Sinpaş YTSConnect: إدارة يوم المندوب الميداني من الهاتف

الساعة 09:30. يُنشئ أحد المندوبين الميدانيين في Sinpaş YTS من هاتفه مهمة ميدانية جديدة لزيارات العملاء بعد الظهر. يُدخل بيانات المهمة والموقع والعملاء الذين سيلتقي بهم؛ ويضيف من الشاشة نفسها عميلًا غير موجود في القائمة. وبمجرد إنشاء المهمة يصل إشعار إلى المديرين المشاركين في مسار الموافقة.

في السابق كانت الزيارات الميدانية والمصروفات تُرحَّل محاسبيًا بمستندات تُجمع في نهاية الشهر. أما في YTSConnect فتبدأ هذه الدورة كلها وتنتهي في التطبيق الموجود في جيب المندوب.

نبذة موجزة عن المشروع

YTSConnect منصة للموارد البشرية والعمليات الميدانية طوّرناها لصالح Sinpaş Yapı Tasarruf Sandığı، التي لديها عشرات الفروع ومئات الموظفين. ويجمع تطبيق الموظفين على iOS وAndroid الدوام والإجازات والمصروفات والمهام الميدانية والتدريب والإعلانات في مكان واحد؛ ويعتمد قسم الموارد البشرية والمديرون الطلبات ويُعدّون التقارير من لوحة التحكم على الويب؛ وتتواصل واجهة API الخاصة بالتكامل في الاتجاهين مع نظامَي CRM وERP في المؤسسة. وقد دخلت إدارة المهام الميدانية الخدمة مع تطبيق الجوال في المرحلة الثانية من المشروع. وتُستخدم المنصة اليوم فعليًا في جميع فروع Sinpaş YTS؛ ويدخل كل فرع جديد إلى النظام فور تعريفه في لوحة التحكم وتوليد رمز QR له.

سلسلة الموافقات تتوافق مع الهيكل التنظيمي للمؤسسة

في هرمية تمتد من الإدارة العامة إلى إدارات المناطق، ومن إدارة الفرع إلى المندوبين الميدانيين، كان مسار الموافقة يختلف من قسم إلى آخر، ولم تُرضِ سلسلة موحّدة أيَّ وحدة. لذلك طوّرنا أربعة نماذج للموافقة: الموافقة الهرمية، والموافقة بمسميات وظيفية مختارة، والموافقة الهرمية المختصرة، وسلسلة خاصة تبنيها المؤسسة بنفسها بالسحب والإفلات. وبالنسبة إلى المهام الميدانية تُعرَّف السلسلة من لوحة التحكم وتعمل من الأعلى إلى الأسفل؛ وعند تغيير المسار لا حاجة إلى تغيير في الشيفرة. وفي المهمة الميدانية التي تُفتح من لوحة التحكم يمكن اختيار أكثر من مكلَّف وعميل؛ ويصل إشعار إلى الأشخاص المختارين بحسب حالة الطلب.

وعمل المعتمِد أيضًا على الهاتف. فتُفتح المهام التي تنتظر الموافقة من الصفحة الرئيسية للتطبيق؛ ويوافق المدير على المهمة أو يرفضها أو يطلب تعديلها. أما المندوب فيتابع مهامه مع حالات الموافقة عليها في التطبيق نفسه، ويستطيع تصفيتها بحسب الفرع أو الشخص أو حالة الموافقة أو النطاق الزمني. ويرى المستخدم صاحب الصلاحية في صفحة «جميع المهام» كل المهام الميدانية ضمن نطاق مسؤوليته في قائمة واحدة وبالمرشّحات نفسها.

مهمة تبدأ بالموقع وتنتهي بالمستند

في المهمة المعتمَدة يُفتح زر «بدء المهمة» ويُرسَل الموقع عند بدء المهمة. وعند وصول المندوب إلى العميل يرسل موقعًا ثانيًا عبر «إرسال موقع الوصول». ويضيف ما أنفقه خلال الطريق إلى المهمة نفسها: فئة المصروف، والجهة التي تم الإنفاق لديها، والوصف، والمبلغ، والعملة، والتاريخ، والإيصال أو الفاتورة نفسها. ويُرفع المستند من الهاتف بصيغة PDF أو JPG أو PNG، ويظهر المصروف في القائمة بحالة «بانتظار الموافقة». ويختصر زر الإضافة (+) في تفاصيل المهمة إضافة المصروف إلى لمسة واحدة. وتعرض صفحة المصروفات في التطبيق نفقات الموظف بتاريخها ومبلغها وحالة الموافقة عليها؛ أما في لوحة التحكم على الويب فتظهر جميع المصروفات في قائمة واحدة بمرشّحات الفرع والشخص وحالة الموافقة والتاريخ، ويُفتح المستند في علامة تبويب جديدة لفحصه.

وعند انتهاء الزيارة يُكمل المندوب المهمة ويُدخل النتيجة لكل عميل على حدة. وفي المهام المكتملة تتكوّن الإحصاءات تلقائيًا: إجمالي الهدف، والمتحقَّق، ونسبة النجاح، ومبالغ العملاء، والعملاء الناجحون وغير الناجحين. وتُتابَع الدورة كلها على الجوال وعلى لوحة التحكم على الويب؛ وتجتمع في لوحة التحكم، تحت تفاصيل المهمة، بيانات المعتمِدين والعملاء الذين تمت زيارتهم والمصروفات والاكتمال من البداية إلى النهاية.

وتتقدم موافقات المصروفات والسلف على السجل نفسه الذي يعمل عليه القسم المالي. وتُعرَّف أنواع المصروفات والسلف بحسب المؤسسة من لوحة التحكم؛ ولأن المستند محفوظ داخل السجل لا يضطر المعتمِد إلى البحث عن الإيصال على حدة، وتظهر الموافقة أو الرفض مع سجل الحركات. وينطبق المسار نفسه على السلف: يُفتح الطلب بنوعه ومبلغه، ويُكتب قرار الموافقة أو الرفض بتاريخه وتوضيحه في سجل حركات السلفة. وفي التطبيق نفسه يستطيع المندوب فتح طلب إجازة مع خيار نصف يوم وتحديد من سيعمل بدلًا منه، ويرى رصيده المتبقي من الإجازات في شاشة الطلب. ويصل الطلب إلى قائمة الإجازات المنتظرة للموافقة في لوحة تحكم رئيسه المباشر؛ وتتحول الإجازات المستخدمة إلى نموذج مطابقة قابل للطباعة.

عند انتهاء اليوم: التدريب والإعلان في التطبيق نفسه

ولا يقتصر يوم المندوب على الزيارات. فالإعلانات ووثائق الإجراءات واللوائح والاستبيانات التي تُجرى مرة واحدة والتهاني اليومية موجودة في التطبيق نفسه؛ ولا حاجة إلى سلسلة بريد إلكتروني منفصلة. وتُعرض التدريبات المسندة إليه في صفحة «تدريباتي»: يشاهد المندوب الفيديو التدريبي ويؤكد ذلك بزر «شاهدت التدريب»، ويطّلع على وثائق PDF، وتُتابَع المحتويات التي أتمّها بعلامة خضراء. وتُسنَد التدريبات إلى مجموعات؛ والشخص الذي يُضاف إلى المجموعة لاحقًا يصل تلقائيًا إلى تلك التدريبات أيضًا. وفي لوحة التحكم ترفع الموارد البشرية تقارير عمّن أتمّ أي تدريب، لكل شخص على حدة، مع الشارات والشهادات التي حصل عليها.

ما تعلّمناه في الميدان

• يجب أن يعيش مسار الموافقة في لوحة التحكم لا في الشيفرة. فقدرة كل قسم على بناء سلسلته بنفسه دون كتابة شيفرة لا تتطلب تغيير البرنامج كلما تغيّر الهيكل التنظيمي.
• الموقع يحلّ محل الإقرار. جعل موقع بدء المهمة وموقع الوصول الإبلاغ عن الزيارة أمرًا لا جدال فيه.
• التقطوا المستند حيث تولد العملية. فحين يُرفع الإيصال من الهاتف لحظة الإنفاق، يزول عمل جمع المستندات في نهاية الشهر.
• يجب ألا تكون الإحصاءات عملًا إضافيًا. فنسبة النجاح ونتائج العملاء تُشتق من خطوة الإكمال التي ينفذها المندوب أصلًا.

التطبيق الجيد للفرق الميدانية هو الذي لا يجعلها تكتب التقرير على حدة. فيجب أن يكون التقرير ناتجًا جانبيًا تلقائيًا للخطوات التي يُنجَز بها العمل.

أين تُبلّغ فرقكم الميدانية عن يومها؟

إذا كانت زياراتكم الميدانية ومصروفاتكم تُسجَّل بمستندات تُجمع في نهاية الشهر، أو كان مسار الموافقة في كل قسم سلسلة بريد إلكتروني منفصلة، فيمكننا أن نصمم معًا دورة تبدأ من هاتف الموظف في الميدان. يمكنكم الاطلاع على صفحة مشروع Sinpaş YTSConnect، كما يمكنكم التواصل معنا.