missions commerciales terrain et la gestion des formations d'entreprise.
La solution se compose de trois niveaux : un panneau d'administration web pour les RH et les responsables, une application mobile iOS/Android pour l'ensemble des collaborateurs et une API d'intégration qui dialogue dans les deux sens avec les systèmes CRM/ERP existants de l'organisation. Les collaborateurs se connectent avec leurs identifiants d'entreprise existants (SSO), prennent leur service grâce au QR code de l'agence et à la vérification de leur position, et créent leurs demandes de congé et de frais depuis leur mobile ; les responsables, eux, voient toutes les actions dans la console web à la même seconde, les valident et en font le reporting.
Résultat : à la place de fichiers Excel dispersés, de chaînes d'e-mails et de feuilles de pointage manuelles, Sinpaş YTS dispose d'une infrastructure numérique parfaitement adaptée à son organigramme et à ses politiques de travail, qui constitue une source de vérité unique.
Sinpaş Yapı Tasarruf Sandığı souhaitait piloter de manière centralisée son réseau d'agences en forte croissance ainsi que ses équipes commerciales sur le terrain. Le suivi du temps de travail se faisait selon des méthodes différentes d'une agence à l'autre, les demandes de congé circulaient par e-mail, et les visites terrain comme les frais étaient comptabilisés à partir de justificatifs collectés en fin de mois. L'équipe RH passait des jours à consolider des données pour répondre de façon fiable à la question « qui a travaillé, où et quand ? ».
Des logiciels PDKS prêts à l'emploi avaient été essayés ; mais aucun produit standard n'avait pu répondre au besoin de hiérarchies de validation propres à l'organisation, de structure avec des entreprises sous-traitantes, de processus de vente terrain et d'intégration avec les identités utilisateurs du CRM existant.
Chez Karatsoft, nous avons démarré YTSConnect avec une architecture plaçant le système CRM existant de l'organisation au centre. Lors de la première phase, le panneau web et l'infrastructure PDKS ont été mis en service ; lors de la deuxième, l'application mobile et la gestion des missions terrain ; lors de la troisième, les modules de formation, d'enquêtes, d'équipements et de rapports avancés. YTSConnect est aujourd'hui utilisé activement dans toutes les agences de Sinpaş YTS, et chaque nouvelle agence est intégrée au système dès qu'elle est définie dans le panneau et que son QR code est généré.
Parlez-nous de vos besoins ; nous formalisons par écrit le périmètre, les intégrations et la feuille de route dès les premiers échanges. Conçu autour de votre façon de travailler, sans toucher à votre ERP, à votre comptabilité ni à vos banques.
Les écrans principaux et leurs points forts : sur chaque image, nous agrandissons la zone essentielle. Touchez une image pour les détails.
Un collaborateur de Sinpaş YTS installe YTSConnect sur son téléphone et se connecte avec l'identifiant et le mot de passe CRM qu'il utilise déjà dans l'organisation ; il n'y a ni nouveau compte, ni nouveau mot de passe, ni processus d'inscription distinct. L'équipe RH et les responsables accèdent au panneau web avec la même identité. L'accès à l'application d'une personne définie dans le CRM s'ouvre automatiquement.
Lorsqu'ils ouvrent l'application, les collaborateurs accèdent à tout leur quotidien depuis la page d'accueil : « Prise de service » et « Fin de service », les boutons de pause, les missions, les formations, les enquêtes et les documents d'entreprise se trouvent sur le même écran. Depuis le menu du bas, ils passent en un geste aux annonces, aux opérations de congés et de frais et aux paramètres du compte. Le message « Motivation du jour » envoyé en début de journée les accueille également sur cet écran.
Les collaborateurs appuient sur « Prise de service » et scannent le QR code de l'agence avec la caméra de leur téléphone ; l'application vérifie en même temps la position et l'appareil associé. Aucun pointage n'est créé tant que les trois éléments ne concordent pas. Un collaborateur dont les enregistrements manquent pour des jours passés saisit d'abord un congé pour ces jours ; la feuille de pointage reste ainsi toujours complète et cohérente.
Les collaborateurs créent leur demande de congé depuis leur téléphone : ils choisissent le type de congé et les dates, indiquent si besoin une demi-journée et désignent la personne qui les remplacera. En haut de l'écran des congés, les droits acquis, les congés pris et les congés restants sont toujours à jour. La demande entre dans la chaîne de validation ; de leur côté, les RH impriment en un clic depuis le panneau le formulaire de rapprochement des congés pris.
Le commercial terrain crée sa demande de mission depuis son téléphone : il renseigne le client, le lieu, la date et le montant estimé. Une fois la chaîne de validation terminée, il démarre la mission, envoie sa position à son arrivée chez le client, ajoute ses frais et enregistre le résultat par client. L'objectif, le réalisé et le taux de réussite sont calculés automatiquement ; le responsable suit le même processus en direct depuis le panneau web.
Les collaborateurs saisissent leurs frais depuis leur téléphone, directement sur le terrain : ils choisissent la catégorie, la société, le montant, la devise et la date, et joignent le reçu ou la facture au format PDF ou image. L'enregistrement arrive dans la liste du responsable avec le statut en attente de validation. Les demandes d'avance et chaque action de validation ou de refus sont conservées avec leur date ; la finance accède au même document depuis le panneau.
Les collaborateurs retrouvent les formations qui leur sont attribuées sur la page « Mes formations » de leur téléphone ; ils regardent la vidéo et appuient sur « J'ai regardé la formation », lisent les documents PDF, et les contenus terminés sont marqués d'une coche verte. Celui qui termine une formation obtient le badge défini pour celle-ci et un certificat de participation. Les RH attribuent les contenus à des groupes et établissent, personne par personne, un rapport indiquant qui a terminé quoi.
Les annonces de la direction, les documents de procédures et de règlements, les enquêtes et les célébrations sont réunis dans une seule application sur le téléphone des collaborateurs. Les annonces arrivent avec une étiquette de priorité et leurs documents joints ; chaque enquête n'est remplie qu'une seule fois. Les cartes de bienvenue, de promotion, d'anniversaire et d'ancienneté ainsi que la notification de motivation du jour proviennent de la même application.
Chaque pointage par QR code, chaque demande de congé et chaque mission terrain effectués par les collaborateurs depuis leur téléphone arrivent en même temps dans la console web du responsable. La console résume le nombre total de collaborateurs, les personnes actuellement présentes, les congés en attente de validation et les retards, et présente le taux de pointage par agence sous forme de graphique. Le responsable y suit les validations en attente et exporte chaque liste vers Excel en un clic.
Le profil d'une personne regroupe sur une seule page l'agence, le poste, le département et les informations d'accès, les dossiers du personnel et les notes de chacun, qu'il s'agisse d'un collaborateur, d'un invité ou d'un personnel sous-traitant. Depuis ce même profil, le responsable accède à la définition d'horaire de la personne, aux pointages effectués depuis le téléphone, à ses congés et à ses préférences mobiles. Les rapports se filtrent par entreprise sous-traitante et par catégorie de personne.
L'organisation définit ses agences en choisissant leur position sur une carte et génère instantanément depuis le panneau un QR code pour chaque agence ; les collaborateurs prennent leur service en scannant ce code avec leur téléphone. La politique de pointage se définit en un seul choix : uniquement dans leur propre agence ou dans toutes les agences. Les départements et les postes sont définis dans la même rubrique ; une nouvelle agence rejoint le système dès que son QR code est généré.
Les RH définissent séparément, pour chaque jour, l'heure d'entrée, l'heure de sortie et les pauses, et indiquent d'une seule case une sortie qui déborde sur le lendemain. Dans la vue calendrier, on sélectionne des personnes et des jours pour affecter en masse un horaire, un horaire flexible ou un jour de repos hebdomadaire. Les tolérances de retard, de départ anticipé et d'heures supplémentaires minimales se définissent à la minute près ; les pointages mobiles effectués sur le terrain sont évalués selon ces règles.
Chaque entité choisit dans le panneau qui doit valider ses demandes de congé et de mission terrain : circuit hiérarchique, avec postes sélectionnés, hiérarchique raccourci ou chaîne personnalisée construite par glisser-déposer. La demande ouverte par un collaborateur depuis son téléphone suit ce circuit ; le responsable dont c'est le tour voit les demandes en attente dans l'application, y valide les missions terrain, les refuse ou demande une révision. Modifier un circuit ne demande aucun code.
Le compte de chaque collaborateur est associé à un seul téléphone ; aucun pointage ne peut être ouvert depuis un autre appareil. Pour un collaborateur qui change ou réinitialise son téléphone, le responsable supprime l'association depuis le panneau en un clic, et pour celui dont l'appareil est défaillant, désactive temporairement le contrôle GPS. L'écran d'autorisations en arborescence détermine quel rôle voit quelle page, quel rapport et quelle validation.
Chaque entrée et sortie pointée par les collaborateurs depuis leur téléphone est inscrite dans sa propre cellule de la feuille de pointage mensuelle. Heures normales, heures supplémentaires, heures manquantes, absences, jour de repos hebdomadaire, jour férié et congé payé apparaissent chacun dans une couleur distincte. Lorsque les RH cliquent sur une cellule, les mouvements du jour s'ouvrent et, si nécessaire, elles ajoutent un congé ou un enregistrement manuel ; les rapports quotidiens listent en outre les retards, les départs anticipés et les heures supplémentaires.
Tout enregistrement qui ne provient pas d'un pointage vérifié depuis le téléphone apparaît dans un rapport distinct. Le rapport « Enregistrements modifiés manuellement » indique le type d'opération, la date, l'heure, le motif et la personne qui a effectué l'opération. Avec les rapports sur les pointages oubliés, les personnes actuellement présentes, ainsi que sur l'utilisation et les droits à congé, les RH tiennent une chaîne d'enregistrements traçable, prête à tout moment pour un audit.
L'organisation enregistre ses équipements avec la propriété, la position, le numéro d'inventaire, la catégorie, le numéro de série, la personne affectée et le statut. Les notes du profil d'équipement conservent les événements tels que la maintenance, l'affectation ou la garantie, avec l'auteur et la date. Les affectations des collaborateurs au bureau et sur le terrain sont suivies à travers les mêmes fiches de personnes que celles utilisées par YTSConnect.
YTSConnect dialogue dans les deux sens avec les systèmes CRM et ERP existants de Sinpaş YTS : les enregistrements de personnes, d'agences, d'horaires et de pointages sont synchronisés entre les deux parties en quelques secondes. Les services fonctionnent en circuit fermé protégé par des clés. Un collaborateur défini dans le CRM accède immédiatement à l'application, et chaque pointage effectué depuis le téléphone remonte également vers le CRM.
Notifications et alertes instantanées, actions rapides et données en temps réel : les utilisateurs et les équipes terrain avancent depuis leur téléphone, sans attendre.
Le panneau web, l'application mobile et le CRM s'ouvrent avec la même identité ; il n'y a pas de gestion de compte et de mot de passe distincte pour les collaborateurs.
Si l'un des trois éléments (QR code, position, association de l'appareil) ne concorde pas, aucun pointage n'est créé ; seuls les enregistrements vérifiés entrent dans la feuille de pointage.
Le fait qu'un collaborateur puisse pointer uniquement dans sa propre agence ou dans toutes les agences est déterminé par la politique de l'organisation.
Un nouveau pointage ne s'ouvre pas tant qu'un jour passé sans enregistrement n'est pas clôturé ; aucun trou ne subsiste dans la feuille de pointage en fin de mois.
Hiérarchique, postes sélectionnés, raccourci ou chaîne personnalisée ; chaque département construit son circuit de validation sans écrire de code.
De la demande à la saisie du résultat, chaque étape est enregistrée avec la position et l'heure ; le rapport entre l'objectif et le réalisé se calcule automatiquement.
La demande de congé, demi-journées comprises, s'ouvre depuis le téléphone et la personne qui remplacera est choisie ; le solde de congés restant s'affiche sur l'écran de la demande.
Les reçus et factures sont saisis depuis le téléphone avec leur document ; les validations d'avances et de frais avancent sur le même enregistrement que celui de la finance.
Y compris les horaires débordant sur le lendemain, les pauses multiples et les pools flexibles ; affectation en masse par personne et par jour depuis un calendrier.
Les seuils de retard, de départ anticipé et d'heures supplémentaires se définissent en minutes ; les rapports sont calculés selon ces seuils.
Dans la feuille de pointage mensuelle, chaque jour est coloré selon son type ; un clic donne accès au détail du jour et permet d'y apporter des corrections.
Chaque correction effectuée manuellement est rapportée avec la personne qui l'a faite et le moment.
Les autorisations de pages, de rapports et de validation sont accordées par rôle dans une arborescence.
Chaque collaborateur est associé à un seul appareil ; lors d'un changement de téléphone, l'association est réinitialisée par un responsable.
Les formations vidéo et documentaires sont attribuées à des groupes ; qui les a suivies et terminées se voit personne par personne.
Annonces, documents, enquêtes et cartes de célébration se trouvent dans la même application ; plus besoin de chaînes d'e-mails.
Personnel permanent, invités et sous-traitants dans le même système ; les rapports sont séparés par entreprise sous-traitante.
Les équipements affectés sont suivis par personne, avec leur numéro de série et leur historique.
Définition de congés en masse, ajout/réinitialisation en masse des soldes de congés, envoi d'annonces en masse, attribution de badges/certificats en masse.
Les données de personnes, d'agences, d'horaires et de pointages sont synchronisées en quelques secondes avec les systèmes CRM/ERP de l'organisation.
Toutes les listes et tous les rapports sont exportés vers Excel ou imprimés en un clic.
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Notre méthode
Ce projet a été mené selon les quatre mêmes principes ; le vôtre le sera aussi.
Périmètre, intégrations et feuille de route sont fixés par écrit dès les premières semaines ; aucune surprise en cours de route.
ERP, comptabilité, banque, facture électronique : quel que soit votre outil, nous nous y intégrons et vos données restent en place.
Droits par rôle, double authentification, conformité RGPD et journal de chaque action sont intégrés aux fondations, pas ajoutés après coup.
Maintenance, supervision et nouvelles versions viennent de l’équipe qui a écrit le projet ; quelqu’un qui connaît votre système est toujours joignable.
Sinpaş YTSConnect
Avec YTSConnect, les collaborateurs se connectent à l'application de leur téléphone comme au panneau web avec l'identité CRM qu'ils utilisent déjà dans l'organisation. Aucun mot de passe distinct n'est distribué et aucun nouvel utilisateur n'est créé ; une personne définie dans le CRM commence à utiliser l'application dès le premier jour.
Les collaborateurs installent la version iOS ou Android de YTSConnect à partir du lien de téléchargement à jour de la page « Installer l'application » du panneau web. Sur l'écran de connexion, ils saisissent leur identifiant d'entreprise et leur mot de passe ; l'application vérifie ces informations auprès de l'enregistrement CRM de l'organisation. Les autorisations de notifications, de caméra et de position se gèrent en un seul endroit, dans la section « Autorisations système » de l'écran « Mon compte ». L'équipe RH et les responsables accèdent au panneau web depuis un navigateur avec la même identité ; les deux canaux travaillent sur la même fiche de personne.
L'un des besoins que les progiciels PDKS prêts à l'emploi ne pouvaient pas satisfaire était de fonctionner avec les identités utilisateurs du CRM de l'organisation. YTSConnect répond à ce besoin dès la première étape : il n'est pas nécessaire de gérer des comptes et des mots de passe distincts pour des centaines de collaborateurs. Les informations de personnes, d'agences et de postes étant synchronisées avec le CRM, aucun enregistrement incohérent n'apparaît entre les deux systèmes. Un nouveau collaborateur commence à utiliser l'application dès qu'il est défini dans le CRM ; l'état de son accès est lui aussi géré à partir du même enregistrement.
La page d'accueil est le visage de YTSConnect tourné vers le collaborateur : les boutons de service et de pause, les missions en attente de validation et tous les modules sont réunis sur un seul écran. Commerciaux terrain et collaborateurs d'agence y commencent leur journée et ne se perdent pas entre les écrans.
À l'ouverture de l'application, le nom, l'agence et le poste du collaborateur s'affichent en haut. Dans la section « Temps de travail », les boutons « Prise de service » et « Fin de service » enregistrent l'entrée et la sortie, et les boutons « Début de pause » et « Fin de pause » enregistrent le temps de repos au cours de la journée. La section « Modules » mène aux pages « Missions », « Formations », « Historique des pointages », « Documents d'entreprise » et « Enquêtes » ; l'utilisateur impliqué dans le processus de validation accède aussi d'ici à la liste « Missions en attente de validation ». Le menu du bas relie les onglets « Accueil », « Annonces », « Opérations » et « Mon compte ».
Avant YTSConnect, le suivi du temps de travail se faisait selon des méthodes différentes d'une agence à l'autre et les demandes de congé circulaient par e-mail. La page d'accueil met fin à cet éparpillement sur le téléphone des collaborateurs : pointages, pauses, missions et formations suivent le même parcours dans la même application. Les collaborateurs n'ont pas à chercher où effectuer telle ou telle tâche ; les RH travaillent avec des enregistrements qui arrivent sous le même format de chaque agence. La notification « Motivation du jour » et les annonces apportent aussi sur cet écran la communication quotidienne entre l'organisation et ses collaborateurs.
Un pointage n'est créé que lorsque le QR code de l'agence, la position du téléphone et l'appareil associé au collaborateur sont vérifiés ensemble. Grâce au verrou des jours manquants, les pointages oubliés ne s'accumulent pas jusqu'en fin de mois ; les RH ne reçoivent que des enregistrements vérifiés et complets.
Le collaborateur qui appuie sur « Prise de service » scanne avec la caméra du téléphone le QR code de l'agence où il se trouve. L'application vérifie en même temps la position et si l'appareil est bien associé à ce collaborateur ; selon la politique choisie par l'organisation, le pointage est accepté uniquement dans sa propre agence ou dans toutes les agences. S'il n'existe aucun enregistrement pour des jours passés, le système ouvre un écran d'avertissement et demande, avant la prise de service, une saisie de congé pour ces jours. Les boutons de pause affichent le temps de repos, et l'écran « Historique des pointages » les entrées et sorties du dernier jour avec leurs heures.
L'une des difficultés du projet était de protéger les enregistrements contre toute manipulation sans exclure le collaborateur de l'activité. YTSConnect trouve cet équilibre : pour un collaborateur dont le téléphone est tombé en panne, le responsable désactive temporairement le contrôle GPS, et pour celui qui change d'appareil, il réinitialise l'association en un clic. Grâce au verrou des jours manquants, les RH n'ont pas à rechercher un par un les trous de la feuille de pointage en fin de mois. Pour chaque pointage qu'il voit dans le panneau, le responsable sait dans quelle agence et avec quelle vérification il a été effectué ; il en résulte un enregistrement fiable, ouvert à l'audit.
Le processus de congé commence sur le téléphone du collaborateur, avance avec la validation du responsable et se clôt dans le tableau des droits des RH. Demi-journée, choix du remplaçant et solde à jour se trouvent sur le même écran ; les demandes de congé qui circulaient par e-mail appartiennent au passé.
Le collaborateur ouvre la page « Congés » depuis l'onglet « Opérations » ; en haut, il voit le récapitulatif des congés acquis, pris et restants, et en dessous ses demandes passées avec leur état de validation. Sur l'écran ouvert avec le bouton « Nouveau », il choisit le type de congé ainsi que la date de début et de fin, indique si besoin une demi-journée et désigne la personne qui le remplacera. En fonction de la sélection, l'écran récapitule la date de reprise du travail et le nombre de jours de congé. La demande enregistrée apparaît dans la liste comme « en attente de validation » et parvient au responsable concerné par le circuit de validation défini par l'organisation.
La demande ouverte depuis le téléphone arrive en même temps dans le tableau « Nouvelles demandes de congé » du supérieur dans le panneau web ; le résultat de la validation ou du refus se reflète dans la liste du collaborateur. Dans le tableau « Congés et droits », les RH voient pour chaque collaborateur la date d'embauche, les années d'ancienneté, les jours acquis, ainsi que les congés pris et restants. Elles impriment le formulaire de rapprochement des congés en un clic ; elles réalisent aussi depuis le panneau la définition de congés en masse, l'ajout de congés dus et la réinitialisation des soldes. Le solde de congés est ainsi suivi à partir d'un enregistrement unique et à jour.
Chaque étape d'une mission commerciale terrain, de la demande au résultat, se déroule sur le téléphone du commercial et est enregistrée avec la position, l'heure et les frais. Le responsable suit en même temps depuis le panneau la chaîne de validation, les clients visités et le taux de réussite.
Dans l'écran « Nouvelle mission terrain », le commercial sélectionne la description de la mission, les personnes concernées et le client ; il ajoute avec le bouton plus un client absent de la liste, définit la position et saisit la date, l'heure, le montant estimé et les kilomètres. La demande parvient par notification aux personnes de la chaîne de validation définie par l'organisation ; les valideurs valident, refusent ou demandent une révision depuis leur téléphone. Pour une mission validée, le commercial utilise les boutons « Démarrer la mission » et « Envoyer la position d'arrivée », ajoute les frais et enregistre le résultat par client dans l'écran « Terminer la mission ».
Autrefois, les visites terrain et les frais étaient comptabilisés à partir de justificatifs collectés en fin de mois. Désormais, chaque étape est enregistrée instantanément avec la position et l'heure : dans la « Liste des missions terrain » du panneau web, le responsable filtre les demandes par date, agence, personne et état de validation ; dans le détail de la mission, il voit sur une seule page qui a validé, les clients visités, les frais et les informations d'achèvement. Pour les missions terminées, l'objectif total, le montant réalisé, le taux de réussite et le nombre de clients réussis ou non se calculent automatiquement.
Les processus de frais et d'avances sortent du ticket papier et de la compilation de fin de mois : le collaborateur dépose le justificatif aussitôt, le responsable valide, la finance voit le même enregistrement. Chaque montant est suivi en un seul endroit, avec son justificatif et son historique de validation.
Sur la page « Frais » de l'onglet « Opérations », les collaborateurs voient leurs dépenses avec la date, le montant et l'état de validation. Le bouton plus en bas à droite ouvre l'écran d'ajout de frais ; le collaborateur choisit la catégorie de frais et la société, saisit la description, le montant, la devise et la date, joint le document et enregistre. L'enregistrement entre dans la liste avec le statut en attente de validation et se suit par son numéro de document. Dans le panneau, un utilisateur autorisé ouvre le document dans le détail des frais et met à jour l'état de validation ; une société absente de la liste se définit avec le bouton plus.
Côté avances, les RH ou la finance suivent dans l'écran « Gestion des avances » le montant, le type, l'heure de la dernière opération et le statut avec des filtres par agence, personne, état de validation et date. Le tableau des mouvements du détail d'une avance conserve chaque étape, de la création de la demande à sa validation ou à son refus, avec la personne qui a effectué l'opération et une description. L'organisation définit elle-même les types de frais et d'avances. La réponse à la question « qui a validé quoi, et quand » se trouve toujours dans l'enregistrement ; l'équipe financière ne court pas après les documents en fin de mois.
YTSConnect apporte la formation d'entreprise sur le téléphone du collaborateur. Les RH attribuent des contenus vidéo et PDF à des groupes, le collaborateur termine chaque contenu par une confirmation « regardé » ou « lu » ; badges, certificats et état de participation sont rapportés par personne dans le panneau.
Lorsque le collaborateur touche « Formations » dans la section « Modules », la page « Mes formations » s'ouvre ; chaque carte indique le nom de la formation ainsi que le nombre de vidéos et de documents qu'elle contient. La page « Détail de la formation » présente l'état d'achèvement, une description de l'objectif de la formation et les supports. Dans l'écran « Vidéos de formation », le bouton « J'ai regardé la formation » sous le lecteur confirme le visionnage, et les vidéos terminées reçoivent une coche verte dans la liste. Dans l'écran « Documents de formation », le collaborateur ouvre les PDF ; chaque document consulté est lui aussi marqué d'une coche verte.
Les RH définissent la formation dans le panneau web : elles ajoutent autant de vidéos et de PDF qu'elles le souhaitent dans le détail du contenu et les ordonnent avec l'icône de déplacement. La définition d'un groupe ouvre la formation à toutes les personnes ajoutées au groupe, avant comme après. L'écran « Rapports de formation » filtre les participants selon leur état actuel et affiche les badges et certificats obtenus ; les RH mettent ces informations à jour individuellement ou en masse. C'en est fini de l'époque où procédures et formations étaient diffusées par des canaux différents et où l'on ne savait pas qui avait terminé quoi.
Annonces, documents, enquêtes et célébrations ne sont plus dispersés dans des chaînes d'e-mails et des canaux différents. Les collaborateurs retrouvent tout dans l'application de leur téléphone ; la direction suit depuis le panneau qui a reçu quoi et quelle enquête a été terminée.
L'onglet « Annonces » liste les annonces publiées par les responsables avec la date et une étiquette de priorité ; lorsqu'un collaborateur touche une annonce, il voit la description et les documents joints. La page « Documents d'entreprise » classe par catégories les procédures, les règlements ainsi que les informations d'entreprise et notes d'application. La page « Enquêtes » affiche les enquêtes attribuées avec le statut « Terminée » ou « Non commencée » ; une enquête terminée ne peut pas être remplie une seconde fois. « Célébrations du jour », dans l'onglet « Opérations », ouvre la carte de félicitations propre à ce jour et à cette personne.
Dans le panneau web, le responsable envoie une annonce aux personnes qu'il sélectionne et peut aussi publier une annonce en masse ; dans le détail de l'annonce, il voit à qui elle a été transmise, avec l'état de distribution. La liste des notifications se filtre selon l'état de lecture, et la page « Prochains anniversaires » affiche à l'avance les jours de célébration. C'en est fini de l'époque où procédures, annonces et enquêtes étaient transmises par des canaux différents sans qu'on puisse suivre qui avait terminé quoi ; chaque message parvient au collaborateur depuis la même application.
La console est le centre de commande de YTSConnect pour les RH et les responsables. Les pointages, congés et missions provenant des téléphones sur le terrain s'y rejoignent sur un seul écran ; le responsable voit l'état de la journée, repère le travail en attente et télécharge le rapport.
Le responsable qui se connecte au panneau web voit d'abord la page « Console ». Les cases du haut résument le nombre total de collaborateurs, les personnes présentes à cet instant, les congés en attente de validation et les retards de la journée ; en dessous figurent le graphique de pointage par agence, les prochains anniversaires, les missions terrain en attente de validation et un accès rapide aux rapports. Le menu de gauche mène aux sections « Personnes », « Applications », « Congés », « Rapports », « Structure de l'organisation » et « Paramètres » ; la liste des notifications en haut de chaque page signale les nouveaux mouvements.
Avant le projet, les RH passaient des jours à consolider des données pour savoir qui travaillait où et quand. Aujourd'hui, la réponse à cette question est prête dans la console : lorsqu'un collaborateur sur le terrain scanne un QR code avec son téléphone, il rejoint les personnes présentes, et les demandes de congé et de mission terrain ouvertes depuis le mobile apparaissent parmi celles en attente de validation. Le responsable surveille toutes les agences depuis un seul écran ; il exporte les listes et les rapports vers Excel ou les imprime, sans se débattre avec des tableaux séparés.
La gestion des personnes garde tout le monde dans la même structure, du salarié permanent au personnel sous-traitant. La page de profil réunit au même endroit les informations de la personne et de son poste, les dossiers du personnel, l'horaire, les pointages mobiles et les congés ; les RH ne cherchent pas ce qu'il leur faut dans différents fichiers.
Le responsable qui double-clique sur une personne dans la liste des collaborateurs passe à la page « Profil de la personne » ; il y voit le type, l'agence, le poste, le département, le statut et l'accès au système de la personne, et modifie les informations avec le bouton « Mettre à jour ». La section « Documents » conserve les dossiers du personnel. Les pages « Définition d'horaire », « Entrées-sorties », « Gestion des congés » et « Préférences mobiles » s'ouvrent depuis le même profil ; les entrées-sorties se filtrent par jour, mois et année, et dans « Préférences mobiles », le contrôle GPS est désactivé pour un collaborateur dont l'appareil est défaillant.
Chaque pointage et chaque demande de congé effectués par un collaborateur depuis son téléphone sont directement reportés dans ce profil ; les RH n'ouvrent pas de tableau distinct pour voir le mois d'une personne. L'organisation choisit les types de personne qu'elle utilisera dans l'écran « Définition des types de personne » et définit séparément les entreprises sous-traitantes. Lorsque les filtres d'entreprise sous-traitante et de catégorie de personnel (col blanc / col bleu) sont activés dans les paramètres du module, les rapports peuvent être établis selon ces ventilations. Une organisation qui travaille avec des sous-traitants suit son propre personnel et le personnel externalisé dans le même système, mais avec des rapports distincts.
La section « Structure de l'organisation » est l'organigramme de YTSConnect : agences, QR codes, départements et postes y sont définis. Chaque pointage par QR code dans l'application mobile, chaque chaîne de validation et chaque autorisation reposent sur ces définitions.
Sur la page « Agences », le responsable clique sur « Créer une agence », saisit les informations de l'agence et choisit sa position. Le tableau « QR codes » du détail de l'agence liste les codes générés pour cette agence ; le bouton « Ajouter » crée un nouveau code. Sur la page « Départements », on ajoute et on modifie les unités ; sur la page « Postes », on sélectionne le nom du poste, le département de rattachement et les rôles auxquels le poste donnera droit. L'écran « Politique de travail PDKS » détermine si les collaborateurs pointent avec l'application mobile uniquement dans leur propre agence ou dans toutes les agences.
Le réseau d'agences en forte croissance était l'un des points de départ du projet. Dans YTSConnect, dès qu'une nouvelle agence est définie dans le panneau et que son QR code est généré, les collaborateurs de cette agence peuvent prendre leur service depuis leur téléphone. La politique de pointage offre de la souplesse aux équipes qui travaillent dans plusieurs agences et un contrôle strict aux effectifs rattachés à une seule agence. La structure des départements et des postes alimente les chaînes de validation des congés et des missions terrain ainsi que les droits des rôles ; il n'est pas nécessaire d'écrire du code pour modifier un circuit de validation.
Le moteur d'horaires réunit dans un seul système les différents régimes de travail des agences : horaires par jour, sorties débordant sur le lendemain, pauses multiples, horaires flexibles et jours de repos. Les pointages mobiles sont inscrits dans la feuille de pointage selon ces définitions et ces tolérances.
Dans l'écran « Enregistrer l'horaire », les RH saisissent pour chaque jour l'heure d'entrée et de sortie ; si la sortie déborde sur le lendemain, elles cochent la case « Sortie le lendemain » et définissent les pauses de la journée avec « Ajouter une pause ». L'option « Copier vers les autres jours » reporte les mêmes heures sur les autres jours, et un horaire peut aussi être marqué par défaut. Dans le calendrier « Affectation d'horaires aux personnes », on choisit l'agence, le mois et l'année ; on coche des personnes et des jours, puis on affecte en masse un horaire, un horaire flexible ou un jour de repos hebdomadaire.
Dans l'écran « Définition des tolérances », la limite minimale d'heures supplémentaires ainsi que les marges d'avance ou de retard à l'entrée et à la sortie sont saisies en heures et en minutes. Lorsqu'un collaborateur prend son service depuis son téléphone, l'enregistrement est comparé à l'horaire affecté à ce jour et à ces tolérances ; les durées de retard, de départ anticipé et d'heures supplémentaires s'inscrivent automatiquement dans les rapports quotidiens. Ainsi, des régimes de travail différents sont mesurés avec les mêmes règles, et tous les rapports sont calculés selon les mêmes seuils.
Le moteur de validation permet à chaque entité de l'organisation de construire son propre ordre de décision sans écrire de code. On choisit l'un des quatre modèles, la chaîne personnalisée s'ordonne par glisser-déposer ; les demandes venues du mobile avancent dans cet ordre et chaque étape reste consignée.
L'écran « Gestion du processus de congés », sous « Paramètres », propose quatre modèles. Dans la validation hiérarchique, la demande va au poste hiérarchique supérieur ; c'est le modèle par défaut. Dans la validation avec postes sélectionnés, la validation de l'un des postes désignés suffit. Dans la hiérarchie raccourcie, si le supérieur direct du collaborateur et le poste sélectionné valident, la demande est transmise aux Ressources humaines. Dans le processus de validation personnalisé, l'organisation ordonne sa propre séquence par glisser-déposer. Dans « Gestion du processus des missions terrain », la chaîne se déroule de haut en bas ; le responsable ajoute une étape avec « Ajouter un poste » et la retire avec l'icône en croix.
Dans une structure allant de la direction générale aux commerciaux terrain, une chaîne de validation unique ne satisfaisait aucune entité. Désormais, l'entité qui veut des décisions rapides avance avec une seule validation par des postes sélectionnés, et celle qui veut un contrôle strict met en place une chaîne personnalisée en plusieurs étapes. Lorsqu'une mission terrain est créée, une notification part vers les personnes de la chaîne ; les responsables décident depuis leur téléphone à partir de la liste « Missions en attente de validation », et le demandeur apprend le résultat par notification. Le détail de la mission dans le panneau web indique qui a validé et qui est le suivant.
La sécurité repose sur trois niveaux : les droits du rôle garantissent qui voit quoi, l'association de l'appareil de quel téléphone provient l'enregistrement, et le contrôle de position où il a été effectué. Les exceptions comme un changement de téléphone ou une panne sont réglées par le responsable depuis le panneau.
Dans l'écran « Gestion des rôles », le responsable ajoute un nouveau rôle ; un double-clic sur un rôle ouvre la page « Autorisations des rôles ». On y ajoute des postes au rôle ou on les retire, on sélectionne dans l'arborescence du menu de gauche les pages auxquelles ces postes auront accès, puis on enregistre. L'écran « Autorisations des postes » détermine les droits dont disposeront les postes. L'écran « Gestion des appareils mobiles » liste les téléphones enregistrés des collaborateurs ; le responsable qui double-clique sur l'enregistrement d'un collaborateur dont le téléphone a été réinitialisé, qui a un nouveau téléphone ou qui souhaite utiliser un autre appareil supprime l'association.
Pour avoir des données fiables sur le terrain, la vérification de la position, de l'appareil et du QR code devait fonctionner de concert, et un collaborateur dont le téléphone tombait en panne ne devait pas être exclu de l'activité. L'association de l'appareil empêche l'ouverture d'un pointage depuis un autre téléphone ; le pouvoir de supprimer l'association revient au responsable. Grâce à l'arborescence des rôles, le rôle de directeur d'agence voit les rapports quotidiens et mensuels, tandis que les rapports avancés et les paramètres ne sont ouverts qu'aux rôles qui en ont reçu l'autorisation. L'organisation limite les données sensibles du personnel aux personnes qui ont besoin de les connaître.
La couche de reporting transforme les enregistrements mobiles venus du terrain en tableaux quotidiens et mensuels. La feuille de pointage à code couleur montre tout le mois d'un coup d'œil ; les rapports quotidiens isolent par agence les retards, les départs anticipés, les heures supplémentaires et les absences.
Dans l'écran « Gestion des feuilles de pointage », les RH choisissent l'agence, l'année et le mois ; elles font effectuer le calcul soit à partir de la première entrée et de la dernière sortie, soit à partir de tous les mouvements. Le tableau indique combien d'heures chaque collaborateur a travaillé par jour, avec la durée totale en fin de ligne. Un clic sur une cellule ouvre les entrées et sorties du jour ainsi que les congés horaires ; les boutons « Ajouter un nouveau congé » et « Ajouter du travail » ajoutent un congé ou un enregistrement manuel. Dans le « Rapport mensuel détaillé », lorsque le curseur passe sur une cellule, l'écart de travail manquant ou excédentaire s'affiche ; les colonnes de droite résument ces écarts.
Les rapports quotidiens se répartissent en entrées-sorties, retards, départs anticipés, heures supplémentaires, vue combinée et absences ; chacun se filtre par agence, entreprise sous-traitante et catégorie de personne. Le rapport d'entrées-sorties par personne s'imprime, et le rapport mensuel détaillé s'exporte vers Excel. Les données provenant des pointages vérifiés des téléphones sur le terrain, les RH n'ont pas à fusionner à la main des fichiers Excel dispersés en fin de mois ; la feuille de pointage se remplit d'elle-même tout au long du mois.
Les rapports avancés rendent visible chaque intervention derrière la feuille de pointage. Enregistrements ajoutés à la main, pointages oubliés et personnes présentes à l'instant sont suivis dans des rapports distincts, avec la personne qui a effectué l'opération et l'agence ; les droits à congé sont rapportés au même endroit.
L'écran « Gestion des enregistrements d'entrées-sorties » liste les enregistrements créés manuellement pour les collaborateurs ayant oublié de pointer à l'entrée ou à la sortie, avec la personne, la date, l'heure, le type d'opération, la description et la personne qui a effectué l'opération ; le bouton « Ajouter un enregistrement » ouvre la saisie manuelle. Le rapport « Enregistrements modifiés manuellement » présente les enregistrements saisis pour cause d'oubli, de problème d'appareil ou pour un autre motif ; le rapport « Oublis d'entrée ou de sortie » montre les opérations manquantes avec l'agence. Le rapport « Personnes actuellement présentes » indique l'heure de la dernière entrée et l'agence où l'entrée a été effectuée.
L'application mobile vérifie les entrées et sorties par QR code, position et appareil ; les exceptions qui sortent de ce parcours deviennent visibles grâce à ces rapports. Les RH trouvent sans chercher pourquoi un enregistrement a été saisi à la main et qui l'a saisi, et repèrent par personne et par agence les problèmes récurrents d'appareil ou de GPS. Les rapports « Utilisation des congés » et « Droits à congé » indiquent les années d'ancienneté, les congés pris et restants. La feuille de pointage reste ainsi à la fois cohérente et auditable.
Le module d'équipements transforme les biens de l'organisation en un inventaire suivi par personne. La fiche de chaque équipement, la personne à qui il est affecté et l'historique de notes tiennent dans un seul profil ; la question de savoir quel équipement se trouve chez qui se résout en une seule recherche.
La « Liste des équipements » affiche les équipements enregistrés et se filtre selon les champs visibles ; le bouton « Ajouter un équipement » ouvre la page de saisie, et « Suppression groupée » retire les enregistrements sélectionnés. L'utilisateur qui double-clique sur un équipement dans la liste passe au « Profil de l'équipement » ; il y voit les informations de l'équipement et les modifie avec le bouton « Mettre à jour ». Dans la section « Notes », on ajoute une nouvelle note, on modifie ou on supprime une note existante ; chaque note est listée avec sa date et son auteur.
Le module d'équipements a été mis en service lors de la troisième phase du projet, avec la formation, les enquêtes et les rapports avancés. L'affectation étant liée à la fiche de la personne, les équipements détenus par un collaborateur, au bureau comme sur le terrain, se voient dans la même liste. Les informations de position et de statut distinguent les équipements en service de ceux en stock ; l'historique des notes sort le suivi de la maintenance et des garanties de la mémoire des personnes pour l'inscrire dans l'enregistrement.
La couche d'intégration est le moteur invisible de YTSConnect. Le panneau web et l'application mobile utilisent le même modèle de données ; cette couche maintient ce modèle à l'identique des systèmes CRM et ERP de l'organisation et devient ainsi la source unique de vérité des données de personnes et de temps.
Lorsqu'un collaborateur est défini dans le CRM, les informations de personne, d'agence et de poste passent dans YTSConnect et l'accès à l'application mobile s'ouvre automatiquement ; quand une information est mise à jour ou que le statut du collaborateur change, la modification apparaît des deux côtés. Les nouvelles agences sont synchronisées de la même manière. Les pointages issus des téléphones sur le terrain et les horaires affectés aux personnes sont transférés côté CRM. L'ensemble de cet échange se déroule en circuit fermé avec les propres systèmes de l'organisation, au moyen de services protégés par clé.
L'un des risques critiques du projet était que les données de personnes, d'agences et de postes deviennent incohérentes entre les deux systèmes ; un autre, que les mouvements quotidiens d'entrée-sortie, de pause, de mission et de frais de centaines de collaborateurs remontent au centre sans perte. La couche d'intégration résout les deux à la fois. YTSConnect ne remplace pas le CRM et l'ERP, il travaille avec eux : le collaborateur utilise une identité unique, les données viennent d'une source unique, et les RH n'effectuent aucun transfert manuel entre deux systèmes.
