تفضيلات ملفات تعريف الارتباط
تضمن ملفات تعريف الارتباط الضرورية عمل هذا الموقع. وبموافقتك، نستخدم ملفات تعريف الارتباط للتعرّف عليك عند عودتك وحفظ سجل عملياتك. كما قد يُحمَّل محتوى خارجي مثل خدمات Google. يمكنك سحب موافقتك في أي وقت.
مشروع
منصة إدارة الموظفين والعمل الميداني
تطبيق العمل في جيب موظفي Sinpaş Yapı Tasarruf Sandığı: تسجيل الدوام بالتحقق عبر رمز QR والموقع، والإجازات، والمصروفات، والمهام الميدانية، والتدريب في تطبيق جوّال واحد، بينما ترى الموارد البشرية والمديرون كل إجراء في لوحة التحكم عبر الويب في اللحظة نفسها.
تم تطوير YTSConnect لصالح Sinpaş Yapı Tasarruf Sandığı (Sinpaş Tasarruf Finansman A.Ş.) التي تضم عشرات الفروع ومئات الموظفين في أنحاء تركيا؛ وهو يجمع في منظومة واحدة مراقبة حضور الموظفين (PDKS)، وإدارة الورديات، وعمليات الإجازات والسلف والمصروفات، ومهام المبيعات الميدانية، وإدارة التدريب المؤسسي.
يتكوّن الحل من ثلاث طبقات: لوحة تحكم ويب للإدارة للموارد البشرية والمديرين، وتطبيق جوّال iOS/Android لجميع الموظفين، وواجهة تكامل API تتواصل في الاتجاهين مع أنظمة CRM/ERP القائمة لدى المؤسسة. يدخل الموظفون إلى النظام ببيانات اعتمادهم المؤسسية الحالية (SSO)، ويبدؤون الدوام عبر رمز QR الخاص بالفرع والتحقق من الموقع، وينشئون طلبات الإجازة والمصروفات من هواتفهم؛ أما المديرون فيرون جميع الحركات في وحدة التحكم عبر الويب خلال الثانية نفسها، ويوافقون عليها ويُعدّون التقارير عنها.
النتيجة: بدلًا من ملفات Excel المتفرقة وسلاسل البريد الإلكتروني وكشوف الدوام اليدوية، تمتلك Sinpaş YTS بنية رقمية متوافقة تمامًا مع هيكلها التنظيمي وسياسات العمل لديها، وتشكّل مصدر الحقيقة الوحيد.
أرادت Sinpaş Yapı Tasarruf Sandığı إدارة شبكة فروعها المتنامية بسرعة وفرق المبيعات العاملة في الميدان بشكل مركزي. كانت متابعة الدوام تتم بطرق مختلفة من فرع إلى آخر، وكانت طلبات الإجازة تتداول عبر البريد الإلكتروني، وكانت الزيارات الميدانية والمصروفات تُقيَّد محاسبيًا بناءً على مستندات تُجمع في نهاية الشهر. وكان فريق الموارد البشرية يقضي أيامًا في دمج البيانات ليقدّم إجابة موثوقة عن سؤال «من عمل، وأين، ومتى؟».
وقد جُرّبت برامج PDKS الجاهزة، لكن لم يستطع أي منتج جاهز تلبية حاجة المؤسسة إلى تسلسلات موافقة خاصة بها، وهيكل المقاولين من الباطن، وعمليات المبيعات الميدانية، والعمل المتكامل مع هويات المستخدمين الموجودة في CRM القائم.
وفي Karatsoft بدأنا YTSConnect ببنية تضع نظام CRM الحالي للمؤسسة في المركز. ففي المرحلة الأولى دخلت لوحة التحكم عبر الويب وبنية PDKS التحتية الخدمة، وفي الثانية التطبيق الجوّال وإدارة المهام الميدانية، وفي الثالثة وحدات التدريب والاستبيانات والأصول الثابتة والتقارير المتقدمة. ويُستخدم YTSConnect اليوم بشكل فعّال في جميع فروع Sinpaş YTS، ويُضاف كل فرع جديد إلى النظام لحظة تعريفه في اللوحة وإنشاء رمز QR الخاص به.
حدّثونا عن احتياجاتكم؛ نحدد النطاق والتكاملات وخارطة الطريق كتابيًا منذ اللقاءات الأولى. حلٌّ مبني حول طريقة عملكم، دون المساس بنظام ERP أو المحاسبة أو الأنظمة المصرفية لديكم.
الشاشات الرئيسية وأبرز ما فيها: نكبّر في كل صورة الجزء الأهم. المسوا الصورة لعرض التفاصيل.
يثبّت موظف Sinpaş YTS تطبيق YTSConnect على هاتفه ويسجّل الدخول باسم المستخدم وكلمة المرور الخاصين بـ CRM اللذين يستخدمهما أصلًا في المؤسسة؛ فلا حساب جديد ولا كلمة مرور جديدة ولا عملية تسجيل منفصلة. ويدخل فريق الموارد البشرية والمديرون إلى لوحة التحكم عبر الويب بالهوية نفسها. ويُفتح وصول الشخص المعرَّف في CRM إلى التطبيق تلقائيًا.
عند فتح التطبيق يصل الموظف إلى جميع أعماله اليومية من الصفحة الرئيسية: «بدء الدوام» و«إنهاء الدوام» وأزرار الاستراحة والمهام والتدريبات والاستبيانات والمستندات المؤسسية كلها على الشاشة نفسها. ومن القائمة السفلية ينتقل بلمسة واحدة إلى الإعلانات وعمليات الإجازة والمصروفات وإعدادات الحساب. كما تستقبله على هذه الشاشة رسالة «تحفيز اليوم» المرسلة مع بداية اليوم.
يضغط الموظف على «بدء الدوام» ويمسح رمز QR الخاص بالفرع بكاميرا هاتفه؛ ويتحقق التطبيق في الوقت نفسه من الموقع والجهاز المقترن. ولا يُنشأ سجل حضور ما لم تتطابق الثلاثة معًا. أما الموظف الذي تنقص سجلاته في أيام سابقة فيُدخل أولًا إجازة لتلك الأيام؛ وبذلك يبقى كشف الدوام مكتملًا ومتسقًا دائمًا.
يفتح الموظف طلب إجازته من هاتفه: يختار نوع الإجازة والتواريخ، ويحدد نصف يوم عند الحاجة، ويعيّن الشخص الذي سيحل محله. وفي أعلى شاشة الإجازات تظهر الإجازة المستحقة والمستخدمة والمتبقية محدّثة في كل لحظة. ويدخل الطلب سلسلة الموافقات؛ أما الموارد البشرية فتطبع نموذج المطابقة للإجازات المستخدمة بنقرة واحدة من اللوحة.
ينشئ المندوب الميداني طلب المهمة من هاتفه: يدخل العميل والموقع والتاريخ والمبلغ التقديري. وعند اكتمال سلسلة الموافقات يبدأ المهمة، ويرسل موقعه عند وصوله إلى العميل، ويضيف مصروفاته ويسجّل النتيجة لكل عميل. ويُحسب الهدف والمحقَّق ونسبة النجاح تلقائيًا؛ ويتابع المدير العملية نفسها مباشرةً من لوحة التحكم عبر الويب.
يدخل الموظف مصروفه من هاتفه وهو في الميدان: يختار الفئة والشركة والمبلغ والعملة والتاريخ، ويرفق ملف PDF أو صورة للإيصال أو الفاتورة. ويصل السجل إلى قائمة المدير بحالة «بانتظار الموافقة». وتُحفظ طلبات السلف وكل إجراء موافقة أو رفض مع تاريخه؛ وتصل الإدارة المالية إلى المستند نفسه من اللوحة.
يجد الموظف التدريبات المسندة إليه في صفحة «تدريباتي» على هاتفه؛ فيشاهد الفيديو ويضغط على زر «شاهدت التدريب»، ويقرأ مستندات PDF، وتُعلَّم المكتملة بعلامة صح خضراء. ومن يُنهي تدريبًا ينال الشارة المعرَّفة له وشهادة المشاركة. وتسند الموارد البشرية المحتوى إلى مجموعات وتُعدّ تقريرًا عن من أتمّ ماذا لكل شخص على حدة.
تُجمع إعلانات الإدارة ومستندات الإجراءات واللوائح والاستبيانات والتهاني في تطبيق واحد على هاتف الموظف. وتصل الإعلانات بوسم الأولوية ومرفقاتها؛ ويُملأ كل استبيان مرة واحدة فقط. كما تأتي بطاقات الترحيب والترقية وعيد الميلاد والذكرى السنوية للعمل، وإشعار تحفيز اليوم، من التطبيق نفسه.
يصل كل تسجيل حضور عبر رمز QR وكل طلب إجازة وكل مهمة ميدانية يرسلها الموظفون من هواتفهم إلى وحدة التحكم عبر الويب لدى المدير في اللحظة نفسها. وتلخّص الوحدة إجمالي الموظفين والموجودين حاليًا والإجازات بانتظار الموافقة والمتأخرين، وتعرض نسبة الحضور لكل فرع في رسم بياني. ويتابع المدير الموافقات المعلّقة من هنا ويصدّر أي قائمة إلى Excel بنقرة واحدة.
يجمع ملف الشخص في صفحة واحدة معلومات الفرع والمسمى الوظيفي والقسم والوصول، والملفات الوظيفية والملاحظات الخاصة بالجميع، سواء كان موظفًا أو ضيفًا أو من العاملين لدى مقاول من الباطن. ومن الملف نفسه ينتقل المدير إلى تعريف وردية الشخص وإلى تسجيلات الحضور والانصراف التي أجراها من الهاتف وإلى إجازاته وتفضيلاته على الجوّال. وتُصفّى التقارير بحسب شركة المقاول من الباطن وفئة الشخص.
تعرّف المؤسسة فروعها باختيار موقعها على الخريطة وتنشئ فورًا من اللوحة رمز QR لكل فرع؛ ويبدأ الموظفون دوامهم بمسح هذا الرمز بهواتفهم. وتُحدَّد سياسة الحضور باختيار واحد: من الفرع التابع للموظف فقط أو من جميع الفروع. وتُعرَّف الأقسام والمسميات الوظيفية في القسم نفسه؛ وينضم الفرع الجديد إلى النظام لحظة إنشاء رمز QR الخاص به.
تحدد الموارد البشرية لكل يوم وقت الحضور ووقت الانصراف والاستراحات على حدة، وتعلّم الانصراف الممتد إلى اليوم التالي بخانة واحدة. وفي عرض التقويم تُختار الأشخاص والأيام لتعيين وردية أو وردية مرنة أو عطلة أسبوعية بشكل جماعي. وتُحدَّد حدود السماح للتأخر في الحضور والانصراف المبكر والحد الأدنى للعمل الإضافي بدقة الدقيقة؛ وتُقيَّم تسجيلات الجوّال القادمة من الميدان وفق هذه القواعد.
تختار كل وحدة من اللوحة ممن ستحصل على الموافقة لطلبات الإجازة والمهام الميدانية: هرمي، أو بمسميات وظيفية مختارة، أو هرمي مختصر، أو سلسلة مخصصة تُبنى بالسحب والإفلات. ويتقدم الطلب الذي يفتحه الموظف من هاتفه وفق هذا المسار؛ ويرى المدير الذي جاء دوره الطلبات المعلّقة في التطبيق، ويوافق منه على المهام الميدانية أو يرفضها أو يطلب مراجعتها. ولا يتطلب تغيير المسار أي برمجة.
يُقرن حساب كل موظف بهاتف واحد فقط؛ ولا يمكن فتح سجل دوام من جهاز آخر. وعندما يغيّر الموظف هاتفه أو يعيد ضبطه، يلغي المدير الاقتران من اللوحة بنقرة واحدة، ولمن تعطّل جهازه يعطّل فحص GPS مؤقتًا. أما أي دور يرى أي صفحة وأي تقرير وأي موافقة فتحدده شاشة الصلاحيات ذات البنية الشجرية.
يُدرج كل حضور وانصراف يسجّله الموظفون من هواتفهم في خانته الخاصة في كشف الدوام الشهري. ويظهر الدوام العادي والعمل الإضافي ونقص ساعات العمل والغياب والعطلة الأسبوعية والعطلة الرسمية والإجازة المدفوعة كلٌّ بلون مستقل. وعندما تنقر الموارد البشرية على خانة تُفتح حركات اليوم، وتضيف عند الحاجة إجازة أو سجلًا يدويًا؛ وتسرد التقارير اليومية كذلك المتأخرين والمنصرفين مبكرًا والعمل الإضافي.
يظهر في تقرير مستقل كل سجل خارج تسجيلات الحضور المتحقَّق منها عبر الهاتف. ويعرض تقرير «السجلات المعدَّلة يدويًا» نوع العملية والتاريخ والوقت والسبب والشخص الذي أجرى العملية. وبتقارير نسيان الحضور والانصراف والموجودين حاليًا واستخدام الإجازات واستحقاقها، تحتفظ الموارد البشرية بسلسلة سجلات قابلة للتتبع وجاهزة للتدقيق في أي وقت.
تسجّل المؤسسة أصولها الثابتة ببيانات الملكية والموضع ورقم الأصل والفئة والرقم التسلسلي والشخص المسؤول عن العهدة والحالة. وتحفظ ملاحظات ملف الأصل المستجدات مثل الصيانة أو العهدة أو الضمان مع كاتبها وتاريخها. وتُتابَع عهد الموظفين في المكتب وفي الميدان عبر سجلات الأشخاص نفسها التي يستخدمها YTSConnect.
يتحاور YTSConnect في الاتجاهين مع أنظمة CRM وERP القائمة لدى Sinpaş YTS: تتم مزامنة سجلات الأشخاص والفروع والورديات والحضور والانصراف بين الطرفين خلال ثوانٍ. وتعمل الخدمات في دائرة مغلقة محمية بمفاتيح. ويصل الموظف المعرَّف في CRM إلى التطبيق فورًا، ويعود كل تسجيل حضور وانصراف يتم من الهاتف إلى جهة CRM كذلك.
إشعارات وتنبيهات فورية، وإجراءات سريعة، وبيانات حية: ينجز المستخدمون والفرق الميدانية أعمالهم من هواتفهم دون انتظار.
تُفتح لوحة التحكم عبر الويب والتطبيق الجوّال وCRM بالهوية نفسها؛ فلا توجد إدارة حساب وكلمة مرور منفصلة للموظف.
إذا لم يتطابق أحد عناصر رمز QR والموقع واقتران الجهاز فلا يُنشأ سجل حضور؛ ولا يدخل كشف الدوام إلا السجل المتحقَّق منه.
تحدد سياسة المؤسسة ما إذا كان بإمكان الموظف تسجيل الحضور من فرعه فقط أم من أي فرع.
لا يُفتح دوام جديد قبل إغلاق اليوم السابق الذي ينقصه السجل؛ فلا تبقى فجوات في كشف الدوام في نهاية الشهر.
هرمي أو بمسميات وظيفية مختارة أو مختصر أو سلسلة مخصصة؛ ويبني كل قسم مسار موافقاته دون كتابة برمجية.
تُسجَّل كل خطوة، من الطلب حتى إدخال النتيجة، بالموقع والوقت؛ وتنتج نسبة الهدف إلى المحقَّق تلقائيًا.
يُفتح طلب الإجازة، بما في ذلك نصف اليوم، من الهاتف ويُختار الشخص الذي سيحل محل الموظف؛ ويظهر رصيد الإجازة المتبقي في شاشة الطلب.
تُدخَل الإيصالات والفواتير من الهاتف مع مستنداتها؛ وتتقدم موافقات السلف والمصروفات على السجل نفسه الذي تعمل عليه الإدارة المالية.
بما في ذلك الورديات الممتدة إلى اليوم التالي والاستراحات المتعددة والمجموعات المرنة؛ وتعيين جماعي لكل شخص ويوم عبر التقويم.
تُعرَّف حدود التأخر في الحضور والانصراف المبكر والعمل الإضافي بالدقائق؛ وتُحسب التقارير وفق هذه الحدود.
يُلوَّن كل يوم في كشف الدوام الشهري بحسب نوعه؛ وبنقرة واحدة يُفتح تفصيل اليوم وتُجرى التصحيحات.
يُبلَّغ عن كل تصحيح يدوي مع الشخص الذي أجراه ووقته.
تُمنح صلاحيات الصفحات والتقارير والموافقات بحسب الدور في بنية شجرية.
يُقرن كل موظف بجهاز واحد؛ وعند تغيير الهاتف يعيد المدير ضبط الاقتران.
تُسند التدريبات المرئية والمستندية إلى مجموعات؛ ويُعرف لكل شخص من شاهدها وأتمّها.
الإعلانات والمستندات والاستبيانات وبطاقات التهنئة في التطبيق نفسه؛ فلا حاجة إلى سلاسل البريد الإلكتروني.
الموظفون الدائمون والضيوف وموظفو المقاولين من الباطن في النظام نفسه؛ وتُفصل التقارير بحسب شركة المقاول من الباطن.
تُتابَع الأصول المسلَّمة بعهدة كل شخص مع أرقامها التسلسلية وسجلها.
تعريف الإجازات جماعيًا، وإضافة/تصفير أرصدة الإجازات جماعيًا، وإرسال الإعلانات جماعيًا، وإسناد الشارات/الشهادات جماعيًا.
تتم مزامنة بيانات الأشخاص والفروع والورديات والحضور والانصراف مع أنظمة CRM/ERP لدى المؤسسة خلال ثوانٍ.
تُصدَّر جميع القوائم والتقارير إلى Excel أو تُطبع بنقرة واحدة.
تابع التمرير
تنقّل بين الشرائح بمفاتيح الأسهم أو بالسحب.
طريقة عملنا
نُفِّذ هذا المشروع وفق المبادئ الأربعة نفسها؛ وكذلك سيكون مشروعك.
يُحدَّد النطاق والتكاملات وخريطة الطريق كتابيًا في الأسابيع الأولى؛ فلا مفاجآت على الطريق.
ERP أو المحاسبة أو البنك أو الفاتورة الإلكترونية: أيًّا كان ما تستخدمه، نتكامل فوقه وتبقى بياناتك في مكانها.
صلاحيات حسب الدور، وتحقق بخطوتين، والتزام بحماية البيانات، وسجل لكل عملية: تُبنى في الأساس ولا تُضاف لاحقًا.
الصيانة والمراقبة والإصدارات الجديدة تأتي من الفريق نفسه الذي بنى المشروع؛ وهناك دائمًا من يعرف نظامك على بُعد اتصال.
Sinpaş YTSConnect
في YTSConnect يدخل الموظف إلى التطبيق على هاتفه وإلى لوحة التحكم عبر الويب بهوية CRM التي يستخدمها أصلًا في المؤسسة. ولا تُوزَّع كلمة مرور منفصلة ولا يُفتح مستخدم جديد؛ ويبدأ الشخص المعرَّف في CRM استخدام التطبيق منذ اليوم الأول.
يثبّت الموظف نسخة iOS أو Android من YTSConnect من رابط التنزيل الحالي الموجود في صفحة «تثبيت التطبيق» بلوحة التحكم عبر الويب. ويكتب في شاشة الدخول اسم المستخدم المؤسسي وكلمة المرور؛ ويتحقق التطبيق من هذه البيانات مقابل سجل المؤسسة في CRM. ويدير أذونات الإشعارات والكاميرا والموقع من مكان واحد، هو قسم «أذونات النظام» في شاشة «حسابي». ويدخل فريق الموارد البشرية والمديرون إلى لوحة التحكم عبر الويب من المتصفح بالهوية نفسها؛ وتعمل القناتان على سجل الشخص نفسه.
كان من الاحتياجات التي لم تستطع حزم PDKS الجاهزة تلبيتها العمل بالتكامل مع هويات المستخدمين الخاصة بالمؤسسة في CRM. ويلبّي YTSConnect هذه الحاجة من الخطوة الأولى: فلا حاجة إلى إدارة حساب وكلمة مرور منفصلين لمئات الموظفين. ولأن معلومات الأشخاص والفروع والمسميات الوظيفية تتزامن مع CRM، لا تنشأ سجلات متضاربة بين النظامين. ويبدأ الموظف الجديد استخدام التطبيق لحظة تعريفه في CRM؛ كما تُدار حالة الوصول عبر السجل نفسه.
الصفحة الرئيسية هي واجهة YTSConnect الموجّهة للموظف: تجتمع في شاشة واحدة أزرار الدوام والاستراحة والمهام المنتظرة للموافقة وجميع الوحدات. يبدأ المندوب الميداني وموظف الفرع يومهما من هنا ولا يضيعان بين الشاشات.
عند فتح التطبيق يظهر في الأعلى اسم الموظف وفرعه ومسماه الوظيفي. وفي قسم «عمليات الدوام» يسجّل زرا «بدء الدوام» و«إنهاء الدوام» الحضور والانصراف، ويسجّل زرا «بدء الاستراحة» و«إنهاء الاستراحة» وقت الراحة خلال اليوم. ويقود قسم «الوحدات» إلى صفحات «المهام» و«التدريبات» و«حركات الدوام» و«المستندات المؤسسية» و«الاستبيانات»؛ وينتقل المستخدم المشارك في عملية الموافقة من هنا أيضًا إلى قائمة «المهام بانتظار الموافقة». وتربط القائمة السفلية بين تبويبات «الرئيسية» و«الإعلانات» و«العمليات» و«حسابي».
قبل YTSConnect كانت متابعة الدوام تجري بطرق مختلفة من فرع إلى آخر، وكانت طلبات الإجازة تتداول عبر البريد الإلكتروني. وتُنهي الصفحة الرئيسية هذا التشتت على هاتف الموظف: الحضور والانصراف والاستراحة والمهام والتدريب كلها في التطبيق نفسه وبالمسار نفسه. فلا يبحث الموظف عن مكان إنجاز كل عمل؛ وتعمل الموارد البشرية بسجلات تصل من كل فرع بالصيغة نفسها. كما يجلب إشعار «تحفيز اليوم» والإعلانات التواصل اليومي بين المؤسسة وموظفيها إلى هذه الشاشة.
يُنشأ سجل الدوام عندما يتم التحقق معًا من رمز QR الخاص بالفرع وموقع الهاتف والجهاز المقترن بالموظف. وبقفل الأيام الناقصة لا تتراكم حالات نسيان الحضور حتى نهاية الشهر؛ ولا يصل إلى الموارد البشرية إلا سجلات متحقَّق منها وكاملة.
يمسح الموظف الذي يضغط على «بدء الدوام» رمز QR الخاص بالفرع الذي يوجد فيه بكاميرا الهاتف. ويتحقق التطبيق في الوقت نفسه من الموقع ومن اقتران الجهاز بهذا الموظف؛ وبحسب السياسة التي اختارتها المؤسسة يُقبل تسجيل الحضور من فرعه فقط أو من جميع الفروع. وإذا لم تكن له سجلات في أيام سابقة فيفتح النظام شاشة تحذير ويطلب قبل الدوام إدخال إجازة لتلك الأيام. وتعرض أزرار الاستراحة وقت الراحة، وتعرض شاشة «حركات الدوام» حضور اليوم الأخير وانصرافه بأوقاتهما.
كان من تحديات المشروع إغلاق السجلات أمام التلاعب دون إخراج الموظف من دائرة العمل. ويحقق YTSConnect هذا التوازن: فيعطّل المدير فحص GPS مؤقتًا للموظف الذي تعطّل هاتفه، ويعيد ضبط اقتران من يغيّر جهازه بنقرة واحدة. وبفضل قفل الأيام الناقصة لا تضطر الموارد البشرية إلى البحث عن فجوات كشف الدوام واحدة تلو الأخرى في نهاية الشهر. ولكل حضور يراه المدير في اللوحة يعرف في أي فرع تم وبأي تحقق؛ فينتج سجل موثوق مفتوح للتدقيق.
تبدأ عملية الإجازة على هاتف الموظف، وتتقدم بموافقة المدير، وتُغلق في جدول الاستحقاق لدى الموارد البشرية. نصف اليوم واختيار البديل والرصيد المحدّث على الشاشة نفسها؛ وتصبح طلبات الإجازة المتداولة عبر البريد الإلكتروني من الماضي.
يفتح الموظف صفحة «الإجازات» من تبويب «العمليات»؛ ويرى في الأعلى ملخص إجمالي الإجازة المستحقة والمستخدمة والمتبقية، وتحته طلباته السابقة بحالات موافقتها. وفي الشاشة التي يفتحها زر «جديد» يختار نوع الإجازة وتاريخي البداية والنهاية، ويحدد نصف يوم عند الحاجة، ويعيّن الشخص الذي سيحل محله. وتلخّص الشاشة بحسب الاختيار تاريخ العودة إلى العمل وعدد أيام الإجازة. ويظهر الطلب المحفوظ في القائمة بحالة «بانتظار الموافقة» ويصل إلى المدير المعني عبر مسار الموافقات الذي عرّفته المؤسسة.
يصل الطلب المفتوح من الهاتف في اللحظة نفسها إلى جدول «طلبات الإجازة الجديدة» لدى المسؤول المباشر في لوحة التحكم عبر الويب؛ وتنعكس نتيجة الموافقة أو الرفض في قائمة الموظف. وفي جدول «الإجازات والاستحقاقات» ترى الموارد البشرية لكل موظف تاريخ التعيين وسنوات الخدمة وأيام الاستحقاق والإجازة المستخدمة والمتبقية معًا. وتطبع نموذج مطابقة الإجازات بنقرة واحدة؛ وتجري من اللوحة أيضًا تعريف الإجازات جماعيًا وإضافة إجازات مستحقة للموظف وتصفير الأرصدة. وهكذا يُتابَع رصيد الإجازات من سجل واحد محدّث.
تتقدم كل خطوة من مهمة المبيعات الميدانية، من الطلب حتى النتيجة، على هاتف المندوب وتُسجَّل بمعلومات الموقع والوقت والمصروفات. ويتابع المدير سلسلة الموافقات والعملاء الذين تمت زيارتهم ونسبة النجاح من اللوحة في اللحظة نفسها.
في شاشة «مهمة ميدانية جديدة» يختار المندوب وصف المهمة والأشخاص المكلفين والعميل؛ ويضيف العميل غير الموجود في القائمة بزر الزائد، ويحدد الموقع، ويدخل التاريخ والوقت والمبلغ التقديري والكيلومترات. ويصل الطلب بإشعار إلى الأشخاص في سلسلة الموافقات التي عرّفتها المؤسسة؛ ويوافق الموافقون أو يرفضون أو يطلبون مراجعة من هواتفهم. وفي المهمة المعتمدة يستخدم المندوب زرّي «بدء المهمة» و«إرسال موقع الوصول»، ويضيف المصروفات، ويسجّل النتيجة لكل عميل في شاشة «إنهاء المهمة».
كانت الزيارات الميدانية والمصروفات تُقيَّد محاسبيًا في السابق بمستندات تُجمع في نهاية الشهر. أما الآن فتُسجَّل كل خطوة فورًا بالموقع والوقت: ففي «قائمة المهام الميدانية» بلوحة التحكم عبر الويب يصفّي المدير الطلبات بحسب التاريخ والفرع والشخص وحالة الموافقة؛ وفي تفاصيل المهمة يرى في صفحة واحدة من وافق والعملاء الذين تمت زيارتهم والمصروفات ومعلومات الإتمام. وفي المهام المكتملة يظهر تلقائيًا إجمالي الهدف والمبلغ المحقَّق ونسبة النجاح وعدد العملاء الناجحين وغير الناجحين.
تخرج عمليات المصروفات والسلف من الإيصال الورقي ومن تجميع نهاية الشهر: يرفع الموظف المستند فورًا، ويوافق المدير، وترى الإدارة المالية السجل نفسه. ويُتابَع كل مبلغ في مكان واحد مع مستنده وتاريخ موافقاته.
في صفحة «المصروفات» بتبويب «العمليات» يرى الموظفون مصروفاتهم بالتاريخ والمبلغ وحالة الموافقة. ويفتح زر الزائد في أسفل اليمين شاشة إضافة المصروف؛ فيختار الموظف فئة المصروف والشركة، ويدخل الوصف والمبلغ والعملة والتاريخ، ويرفق المستند ويحفظ. ويدخل السجل القائمة بحالة «بانتظار الموافقة» ويُتابَع برقم المستند. وفي اللوحة يفتح المستخدم المخوَّل المستند في تفاصيل المصروف ويحدّث حالة الموافقة؛ وتُعرَّف الشركة غير الموجودة في القائمة بزر الزائد.
وفي جانب السلف تتابع الموارد البشرية أو الإدارة المالية في شاشة «إدارة السلف» المبلغ والنوع وآخر وقت للعملية والحالة بمرشّحات الفرع والشخص وحالة الموافقة والتاريخ. ويحفظ جدول الحركات في تفاصيل السلفة كل خطوة، من إنشاء الطلب حتى الموافقة عليه أو رفضه، مع الشخص الذي أجرى العملية ووصفها. وتعرّف المؤسسة أنواع المصروفات والسلف بنفسها. وتبقى إجابة سؤال من وافق على ماذا ومتى موجودة دائمًا في السجل؛ ولا يلاحق فريق المالية المستندات في نهاية الشهر.
ينقل YTSConnect التدريب المؤسسي إلى هاتف الموظف. تسند الموارد البشرية محتوى الفيديو وPDF إلى مجموعات، ويُتمّ الموظف كل محتوى بتأكيد «شاهدت» أو «قرأت»؛ وتُرفع تقارير الشارات والشهادات وحالة المشاركة لكل شخص في اللوحة.
عندما يلمس الموظف «التدريبات» في قسم «الوحدات» تُفتح صفحة «تدريباتي»؛ وتحمل كل بطاقة اسم التدريب وعدد مقاطع الفيديو والمستندات فيه. وتعرض صفحة «تفاصيل التدريب» حالة الإتمام ووصفًا يشرح غاية التدريب والمواد. وفي شاشة «فيديوهات التدريب» يؤكد زر «شاهدت التدريب» أسفل المشغّل المشاهدة، وتنال الفيديوهات المكتملة علامة صح خضراء في القائمة. وفي شاشة «مستندات التدريب» يفتح الموظف ملفات PDF؛ ويُعلَّم كل مستند اطّلع عليه كذلك بعلامة صح خضراء.
تعرّف الموارد البشرية التدريب في لوحة التحكم عبر الويب: تضيف إلى تفاصيل المحتوى ما تشاء من الفيديوهات وملفات PDF وترتّبها برمز النقل. ويفتح تعريف المجموعة التدريب لكل من يُضاف إلى المجموعة سابقًا أو لاحقًا. وتصفّي شاشة «تقارير التدريب» المشاركين بحسب حالتهم الراهنة وتعرض الشارات والشهادات المكتسبة؛ وتحدّث الموارد البشرية هذه المعلومات فرديًا أو جماعيًا. وبذلك تنتهي المرحلة التي كانت الإجراءات والتدريبات فيها تُوزَّع عبر قنوات مختلفة ولا يُعرف من أتمّ ماذا.
لم تعد الإعلانات والمستندات والاستبيانات والتهاني مبعثرة بين سلاسل البريد الإلكتروني والقنوات المختلفة. يجدها الموظف كلها في التطبيق على هاتفه؛ وتتابع الإدارة من اللوحة لمن وصل ماذا وأي استبيان اكتمل.
يسرد تبويب «الإعلانات» الإعلانات التي ينشرها المديرون بالتاريخ ووسم الأولوية؛ وعندما يلمس الموظف إعلانًا يرى الوصف والمستندات المرفقة. وتصنّف صفحة «المستندات المؤسسية» الإجراءات واللوائح والمعلومات المؤسسية وتعميمات التطبيق في فئات. وتعرض صفحة «الاستبيانات» الاستبيانات المسندة بحالة «مكتمل» أو «لم يبدأ»؛ ولا يمكن ملء الاستبيان المكتمل مرة ثانية. أما «التهاني اليومية» في تبويب «العمليات» فتفتح بطاقة التهنئة الخاصة بذلك اليوم وذلك الشخص.
وفي لوحة التحكم عبر الويب يرسل المدير الإعلان إلى الأشخاص الذين يختارهم، ويستطيع نشر إعلان جماعي أيضًا؛ ويرى في تفاصيل الإعلان لمن أُرسل مع حالات الإرسال. وتُصفّى قائمة الإشعارات بحسب حالة القراءة، وتعرض صفحة «أعياد الميلاد القادمة» أيام التهنئة مسبقًا. وبذلك تنتهي المرحلة التي كانت الإجراءات والإعلانات والاستبيانات تُنقل فيها عبر قنوات مختلفة ولا يمكن تتبع من أتمّ ماذا؛ إذ تصل كل رسالة إلى الموظف من التطبيق نفسه.
وحدة التحكم هي مركز قيادة YTSConnect للموارد البشرية والمديرين. تلتقي هنا في شاشة واحدة سجلات الحضور والانصراف والإجازات والمهام القادمة من الهواتف في الميدان؛ ويرى المدير حالة اليوم، ويلتقط العمل المعلّق، وينزّل التقرير.
أول ما يراه المدير الذي يدخل لوحة التحكم عبر الويب صفحة «وحدة التحكم». وتلخّص المربعات في الأعلى إجمالي الموظفين والموجودين في تلك اللحظة والإجازات بانتظار الموافقة والمتأخرين خلال اليوم؛ ويليها رسم الحضور البياني لكل فرع، وأعياد الميلاد القادمة، والمهام الميدانية بانتظار الموافقة، ووصول سريع إلى التقارير. وتقود القائمة اليسرى إلى أقسام «الأشخاص» و«التطبيقات» و«الإجازات» و«التقارير» و«الهيكل المؤسسي» و«الإعدادات»؛ وتُنبّه قائمة الإشعارات أعلى كل صفحة إلى الحركات الجديدة.
قبل المشروع كانت الموارد البشرية تقضي أيامًا في دمج البيانات لتجيب عن سؤال من عمل وأين ومتى. أما الآن فإجابة هذا السؤال جاهزة في وحدة التحكم: فعندما يمسح الموظف في الميدان رمز QR بهاتفه ينضم إلى الموجودين حاليًا، وتظهر طلبات الإجازة والمهام الميدانية المفتوحة من الجوّال ضمن المنتظرة للموافقة. ويراقب المدير جميع الفروع من شاشة واحدة؛ ويصدّر القوائم والتقارير إلى Excel أو يطبعها، ولا ينشغل بجداول منفصلة.
تُبقي إدارة الأشخاص الجميع في بنية واحدة، من الموظف الدائم إلى موظف المقاول من الباطن. وتجمع صفحة الملف معلومات الشخص ومسماه الوظيفي والملفات الوظيفية والوردية وحركات الحضور والانصراف عبر الجوّال والإجازات في مكان واحد؛ فلا تبحث الموارد البشرية عمّا تريده في ملفات متفرقة.
ينتقل المدير الذي ينقر نقرًا مزدوجًا على شخص في قائمة الموظفين إلى صفحة «ملف الشخص»؛ ويرى هناك نوع الشخص وفرعه ومسماه الوظيفي وقسمه وحالته ووصوله إلى النظام، ويعدّل المعلومات بزر «تحديث». ويحفظ قسم «المستندات» الملفات الوظيفية. وتُفتح صفحات «تعريف الوردية» و«الحضور والانصراف» و«إدارة الإجازات» و«التفضيلات على الجوّال» من الملف نفسه؛ وتُصفّى سجلات الحضور والانصراف بحسب اليوم والشهر والسنة، ويُعطَّل في «التفضيلات على الجوّال» فحص GPS للموظف الذي تعطّل جهازه.
يُدرج كل حضور وانصراف وطلب إجازة يجريه الموظف من الهاتف مباشرةً في هذا الملف؛ فلا تفتح الموارد البشرية جدولًا منفصلًا لرؤية شهر الشخص. وتختار المؤسسة أنواع الأشخاص التي ستستخدمها من شاشة «تعريفات نوع الشخص» وتعرّف شركات المقاولين من الباطن على حدة. وعند تفعيل مرشّحات شركة المقاول من الباطن ونوع الياقة (ياقة بيضاء/ياقة زرقاء) في إعدادات الوحدة، تُستخرج التقارير بهذه التقسيمات. وتتابع المؤسسة التي تعمل بنظام المقاولين من الباطن موظفيها والعاملين الخارجيين في النظام نفسه ولكن بتقارير منفصلة.
قسم «الهيكل المؤسسي» هو المخطط التنظيمي لـ YTSConnect: تُعرَّف هنا الفروع ورموز QR والأقسام والمسميات الوظيفية. وكل تسجيل حضور عبر QR في التطبيق الجوّال وكل سلسلة موافقات وكل صلاحية تقوم على هذه التعريفات.
في صفحة «الفروع» ينقر المدير على «إنشاء فرع» ويدخل بيانات الفرع ويختار الموقع. ويسرد جدول «رموز QR» في تفاصيل الفرع الرموز المنشأة لذلك الفرع؛ ويُنشئ زر «إضافة جديد» رمزًا جديدًا. وتُضاف الوحدات وتُعدَّل في صفحة «الأقسام»؛ وفي صفحة «المسميات الوظيفية» يُختار اسم المسمى والقسم التابع له والأدوار التي سيكون المسمى مخوَّلًا بها. وتحدد شاشة «سياسة العمل في PDKS» ما إذا كان الموظفون يسجّلون الحضور والانصراف بالتطبيق الجوّال من فرعهم فقط أم من جميع الفروع.
كانت شبكة الفروع المتنامية بسرعة من نقاط انطلاق المشروع. وفي YTSConnect، ما إن يُعرَّف الفرع الجديد في اللوحة ويُنشأ رمز QR الخاص به حتى يتمكن موظفو ذلك الفرع من بدء الدوام من هواتفهم. وتمنح سياسة الحضور مرونة للفرق التي تعمل في أكثر من فرع، ورقابة صارمة للملاكات المرتبطة بفرع واحد. وتغذّي بنية الأقسام والمسميات الوظيفية سلاسل موافقات الإجازات والمهام الميدانية وصلاحيات الأدوار؛ ولا حاجة إلى كتابة برمجية لتغيير مسار الموافقات.
يجمع محرك الورديات أنظمة العمل المختلفة للفروع في نظام واحد: أوقات يومية، وانصراف ممتد إلى اليوم التالي، واستراحات متعددة، وورديات مرنة، وعطل. وتُدرج تسجيلات الجوّال في كشف الدوام وفق هذه التعريفات وحدود السماح.
في شاشة «حفظ الوردية» تكتب الموارد البشرية وقت الحضور ووقت الانصراف لكل يوم؛ وإذا امتد الانصراف إلى اليوم التالي تعلّم خانة «جعل الانصراف في اليوم التالي»، وتعرّف استراحات ذلك اليوم بـ«إضافة استراحة». ويحمل خيار «النسخ إلى الأيام الأخرى» الأوقات نفسها إلى بقية الأيام، ويمكن أيضًا تعليم الوردية كوردية افتراضية. وفي تقويم «تعيين الوردية للأشخاص» يُختار الفرع والشهر والسنة؛ وتُعلَّم الأشخاص والأيام وتُعيَّن وردية أو وردية مرنة أو عطلة أسبوعية بشكل جماعي.
وفي شاشة «تعريف حدود السماح» يُدخل بالساعات والدقائق الحد الأدنى للعمل الإضافي وهوامش التبكير أو التأخر في الحضور والانصراف. وعندما يبدأ الموظف دوامه من هاتفه يُقارَن السجل بالوردية المعيّنة لذلك اليوم وبحدود السماح هذه؛ وتُدرج مدد التأخر في الحضور والانصراف المبكر والعمل الإضافي في التقارير اليومية تلقائيًا. وهكذا تُقاس أنظمة العمل المختلفة بالقواعد نفسها، وتُحسب جميع التقارير وفق الحدود نفسها.
يتيح محرك الموافقات لكل وحدة في المؤسسة بناء تسلسل قراراتها بنفسها دون كتابة برمجية. يُختار أحد النماذج الأربعة وتُرتَّب السلسلة المخصصة بالسحب والإفلات؛ وتتقدم الطلبات القادمة من الجوّال بهذا الترتيب وتبقى كل خطوة مسجّلة.
تضم شاشة «إدارة عملية الإجازات» ضمن «الإعدادات» أربعة نماذج. ففي الموافقة الهرمية يذهب الطلب إلى المسؤول الأعلى مباشرة؛ وهذا هو النموذج الافتراضي. وفي الموافقة بمسميات وظيفية مختارة تكفي موافقة أحد المسميات الوظيفية المحددة. وفي الهرمية المختصرة يُحال الطلب إلى الموارد البشرية إذا وافق المسؤول الأعلى مباشرة للموظف والمسمى الوظيفي المختار. وفي عملية الموافقة المخصصة ترتّب المؤسسة تسلسلها بنفسها بالسحب والإفلات. وفي «إدارة عملية المهام الميدانية» تسير السلسلة من الأعلى إلى الأسفل؛ ويضيف المدير خطوة بزر «إضافة مسمى وظيفي» ويزيلها بأيقونة الإكس.
في هيكل يمتد من الإدارة العامة إلى المندوب الميداني لم تكن سلسلة موافقات موحّدة ترضي أي وحدة. أما الآن فالوحدة التي تريد قرارات سريعة تمضي بموافقة واحدة من مسميات وظيفية مختارة، والوحدة التي تريد رقابة صارمة تبني سلسلة مخصصة متعددة الخطوات. وعند إنشاء مهمة ميدانية يصل إشعار إلى الأشخاص في السلسلة؛ ويقرر المديرون من الهاتف عبر قائمة «المهام بانتظار الموافقة»، ويعرف صاحب الطلب النتيجة بإشعار. وتُظهر تفاصيل المهمة في لوحة التحكم عبر الويب من وافق ومن ينتظر دوره.
يعمل الأمان على ثلاث طبقات: صلاحية الدور تضمن من يرى ماذا، واقتران الجهاز يضمن من أي هاتف جاء السجل، وفحص الموقع يضمن أين تم. ويحل المدير الاستثناءات مثل تغيير الهاتف أو تعطله من اللوحة.
في شاشة «إدارة الأدوار» يضيف المدير دورًا جديدًا؛ وبنقرة مزدوجة على دور تُفتح صفحة «صلاحيات الدور». وهنا تُضاف مسميات وظيفية إلى الدور أو تُزال منه، وتُختار من الشجرة في القائمة اليسرى الصفحات التي ستصل إليها هذه المسميات ثم تُحفظ. وتحدد شاشة «صلاحيات المسميات الوظيفية» الصلاحيات التي ستملكها المسميات. وتسرد شاشة «إدارة الأجهزة الجوّالة» هواتف الموظفين المسجّلة؛ فينقر المدير نقرًا مزدوجًا على سجل الموظف الذي أُعيد ضبط هاتفه أو حصل على هاتف جديد أو أراد الدخول من جهاز مختلف، ويُلغي الاقتران.
كان لا بد لضمان بيانات موثوقة من الميدان أن يعمل التحقق من الموقع والجهاز ورمز QR معًا، وألا يخرج من العمل الموظف الذي تعطّل هاتفه. ويمنع اقتران الجهاز فتح دوام من هاتف آخر؛ وصلاحية إلغاء الاقتران بيد المدير. وبفضل شجرة الأدوار يرى دور مدير الفرع التقارير اليومية والشهرية، بينما لا تُفتح التقارير المتقدمة والإعدادات إلا للأدوار الممنوحة صلاحيتها. وتقصر المؤسسة بيانات الموظفين الحساسة على من يجب أن يعرفها.
تحوّل طبقة التقارير التسجيلات الجوّالة القادمة من الميدان إلى جداول يومية وشهرية. ويعرض كشف الدوام الملوّن الشهر كله بنظرة واحدة؛ وتفرز التقارير اليومية التأخر في الحضور والانصراف المبكر والعمل الإضافي والغياب بحسب الفرع.
في شاشة «إدارة كشف الدوام» تختار الموارد البشرية الفرع والسنة والشهر؛ وتُجري الحساب إما على أول حضور وآخر انصراف أو على جميع الحركات. ويعرض الجدول عدد الساعات التي عملها كل موظف يوميًا، وإجمالي المدة في نهاية الصف. وبالنقر على خانة تُفتح تسجيلات الحضور والانصراف والإجازات بالساعات لذلك اليوم؛ وتضيف أزرار «إضافة إجازة جديدة» و«إضافة عمل» إجازة أو سجلًا يدويًا. وفي «التقرير الشهري المفصّل» يظهر عند وقوف المؤشر على خانة فرق العمل الناقص أو الزائد؛ وتلخّص الأعمدة على اليمين هذه الفروق.
وتنقسم التقارير اليومية إلى الحضور والانصراف، والمتأخرين، والمنصرفين مبكرًا، والعمل الإضافي، والعرض المجمَّع، والغياب؛ ويُصفّى كل منها بحسب الفرع وشركة المقاول من الباطن وفئة الشخص. ويمكن طباعة تقرير الحضور والانصراف لكل شخص، ويُصدَّر التقرير الشهري المفصّل إلى Excel. ولأن مصدر البيانات هو تسجيلات حضور متحقَّق منها قادمة من الهواتف في الميدان، لا تدمج الموارد البشرية ملفات Excel المبعثرة يدويًا في نهاية الشهر؛ فيمتلئ كشف الدوام تلقائيًا على مدار الشهر.
تجعل التقارير المتقدمة كل تدخل وراء كشف الدوام مرئيًا. تُتابَع السجلات المضافة يدويًا ونسيان الحضور والانصراف ومن هم موجودون في تلك اللحظة في تقارير منفصلة، مع الشخص الذي أجرى العملية ومعلومات الفرع؛ كما يُرفع تقرير استحقاق الإجازات من المكان نفسه.
تسرد شاشة «إدارة سجلات الحضور والانصراف» السجلات المنشأة يدويًا للموظفين الذين نسوا تسجيل الحضور أو الانصراف، مع الشخص والتاريخ والوقت ونوع العملية والوصف والشخص الذي أجرى العملية؛ ويفتح زر «إضافة سجل جديد» الإدخال اليدوي. ويعرض تقرير «السجلات المعدَّلة يدويًا» السجلات المدخلة بسبب النسيان أو مشكلة في الجهاز أو سبب آخر؛ ويعرض تقرير «من نسوا تسجيل الحضور والانصراف» العمليات الناقصة مع معلومات الفرع. ويعطي تقرير «الموجودون حاليًا» وقت آخر حضور والفرع الذي سُجّل فيه الحضور.
يتحقق التطبيق الجوّال من الحضور والانصراف برمز QR والموقع والجهاز؛ أما الاستثناءات التي تقع خارج هذا المسار فتظهر عبر هذه التقارير. وتعرف الموارد البشرية دون بحث لماذا أُدخل سجل يدويًا ومن أدخله، وتلاحظ مشكلات الجهاز أو GPS المتكررة بحسب الشخص والفرع. وتعرض تقارير «استخدام الإجازات» و«استحقاق الإجازات» سنوات الخدمة والإجازة المستخدمة والمتبقية. وبذلك يبقى كشف الدوام متسقًا وقابلًا للتدقيق معًا.
تحوّل وحدة الأصول الثابتة أصول المؤسسة إلى جرد يُتابَع لكل شخص. وتجتمع بطاقة كل أصل والمسؤول عن عهدته وسجل ملاحظاته في ملف واحد؛ ويُجاب عن سؤال أي أصل لدى من ببحث واحد.
تعرض «قائمة الأصول» الأصول المسجّلة ويمكن تصفيتها بحسب الحقول الظاهرة؛ ويفتح زر «إضافة أصل جديد» صفحة التسجيل، ويحذف «الحذف الجماعي» السجلات المحددة. وينتقل المستخدم الذي ينقر نقرًا مزدوجًا على أصل في القائمة إلى «ملف الأصل»؛ فيرى هناك معلومات الأصل ويعدّلها بزر «تحديث». وفي قسم «الملاحظات» يضيف ملاحظة جديدة ويعدّل الملاحظة الحالية أو يحذفها؛ وتُسرد كل ملاحظة بتاريخها وكاتبها.
دخلت وحدة الأصول الثابتة الخدمة في المرحلة الثالثة من المشروع مع التدريب والاستبيانات والتقارير المتقدمة. ولأن العهدة مرتبطة بسجل الشخص، تُرى الأصول التي بحوزة الموظف، في المكتب أو في الميدان، من القائمة نفسها. وتميّز معلومات الموضع والحالة الأصول قيد الاستخدام من الأصول في المخزن؛ ويُخرج سجل الملاحظات متابعة الصيانة والضمان من ذاكرة الأشخاص إلى السجل.
طبقة التكامل هي المحرك الخفي لـ YTSConnect. تستخدم لوحة التحكم عبر الويب والتطبيق الجوّال نموذج البيانات نفسه؛ وتُبقي هذه الطبقة ذلك النموذج متسقًا مع نظامي CRM و ERP لدى المؤسسة، فتغدو المصدر الوحيد الموثوق لبيانات الأشخاص والدوام.
عندما يُعرَّف الموظف في CRM تنتقل معلومات الشخص والفرع والمسمى الوظيفي إلى YTSConnect ويُفتح وصوله إلى التطبيق الجوّال تلقائيًا؛ وعند تحديث المعلومات أو تغيّر حالة الموظف يظهر التغيير في الطرفين. وتُزامَن الفروع الجديدة بالطريقة نفسها. وتُنقل إلى جهة CRM سجلات الحضور والانصراف القادمة من الهواتف في الميدان والورديات المعيّنة للأشخاص. ويجري هذا التبادل كله في دائرة مغلقة مع أنظمة المؤسسة نفسها عبر خدمات محمية بمفاتيح.
كان من المخاطر الحرجة للمشروع تضارب بيانات الأشخاص والفروع والمسميات الوظيفية بين النظامين، وكان من المخاطر الأخرى ضمان تدفق حركات الحضور والانصراف والاستراحات والمهام والمصروفات اليومية لمئات الموظفين إلى المركز دون فقد. وتحل طبقة التكامل الأمرين معًا. ولا يحل YTSConnect محل CRM وERP بل يعمل معهما: فالموظف يستخدم هوية واحدة، والبيانات تأتي من مصدر واحد، ولا تنقل الموارد البشرية بيانات يدويًا بين نظامين.
