Sinpaş YTSConnect: Arbeitszeit an der Filialtür mit QR-Code, Standort und Gerät

Morgens vor der Filialtür. Ein Mitarbeiter von Sinpaş YTS zieht sein Telefon heraus und öffnet YTSConnect. Auf dem Bildschirm erscheint die Motivationsnachricht des Tages; er tippt auf „Danke“ und geht weiter. Auf der Startseite steht an erster Stelle eine einzige Schaltfläche: „Arbeitszeit starten“. Er hält die Kamera auf den QR-Code der Filiale, und seine Arbeitszeit beginnt.

Hinter diesem kurzen Moment steckt ein Design, das den Mitarbeiter nicht belastet und zugleich dafür sorgt, dass dem Eintrag vertraut werden kann. Dieser Beitrag über die mobile App von YTSConnect erzählt die Geschichte dieses Designs.

Das Projekt in Kürze

YTSConnect ist eine Plattform für Personal- und Außendienstmanagement, die wir für Sinpaş Yapı Tasarruf Sandığı mit Dutzenden Filialen und Hunderten Mitarbeitern in der gesamten Türkei entwickelt haben. Der Schwerpunkt liegt auf der iOS- und Android-App, die alle Mitarbeiter nutzen: Arbeitszeit und Pausen, Urlaub, Spesen und Vorschüsse, Außendienstaufgaben, Schulungen und Mitteilungen in derselben App. HR und Manager genehmigen und werten im Web-Panel aus; die Plattform kommuniziert über eine bidirektionale Integrations-API mit den bestehenden CRM- und ERP-Systemen des Unternehmens. YTSConnect wird heute in allen Filialen von Sinpaş YTS aktiv genutzt.

Kein neues Passwort, drei Prüfungen mit einem Scan

Das bekannte Hindernis bei der Einführung einer neuen App für Hunderte Mitarbeiter sind Kontoeröffnung und Passwortverwaltung. Bei YTSConnect melden sich die Mitarbeiter mit dem CRM-Benutzernamen und -Passwort, die sie im Unternehmen ohnehin verwenden, sowohl in der mobilen App als auch im Web-Panel an. Sobald ein Mitarbeiter im CRM angelegt ist, wird sein Zugang zur App automatisch freigeschaltet; Personen-, Filial-, Schicht- und Stempeldaten werden zwischen beiden Systemen innerhalb von Sekunden abgeglichen.

Die Arbeitszeiterfassung durfte nicht manipulierbar sein, aber ohne die Last der Verifizierung auf den Mitarbeiter abzuwälzen. Die Lösung bestand darin, drei Prüfungen in eine einzige Handbewegung zu packen. Scannt der Mitarbeiter den QR-Code der Filiale, prüft das System gleichzeitig den GPS-Standort und ob das Telefon das mit diesem Mitarbeiter gekoppelte Gerät ist. Stimmt eines der drei nicht, entsteht keine Stempelung; in den Zeitnachweis gelangen nur verifizierte Datensätze. Kamera- und Standortberechtigungen werden an einer Stelle im Einstellungsbildschirm der App verwaltet.

Das Unternehmen legt per Richtlinie fest, ob Mitarbeiter sich nur in ihrer eigenen Filiale oder in allen Filialen einstempeln dürfen. Jede neue Filiale ist in das System eingebunden, sobald sie im Panel angelegt und ihr QR-Code erzeugt wurde: Der Standort der Filiale wird auf der Karte ausgewählt, die QR-Codes stehen im Filialdetail, und ein neuer wird mit einem Klick hinzugefügt. Auch die Pausen im Tagesverlauf werden auf demselben Bildschirm mit den Schaltflächen „Pause starten“ und „Pause beenden“ erfasst. Der Mitarbeiter sieht die Buchungen des Tages seiner letzten Stempelung mit Datum und Uhrzeit auf der Seite „Arbeitszeitbuchungen“; der Manager kann im Profil der Person alle Stempelungen nach Tag, Monat oder Jahr filtern.

Die Regel ist streng, die Ausnahme ist steuerbar

Eine strenge Verifizierung durfte den Mitarbeiter bei den Ausnahmen des echten Lebens nicht aus dem Betrieb herausfallen lassen. Bei einem Mitarbeiter mit defektem Telefon kann der Manager in den mobilen Einstellungen der Person die GPS-Prüfung vorübergehend deaktivieren. Bei einem Telefonwechsel wird die Gerätekopplung im Panel mit einem Klick zurückgesetzt, und der Mitarbeiter macht mit seinem neuen Gerät weiter. Auch jede Ausnahme wird protokolliert: Manuell bearbeitete Datensätze werden zusammen mit der ausführenden Person und dem Zeitpunkt in einem eigenen Bericht verfolgt. Festangestellte, Gäste und Personal von Subunternehmen werden im selben System geführt; Berichte lassen sich bei Bedarf nach Subunternehmen trennen.

Keine neue Arbeitszeit ohne Abschluss fehlender Tage

Mitarbeiter, die das Starten der Arbeitszeit vergaßen, hinterließen Lücken im monatlichen Zeitnachweis, die HR einzeln recherchieren musste. Die Lösung haben wir wieder auf das Telefon verlagert. Hat ein Mitarbeiter an einem der vergangenen Tage keine Arbeitszeit gebucht, öffnet die App beim nächsten Versuch, „Arbeitszeit starten“ zu tippen, einen Warnbildschirm und verlangt zuerst einen Abwesenheitseintrag für diese Tage. Ohne Abschluss des fehlenden Tages wird keine neue Arbeitszeit eröffnet; so bleibt der Zeitnachweis stets lückenlos und konsistent.

Im Web-Panel entspricht dem der farbcodierte Zeitnachweis. Regelarbeitszeit, Überstunden, Minusstunden, Fehlzeiten, wöchentlicher freier Tag, gesetzlicher Feiertag und bezahlter Urlaub werden zellenweise eingefärbt; klickt der Manager auf eine Zelle, gelangt er zu den Stempeldetails des Tages und kann im selben Fenster Stundenurlaub, Urlaub oder einen manuellen Arbeitseintrag hinzufügen. Der Zeitnachweis lässt sich nach der ersten Ein- und der letzten Ausstempelung oder nach allen Stempelungen im Tagesverlauf berechnen; am Zeilenende steht die insgesamt im Unternehmen verbrachte Zeit. Da die Schwellenwerte für verspätetes Kommen, frühes Gehen und Überstunden in Minuten definiert werden, werden die Tagesberichte anhand dieser Toleranzen von selbst berechnet.

Auch Schichten werden mit derselben Flexibilität aufgebaut: tagesbezogene Schichten, in den Folgetag reichende Ausstempelzeiten, mehrere Pausen, ein flexibler Schichtpool und die Sammelzuweisung pro Person und Tag im Kalender. Mit dem Bericht „Aktuell Anwesende“ sieht der Manager, wer in den Filialen gerade arbeitet, samt letzter Einstempelzeit und Filiale; Mitarbeiter, die das Ein- oder Ausstempeln vergessen haben, werden in einem eigenen Bericht aufgelistet.

Was wir in der Praxis gelernt haben

• Packen Sie die Sicherheit in eine einzige Handbewegung. Dass QR-Code, Standort und Gerät mit einem Scan geprüft werden, machte die Verifizierung für den Mitarbeiter nahezu unsichtbar.
• Eine gemeinsame Identität erleichtert die Akzeptanz. Eine App, die kein neues Passwort verlangt, fügt dem Benutzer nichts hinzu, was er noch lernen müsste.
• Schließen Sie die Lücke nicht am Monatsende, sondern am nächsten Morgen. Die Sperre bei fehlenden Tagen machte aus der Bereinigung des Zeitnachweises, die HR-Arbeit war, einen kurzen Schritt des Mitarbeiters.
• Lassen Sie der Ausnahme eine Tür offen und protokollieren Sie sie. GPS-Ausnahme und Zurücksetzen der Gerätekopplung liegen ausschließlich in der Hand von Berechtigten und im Prüfpfad.

Der Erfolg einer im Außendienst genutzten App bemisst sich daran, wie kurz der Weg für die häufigste Aufgabe ist. Die Arbeitszeit zu starten ist eine tägliche Aufgabe; sie auf einen einzigen Scan zu reduzieren, hatte Vorrang vor allem anderen.

Wie wird in Ihren Filialen die Arbeitszeit erfasst?

Wenn Ihre Arbeitszeiterfassung von Filiale zu Filiale mit unterschiedlichen Methoden läuft oder der Zeitnachweis jeden Monat von Hand bereinigt wird, können wir gemeinsam einen Ablauf aufbauen, der auf dem Telefon des Mitarbeiters beginnt und im Panel von HR endet. Die weiteren Module sehen Sie auf der Projektseite von Sinpaş YTSConnect; nehmen Sie Kontakt mit uns auf.