Sinpaş YTSConnect : à la porte de l'agence, prise de service par QR code, position et appareil

Le matin, devant la porte de l'agence. Un collaborateur de Sinpaş YTS sort son téléphone et ouvre YTSConnect. Le message « Motivation du jour » apparaît à l'écran ; il appuie sur « Merci » et passe. Sur la page d'accueil, un seul bouton occupe la première place : Prise de service. Il présente la caméra au QR code de l'agence et son service commence.

Derrière ce bref instant se cache une conception qui ne fatigue pas le collaborateur tout en rendant l'enregistrement fiable. Cet article, consacré à l'application mobile de YTSConnect, raconte l'histoire de cette conception.

Le projet en bref

YTSConnect est la plateforme RH et d'opérations terrain que nous avons développée pour Sinpaş Yapı Tasarruf Sandığı, qui compte des dizaines d'agences et des centaines de collaborateurs à travers la Turquie. Son centre de gravité est l'application iOS et Android utilisée par tous les collaborateurs : prise de service et pauses, congés, frais et avances, missions terrain, formations et annonces se trouvent dans la même application. Les RH et les responsables valident et font leurs rapports dans le panneau web ; la plateforme dialogue avec les systèmes CRM et ERP existants de l'organisation par une API d'intégration bidirectionnelle. YTSConnect est aujourd'hui utilisé activement dans toutes les agences de Sinpaş YTS.

Pas de nouveau mot de passe, trois vérifications en un seul scan

L'obstacle bien connu lorsqu'on déploie une nouvelle application auprès de centaines de collaborateurs est l'ouverture de comptes et la gestion des mots de passe. Dans YTSConnect, les collaborateurs se connectent à l'application mobile comme au panneau web avec l'identifiant et le mot de passe CRM qu'ils utilisent déjà dans l'organisation. Dès qu'un collaborateur est défini dans le CRM, son accès à l'application s'ouvre automatiquement ; les données de personnes, d'agences, d'horaires et de pointages d'entrée-sortie sont synchronisées entre les deux systèmes en quelques secondes.

L'enregistrement du temps de travail ne devait pas pouvoir être manipulé, sans pour autant faire peser la charge de la vérification sur le collaborateur. La solution a été de faire tenir trois contrôles en un seul geste. Lorsque le collaborateur scanne le QR code de l'agence, le système vérifie en même temps sa position GPS et si le téléphone est bien l'appareil associé à ce collaborateur. Si l'un des trois ne concorde pas, aucun pointage d'entrée n'est créé ; seul un enregistrement vérifié entre dans la feuille de pointage. Les autorisations de caméra et de position se gèrent en un seul endroit, depuis l'écran des préférences de l'application.

L'organisation choisit, comme politique, si les collaborateurs peuvent pointer uniquement dans leur propre agence ou dans toutes les agences. Chaque nouvelle agence rejoint le système dès qu'elle est définie dans le panneau et que son QR code est généré : la position de l'agence est choisie sur la carte, les QR codes sont listés dans le détail de l'agence et un nouveau s'ajoute en un clic. Les pauses de la journée sont elles aussi enregistrées depuis le même écran, avec les boutons « Début de pause » et « Fin de pause ». Le collaborateur voit, avec leur date et leur heure, les mouvements du dernier jour où il a pointé entrée et sortie, sur la page « Historique des pointages » ; le responsable, lui, peut filtrer depuis le profil de la personne toutes ses entrées et sorties par jour, par mois ou par année.

Une règle stricte, des exceptions maîtrisées

Une vérification stricte ne devait pas laisser le collaborateur hors de l'activité face aux exceptions de la vraie vie. Pour un collaborateur dont le téléphone est défaillant, le responsable peut désactiver temporairement le contrôle GPS depuis les préférences mobiles de la personne. En cas de changement de téléphone, l'association de l'appareil est réinitialisée en un clic depuis le panneau, et le collaborateur poursuit avec son nouvel appareil. Chaque exception est elle aussi consignée : les enregistrements modifiés à la main sont suivis dans un rapport distinct, avec la personne qui a effectué l'opération et le moment où elle l'a faite. Les collaborateurs permanents, les invités et le personnel sous-traitant sont tenus dans le même système ; les rapports peuvent, au besoin, être séparés par entreprise sous-traitante.

Pas de nouvelle prise de service sans avoir clôturé le jour manquant

Les collaborateurs qui oubliaient de prendre leur service laissaient des trous dans la feuille de pointage mensuelle, et les RH devaient rechercher ces trous un par un. Nous avons de nouveau porté la solution sur le téléphone. Si le collaborateur n'a enregistré aucun pointage l'un des jours passés, lors de la tentative suivante de « Prise de service », l'application ouvre un écran d'avertissement et demande d'abord la saisie d'un congé pour ces jours. Tant que le jour manquant n'est pas clôturé, aucune nouvelle prise de service n'est ouverte ; la feuille de pointage reste ainsi toujours complète et cohérente.

Dans le panneau web, la contrepartie de cette organisation est la feuille de pointage à code couleur. Les heures normales, les heures supplémentaires, les heures manquantes, les absences, le jour de repos hebdomadaire, le jour férié et le congé payé sont colorés cellule par cellule ; le responsable qui clique sur une cellule accède au détail des entrées et sorties du jour et peut, depuis la même fenêtre, ajouter un congé horaire, un congé ou un enregistrement de travail manuel. La feuille de pointage peut être calculée à partir de la première entrée et de la dernière sortie, ou à partir de toutes les entrées et sorties de la journée ; la durée totale passée dans l'organisation figure en fin de ligne. Les seuils de retard, de départ anticipé et d'heures supplémentaires étant définis en minutes, les rapports quotidiens sont calculés automatiquement selon ces tolérances.

Les horaires sont eux aussi construits avec la même souplesse : horaire par jour, sortie débordant sur le lendemain, pauses multiples, pool d'horaires flexibles et affectation en masse, par personne et par jour, depuis un calendrier. Avec le rapport « personnes actuellement présentes », le responsable voit qui travaille à cet instant dans les agences, avec l'heure de sa dernière entrée et son agence ; ceux qui ont oublié leur entrée ou leur sortie sont listés dans un rapport distinct.

Ce que nous avons appris sur le terrain

• Faites tenir la sécurité en un seul geste. Le fait que les contrôles du QR code, de la position et de l'appareil se fassent en un seul scan a rendu la vérification presque invisible pour le collaborateur.
• Une identité unifiée facilite l'adoption. Une application qui ne demande pas de nouveau mot de passe n'ajoute rien de plus à apprendre à l'utilisateur.
• Comblez le trou le lendemain matin, pas en fin de mois. Le verrou des jours manquants a transformé le nettoyage de la feuille de pointage, autrefois tâche des RH, en une courte étape pour le collaborateur.
• Laissez une porte à l'exception, et consignez-la. L'exception GPS et la réinitialisation de l'appareil sont entre les mains de la seule personne habilitée, et dans la piste d'audit.

Le succès d'une application utilisée sur le terrain se mesure à la brièveté du chemin qu'elle offre pour la tâche la plus fréquente. Prendre son service est la tâche de chaque jour ; la ramener à un seul scan passait avant tout.

Comment le temps de travail est-il enregistré dans vos agences ?

Si le suivi du temps de travail se fait par des méthodes différentes d'une agence à l'autre, ou si la feuille de pointage est nettoyée à la main chaque mois, nous pouvons construire avec vous un flux qui part du téléphone du collaborateur et s'achève dans le panneau des RH. Sur la page du projet Sinpaş YTSConnect, vous pouvez voir les autres modules ; vous pouvez aussi nous contacter.