تفضيلات ملفات تعريف الارتباط
تضمن ملفات تعريف الارتباط الضرورية عمل هذا الموقع. وبموافقتك، نستخدم ملفات تعريف الارتباط للتعرّف عليك عند عودتك وحفظ سجل عملياتك. كما قد يُحمَّل محتوى خارجي مثل خدمات Google. يمكنك سحب موافقتك في أي وقت.
مشروع
منصة B2B للمبيعات الميدانية والتوزيع
طبقة تشغيلية مؤسسية متكاملة مع نظام ERP، تدير الدورة كاملةً، من الطلب في الميدان إلى القيد في المحاسبة، من مركز واحد.
Bayi360 منصة B2B للمبيعات الميدانية متكاملة بالكامل مع نظام ERP، طُوِّرت لموزّع يوزّع السلع الاستهلاكية سريعة الحركة على مئات نقاط البيع بالتجزئة في أنحاء تركيا. يعمل مندوب المبيعات في الميدان، والمحاسبة في المركز الرئيسي، وموظفو التغليف في المستودع، والشريك اللوجستي، والوكيل نفسه، على البيانات ذاتها وضمن حدود صلاحياتهم. تُدار الطلبات والتحصيلات والمرتجعات وإشعارات الشحن والعروض الترويجية والتسوية البنكية في دورة واحدة، ويختفي النقل اليدوي للبيانات.
سرعة الميدان ورقابة المركز.
كان عميلنا يعمل وفق آلية يدوّن فيها الفريق الميداني الطلبات على هواتفه أثناء زيارات الوكلاء، ثم يرسلها إلى المركز الرئيسي حيث تُدخَل يدويًا في المحاسبة. كانت قوائم الأسعار تختلف من وكيل إلى آخر، وقواعد كميات العبوات غير معروفة في الميدان، وكانت إيصالات التحصيل تصل إلى المركز الرئيسي بعد أيام. وكان المستودع يجمع الطلبات استنادًا إلى مستندات ورقية، وكانت الباركودات الخاصة بشركة اللوجستيات تُكتب يدويًا. ولم تكن الإدارة تعرف الإجابة عن سؤال «من زار أي وكيل اليوم، وماذا باع، وماذا حصّل» إلا في نهاية الشهر.
بدأنا في Karatsoft ببناء طبقة تشغيلية فوق نظام ERP دون تغييره. ففي المرحلة الأولى نُقلت الطلبات والتحصيلات إلى الميدان؛ وفي المرحلة الثانية أُضيف مسح الباركود في المستودع وواجهات API اللوجستية؛ وفي المرحلة الثالثة دخل محرك العروض الترويجية والتحقق من المرتجعات والتسوية البنكية وبوابة العملاء حيّز التشغيل. واليوم يدير النظام، بأكثر من 130 شاشة وتقرير، السلسلة بأكملها من الميدان إلى المحاسبة من مركز واحد.
حدّثونا عن احتياجاتكم؛ نحدد النطاق والتكاملات وخارطة الطريق كتابيًا منذ اللقاءات الأولى. حلٌّ مبني حول طريقة عملكم، دون المساس بنظام ERP أو المحاسبة أو الأنظمة المصرفية لديكم.
الشاشات الرئيسية وأبرز ما فيها: نكبّر في كل صورة الجزء الأهم. المسوا الصورة لعرض التفاصيل.
يبدأ مندوب المبيعات يومه بهذه الشاشة: محفظة الوكلاء، والمبيعات السنوية والشهرية، والتحصيلات، وتحقيق الهدف، ونسبة الزيارات، كلها أمامه في لمحة واحدة. وتعرض القائمة في الأسفل الطلبات المعلّقة مع حالتها وتاريخ شحنها. وتأتي الأرقام من نظام ERP لحظيًا؛ ويساعد الفارق بين التحصيلات والهدف على تحديد مسار اليوم والوكلاء ذوي الأولوية.
يبدأ الطلب باختيار الوكيل؛ وتظهر المنتجات بصورها في كتالوج مقسّم إلى فئات. وتلفت المنتجات الخاضعة لعروض ترويجية والمنتجات بأفضل سعر والمنتجات الجديدة الانتباه بوسم على البطاقة. وتعرض النافذة التي تُفتح عند لمس المنتج المخزون والكمية المحجوزة في السلال الأخرى ومضاعف العبوة؛ ولا يقبل النظام إدخالًا يتجاوز الكمية القابلة للبيع أو لا يتوافق مع مضاعف العبوة.
تُعدّ شاشة السلة الملخص المالي للطلب. ففي كل سطر يظهر جنبًا إلى جنب سعر القائمة والخصومات المتسلسلة المحددة للوكيل وصافي السعر؛ كما تُميّز الشاشة العروض الترويجية المُفعَّلة والمنتجات الهدية. ويستخرج مندوب المبيعات ملف PDF للفاتورة المبدئية شاملةً ضريبة القيمة المضافة؛ وعند تأكيد الطلب ينتقل مباشرةً إلى برنامج المحاسبة دون انتظار إدخاله.
بمجرد أن يختار مندوب المبيعات الوكيل يرى الرصيد الحالي من نظام ERP؛ ويُدخل التحصيلات النقدية وتحصيلات POS والشيكات في الشاشة نفسها، بينما يتولى المسؤول أو المحاسبة معالجة التحصيلات المصرفية. ويعثر النظام بنفسه على الصندوق انطلاقًا من رمز حساب مندوب المبيعات، ويُثبّت تاريخ العملية على تاريخ اليوم. وتقود قائمة الإجراءات بنقرة واحدة إلى بيانات الوكيل وكشف الحساب وتقرير أعمار الديون.
تعرض شاشة «وكلائي» محفظة مندوب المبيعات برمز الحساب والاسم التجاري والرصيد. وتفتح قائمة الإجراءات في كل سطر بيانات الوكيل والطلبات والمنتجات الأكثر شراءً والمنتجات التي لم تُشترَ قط وكشف الحساب التفصيلي وأعمار الديون والملاحظات وبيانات الدخول وجهات الاتصال. وتضع قائمة المنتجات التي لم تُشترَ قط فرصة البيع المتقاطع أمام مندوب المبيعات أثناء الزيارة.
يُخفي تقرير أعمار الديون الفواتير المغلقة، ولا يعرض إلا الفواتير المفتوحة والمسدَّدة جزئيًا مع تاريخ الاستحقاق والمبلغ المسدَّد والمبلغ المتبقي. ويُذكر في كل سطر عدد الأيام التي تأخرت فيها الفاتورة أو التي تبقّت على استحقاقها. ويحوّل زرٌّ واحد العرض إلى الديون المتأخرة؛ ويبيّن المخطط في الأسفل توزّع الدين على الأشهر.
يضع تقرير الأداء مبيعات السنة المختارة وتحصيلاتها جنبًا إلى جنب شهرًا بشهر. ويُظهر المخطط الخطي الفجوة بين المنحنيين، ويعطي الجدول على اليمين المبالغ الشهرية؛ وفي الأسفل تظهر المبيعات السنوية والتحصيلات السنوية ونسبة التحصيل إلى المبيعات. وتشمل المبالغ ضريبة القيمة المضافة، وتقيس التدفق النقدي الفعلي الذي يجلبه مندوب المبيعات إلى الشركة.
يجهّز موظفو المستودع الطلب بمسح الباركود دون رؤية الأسعار. ومع كل مسح تظهر على الشاشة صورة المنتج ومعلومات الممر والرف والصف؛ وتحسب الشاشة لحظيًا الكميات الممسوحة والناقصة والزائدة، إضافةً إلى الكراتين والوزن الحجمي (desi). ولأن الطلب يُقسَّم حسب الفئات، تجمع مناطق المستودع المختلفة الطلب نفسه في وقت واحد.
تعرض القائمة شحنات ثلاثة ناقلين معًا: يظهر في كل سطر رقم إشعار الشحن ورقم الطلب وعدد الكراتين والوزن الحجمي (desi) والحالة الحالية. ويولّد النظام باركود الشحن بنفسه عبر واجهة API، وتطبعه إدارة المستودع بنقرة واحدة؛ وتعود إلى النظام وثيقة ATF (إيصال تسليم المستودع) الراجعة من الشريك اللوجستي. ويحصي مربع التنبيه في الأعلى الشحنات التي لم تعد وثيقتها بعد.
يختار المسؤول أحد أربعة أنواع من العروض الترويجية: المفرد، أو الكمية الإجمالية، أو تركيبة الكميات المتعددة، أو عرض السعر. ثم يحدد مجموعة العملاء والفترة الزمنية ومنتجات الشرط والمكافأة؛ ويمكن أن تكون المكافأة منتجًا هدية أو خصمًا أو نقاطًا. وكلما تضاعفت الكمية المشتراة تتضاعف الهدايا والنقاط تلقائيًا؛ وتتسلسل الخصومات حتى ستة مستويات.
يمرّ المرتجع بخمس خطوات: يختار مندوب المبيعات الوكيل ويُدخل المنتجات بالباركود أو من قائمة المخزون، ويستعلم النظام عن الطلبات السابقة لكل منتج. ولا يمكن لمنتج لم يطلبه الوكيل قط فيما مضى أن يدخل قائمة المرتجعات. وتعتمد المحاسبة المرتجع بإدخال رقم الفاتورة الرسمية وتاريخها؛ ويُنشأ إشعار شحن المرتجع تلقائيًا بما يرد من شركة اللوجستيات.
يحدد المسؤول نطاقًا زمنيًا ويقارن في جدول واحد مبيعات جميع مندوبي المبيعات وتحصيلاتهم وعدد الوكلاء الذين زاروهم. وعند فتح أي سطر يظهر يوم ذلك الشخص في الصفحة نفسها: توزيع مجموعات المنتجات، وأنواع التحصيل، والرصيد المتأخر، وآخر موقع للمركبة. ويتدخل المسؤول خلال اليوم دون انتظار تقرير نهاية الشهر.
يسجّل الوكيل الدخول باسم المستخدم وكلمة المرور الخاصين به؛ ويتعرّف النظام تلقائيًا على حساب العميل ولا يطلب أي اختيار إضافي. وتعرض لوحة المعلومات الرصيد الحالي والمبلغ المتأخر وإجمالي المشتريات السنوية، وتحتها حالة الطلبات. وتظهر في الصفحة نفسها بيانات الاتصال بالممثل والحساب المصرفي الذي يُسدَّد إليه؛ ويستطيع الوكيل تقديم الطلبات على مدار الساعة (24/7).
تنقل خدمة الصيرفة المفتوحة (Open Banking) الحركات البنكية إلى النظام؛ ويطابق النظام كل حركة مع حساب العميل الصحيح عبر الرقم الضريبي. وإذا ارتبطت عدة حسابات بالرقم الضريبي نفسه ينتظر السطر اختيار المستخدم؛ وتُسند المحاسبة بنودًا مثل العمولات إلى المصروفات الأخرى. ولا تُعالَج الحسابات المدرجة في قائمة الحظر تلقائيًا؛ وتُظهر المربعات في الأعلى الفرق بين رصيد البنك ورصيد المحاسبة.
تسجّل سجلات العمليات التحصيلات وتجهيز الطلبات وطلبات API الواردة وحركات الشحن والسلة بدقة الثانية. ويظهر في كل سطر المستخدم والمستند والبند والعملية المنفَّذة والقيمة السابقة–اللاحقة. وتبقى هنا الحالة الأصلية للسجل المحذوف أو المعدَّل في نظام ERP؛ ويعرف المسؤول من غيّر ماذا دون أن يسأل الفريق التقني.
إشعارات وتنبيهات فورية، وإجراءات سريعة، وبيانات حية: ينجز المستخدمون والفرق الميدانية أعمالهم من هواتفهم دون انتظار.
تُقرأ الأسعار والمخزون وحسابات العملاء والأرصدة لحظيًا؛ وتُكتب الطلبات والتحصيلات وإشعارات الشحن مباشرةً في المحاسبة.
المخزون − الكمية في السلال الأخرى = الكمية القابلة للبيع؛ ويُمنع مندوبان من بيع المنتج نفسه في الوقت ذاته.
تُرفض القيم الوسيطة لكمية العبوة الخاصة بكل منتج؛ وحتى لو مرّت في نظام ERP تُقرَّب إلى المضاعف الأعلى وتُسجَّل قبل الانتقال إلى اللوجستيات.
خصومات متتالية حتى 6 مستويات؛ وبعد اختيار حساب العميل يُشطب السعر القديم ويُعرض صافي السعر.
عروض المنتج المفرد والكمية الإجمالية وتركيبة الكميات المتعددة وعروض السعر؛ منتج هدية أو خصم أو نقاط؛ وتنمو المكافأة بحسب المضاعفات.
عند نقص الشحنة يتحول المنتج الهدية إلى منتج مدفوع أو تُلغى المكافأة؛ وتبقى الفاتورة والخروج الفعلي متطابقين بنسبة 100%.
سلة ثانية للطلبات العاجلة، وسلال غير نشطة، وقوالب يعدّها المسؤول، وتحميل السلال بالجملة من Excel.
عند التحصيل يُحدَّد الصندوق انطلاقًا من رمز حساب مندوب المبيعات؛ ولا يكون تاريخ العملية إلا تاريخ اليوم.
يُعدّ الوكيل الذي أُدخل له تحصيل أو طلب «تمت زيارته»؛ وينتهي تزوير التقارير اليدوية.
يُقسَّم الطلب الواحد إلى بنود حسب مناطق المستودع، وتُجمَّع بنوده في وقت واحد، ثم تُدمج في إشعار الشحن.
صورة المنتج مع كل مسح؛ وتنبيه صوتي عند زيادة الكمية؛ وبيانات الممر والرف من نظام ERP.
الباركود وإشعار الشحن والتتبع تتم تلقائيًا؛ وتُعاد إلى النظام وثيقة ATF (إيصال تسليم المستودع) الراجعة من الشريك اللوجستي.
تُعالَج طلبات إشعارات الشحن المجمّعة باستقلالية وبالتسلسل؛ وعند انقطاع الاتصال تُستأنف من حيث توقفت.
لا يمكن قبول إرجاع منتج لم يُطلب فيما مضى؛ ويحدد المسؤول الفترة الرجعية.
لحظة الإدخال الأول والقيمة السابقة/اللاحقة وعلامة «تمت معاينة الأصل» في جدول منفصل؛ وتبقى حتى لو حُذف السجل من نظام ERP.
تُطابَق حركات الصيرفة المفتوحة مع حساب العميل بالرقم الضريبي؛ مع تقرير الفروق وقائمة حظر حسابات العملاء.
يرى كل شخص نطاقه فقط؛ ويحاكي المسؤول شاشة أي مستخدم.
يقدّم الوكيل الطلبات على مدار الساعة (24/7) ويطّلع على كشف حسابه وأعمار ديونه؛ ولا حاجة لاختيار حساب العميل.
تُرسل كل مساء بالبريد الإلكتروني تقارير التحصيل وإشعارات الشحن والمحاسبة واللوجستيات والبنك.
تُنقل صور المنتجات في نظام ERP إلى مخزن صور منفصل وتُحدَّث تلقائيًا كل 30 دقيقة؛ فيُفتح الكتالوج بسرعة.
تابع التمرير
تنقّل بين الشرائح بمفاتيح الأسهم أو بالسحب.
طريقة عملنا
نُفِّذ هذا المشروع وفق المبادئ الأربعة نفسها؛ وكذلك سيكون مشروعك.
يُحدَّد النطاق والتكاملات وخريطة الطريق كتابيًا في الأسابيع الأولى؛ فلا مفاجآت على الطريق.
ERP أو المحاسبة أو البنك أو الفاتورة الإلكترونية: أيًّا كان ما تستخدمه، نتكامل فوقه وتبقى بياناتك في مكانها.
صلاحيات حسب الدور، وتحقق بخطوتين، والتزام بحماية البيانات، وسجل لكل عملية: تُبنى في الأساس ولا تُضاف لاحقًا.
الصيانة والمراقبة والإصدارات الجديدة تأتي من الفريق نفسه الذي بنى المشروع؛ وهناك دائمًا من يعرف نظامك على بُعد اتصال.
Bayi360
لوحة المعلومات هي شاشة القرار اليومية للفريق الميداني: تسحب بيانات المحفظة والمبيعات والتحصيل والهدف والزيارات من نظام ERP لحظيًا، وتجمع الطلبات المعلّقة مع تواريخ شحنها في الصفحة نفسها؛ ولا يرى مندوب المبيعات سوى محفظته.
عندما يدخل مندوب المبيعات إلى النظام يرى أولًا بطاقات KPI: إجمالي عدد الوكلاء، ومبيعات السنة ومبيعات الشهر، والتحصيلات خلال الشهر، ونسبة تحقيق الهدف، وعدد الوكلاء الذين تمت زيارتهم. ولا يُدخل أحد عدد الزيارات يدويًا؛ فالنظام يضع علامة «تمت زيارته» تلقائيًا على كل وكيل أُدخل له طلب أو تحصيل خلال الشهر. ويسرد الجدول في الأسفل الطلبات المعلّقة مع الحالة والتاريخ وتاريخ الشحن والمبلغ؛ وتقود الأزرار في الأعلى إلى طلب جديد وإلى مخرجات PDF.
كانت الإدارة في السابق لا تعرف من زار أي وكيل، وماذا باع، وماذا حصّل إلا في نهاية الشهر. وتضع لوحة المعلومات هذه المعلومات أمام الشخص في الميدان خلال اليوم نفسه. ويتيح الانحراف بين التحصيل والهدف لمندوب المبيعات إعادة ترتيب مسار يومه وأولويات وكلائه فورًا. ولأن الأرقام تُقرأ من نظام ERP، ينظر المركز الرئيسي والميدان إلى البيانات نفسها؛ ولا يضطر أحد إلى إعداد تقرير منفصل.
شاشة الطلب الجديد هي الكتالوج الذي يُدخل فيه مندوب المبيعات الطلبات باسم الوكيل؛ وتُظهر وسوم تنبيه المبيعات المنتجات البارزة، بينما تتحقق نافذة المنتج لحظة الطلب من قواعد المخزون والمحجوز ومضاعف العبوة.
يختار مندوب المبيعات الوكيل أولًا؛ فيُفتح الكتالوج بالأسعار المحددة لذلك الوكيل. وتظهر على اليسار الفئات مع أعداد منتجاتها، وتحمل البطاقات صورة المنتج وسعره ومخزونه. وتعرض نافذة المنتج معًا سعر الوحدة وسعر العلبة، وكمية العلبة والكرتونة، والمخزون والمحجوز ومضاعف العبوة. ويحسب النظام الكمية القابلة للبيع: إذ يطرح من المخزون الكمية المحجوزة في السلال الأخرى. ففي منتج مضاعف عبوته 10 لا يُقبل إدخال 15 قطعة؛ ولا يدخل السلة إلا المضاعفات مثل 10 و20.
كانت قواعد كميات العبوات في السابق غير معروفة في الميدان، وكان من الممكن أن يبيع مندوبان المنتج نفسه في الوقت ذاته. ويمنع المخزون المحجوز الشامل هذا التضارب لحظة الطلب: فيرى الجميع الكمية الحقيقية بعد طرح الكميات المنتظرة في السلال الأخرى. ويوقف التحقق من مضاعف العبوة من البداية أي طلب كان سيصل إلى المستودع واللوجستيات بكمية خاطئة. كما تُبقي وسوم تنبيه المبيعات المنتجات الخاضعة للعروض والمنتجات الجديدة نصب عيني مندوب المبيعات؛ وتذكّره الشاشة بما ينبغي أن يوصي به الوكيل.
تجمع شاشة السلة في جدول واحد صافي الأسعار الخاصة بكل عميل والخصومات المتسلسلة والعروض الترويجية المُفعَّلة؛ ويراجع مندوب المبيعات الفاتورة المبدئية شاملةً ضريبة القيمة المضافة مراجعة أخيرة ويرسل الطلب إلى المحاسبة معتمدًا.
يعرض الجدول لكل منتج الكمية وسعر القائمة والخصم وصافي السعر والمبلغ. وتُطبَّق الخصومات بالتسلسل حتى ستة مستويات؛ فالخصمان 5% و10% لا يُجمعان بل يُطبَّق أحدهما بعد الآخر. وعندما تستوفي السلة شروط عرض ترويجي تكتب الشاشة اسم العرض وتضيف المنتج الهدية في سطر بسعر صفري. وفي الأسفل يظهر تاريخ الشحن وملاحظة الطلب، وعلى اليمين المجموع الفرعي وضريبة القيمة المضافة والمجموع الكلي؛ وتقع الأزرار «فاتورة مبدئية بصيغة PDF» و«تأكيد الطلب» فوقها مباشرة.
كانت قوائم الأسعار في السابق تختلف من وكيل إلى آخر. أما الآن فتطبّق السلة بنفسها صافي السعر الخاص بالوكيل وسلسلة الخصومات؛ فلا يجري مندوب المبيعات أي حسابات، وترى المحاسبة صافي السعر نفسه. ويفتح مندوب المبيعات سلة ثانية لطلب عاجل، ويُبقي الطلبات الكبيرة منتظرة في سلة غير نشطة، ويطبّق على السلة بنقرة واحدة قالبًا أعدّه المسؤول. وتزداد السرعة في الميدان دون الإخلال بالرقابة في المركز الرئيسي.
تكتب شاشة التحصيل التحصيلات النقدية وتحصيلات POS والشيكات المنفَّذة في الميدان مباشرةً في نظام ERP؛ ويختار النظام الصندوق ويثبّت تاريخ العملية على تاريخ اليوم، فلا يستطيع أحد تسجيل قيد بتاريخ سابق أو لاحق.
يختار مندوب المبيعات الوكيل من بين الحسابات النشطة أو غير النشطة أو جميع الحسابات؛ ويأتي رمز الحساب والاسم التجاري والرصيد الحالي من نظام ERP لحظيًا. وتعرض القائمة في الأسفل تحصيلات الوكيل السابقة بنوعها ورقم الإيصال والبنك. وفي التحصيل النقدي يمتلئ حقل الصندوق تلقائيًا ويكون حقل التاريخ مقفلًا؛ ولا يكتب مندوب المبيعات سوى المبلغ ورقم الإيصال. وبالنسبة إلى POS يلزم البنك والإيصال، وبالنسبة إلى الشيك يلزم تاريخ الاستحقاق ورقم المستند ومكان التحرير والبنك والفرع ورقم IBAN؛ ولا يُنشأ قيد مع نقص أي حقل.
كانت إيصالات التحصيل في السابق تصل إلى المركز الرئيسي بعد أيام. أما الآن فيظهر كل تحصيل في المحاسبة لحظة إدخاله؛ ويحوّل مندوب المبيعات النقد الموجود في صندوقه إلى بنك المؤسسة بأمر «تطبيق التحويل». ويمنع قفل التاريخ التلاعب بالقيود بتواريخ سابقة، ويمنع الكشف التلقائي عن الصندوق استخدام صندوق خاطئ. ويحتفظ النظام كذلك بلحظة الإدخال الأول لكل تحصيل على حدة؛ وحتى لو تغيّر السجل في نظام ERP يصل المسؤول إلى النسخة الأصلية.
تحوّل شاشة «وكلائي» قائمة حسابات بسيطة إلى أداة بيع شاملة: فمن السطر نفسه يفتح مندوب المبيعات الرصيد وسجل الطلبات وتحليلات المنتجات والملاحظات وجهات الاتصال، ويذهب إلى الزيارة وهو مستعد.
يظهر في أعلى الشاشة إجمالي عدد الوكلاء وإجمالي رصيد الديون في المحفظة. وتضيّق الأزرار «نشط» و«غير نشط» القائمة، ويعثر مربع البحث على الوكيل المطلوب بسرعة بين آلاف السجلات؛ ويستطيع المسؤول كذلك التصفية حسب مندوب المبيعات. وتفتح قائمة «الإجراءات» في السطر بيانات الوكيل، والطلبات المعلّقة والمكتملة، وتحليلات المنتجات، وكشف الحساب التفصيلي، وأعمار الديون، والملاحظات، وبيانات الدخول إلى البوابة، وقائمة جهات الاتصال. ويُفتح كشف الحساب وتقرير أعمار الديون، لضخامة بياناتهما، في صفحة كاملة.
لا يرى مندوب المبيعات إلا الوكلاء المسندين إليه؛ فلا تتداول المعلومات التجارية دون داعٍ حتى داخل الفريق. وتحفظ الملاحظات تاريخ كل وكيل، وتبقى هذه المعلومات في الشركة ذاكرةً مؤسسية. وتفتح قائمة المنتجات التي لم تُشترَ قط أثناء الزيارة موضوعًا جاهزًا للبيع المتقاطع. ويُحدَّد وصول الوكيل إلى البوابة من هنا أيضًا، ويمكن إغلاقه بخطوة واحدة عند أي وضع خطِر.
تقرير أعمار الديون هو الشاشة التي يحدد بها مندوب المبيعات أولويات التحصيل: يسرد الفواتير المفتوحة مع أيام التأخير، ويفصل الديون المتأخرة بزر واحد، ويعرض توزّع الدين على الأشهر في مخطط، ويحمل التقرير إلى الميدان بصيغة PDF.
تلخّص البطاقات في الأعلى عدد الحسابات المدينة، وعدد الحسابات المتأخرة، والرصيد الإجمالي والرصيد المتأخر. ويحوّل الزر المجاور لعنوان التقرير عرض جميع الديون الافتراضي إلى الديون المتأخرة. وفي ترويسة كل حساب يظهر العنوان بجانب رمز الحساب والاسم التجاري؛ ويخطط مندوب المبيعات زيارته بناءً عليه. ويضم الجدول أعمدة المستند والاستحقاق والنوع والمبلغ والمسدَّد والمتبقي، مع وسم التأخير؛ ويحمل مندوب المبيعات التقرير بصيغة PDF إلى الزيارة أو الاجتماع.
تركّز هذه الواجهة، التي تستبعد الفواتير المغلقة، الفريق مباشرةً على المستحقات المتعثرة. وبالنظر إلى أيام التأخير لا إلى المبلغ وحده، يلاحظ مندوب المبيعات سريعًا أي وكيل يتأخر باستمرار. ويوفّر مخطط التوزيع الشهري بيانات لتخطيط التدفق النقدي. ومراجعة تجاوز الوكيل لموعد الاستحقاق من هنا قبل الزيارة تجعل حديث التحصيل مستندًا إلى أرقام ملموسة. ولأن التقرير لا يُعدّ يدويًا، لا يبقى أحد منشغلًا بجداول نهاية الشهر؛ ويخصص الفريق الميداني وقته للبيع والتحصيل.
يجعل تقرير الأداء الفرق بين ما يبيعه مندوب المبيعات وما يحصّله مرئيًا في شاشة واحدة، بمبالغ شاملة ضريبة القيمة المضافة ومخطط شهري وجدول؛ ويسهّل مرشّح السنة المقارنة بالفترات السابقة.
يختار المستخدم السنة ويصفّي؛ فتعرض الشاشة لكل شهر من تلك السنة مبالغ المبيعات والتحصيل شاملةً ضريبة القيمة المضافة في المخطط والجدول معًا. وتسهّل مقارنة الأشهر المتتالية قراءة اتجاه المبيعات. ويعطي السطر الذي تحت المخطط إجمالي المبيعات السنوية والتحصيل السنوي ونسبة التحصيل إلى المبيعات. ولا يرى مندوب المبيعات سوى أرقامه؛ أما مدير المبيعات فيختار أفراد فريقه ويقرأ التقرير نفسه للفريق.
المبيعات وحدها نصف الصورة فقط؛ فالسؤال الحقيقي هو هل دخل ثمن البضاعة المباعة إلى الشركة. ووجود المبيعات والتحصيل في المخطط نفسه يُظهر هذه الفجوة شهرًا بشهر ويمهّد أرضية متينة لمتابعة تحقيق الهدف. ويرى المسؤول اتجاه الفريق دون انتظار تقرير قبل الاجتماع؛ كما تصل تقارير التحصيل وإشعارات الشحن والمحاسبة تلقائيًا بالبريد الإلكتروني كل مساء.
تدير شاشة تجهيز الطلبات الجمع بالباركود في المستودع من البداية إلى النهاية: فتدل على المنتج الصحيح بصورة المنتج وموقعه على الرف، وتلتقط النقص والزيادة فورًا، وتهيّئ الكراتين والوزن الحجمي (desi) للتغليف.
يختار موظف المستودع بند الطلب الذي يقع في منطقته؛ وترسم معلومات الممر والرف والصف القادمة من برنامج المحاسبة مسار الجمع. وعندما يمسح الموظف الباركود تظهر صورة المنتج على الشاشة ويسأل النظام عن الكمية؛ وإذا تجاوز الإدخال كمية الطلب تُفتح نافذة تحذير، ويُبلَّغ عن المنتج الناقص بنص أحمر وبصوت. وعندما يمسح الموظف جميع المنتجات يطلب منه الزر «إرسال إلى التغليف» تأكيد تقرير النقص والزيادة للمرة الأخيرة؛ ثم يُدخل معلومات الكراتين والوزن الحجمي (desi) والناقل.
كان المستودع في السابق يجمع الطلبات استنادًا إلى مستندات ورقية. وتتيح صورة المنتج على الشاشة مقارنتها بالعلبة التي في اليد وتجنّب الخلط بين المنتجات ذات العبوات المتشابهة؛ ويتيح التنبيه الصوتي للموظف أن يعمل دون النظر إلى الشاشة. ويؤدي وصول معلومات الممر والرف إلى الجهاز الطرفي المحمول إلى اختصار وقت الجمع بنسبة تصل إلى 40%. ويسجّل النظام كل مسح وحذف وتغيير في الكمية بدقة الثانية؛ وإذا حدث خطأ في الشحن فإن التقرير يبيّن من غيّر أي سطر ومتى.
تتابع شاشة اللوجستيات كل شحنة تغادر المستودع في قائمة واحدة مع ناقلها وإشعار شحنها وحالة تسليمها؛ وينساب الباركود ورقم التتبع ووثيقة ATF الراجعة (إيصال تسليم المستودع) بين الأنظمة تلقائيًا دون أن يكتبها أحد يدويًا.
تُفتح القائمة بعلامات تبويب منفصلة للشريك اللوجستي وشركتَي شحن؛ وتحصي البطاقات في الأعلى إشعارات الشحن الخاصة بالأسبوع، والشحنات التي وصلت وثيقة ATF الراجعة الخاصة بها، وتنبيهات الوثائق الراجعة الناقصة. وبعد اعتماد المستودع يدمج الأمر «إنشاء إشعار الشحن» بنود الفئات في جدول واحد ويولّد باركود الشحن عبر واجهة API. ويُظهر عمود الحالة أن الباركود قد وُلّد، أو أن الشحنة سُلّمت لشركة الشحن، أو أن وثيقة ATF قد استُلمت، أو أن التسليم قد تم؛ ويفتح الزر «تتبّع» آخر حالة للشحنة.
كانت الباركودات الخاصة بشركة اللوجستيات تُكتب في السابق يدويًا. أما اليوم فيُولَّد الباركود وإشعار الشحن ورقم التتبع تلقائيًا؛ وتُعاد إلى النظام معلومات إيصال تسليم المستودع (ATF) الواردة من الشريك اللوجستي، وتتابع خدمة العملاء الشحنة لحظيًا. وإذا كانت شركة شحن أخرى معرَّفة في بطاقة الوكيل فإن الشريك اللوجستي يجهّز الطرد ويحيل التسليم إلى تلك الشركة. وتُنفَّذ عمليات إشعارات الشحن المجمّعة باستقلالية وبالتسلسل؛ وإذا انقطع الاتصال يُستأنف العمل من حيث توقف.
يحوّل محرك العروض الترويجية سياسة البيع إلى قواعد: يحدد المسؤول العرض مرة واحدة، ويحسب النظام الشروط لحظة الطلب، ويضيف الهدية أو النقاط إلى السلة، ويعيد التحقق عند الشحن.
عندما يختار المسؤول النوع من قائمة «عرض ترويجي جديد» لا يفتح النموذج إلا الحقول اللازمة لذلك النوع. فالعرض المفرد ينظر إلى الكمية المستهدفة لمنتج واحد، وعرض الكمية الإجمالية إلى مجموع عدة منتجات، وعرض تركيبة الكميات المتعددة إلى كمية إلزامية منفصلة لكل منتج. أما عرض السعر فيُفعَّل عندما يتجاوز مبلغ السلة من مجموعات المنتجات غير الداخلة في عرض آخر الحدَّ المقرر. وإذا أُضيفت مجموعة العملاء الرئيسية إلى عرض ما فلا يسمح النظام بإضافة المجموعات الفرعية على حدة.
كان لا بد من حساب الخصومات المتسلسلة حتى ستة مستويات وأنواع العروض الأربعة دون أخطاء في الميدان. ويجري المحرك هذا الحساب لحظة الطلب: ففي عرض يمنح هدية واحدة عن كل 10 قطع يُضاف تلقائيًا هديتان للوكيل الذي يشتري 20 قطعة، و3 هدايا لمن يشتري 30 قطعة. وفي عروض التركيبة يحدد المضاعف الأدنى المكافأة. ويبقى المنتج الهدية بمقابل مالي حتى تُستوفى الشروط فعليًا في المستودع؛ وهكذا تتطابق الفاتورة مع الخروج الفعلي تمامًا.
تُجري شاشة مرتجعات المخزون المرتجع في تدفق واحد من الميدان إلى المحاسبة؛ ويمنع التحقق من الطلبات السابقة الوكيل من إرجاع منتج لم يشترِه قط ومن تحقيق ربح عبر المرتجعات من فرق السعر.
عندما يختار مندوب المبيعات وكيلًا يفتح النظام تلقائيًا قائمة مرتجعات خاصة بذلك الوكيل؛ ويمكن عند الحاجة تعريف عدة قوائم مستقلة للوكيل نفسه. ويضيف مندوب المبيعات المنتجات بالباركود أو من قائمة المخزون ويرسل تقرير المرتجع إلى الوكيل بصيغة PDF وبالبريد الإلكتروني؛ ولا يستطيع إجراء أي عملية مالية. وترى المحاسبة جميع القوائم في لوحة واحدة وتختار الطلب، ويستعلم النظام عن الطلبات السابقة للمنتجات. وعندما تُدخل المحاسبة رقم الفاتورة وتاريخها وتعتمد يُنشأ إشعار شحن المرتجع.
يشترط التحقق أن يتطابق المرتجع مع بيانات الطلبات السابقة، ويمنع الانحرافات المالية مثل تحقيق ربح من فرق السعر. وإذا ضمّت القائمة بندًا غير مؤهل ينبّه النظام، ويُنشئ إشعار شحن المرتجع بالبنود المؤهلة، ويستبعد البنود التي لا سجل لها. ويحدد المسؤول كم سنة يرجع التحقق إلى الوراء. وفي مرتجعات البيع والشراء على السواء يؤدي تحميل قائمة جماعية عبر Excel إلى خفض الإدخال اليدوي والعبء التشغيلي بنسبة 90%.
شاشة «اليوم» هي مركز المراقبة الذي يتابع منه المسؤول الفريق الميداني خلال اليوم؛ فهي تقارن مندوبي المبيعات في النطاق الزمني المختار من حيث المبيعات والتحصيل والزيارات، وتفتح تفاصيل كل شخص دون مغادرة القائمة الرئيسية.
تجمع البطاقات في الأعلى إشعارات شحن المبيعات والتحصيلات وعدد الوكلاء الذين تمت زيارتهم للفترة أو اليوم المختار. ويعطي جدول مقارنة مندوبي المبيعات لكل شخص مبلغ مبيعاته وتحصيله وعدد الوكلاء الذين زارهم مع محفظته. ويفتح الزر «فتح» إحصاءات «اليوم» لذلك المندوب تحت الجدول على هيئة أكورديون: ماذا باع من أي مجموعة منتجات، وتوزّع التحصيل بين النقد والشيك وPOS، ورصيده المتأخر، وموقع مركبته وعدد الكيلومترات المقطوعة.
كانت الإدارة في السابق تحصل على الإجابة عن سؤال من ذهب إلى أي وكيل وماذا باع وماذا حصّل في نهاية الشهر. وتعطي هذه الشاشة الإجابة نفسها خلال اليوم. ويربط المسؤول من الإعدادات كل مندوب مبيعات بالمدير التابع له؛ فيرى المدير فريقه وحده، ويرى المدير العام الشركة بأكملها. وتأتي معلومات موقع المركبة وعدد الكيلومترات لحظيًا من خدمة متكاملة؛ ويتتبّع المسؤول المركبة على الخريطة في الوقت الفعلي.
تتيح بوابة العملاء للوكيل الاطلاع على رصيده وطلباته وكشف حسابه وممثله على مدار الساعة (24/7) دون حاجة إلى وسيط؛ ولأن حساب الوكيل الذي يسجّل الدخول يُعرَف تلقائيًا يزول خطر إدخال طلب على حساب عميل خاطئ.
عندما يدخل الوكيل باسم المستخدم وكلمة المرور تستقبله الشاشة باسمه وتحمّل حسابه تلقائيًا. وتعرض البطاقات في لوحة المعلومات الدين الحالي والمبلغ المتأخر وإجمالي المشتريات خلال السنة؛ ويسرد جدول «طلباتي» تاريخ كل طلب وحالته وعدد بنوده ومبلغه. وتقود القائمة إلى صفحات الطلب الجديد والسلة والمدفوعات والمخزون وكشف الحساب وأعمار ديون الحساب والممثل والحساب المصرفي.
لا يضطر الوكيل إلى الاتصال بمندوب المبيعات لمعرفة رصيده أو حالة طلبه؛ فالمعلومة على شاشته في كل ساعة. ويبيّن تقرير أعمار ديون الحساب بوضوح كم يوم تأخرت كل فاتورة ويسهّل تخطيط الدفع؛ وتسرّع بيانات الحساب المصرفي المؤسسي عملية السداد. ولأن الطلب الذي يقدمه الوكيل يمرّ باعتماد الممثل فإن السرعة لا تخلّ بالرقابة. أما دور مدير العملاء فيدير الوكلاء في مجموعة حسابات عملاء واحدة من حساب واحد.
تجمع التسوية البنكية الحركات الفعلية الواردة من الصيرفة المفتوحة بالقيود المحاسبية؛ فتطابقها تلقائيًا بالرقم الضريبي، وتترك الاستثناءات وحدها لفريق المحاسبة، وتبلّغ فورًا عن الفرق بين الرصيدين.
يظهر في أعلى الشاشة الرصيد الفعلي في البنك ورصيد المحاسبة والفرق بينهما مع عدد الحركات. ويعرض جدول الحركات البنكية، إلى جانب التاريخ والبنك والبيان والمبلغ، الحساب المطابَق والحالة: طُوبق تلقائيًا، أو عدة حسابات بانتظار الاختيار، أو أُسند يدويًا، أو في قائمة حظر الحسابات. وينقر المستخدم نقرًا مزدوجًا على سطر غير مطابَق ويُسند المبلغ إلى حساب العميل المعني أو إلى بنك آخر أو إلى المصروفات الأخرى مثل رسوم التحويل والعمولات.
يعالج النظام بنفسه السجلات التي يمكن مطابقتها، ولا يترك لفريق المحاسبة إلا السطور التي تحتاج إلى قرار. ويدوّن تقرير رصيد الحساب الفروق بجانبها ويساعد على إقفال التسوية دون أخطاء. وتدخل الحسابات التي تشترك في الرقم الضريبي نفسه ولا ينبغي معالجتها تلقائيًا قائمة الحظر مع بيان السبب؛ فلا تُنشأ قيود تحصيل تلقائية خاطئة. ويصل تقرير الحركات البنكية إلى المعنيين بالبريد الإلكتروني كل مساء.
تُبقي سجلات العمليات مسار التدقيق الخاص بالتشغيل مستقلًا عن نظام ERP: فمن غيّر أي قيمة إلى ماذا ومتى يُحفظ في جدول منفصل، ولا يضيع هذا الأثر حتى لو حُذف السجل في نظام ERP.
تفصل علامات التبويب في أعلى الشاشة سجلات تجهيز الطلبات والتحصيل وطلبات API الواردة والشحن والسلة؛ ويضيّق مربع البحث القائمة برقم الطلب أو الشخص أو المنتج، ويمكن تصدير القائمة إلى Excel أيضًا. ويُظهر كل سجل الوقت بدقة الثانية والمستخدم والمستند والبند؛ ويبيّن عمود العملية هل هي إضافة أو تحديث للكمية أو إدخال أول أو تصحيح لمضاعف العبوة أو حذف. وتعطي أعمدة القيمة السابقة واللاحقة ما الذي تغيّر بالضبط.
كان من الصعب في برنامج المحاسبة معرفة سبب حذف سجل ما أو حالته الأصلية، وكان هذا السؤال يقع على عاتق الفريق التقني. ويحتفظ Bayi360 ببيانات التدقيق خارج نظام ERP في جدول منفصل؛ ولا يخلّ الحذف أو التحديث في نظام ERP بهذا الأثر. وفي طلبات API الواردة تظهر أيضًا رموز الأخطاء مثل «لم يُعثر على المنتج» أو «خطأ في الكمية». وتبقى علامة «تمت معاينة الأصل» الخاصة بالمسؤول كذلك في الجدول المستقل نفسه؛ ولا يستطيع المستخدمون التقنيون في برنامج المحاسبة تغيير هذا الاعتماد.
