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Projet
Système cloud de gestion des temps et présences pour les chantiers et le siège
RAMS PDKS est une plateforme de gestion des temps et présences et de ressources humaines, reposant sur une architecture entièrement cloud, qui pilote de manière centralisée les entrées et sorties du personnel permanent et sous-traitant travaillant au siège, dans les bureaux de vente et sur les chantiers de RAMS Türkiye.
RAMS PDKS est une plateforme de gestion des temps et présences et de ressources humaines, reposant sur une architecture entièrement cloud, qui pilote de manière centralisée les entrées et sorties du personnel permanent et sous-traitant travaillant au siège, dans les bureaux de vente et sur les chantiers de RAMS Türkiye.
Sur les chantiers, le personnel pointe à l’entrée et à la sortie en franchissant, avec son badge, des tourniquets pleine hauteur ou des tourniquets tripodes ; les bureaux et les portes sont équipés de lecteurs de badges, tandis que le personnel de terrain et de bureau utilise une application mobile avec vérification par géolocalisation et QR code. Tous les équipements d’accès par badge du terrain sont reliés au cloud par la passerelle IoT que Karatsoft a développée pour ce besoin. Grâce à cette passerelle, tous les équipements sont gérés en temps réel, sans nécessiter d’IP fixe, de règle NAT, de réglage du pare-feu ni de redirection de port sur le modem.
Les informations de badge d’un nouvel employé sont transférées aux équipements d’accès en quelques secondes ; le badge d’un employé qui quitte l’entreprise est retiré des équipements tout aussi vite, en quelques secondes. La plateforme se compose d’une interface d’administration web, d’une application mobile iOS/Android, d’une couche de connectivité IoT et d’une API d’intégration assurant un échange de données bidirectionnel avec les systèmes de l’entreprise. Liste des employés, gestion des badges et des équipements, groupes de personnes, postes, congés, suivi des entreprises sous-traitantes, rapports journaliers et mensuels ainsi que l’envoi automatique de rapports par e-mail sont réunis dans une seule interface.
RAMS Türkiye est une société de promotion immobilière et de construction qui mène simultanément plusieurs chantiers de grande envergure. Sur chaque chantier, des centaines de salariés de dizaines d’entreprises sous-traitantes travaillent aux côtés des équipes permanentes ; savoir qui entre sur le chantier, qui en sort et à quel moment est une information essentielle, tant pour la sécurité au travail que pour les situations de travaux des sous-traitants.
Dans l’organisation existante, les accès aux chantiers étaient certes contrôlés par des tourniquets, mais les équipements de chaque chantier fonctionnaient de manière isolée, les badges étaient paramétrés sur place et les données n’étaient rassemblées qu’en fin de période. L’activation du badge d’un nouveau salarié sous-traitant pouvait prendre des heures, et la révocation de celui d’une personne partie, parfois plusieurs jours. Le siège n’avait aucune visibilité en temps réel sur les chantiers ; les rapports sur le personnel en retard, absent ou en heures manquantes étaient établis à la main.
L’infrastructure de gestion des temps et présences de Karatsoft a été adaptée spécifiquement à RAMS Türkiye pour répondre à ce besoin. Des écrans adaptés à la réalité du chantier, des listes et des rapports par entreprise sous-traitante, la gestion des badges et des équipements, les groupes de personnes et la diffusion automatique des rapports ont été ajoutés. Au cœur du projet a été placée la passerelle IoT, qui relie au cloud les tourniquets et les lecteurs de badges du terrain sans aucun paramétrage réseau. Ainsi, chaque nouveau chantier devient pilotable depuis le siège dès que les équipements sont montés et la passerelle branchée.
Parlez-nous de vos besoins ; nous formalisons par écrit le périmètre, les intégrations et la feuille de route dès les premiers échanges. Conçu autour de votre façon de travailler, sans toucher à votre ERP, à votre comptabilité ni à vos banques.
Les écrans principaux et leurs points forts : sur chaque image, nous agrandissons la zone essentielle. Touchez une image pour les détails.
Le nombre de personnes actuellement présentes sur l’ensemble des sites, les entrées du jour, les retards et l’état des équipements connectés sur un seul écran. Les passages remontés par les tourniquets et les lecteurs s’affichent en direct, aux côtés du taux d’occupation des sites et de l’état de santé des passerelles IoT.
Le personnel permanent et sous-traitant est listé avec son département, son entreprise, sa fonction, son site et son numéro de badge. Les personnes sélectionnées peuvent être activées ou désactivées, mises à jour ou recevoir un badge en masse.
Informations personnelles, photo de profil, badge et droits d’accès, derniers passages et documents du dossier du personnel sur une seule page. Les postes, les entrées et sorties, les congés et les préférences mobiles se gèrent dans des onglets.
Les établissements, départements, fonctions et personnes sont importés depuis un fichier unique grâce à un assistant de correspondance des champs. Les lignes dont la colonne sous-traitant est renseignée sont automatiquement créées et rattachées à l’entreprise concernée.
Dès qu’un badge est enregistré pour une personne et ses points d’accès autorisés, il est envoyé aux tourniquets et aux lecteurs. L’état de chaque badge sur les équipements et l’heure de la dernière synchronisation sont visibles ; le badge du personnel qui part est retiré en quelques secondes.
Tourniquets pleine hauteur, tourniquets tripodes, lecteurs de badges et passerelles IoT sont listés par site. L’état en ligne, le nombre de passages du jour, le nombre de badges enregistrés et la dernière synchronisation sont suivis ; les badges peuvent être renvoyés et les tourniquets ouverts à distance.
Les équipements du terrain se connectent au cloud via la passerelle IoT, par un canal unique, chiffré et sortant. Aucune IP fixe, règle NAT, redirection de port ni réglage de pare-feu n’est nécessaire ; en cas de coupure, les passages sont conservés dans l’équipement.
Les droits d’accès, les restrictions horaires, les postes et le reporting sont gérés par groupes de personnes. Une personne ajoutée à un groupe reçoit automatiquement les droits du groupe ; son badge est envoyé immédiatement aux équipements concernés.
Les postes de chantier, de bureau et de sécurité sont définis jour par jour ; les postes de nuit qui se prolongent sur le lendemain sont pris en charge. Tolérances et pauses, postes flexibles et affectations aux personnes et aux groupes sont réunis au même endroit.
Les retards, calculés par rapport au début du poste et après déduction de la tolérance, sont présentés dans une matrice par personne et par jour. Le rapport s’affine par site, type de personne, entreprise sous-traitante et seuil ; il est envoyé par e-mail aux responsables.
Chaque cellule affiche à la fois l’heure d’entrée et de sortie et le point d’accès utilisé. Heures normales, heures supplémentaires et heures manquantes, absences, congés et jours fériés sont signalés par des couleurs ; les totaux d’heures supplémentaires/manquantes figurent en fin de ligne, et le rapport passe dans Excel en un clic.
Quels rapports envoyer à quel responsable, quel jour et à quelle heure : tout se définit personne par personne. La ventilation par sous-traitant est ajoutée sous forme de tableau distinct ; le rapport mensuel de situation de travaux arrive à la comptabilité en début de mois.
Les entreprises sous-traitantes sont listées avec leur personnel enregistré, le nombre de personnes actuellement sur le terrain et le nombre mensuel de retards. Un clic suffit pour accéder, par entreprise, à la liste des personnes, à la feuille de temps et au rapport des jours-hommes (situation de travaux).
Les droits d’accès aux pages sont limités par fonction, le périmètre des données par site et par entreprise. La direction de chantier voit son propre site, le responsable du sous-traitant sa propre entreprise, les RH l’ensemble de la structure.
Sites, départements, fonctions et entreprises sous-traitantes dans une hiérarchie unique. Le nombre de personnes et d’équipements de chaque site ainsi que sa méthode de contrôle mobile apparaissent directement dans la liste.
Les points d’accès et les équipements du site, les QR codes (standard et dynamiques), la politique d’accès mobile, le rayon de géolocalisation et la restriction horaire des sous-traitants se gèrent sur une seule page.
Annonces ciblées par site, département, entreprise ou groupe de personnes, diffusées par notification push sur mobile et par e-mail. Le taux de lecture est suivi pour chaque annonce, et des fichiers peuvent être joints.
Demandes en attente d’approbation, circuit de validation hiérarchique et tableau des droits à congés réunis au même endroit. Pour les congés nécessitant un justificatif, le certificat médical ou la demande écrite que l’employé a déposé depuis l’application mobile apparaît sur l’écran d’approbation et est conservé dans le dossier de la personne.
Depuis une seule application, le personnel pointe le début et la fin de son service avec vérification par QR code et géolocalisation, consulte l’historique de ses mouvements, passages aux tourniquets compris, et effectue ses demandes de congés, d’avances et de notes de frais. iOS et Android.
Notifications et alertes instantanées, actions rapides et données en temps réel : les utilisateurs et les équipes terrain avancent depuis leur téléphone, sans attendre.
Sur le chantier, le personnel permanent et sous-traitant pointe à l’entrée et à la sortie en franchissant avec son badge un tourniquet pleine hauteur ou un tourniquet tripode ; les portes des bureaux sont équipées de lecteurs de badges.
La passerelle IoT développée par Karatsoft relie au cloud tous les lecteurs du terrain, sans IP fixe, règle NAT, redirection de port ni réglage de pare-feu.
Le badge d’un nouvel employé est transféré aux équipements d’accès dès son enregistrement ; celui d’un employé qui part est retiré des équipements tout aussi vite.
Ni serveur, ni licence, ni installation locale ; les terminaux de pointage s’intègrent en continu au système cloud via la couche IoT. Ajouter un site ne nécessite aucune modification de l’infrastructure.
En cas de coupure de connexion, les passages sont conservés dans l’équipement, puis transmis intégralement dès le retour de la connexion.
Le personnel sous-traitant est créé rattaché à son entreprise ; les listes, les rapports et le rapport des jours-hommes pour les situations de travaux sont ventilés par entreprise.
Les droits d’accès, les restrictions horaires et les postes sont attribués par groupe ; une personne ajoutée à un groupe reçoit automatiquement tous les droits.
Les employés peuvent être activés ou désactivés, mis à jour ou recevoir un badge en masse.
Les établissements, départements, fonctions et personnes sont importés depuis un fichier unique grâce à un assistant de correspondance des champs.
Personnes actuellement présentes, entrées du jour, retards et santé des équipements sur un seul écran ; les passages s’affichent en direct.
L’état en ligne des tourniquets et des lecteurs, le nombre de badges enregistrés et la dernière synchronisation sont suivis ; les badges peuvent être renvoyés et les tourniquets ouverts à distance.
Chaque cellule indique l’heure d’entrée et de sortie ainsi que le point d’accès utilisé ; les totaux d’heures supplémentaires/manquantes et l’export Excel sont prêts.
Retards après déduction de la tolérance, par personne et par jour ; avec filtres par entreprise sous-traitante et par seuil.
Retards, départs anticipés, absences, heures supplémentaires, heures manquantes, pauses excessives, passages dans un autre établissement et personnes actuellement présentes.
Chaque responsable reçoit par e-mail les rapports de son site, au jour et à l’heure définis, avec la ventilation par sous-traitant.
Postes de nuit, postes flexibles, définition des pauses et des tolérances ; affectation aux personnes et aux groupes.
Circuit de validation hiérarchique, à valideur unique ou personnalisé ; les justificatifs tels que certificats médicaux et demandes écrites sont déposés depuis l’application mobile et conservés dans le dossier de la personne.
Le profil de chaque personne conserve sa photo, son contrat, ses certificats et les autres documents de son dossier du personnel.
Les droits d’accès aux pages sont limités par fonction, le périmètre des données par site et par entreprise ; toutes les interventions manuelles sont tracées.
Pointage avec vérification par QR code et géolocalisation, historique des mouvements, demandes de congés, d’avances et de notes de frais, annonces ; iOS et Android.
Annonces propres à un site, une entreprise ou un groupe ; notification push, e-mail et suivi de lecture.
Synchronisation bidirectionnelle avec les systèmes RH et ERP de l’entreprise, via des services dédiés aux personnes, aux établissements, aux QR codes et aux entrées et sorties.
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Notre méthode
Ce projet a été mené selon les quatre mêmes principes ; le vôtre le sera aussi.
Périmètre, intégrations et feuille de route sont fixés par écrit dès les premières semaines ; aucune surprise en cours de route.
ERP, comptabilité, banque, facture électronique : quel que soit votre outil, nous nous y intégrons et vos données restent en place.
Droits par rôle, double authentification, conformité RGPD et journal de chaque action sont intégrés aux fondations, pas ajoutés après coup.
Maintenance, supervision et nouvelles versions viennent de l’équipe qui a écrit le projet ; quelqu’un qui connaît votre système est toujours joignable.
RAMS PDKS
La console de pilotage est le premier écran que voit le responsable qui se connecte à l’interface : elle résume en un coup d’œil qui est présent à cet instant sur les chantiers et au siège, les entrées du jour, les retards et l’état de connexion des équipements du terrain.
Les indicateurs de la rangée supérieure donnent le nombre de personnes actuellement présentes, les entrées du jour avec la distinction entre permanents et sous-traitants, les retards et les équipements en ligne. En dessous, le flux de passages en direct liste chaque événement avec l’heure, la personne, le site, l’équipement et le sens de passage ; les passages par tourniquet pleine hauteur, tourniquet tripode, lecteur de badges et QR mobile arrivent dans la même liste. La colonne de droite suit l’occupation des sites et l’état de chaque passerelle IoT.
Auparavant, le siège ne voyait pas la situation des chantiers en temps réel, et les listes de retards étaient extraites à la main chaque matin. La console met cette information sous les yeux du responsable au moment même de l’événement. En début de journée, les RH voient combien de personnes sont présentes sur chaque chantier ; la direction de chantier suit le flux de son propre site. Une passerelle ou un équipement dont la connexion faiblit apparaît dans la console avant qu’un trou ne soit remarqué dans la feuille de temps, et il est pris en charge le jour même.
La liste des employés réunit dans un seul tableau l’ensemble du personnel permanent et sous-traitant ; elle se filtre par site, département, entreprise, état et groupe de personnes, et les opérations en masse sur les personnes sélectionnées se font en une seule étape.
Chaque ligne indique le nom et le prénom, le statut permanent ou sous-traitant, le département ou l’entreprise, la fonction, le site, le numéro de badge, l’état et le type d’accès ; la colonne département a été ajoutée à la liste pour RAMS Türkiye. Dès que des lignes sont cochées, des boutons d’activation, de désactivation, de mise à jour et d’attribution de badges en masse apparaissent en haut. Lors d’une mise à jour en masse, seuls les champs renseignés changent. Un double clic sur une ligne ouvre le profil de la personne.
Sur les chantiers à forte rotation de sous-traitants, des dizaines de badges sont créés et des dizaines d’autres annulés chaque semaine. Il suffit de filtrer l’entreprise concernée dans la liste, de cocher les personnes et de les désactiver en une seule opération ; le badge du personnel désactivé est retiré tout aussi vite des équipements d’accès. L’attribution de badges à une équipe qui arrive se fait depuis le même écran. Fini l’ouverture des fiches une à une, et le risque qu’un badge reste actif sur le terrain après un départ disparaît.
Le profil individuel répond sur une seule page aux questions essentielles sur un employé : quel badge il porte, par quels points il peut passer, quand il est passé pour la dernière fois, quels documents figurent dans son dossier et sur quel poste il travaille.
On accède au profil par un double clic sur la personne dans la liste des employés. À gauche se trouvent la photo de profil, l’état et l’encadré du badge : numéro de badge, état du badge, points d’accès autorisés, mode d’accès mobile et dernier passage. Les onglets de droite regroupent les informations personnelles, le poste, les entrées et sorties, les congés, les documents et les préférences mobiles. Les entrées et sorties se filtrent par jour, par mois et par année ; l’onglet des congés affiche les droits acquis, les jours pris et le solde.
Lorsqu’un incident survient sur le chantier ou que la feuille de temps d’un salarié sous-traitant est remise en question, le profil permet de retrouver par quel point la personne est entrée et sortie ce jour-là. Le contrat, les certificats et les autres documents du dossier du personnel sont conservés dans le dossier de la personne ; les certificats médicaux et les demandes écrites que l’employé dépose depuis l’application mobile y sont également versés. La photo de profil permet d’identifier la personne au premier coup d’œil, dans la liste comme dans le profil. Plus besoin de tenir des classeurs séparés pour chercher un document.
L’import en masse depuis Excel transfère en une seule fois dans le système les tableaux du personnel et de l’organisation dont dispose l’entreprise ; les colonnes sont mises en correspondance dans l’assistant, les salariés sous-traitants sont créés rattachés à leur entreprise et le système démarre avec toutes ses données dès le premier jour.
L’utilisateur télécharge le modèle Excel et le remplit, ou charge directement son propre fichier ; si le fichier contient plusieurs feuilles, il choisit celle à importer. Pour chaque champ du système, il sélectionne ensuite la colonne correspondante du fichier : nom et prénom, numéro d’identité national (T.C.), site, département, fonction, entreprise sous-traitante, numéro de badge, date d’embauche, téléphone. Les champs obligatoires sont signalés. Une fois la correspondance terminée, les personnes sont importées d’un seul bouton ; les lignes dont la colonne sous-traitant est renseignée sont créées rattachées à l’entreprise concernée.
Les centaines d’enregistrements de personnes, d’établissements, de départements et de fonctions de RAMS Türkiye étaient répartis dans des tableaux aux formats différents, et le système devait démarrer avec toutes ses données dès le premier jour. Les fichiers envoyés par l’entreprise ont été importés à l’aide de l’assistant ; la structure de l’entreprise et la liste du personnel ont été mises en place sans saisie manuelle fiche par fiche. Le même écran sert encore aujourd’hui : à l’ouverture d’un nouveau chantier ou lorsqu’une entreprise sous-traitante amène toute une équipe, la liste entre dans le système en une seule fois, prête pour l’enregistrement des badges.
L’écran d’enregistrement des badges gère tout le cycle de vie des identifiants d’accès par badge : le badge est associé à une personne et à des points d’accès, et part vers les équipements dès son enregistrement ; le badge du personnel qui quitte l’entreprise est retiré du terrain tout aussi vite.
Dans la fenêtre Enregistrer un badge, on sélectionne la personne, on saisit le numéro et la technologie du badge, on fixe sa validité et on coche les points d’accès qu’il ouvrira. Avec le bouton Enregistrer et envoyer aux équipements, le badge est transmis via la passerelle IoT aux tourniquets et aux lecteurs sélectionnés. Dans la liste des badges, l’état de chaque badge sur les équipements et l’heure de la dernière synchronisation sont visibles ; les indicateurs du haut comptent les badges enregistrés, ajoutés aujourd’hui, retirés aujourd’hui et en attente de synchronisation.
Auparavant, l’activation du badge d’un nouveau salarié sous-traitant prenait des heures, et la révocation de celui d’une personne partie parfois plusieurs jours ; le badge était chargé sur chaque équipement un par un. Désormais, le badge part vers tous les équipements concernés dès son enregistrement ; un départ ou une désactivation le retire en quelques secondes. Seules les personnes autorisées entrent sur le terrain, et ce contrôle se fait dès la porte. Comme l’état de synchronisation s’affiche à l’écran, personne n’a besoin d’appeler le terrain pour savoir si le badge est bien arrivé sur l’équipement.
La gestion des équipements réunit dans une seule liste tout le matériel d’accès des chantiers et des bureaux ; on suit de manière centralisée quel tourniquet est en ligne, combien de badges il contient et quand il a été synchronisé pour la dernière fois, et l’on intervient à distance si nécessaire.
La liste présente les tourniquets pleine hauteur, les tourniquets tripodes, les lecteurs de badges et les passerelles IoT avec leur site, leur type, le nombre de passages du jour et leur état. Lorsqu’un équipement est sélectionné, le panneau de droite affiche la passerelle à laquelle il est relié, le nombre de badges enregistrés, la dernière synchronisation, le sens de lecture et la version du logiciel. Depuis ce même panneau, on renvoie les badges à l’équipement, on ouvre le tourniquet à distance et on consulte le journal des passages de l’équipement. Les indicateurs du haut résument le nombre total d’équipements, d’équipements en ligne et de passerelles.
Dans l’ancienne organisation, les équipements de chaque chantier fonctionnaient de manière isolée, les badges étaient paramétrés sur place et les données n’étaient rassemblées qu’en fin de période. Avec RAMS PDKS, tous les équipements sont reliés au cloud via la passerelle : leur état est donc visible de manière centralisée. Les badges sont renvoyés à un tourniquet auquel il en manque, un passage bloqué est ouvert à distance. Sur un nouveau chantier, les équipements sont pilotables de manière centralisée dès qu’ils sont montés et que la passerelle est branchée ; aucun réglage réseau ni aucune installation locale n’est nécessaire.
L’architecture de connexion IoT est le cœur du projet : la passerelle que Karatsoft a développée pour ce besoin collecte sur le réseau local les tourniquets et les lecteurs de badges du chantier et les relie au cloud ; ni IP fixe, ni ouverture de port, ni réglage du pare-feu ne sont nécessaires.
Une passerelle IoT est installée sur chaque chantier. Elle dialogue avec les tourniquets pleine hauteur, les tourniquets tripodes et les lecteurs de badges du terrain via le réseau local ; vers le cloud, elle se connecte par un canal unique et chiffré qu’elle ouvre en sortie. Comme la connexion est établie de l’intérieur vers l’extérieur, aucune règle NAT, aucune redirection de port ni aucune IP fixe n’est nécessaire sur le modem. Si Internet est coupé, les passages sont conservés dans l’équipement, puis transmis intégralement au retour de la connexion.
La connexion Internet des chantiers passe le plus souvent par un modem LTE ; il n’y a pas d’IP fixe, et le modem comme l’opérateur changent fréquemment. Les réglages réseau qu’exigent les terminaux classiques de gestion des temps et présences devaient être refaits sur chaque chantier, et le plus souvent, ils ne pouvaient pas l’être. Avec la passerelle, un nouveau chantier est pilotable de manière centralisée dès que les équipements sont montés et la passerelle branchée. Ni serveur, ni licence, ni installation locale ; l’équipe informatique n’a pas à planifier un projet réseau distinct pour chaque site.
Les groupes de personnes permettent de gérer les droits d’accès équipe par équipe plutôt que personne par personne : sites autorisés, restriction horaire, poste et rapports sont définis dans le groupe, et chaque personne ajoutée au groupe les reçoit automatiquement.
La liste des groupes indique pour chacun le nombre de personnes, les sites autorisés, la plage horaire et l’état. À l’ouverture d’un groupe, les droits d’accès, la restriction horaire, le poste et les rapports auxquels le groupe est rattaché apparaissent dans un seul panneau ; en dessous, les membres sont listés avec leur entreprise et leur numéro de badge. Une personne ajoutée via Ajouter un membre reçoit automatiquement les droits et le poste du groupe, et son badge est immédiatement envoyé aux tourniquets et aux lecteurs concernés.
Sur un chantier, les équipes vont et viennent selon l’entreprise et le corps de métier. Quand l’équipe d’une entreprise sous-traitante est réunie dans un seul groupe, il suffit d’y ajouter un nouvel arrivant pour charger son badge sur les bonnes portes et lui affecter son poste. La restriction horaire appliquée aux sous-traitants vient du groupe, tandis que l’équipe permanente suit ses propres règles. Comme les groupes de personnes peuvent aussi être modifiés par mise à jour en masse, les droits sont renouvelés en une seule opération lorsqu’une équipe passe sur un autre chantier.
La gestion des postes définit en un seul endroit les différents régimes de travail du chantier, des bureaux et de la sécurité ; les retards, départs anticipés, heures supplémentaires et heures manquantes sont calculés automatiquement d’après ces définitions et les règles de tolérance et de pause.
Lors de l’ajout d’un poste, les heures d’entrée, de sortie et de pause sont saisies séparément pour chaque jour ; le réglage d’un jour peut être copié sur les autres et, si nécessaire, une pause supplémentaire peut être ajoutée. Pour les postes de nuit, on coche l’option Sortie le jour suivant : un service commencé le soir se clôture correctement le lendemain matin. Dans les définitions de tolérance, les marges d’entrée anticipée et tardive, de sortie anticipée et tardive ainsi que la durée minimale d’heures supplémentaires sont saisies en heures et en minutes. Un poste peut être défini par défaut.
Sur un chantier, l’équipe de jour, les équipes de nuit et les postes de sécurité tournent en parallèle ; dans les bureaux, des postes flexibles peuvent être utilisés. Comme tous sont définis dans le même système, chaque passage remonté par un tourniquet est évalué d’après le poste de la personne concernée. Les postes sont affectés à une personne ou à un groupe de personnes, et le repos hebdomadaire se définit au même endroit. Les rapports de retards, de départs anticipés, d’heures manquantes et de pauses excessives s’appuient sur ces règles ; les RH n’ont plus aucun calcul manuel à faire.
Le rapport mensuel des retards montre dans un seul tableau qui a été en retard, quel jour et de combien, sur tout un mois ; le retard est calculé à partir du début du poste, tolérance déduite, et le rapport peut être filtré puis envoyé par e-mail aux responsables.
Les lignes correspondent aux personnes, les colonnes aux jours du mois ; chaque cellule indique le retard du jour en minutes, et en fin de ligne s’additionnent le nombre de jours de retard et la durée totale. Le retard est calculé par rapport au début du poste de la personne, après déduction de la tolérance définie. Le rapport s’affine avec des filtres par site, mois, type de personne, entreprise sous-traitante et seuil. Les indicateurs du haut donnent la synthèse du mois ; le rapport s’imprime ou s’exporte vers Excel.
Auparavant, les chefs de chantier et les RH extrayaient eux-mêmes chaque matin les listes des retards. Désormais, le tableau du mois est prêt et les retards répétés se voient au premier coup d’œil. Le filtre par entreprise sous-traitante montre dans quelle entreprise les retards se concentrent ; on dispose ainsi de données concrètes pour en discuter avec le responsable de l’entreprise. Le bouton Envoyer aux responsables transmet le rapport aux personnes concernées ; avec une définition d’e-mail automatique, le même rapport arrive de lui-même au jour et à l’heure fixés.
Le rapport mensuel détaillé réunit dans un seul tableau, jour après jour sur tout le mois, l’heure d’entrée et de sortie, la porte franchie et la situation horaire de chaque employé, permanent ou sous-traitant ; c’est là que se contrôlent la feuille de temps, les heures supplémentaires et les absences.
Le rapport s’ouvre en sélectionnant le site, le mois, l’année et le type de personne ; le filtre par entreprise sous-traitante permet de le restreindre au personnel d’une seule entreprise. Le calcul se fait soit sur la première entrée et la dernière sortie de la journée, soit sur l’ensemble des entrées et sorties. Les cellules sont colorées selon la situation : poste non défini, heures normales, supplémentaires ou manquantes, congé sans solde, absence, repos hebdomadaire, jour férié, congé payé et jour non travaillé. Au survol d’une cellule, l’écart de temps de travail, en moins ou en plus, s’affiche.
Sur un chantier, un employé peut passer dans la journée par le tourniquet pleine hauteur de l’entrée principale, par la porte de service ou par QR mobile ; comme le point d’accès figure dans la même cellule que l’heure, la question de savoir par quelle porte il est entré trouve sa réponse sans chercher un autre enregistrement. Au siège, les RH et la comptabilité reportent directement les totaux de fin de ligne (jours travaillés, jours d’absence, jours de congé, heures supplémentaires et manquantes) dans la préparation des feuilles de temps et des situations de travaux ; le rapport passe dans Excel en un clic.
Les e-mails de rapports automatiques définissent, pour chaque responsable, quels rapports il reçoit, avec quel périmètre, à quelle périodicité et à quelle heure ; sans que personne ne se connecte à l’interface, les rapports arrivent d’eux-mêmes à l’heure fixée dans la boîte e-mail du responsable concerné.
La liste des destinataires affiche pour chaque responsable sa fonction, l’heure d’envoi, la périodicité, le nombre de rapports sélectionnés et le nombre de personnes couvertes. À l’ouverture d’un destinataire, on choisit une périodicité quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, puis le jour, l’heure et la minute. Parmi les types de rapports figurent le rapport journalier, les retards, les départs anticipés, les absences, les heures supplémentaires, les personnes actuellement présentes, le rapport mensuel détaillé et la feuille de temps. Le périmètre se définit par site et par type de personne, et la ventilation par sous-traitant sous forme de tableau distinct par entreprise.
Sans se connecter à l’interface, le chef de chantier commence sa journée avec la liste des retards et des absences de son propre site ; comme il voit les entreprises sous-traitantes dans des tableaux distincts, il repère aussitôt l’équipe incomplète. Au siège, les RH reçoivent régulièrement la synthèse de tous les sites, et la comptabilité, en début de mois, le rapport des jours-hommes des sous-traitants. Fini l’extraction manuelle de listes chaque matin ; quel rapport part vers qui et à quel moment, ainsi que l’heure du dernier envoi, se suivent dans une seule liste.
Le module Entreprises sous-traitantes suit chaque entreprise sous-traitante intervenant sur le chantier, avec son personnel, le nombre de personnes présentes sur le terrain en temps réel et ses retards ; c’est d’ici que s’obtiennent, par entreprise, la feuille de temps et le rapport des jours-hommes pour les situations de travaux.
Chaque entreprise sous-traitante est définie une seule fois par son nom ; ses salariés y sont rattachés lors de la création de leur fiche ou, lors de l’import Excel, à partir des lignes dont la colonne sous-traitant est renseignée. La liste affiche côte à côte les sites où l’entreprise intervient, son personnel enregistré, les personnes actuellement présentes d’après les passages aux tourniquets et le nombre de retards du mois. Depuis la ligne d’une entreprise, on accède à sa liste de personnes ou à sa feuille de temps ; dans le panneau latéral, les jours-hommes du mois sont comparés par entreprise.
La situation de travaux d’un sous-traitant repose sur le nombre mensuel de jours-hommes calculé à partir des passages aux tourniquets ; le rapport est exporté vers Excel avec la ventilation par entreprise et transmis à la comptabilité, sans avoir à compiler les feuilles de temps entreprise par entreprise. La direction de chantier voit en temps réel avec combien de personnes chaque entreprise travaille sur le terrain ; du point de vue de la sécurité au travail, on sait qui est présent. Le responsable du sous-traitant ne voit que le personnel de sa propre entreprise, tandis que le siège compare toutes les entreprises dans un seul tableau.
La gestion des rôles détermine qui peut ouvrir quelle page dans l’interface et voir les données de quel site et de quelle entreprise ; les droits ne sont pas accordés personne par personne, mais via le rôle rattaché à la fonction, et se gèrent depuis un point unique.
Le rôle est d’abord créé avec son nom et sa description, puis des fonctions lui sont rattachées ; plusieurs fonctions de terrain, comme celle de chef de chantier, peuvent partager le même rôle. L’écran d’habilitation présente une arborescence par menu, section et page ; on peut y effectuer une recherche, déplier les branches, tout sélectionner ou tout effacer. Les droits d’accès aux pages enregistrés s’appliquent à tous les titulaires de la fonction. Au-delà de l’accès à la page, les opérations critiques réalisables sur cette page sont elles aussi limitées séparément par les droits de la fonction.
La direction de chantier ne voit que les personnes et les rapports de son propre site ; le responsable du sous-traitant ne peut sortir du périmètre de sa propre entreprise, et les RH gèrent l’ensemble de la structure. Lorsqu’un nouveau chef de chantier prend son poste, il suffit de l’affecter à sa fonction ; les droits d’accès aux pages et le périmètre des données découlent automatiquement du rôle. Dans une organisation multi-chantiers à forte présence de sous-traitants, ce cloisonnement garantit que les informations personnelles et celles du dossier du personnel ne sont accessibles qu’au responsable concerné ; chaque intervention manuelle sur les entrées et sorties est en outre tracée avec l’identité de son auteur.
La structure de l’entreprise regroupe dans une hiérarchie unique le siège, les bureaux de vente et les chantiers de RAMS Türkiye, avec leurs départements, leurs fonctions et leurs entreprises sous-traitantes. Les rapports, les droits et les circuits de validation reposent sur cette structure.
Chaque site est créé avec son type, son nom, son téléphone, son e-mail et sa description ; son emplacement est marqué sur une carte. Les départements sont tenus dans une liste distincte, et les fonctions sont définies avec leur département de rattachement et leur fonction supérieure ; ainsi, le lien hiérarchique de chacun est enregistré dans le système. La liste des sites affiche pour chaque site son emplacement, le nombre de personnes et d’équipements, la méthode de contrôle mobile et l’état de connexion ; dans le panneau latéral, les départements, le nombre de fonctions et les entreprises sous-traitantes figurent dans la même arborescence.
La hiérarchie des fonctions détermine vers quel supérieur partent les demandes de congés, et la ventilation par site et par entreprise fixe les limites des rapports et des périmètres de rôles. À l’ouverture d’un nouveau chantier, le site est défini, les équipements sont connectés et le personnel est affecté ; aucune installation supplémentaire n’est nécessaire côté infrastructure. Le siège compare sur un seul écran les personnes, les équipements et l’état de connexion de tous les sites ; les enregistrements existants d’établissements, de départements et de fonctions de RAMS Türkiye ont été importés dans cette structure depuis Excel.
Le détail du site réunit sur une même page les points d’accès, les équipements, les QR codes et les règles d’accès mobile d’un chantier ou d’un bureau ; c’est ici que se définit et se suit la manière dont on entre sur le site et dont on en sort.
En haut de la page figurent le nombre de personnes enregistrées, les personnes actuellement présentes d’après le comptage des tourniquets et le nombre de points d’accès. Le tableau des points d’accès présente les tourniquets pleine hauteur, les tourniquets tripodes, les lecteurs de badges et la passerelle IoT avec leur état. Les QR codes s’ajoutent avec un intitulé d’emplacement, un type et un état ; pour un QR dynamique, un code PIN et une date d’expiration sont définis. La politique d’accès fixe la méthode mobile, le rayon de géolocalisation, les passages sur un autre site et la restriction horaire des sous-traitants.
Sur un site où GPS et QR sont exigés ensemble, le personnel ne peut démarrer son service depuis l’application mobile qu’en se trouvant dans le rayon défini et en scannant le QR code du site ; aucune entrée à distance n’est possible. Comme la plage horaire des équipes sous-traitantes est enregistrée par site, chaque chantier applique son propre régime de travail. Le chef de chantier voit d’un coup d’œil l’état des équipements et des connexions de son site ; le siège, lui, contrôle la règle de chaque site dans la même mise en page et la modifie de manière centralisée si nécessaire.
L’écran des annonces fait parvenir aux bonnes personnes les informations destinées aux chantiers et au siège ; l’annonce est diffusée au public cible par notification push sur mobile et par e-mail, et le suivi de lecture se fait annonce par annonce depuis l’interface.
Une annonce se prépare avec un titre, un contenu et des pièces jointes. Le public cible se choisit par site, département, entreprise sous-traitante ou groupe de personnes ; le type de personne permet de viser uniquement les permanents, uniquement les sous-traitants ou les deux. Si nécessaire, des personnes peuvent aussi être cochées une à une dans la liste. L’annonce est publiée immédiatement ou enregistrée comme brouillon. La liste affiche le taux de lecture et l’état de chaque annonce ; dans le détail, on suit personne par personne à qui elle a été transmise et si elle a été lue.
Les annonces telles qu’un changement d’organisation du travail, une convocation à une formation à la sécurité ou une information sur la distribution des badges arrivent sur le téléphone de l’employé sans attendre d’être affichées au tableau. Le personnel sous-traitant est informé par le même canal ; le responsable de l’entreprise n’a pas à prévenir les membres de son équipe un par un. Grâce au suivi de lecture, la direction de chantier identifie ceux qui n’ont pas vu une annonce critique et la leur rappelle sur le terrain ; le siège adresse le même message à tous les sites en une seule fois.
La gestion des congés réunit sur un seul écran les demandes de congés envoyées depuis l’application mobile, le circuit de validation et les droits à congés de chaque employé ; le congé approuvé est directement intégré à la feuille de temps, et son éventuel justificatif reste dans le dossier de la personne.
L’employé ouvre une demande en choisissant le type de congé, les dates de début et de fin, si nécessaire une demi-journée, et la personne qui le remplacera ; le système calcule la date de reprise et le nombre total de jours de congé. La demande s’affiche sur l’écran du supérieur avec le type de congé, les dates, le nombre de jours et le justificatif joint ; elle s’approuve ou se refuse en un clic. Le circuit de validation se configure en mode hiérarchique, fonctions sélectionnées, personnalisé ou hiérarchique abrégé ; pour le personnel sous-traitant, le responsable de l’entreprise devient une étape intermédiaire.
Pour les congés nécessitant un certificat médical ou une demande écrite, le document ne circule plus sur papier : l’employé le dépose depuis le chantier avec son téléphone, le supérieur le voit sur l’écran d’approbation et le document est conservé dans le dossier de la personne. Comme le tableau des congés et des droits affiche la date d’embauche, l’ancienneté, les droits acquis, les jours pris et le solde, les RH n’ont plus à calculer le solde de congés à la main. Le congé approuvé étant intégré à la feuille de temps, les jours de congé apparaissent dans une couleur distincte dans le rapport mensuel détaillé et ne se confondent pas avec les absences.
L’application mobile RAMS PDKS est l’application iOS et Android avec laquelle le personnel de terrain et de bureau démarre et termine son service par QR code et géolocalisation, consulte tous ses passages et effectue ses demandes de congés, d’avances et de notes de frais.
L’employé se connecte avec son e-mail et son mot de passe ; la page d’accueil affiche son nom, son titre et son unité, ainsi que son statut d’entrée du jour. Pour démarrer ou terminer son service, selon la règle du site, il scanne un QR code avec l’appareil photo, sa position est vérifiée, ou les deux sont exigés. L’écran Mouvements liste tous les passages par tourniquet, lecteur de badges et mobile avec la date et l’heure ; la liste mensuelle montre les heures d’entrée et de sortie de chaque jour. Les demandes de congés, d’avances et de notes de frais se suivent avec leur état d’approbation.
Aux points de bureau dépourvus de lecteur de badges, ou pour le personnel itinérant sur le terrain, le passage est enregistré sans installer d’équipement supplémentaire ; l’accès mobile alimente la même feuille de temps que le tourniquet. Comme l’employé voit lui-même ses mouvements et son solde de congés, il n’a pas besoin de les demander aux RH. Pour un congé nécessitant un certificat médical ou une demande écrite, le document est déposé depuis le téléphone et le supérieur le voit sur l’écran d’approbation. Une note de frais, avec la photo du justificatif, le nom de l’entreprise et la devise, ou une demande d’avance, avec le montant et sa description, part en validation sans qu’aucun formulaire papier ne circule.
