Sinpaş YTSConnect: الدوام عند باب الفرع برمز QR والموقع والجهاز

الصباح، أمام باب الفرع. يُخرج أحد موظفي Sinpaş YTS هاتفه ويفتح YTSConnect. تظهر على الشاشة رسالة تحفيز اليوم؛ فيلمس زر «شكرًا» ويتخطاها. وفي الصفحة الرئيسية يوجد في المقدمة زر واحد: «بدء الدوام». يوجّه الكاميرا إلى رمز QR الخاص بالفرع فيبدأ دوامه.

وخلف هذه اللحظة القصيرة تصميم لا يُرهق الموظف ويجعل السجل في الوقت نفسه موضع ثقة. وهذا المقال الذي نتحدث فيه عن تطبيق الجوال في YTSConnect هو قصة ذلك التصميم.

نبذة موجزة عن المشروع

YTSConnect منصة للموارد البشرية والعمليات الميدانية طوّرناها لصالح Sinpaş Yapı Tasarruf Sandığı، التي لديها عشرات الفروع ومئات الموظفين في أنحاء تركيا. ومركز الثقل هو تطبيق iOS وAndroid الذي يستخدمه جميع الموظفين: الدوام والاستراحة والإجازات والمصروفات والسلف والمهام الميدانية والتدريبات والإعلانات في التطبيق نفسه. ويقدّم قسم الموارد البشرية والمديرون الموافقات ويُعدّون التقارير في لوحة التحكم على الويب؛ وتتواصل المنصة مع نظامَي CRM وERP الحاليين في المؤسسة في الاتجاهين عبر واجهة API للتكامل. ويُستخدم YTSConnect اليوم فعليًا في جميع فروع Sinpaş YTS.

لا كلمة مرور جديدة، وثلاثة تحققات في مسحة واحدة

العقبة المعروفة في توزيع تطبيق جديد على مئات الموظفين هي فتح الحسابات وإدارة كلمات المرور. وفي YTSConnect يدخل الموظفون إلى تطبيق الجوال وإلى لوحة التحكم على الويب باسم المستخدم وكلمة المرور اللذين يستخدمونهما أصلًا في نظام CRM لدى المؤسسة. وبمجرد تعريف الموظف في CRM يُفتح وصوله إلى التطبيق تلقائيًا؛ وتُزامَن بيانات الأشخاص والفروع والورديات وسجلات الحضور والانصراف بين النظامين خلال ثوانٍ.

كان لا بد ألا يمكن التلاعب بسجل الدوام، ولكن دون أن يُلقى عبء التحقق على الموظف. وكان الحل أن نُدخل الفحوص الثلاثة في حركة واحدة. فعندما يمسح الموظف رمز QR الخاص بالفرع يتحقق النظام في الوقت نفسه من موقع GPS ومن كون الهاتف هو الجهاز المقترن بذلك الموظف. وإذا لم يتطابق أحد الثلاثة لا يُنشأ سجل حضور؛ ولا يدخل كشف الدوام إلا السجل المتحقَّق منه. وتُدار أذونات الكاميرا والموقع من مكان واحد في شاشة تفضيلات التطبيق.

وتختار المؤسسة، بوصفها سياسة، هل يستطيع الموظفون تسجيل الحضور من فرعهم فقط أم من جميع الفروع. ويدخل كل فرع جديد إلى النظام لحظة تعريفه في لوحة التحكم وتوليد رمز QR له: يُختار موقع الفرع من الخريطة، وتُسرد رموز QR في تفاصيل الفرع، ويُضاف رمز جديد بنقرة واحدة. وتُسجَّل الاستراحات خلال اليوم أيضًا من الشاشة نفسها بزرَّي «بدء الاستراحة» و«إنهاء الاستراحة». ويرى الموظف حركات اليوم الذي سجّل فيه آخر حضور وانصراف بتواريخها وأوقاتها في صفحة «حركات الدوام»؛ أما المدير فيستطيع من ملف الشخص تصفية جميع حالات حضوره وانصرافه بحسب اليوم أو الشهر أو السنة.

القاعدة صارمة، والاستثناء قابل للإدارة

ولم يكن ينبغي لتحقق صارم أن يُخرج الموظف من العمل عند استثناءات الحياة الواقعية. فبالنسبة إلى موظف هاتفه معطّل، يستطيع المدير تعطيل فحص GPS مؤقتًا من تفضيلات الجوال الخاصة بالشخص. وعند تغيير الهاتف يُعاد ضبط اقتران الجهاز من لوحة التحكم بنقرة واحدة، ويواصل الموظف بجهازه الجديد. ويُحتفظ بسجل لكل استثناء أيضًا: فتُتابَع السجلات التي جرى فيها تدخل يدوي في تقرير منفصل، مع من أجرى العملية ومتى. ويُحتفظ في النظام نفسه بالموظف الدائم والضيف وموظف المقاول من الباطن؛ ويمكن عند الحاجة فصل التقارير بحسب شركة المقاول من الباطن.

لا دوام جديد قبل إغلاق اليوم الناقص

كان الموظفون الذين ينسون بدء الدوام يتركون فجوات في كشف الدوام الشهري، وكان على الموارد البشرية أن تتقصى هذه الفجوات واحدة تلو الأخرى. فنقلنا الحل إلى الهاتف أيضًا. فإذا لم يسجّل الموظف دوامًا في أحد الأيام السابقة، يفتح له التطبيق عند محاولة «بدء الدوام» التالية شاشة تنبيه ويطلب منه أولًا إدخال إجازة لتلك الأيام. ولا يبدأ دوام جديد قبل إغلاق اليوم الناقص؛ وبذلك يبقى كشف الدوام مكتملًا ومتسقًا دائمًا.

ومقابل هذا النظام في لوحة التحكم على الويب كشف الدوام الملوّن. فيُلوَّن كل من الدوام العادي والعمل الإضافي والدوام الناقص والغياب وعطلة نهاية الأسبوع والعطلة الرسمية والإجازة مدفوعة الأجر على مستوى الخلية؛ وعندما ينقر المدير على الخلية يصل إلى تفاصيل الحضور والانصراف لذلك اليوم، ويستطيع أن يضيف من النافذة نفسها إجازة بالساعة أو إجازة أو سجل عمل يدوي. ويمكن احتساب كشف الدوام بحسب أول حضور وآخر انصراف، أو بحسب جميع حالات الحضور والانصراف خلال اليوم؛ وفي نهاية السطر يظهر إجمالي المدة التي قُضيت في المؤسسة. ولأن حدود التأخر في الحضور والانصراف المبكر والعمل الإضافي تُعرَّف بالدقائق، تُحسب التقارير اليومية تلقائيًا وفق هذه الحدود.

وتُعدّ الورديات بالمرونة نفسها: وردية على أساس اليوم، وانصراف يمتد إلى اليوم التالي، واستراحات متعددة، ومجموعة ورديات مرنة، وإسناد جماعي عبر التقويم لكل شخص ويوم. ويرى المدير بتقرير «المتواجدون حاليًا في الداخل» من يعمل في الفروع في تلك اللحظة، مع وقت آخر حضور والفرع؛ ومن نسوا الحضور أو الانصراف يُدرَجون في تقرير منفصل.

ما تعلّمناه في الميدان

• أدخلوا الأمان في حركة واحدة. فإجراء فحص رمز QR والموقع والجهاز في مسحة واحدة جعل التحقق غير مرئي تقريبًا بالنسبة إلى الموظف.
• توحيد الهوية يسهّل التبنّي. فالتطبيق الذي لا يتطلب كلمة مرور جديدة لا يضيف شيئًا آخر ينبغي تعليمه للمستخدم.
• أغلقوا الفجوة في صباح اليوم التالي لا في نهاية الشهر. فقد حوّل قفل اليوم الناقص تنقية كشف الدوام من عمل للموارد البشرية إلى خطوة قصيرة للموظف.
• اتركوا بابًا للاستثناء، وسجّلوه. فاستثناء GPS وإعادة ضبط الجهاز بيد الشخص المخوَّل وحده، وفي مسار التدقيق.

يُقاس نجاح التطبيق المستخدم في الميدان بمدى اختصاره الطريق إلى إنجاز العمل الأكثر تكرارًا. وبدء الدوام عمل يُنجَز كل يوم؛ وكان اختزاله إلى مسحة واحدة يأتي قبل كل شيء.

كيف يُسجَّل الدوام في فروعكم؟

إذا كانت متابعة الدوام لديكم تجري بطرق مختلفة من فرع إلى آخر، أو كان كشف الدوام يُنقّى يدويًا كل شهر، فيمكننا أن نبني معًا مسارًا يبدأ من هاتف الموظف وينتهي في لوحة تحكم الموارد البشرية. يمكنكم الاطلاع على الوحدات الأخرى في صفحة مشروع Sinpaş YTSConnect، كما يمكنكم التواصل معنا.