Bayi360: محرك قواعد يمنع أن يبيع مندوبان المخزون نفسه

في الصباح نفسه، يبيع مندوبا مبيعات في منطقتين مختلفتين المنتج نفسه لوكيلين مختلفين. والمخزون في المستودع لا يكفي الطلبين معًا، لكن أحدًا لا يعلم بذلك لحظة إدخال الطلب. ولا تظهر المشكلة إلا في المستودع أثناء التغليف: ستصل إلى أحد الوكلاء بضاعة ناقصة، وستُصحَّح فاتورة، وسيضطر أحد المندوبين إلى تقديم توضيح.

وُلد محرك القواعد في Bayi360 استجابةً لهذه اللحظة تحديدًا: أن نضمن أن كل طلب يُدخَل في الميدان سيبقى كما هو في المستودع وفي الفاتورة أيضًا.

نبذة موجزة عن المشروع

Bayi360 منصة مبيعات ميدانية B2B متكاملة تمامًا مع نظام ERP، طوّرناها لموزّع يقوم بتوزيع السلع الاستهلاكية سريعة الحركة على مئات نقاط البيع بالتجزئة في أنحاء تركيا. وتُدار فيها الطلبات والتحصيل والمستودع والخدمات اللوجستية والعروض الترويجية والمرتجعات والتسوية البنكية ضمن طبقة تشغيلية بُنيت فوق نظام ERP دون تغييره. ويرى مندوب المبيعات والمحاسبة والمستودع والوكيل البيانات نفسها، كلٌّ ضمن حدود صلاحياته. ويشرح هذا المقال القواعد التي تعمل خلف شاشة الطلب.

الكمية القابلة للبيع: المخزون ناقص سلال الآخرين

في النظام القديم لم يكن مندوب المبيعات يرى سوى كمية المخزون الموجودة في المستودع. أما المنتجات المنتظرة في سلال مندوبين ووكلاء آخرين فكانت في الوقت نفسه تطالب بحصة من المخزون ذاته. وفي Bayi360 يرى المندوب الذي يفتح تفاصيل المنتج بيانات المخزون والكمية المحجوزة ومضاعف العبوة جنبًا إلى جنب. وتُحسب الكمية القابلة للبيع بطرح الكميات الموجودة في جميع السلال الأخرى من المخزون؛ فإذا تجاوز الطلب هذا الحد أوقف النظام عملية البيع مع تنبيه «كمية المنتج غير كافية». وهكذا يُمنع أن يبيع مندوبان المنتج نفسه في الوقت ذاته.

كما تُراقَب مضاعفات العبوة لكل منتج في اللحظة نفسها. فالمنتج الذي يُعبَّأ في عبوات من عشر وحدات لا يمكن إدخال خمس عشرة وحدة منه؛ إذ لا تُقبل إلا مضاعفات العبوة. وإذا جرى تجاوز القاعدة بطريقة ما من جهة ERP، يدخل بابٌ ثانٍ في العمل: يُقرَّب الطلب إلى أقرب مضاعف أعلى قبل أن يتجه إلى الخدمات اللوجستية، ويُسجَّل هذا التغيير بالكمية القديمة والجديدة. أما الطلبات التي تتغير كميتها أثناء التكامل فيُبلَّغ بها المندوب عبر تقرير يُرسَل كل مساء.

كذلك يخضع ظهور المنتج في شاشة الطلب لقاعدة. فلكي يُتاح بيع المنتج في الميدان يجب أن يكون مفعَّلًا من لوحة التحكم الإدارية، وأن يكون له رصيد مخزون في السجلات المحاسبية؛ أما المنتج الذي مخزونه صفر فلا يظهر في القائمة حتى لو كان مفعَّلًا. ويمكن أيضًا تعريف حزم منتجات جاهزة موجّهة إلى مجموعات عملاء معيّنة: فعندما يلمس المندوب صورة الحزمة تُنقل محتوياتها إلى السلة دفعة واحدة. وللقوائم الكبيرة تتوفر خاصية رفع السلال دفعة واحدة عبر قالب Excel، كما يمكن تعيين قائمة المنتجات نفسها لعدة حسابات عملاء في خطوة واحدة.

سعر خاص بكل وكيل وخصم متسلسل بستة مستويات

كانت قوائم الأسعار تختلف من وكيل إلى آخر، وكان لا بد من احتساب هذا الفرق في الميدان دون أخطاء. فبمجرد أن يختار المندوب حساب العميل، يُشطَب سعر القائمة الظاهر في بطاقات المنتجات ويحلّ محله السعر الصافي المعرَّف لذلك الوكيل. ويمكن تعريف الخصومات على مستوى كل صنف على حدة، أو عبر هرمية تعريف الخصومات، أو عبر مجموعات الأصناف، وتُطبَّق بالتتابع حتى ستة مستويات: خمسة في المئة أولًا، ثم عشرة في المئة، ثم خمسة وعشرون في المئة مثلًا. ولا يمكن تغيير نوع تعريف الخصم بعد حفظه؛ وإيقاف القاعدة التي لم تعد مستخدمة بدلًا من حذفها يحافظ على إمكانية تتبّع التسعير السابق. وعند تغيّر نسبة ضريبة القيمة المضافة القانونية، يمكن إعادة احتساب الطلبات المعلّقة دفعة واحدة وفق التعريف الحالي في بطاقة الصنف.

تعرض السلة الملخص المالي للعملية قبل ترحيلها محاسبيًا. وتُرسَل الخصومات المتسلسلة والعروض الترويجية المفعَّلة والإجمالي شاملًا ضريبة القيمة المضافة إلى الوكيل في صورة فاتورة مبدئية؛ وتتحول الفاتورة المبدئية بعد اعتمادها إلى طلب. ولأي طلب عاجل يمكن فتح سلة ثانية، كما يمكن تعليق السلة الحالية ثم استئنافها من حيث توقفت، وتُطبَّق القوالب التي يعدّها المديرون بنقرة واحدة.

محرك العروض الترويجية: على الشحن أن يفي بما وُعد به أيضًا

يتعرف محرك العروض الترويجية الذي أطلقناه في المرحلة الثالثة على أربعة أنواع من العروض: العرض المفرد الذي يُفعَّل عندما يبلغ صنف معيّن الكمية المستهدفة، وعرض الكمية الإجمالية الذي ينظر إلى مجموع عدة أصناف، وعرض الكميات المتعددة الذي يشترط كميات إلزامية من منتجات مختلفة، وعرض السعر الذي يعمل عندما يتجاوز مبلغ السلة في مجموعة أصناف حدًّا معيّنًا. ويمكن أن تكون المكافأة صنفًا مجانيًا أو نسبة خصم أو نقاطًا.

وتتضاعف المكافآت: ففي عرض يمنح هدية واحدة عن كل عشر وحدات، تُضاف تلقائيًا هديتان إلى سلة الوكيل الذي يشتري عشرين وحدة. أما في عروض التركيبة فالحلقة الأضعف هي الحاسمة؛ إذ تُحسب المكافأة بمُضاعِف المنتج الذي يبقى عند أدنى مضاعف ضمن الشروط. وفي حين تزداد النقاط وعدد الهدايا مع تضاعف كمية الشراء، تبقى نسبة الخصم ثابتة. وعند إضافة مجموعة حسابات عملاء رئيسية إلى العرض يُمنع إضافة مجموعاتها الفرعية على حدة؛ وبذلك لا يحدث تكرار في التعريف.

وكان الجزء الأصعب هو الشحن، لأن ما وُعد به لحظة الطلب لا يطابق دائمًا ما يخرج فعليًا من المستودع. لذلك يُعاد التحقق من العروض الترويجية أثناء التغليف: تبقى الهدية في حالة «مدفوعة» إلى أن تكتمل الشروط، وتتحول إلى «مجانية» عندما تتحقق. وإذا نقص منتج أثناء التغليف وانخفضت الكمية عن الحد الأدنى للعرض، يلغي النظام المكافأة في مرحلة إشعار الشحن أو يعيد احتساب المبالغ وفق الكميات الفعلية. وفي النتيجة تبقى الفاتورة والخروج المادي متطابقين تمامًا.

ما تعلّمناه في الميدان

• انقلوا القاعدة إلى الميدان. حين كان مضاعف العبوة والمخزون المحجوز يُراقَبان في المركز، كان الخطأ يُكتشف عند الشحن؛ أما حين يُراقَبان لحظة الطلب فلا يحدث الخطأ أصلًا.
• اجعلوا للقاعدة بابًا ثانيًا. قاعدة العبوة التي يجري تجاوزها من جهة ERP تُلتقط وتُسجَّل قبل أن تنتقل إلى الخدمات اللوجستية.
• تحققوا من الوعد ومن الشحن كلٌّ على حدة. ولأن العرض الترويجي يُحسب عند الطلب ويُعاد التحقق منه عند إشعار الشحن، لا تُصحَّح الفواتير لاحقًا.
• يجب ألا تحلّ المرونة محل القاعدة. السلة الثانية والسلة المعلّقة والقوالب تمنح الميدان سرعة؛ لكنها جميعًا تمر عبر محرك القواعد نفسه.

أغلى خطأ في عملية مبيعات B2B هو الخطأ الذي لا يلاحظه أحد في الميدان بينما يلاحظه الجميع في المستودع. ونقل القواعد إلى لحظة إدخال الطلب يسدّ هذا الخطأ عند منبعه.

أين تعمل قواعد الطلبات لديكم؟

إذا كانت قوائم أسعاركم تختلف من وكيل إلى آخر، أو كانت قواعد العبوات غير معروفة في الميدان، أو كانت عروضكم الترويجية تُحدث مفاجآت في الفاتورة، فمن الممكن نقل القواعد إلى لحظة إدخال الطلب. يمكنكم الاطلاع على وحدات Bayi360 الأخرى عبر صفحة المشروع، ويمكنكم مراسلتنا لمناقشة تصوّركم الخاص.