Sinpaş YTSConnect: Şube kapısında QR, konum ve cihazla mesai

Sabah, şube kapısının önü. Bir Sinpaş YTS çalışanı telefonunu çıkarıp YTSConnect'i açıyor. Ekranda günün motivasyon mesajı beliriyor; "Teşekkürler" düğmesine dokunup geçiyor. Ana sayfada ilk sırada tek bir düğme duruyor: Mesai Başlat. Kamerayı şubenin QR koduna tutuyor ve mesaisi başlıyor.

Bu kısa anın arkasında, hem çalışanı yormayan hem de kayda güvenilmesini sağlayan bir tasarım var. YTSConnect'in mobil uygulamasını anlattığımız bu yazı, o tasarımın hikâyesi.

Proje kısaca

YTSConnect, Türkiye genelinde onlarca şubesi ve yüzlerce çalışanı bulunan Sinpaş Yapı Tasarruf Sandığı için geliştirdiğimiz İK ve saha operasyon platformu. Ağırlık merkezi, tüm çalışanların kullandığı iOS ve Android uygulaması: mesai ve mola, izin, masraf ve avans, saha görevleri, eğitimler ve duyurular aynı uygulamada. İK ve yöneticiler web panelinde onay veriyor ve raporluyor; platform, kurumun mevcut CRM ve ERP sistemleriyle çift yönlü bir entegrasyon API'si üzerinden konuşuyor. YTSConnect bugün Sinpaş YTS'nin tüm şubelerinde aktif olarak kullanılıyor.

Yeni şifre yok, üç doğrulama tek okutmada

Yüzlerce çalışana yeni bir uygulama dağıtmanın bilinen engeli hesap açma ve şifre yönetimi. YTSConnect'te çalışanlar kurumda zaten kullandıkları CRM kullanıcı adı ve şifresiyle hem mobil uygulamaya hem web paneline giriyor. Çalışan CRM'de tanımlandığı anda uygulamaya erişimi otomatik açılıyor; kişi, şube, vardiya ve giriş-çıkış kayıtları iki sistem arasında saniyeler içinde eşitleniyor.

Mesai kaydının manipüle edilememesi gerekiyordu, ama doğrulamanın yükünü çalışana bindirmeden. Çözüm, üç kontrolü tek harekete sığdırmak oldu. Çalışan şube QR kodunu okuttuğunda sistem aynı anda GPS konumunu ve telefonun o çalışanla eşleşmiş cihaz olup olmadığını kontrol ediyor. Üçünden biri tutmazsa giriş kaydı oluşmuyor; puantaja yalnızca doğrulanmış kayıt giriyor. Kamera ve konum izinleri uygulamanın tercihler ekranından tek yerden yönetiliyor.

Kurum, çalışanların yalnızca kendi şubesinden mi yoksa tüm şubelerden mi giriş yapabileceğini bir politika olarak seçiyor. Her yeni şube, panelde tanımlanıp QR kodu üretildiği anda sisteme dahil oluyor: şubenin konumu haritadan seçiliyor, QR kodları şube detayında listeleniyor ve yenisi tek tıkla ekleniyor. Gün içindeki molalar da aynı ekrandan, Mola Başlat ve Mola Bitir düğmeleriyle kaydediliyor. Çalışan, son giriş-çıkış yaptığı güne ait hareketleri tarih ve saatleriyle "Mesai Hareketleri" sayfasında görüyor; yönetici ise kişinin profilinden bütün giriş-çıkışlarını gün, ay ya da yıl bazında süzebiliyor.

Kural katı, istisna yönetilebilir

Katı bir doğrulama, gerçek hayatın istisnalarında çalışanı operasyon dışında bırakmamalıydı. Telefonu arızalı bir çalışan için yönetici, kişinin mobil tercihlerinden GPS kontrolünü geçici olarak devre dışı bırakabiliyor. Telefon değişiminde cihaz eşleşmesi panelden tek tıkla sıfırlanıyor ve çalışan yeni cihazıyla devam ediyor. Her istisnanın da kaydı tutuluyor: elle müdahale edilen kayıtlar, işlemi kimin ve ne zaman yaptığıyla birlikte ayrı bir raporda izleniyor. Kadrolu çalışan, misafir ve taşeron personel aynı sistemde tutuluyor; raporlar gerektiğinde taşeron firmaya göre ayrılabiliyor.

Eksik günü kapatmadan yeni mesai yok

Mesai başlatmayı unutan çalışanlar aylık puantajda boşluklar yaratıyor, İK bu boşlukları tek tek araştırmak zorunda kalıyordu. Çözümü yine telefona taşıdık. Çalışan geçmiş günlerden birinde mesai kaydı yapmadıysa, bir sonraki Mesai Başlat denemesinde uygulama bir uyarı ekranı açıyor ve önce o günler için izin girişini istiyor. Eksik gün kapanmadan yeni mesai açılmıyor; böylece puantaj her zaman kapalı ve tutarlı kalıyor.

Web panelinde bu düzenin karşılığı renk kodlu puantaj. Normal mesai, fazla mesai, eksik mesai, devamsızlık, hafta tatili, resmî tatil ve ücretli izin hücre bazında renkleniyor; hücreye tıklayan yönetici günün giriş-çıkış detayına iniyor ve aynı pencereden saatlik izin, izin ya da elle çalışma kaydı ekleyebiliyor. Puantaj, ilk giriş ve son çıkışa göre ya da gün içindeki bütün giriş-çıkışlara göre hesaplanabiliyor; satırın sonunda kurumda geçirilen toplam süre yer alıyor. Geç giriş, erken çıkış ve fazla mesai eşikleri dakika olarak tanımlandığı için günlük raporlar bu toleranslara göre kendiliğinden hesaplanıyor.

Vardiyalar da aynı esneklikle kuruluyor: gün bazlı vardiya, ertesi güne sarkan çıkış, çoklu mola, esnek vardiya havuzu ve kişi-gün bazında takvim üzerinden toplu atama. Yönetici "şu anda içeride bulunanlar" raporuyla şubelerde o an kimin çalıştığını son giriş saati ve şubesiyle görüyor; giriş ya da çıkışını unutanlar da ayrı bir raporda listeleniyor.

Sahada öğrendiklerimiz

• Güvenliği tek harekete sığdırın. QR, konum ve cihaz kontrolünün tek okutmada yapılması, doğrulamayı çalışan için neredeyse görünmez kıldı.
• Kimlik birliği benimsemeyi kolaylaştırır. Yeni şifre gerektirmeyen bir uygulama, kullanıcıya öğretilecek bir şey daha eklemiyor.
• Boşluğu ay sonunda değil, ertesi sabah kapatın. Eksik gün kilidi, puantaj temizliğini İK'nın işinden çalışanın kısa bir adımına dönüştürdü.
• İstisnaya kapı bırakın, kaydını tutun. GPS istisnası ve cihaz sıfırlama yalnızca yetkili kişinin elinde ve denetim izinde.

Sahada kullanılan bir uygulamanın başarısı, en sık yapılan işi ne kadar kısa yoldan bitirdiğiyle ölçülür. Mesai başlatmak her gün yapılan iş; onu tek bir okutmaya indirmek her şeyden önce geliyordu.

Şubelerinizde mesai nasıl kaydediliyor?

Mesai takibiniz şubeden şubeye farklı yöntemlerle yürüyorsa ya da puantaj her ay elle temizleniyorsa, çalışanın telefonundan başlayan ve İK'nın panelinde biten bir akışı birlikte kurabiliriz. Sinpaş YTSConnect proje sayfasında diğer modülleri görebilir, bizimle iletişime geçebilirsiniz.