Bayi360: في المستودع، باركود وتنبيه صوتي وثلاثة ناقلين في مسار واحد

تحضير الشحنات في الصباح. إكسسوارات السيارات الواردة في الطلب نفسه في أحد أطراف المستودع، ومنتجات التجميل في طرفه الآخر. وفي النظام القديم كان الطلب يُطبع على ورق، ويتجول الموظفون بين الرفوف وهم ينظرون إلى الورقة، وكان باركود الشحن يُكتب لاحقًا يدويًا. أما اختلاط منتجين متشابهي العبوة أو نسيان بند فكانا من الأخطاء التي لا تظهر على الورق.

وقد رقمنت المرحلة الثانية من Bayi360 هذه السلسلة كلها، من رف المستودع حتى تتبع الشحنة.

نبذة موجزة عن المشروع

Bayi360 منصة مبيعات ميدانية وتوزيع B2B متكاملة تمامًا مع نظام ERP، طوّرناها لموزّع يوزّع على نقاط البيع بالتجزئة في أنحاء تركيا. ففي المرحلة الأولى نُقل الطلب والتحصيل إلى الميدان؛ وفي الثانية أُضيف مسح الباركود في المستودع والتكاملات اللوجستية؛ وفي الثالثة دخل الخدمة محرك العروض الترويجية والتحقق من المرتجعات والتسوية البنكية وبوابة العملاء. ويدير النظام اليوم، بأكثر من 130 شاشة وتقرير، السلسلة كلها من الميدان إلى المحاسبة من مركز واحد. وهذا المقال هو قصة المرحلة الثانية، أي المسار الممتد من المستودع إلى الباب.

طلب واحد، عدة مناطق في المستودع

كان القرار الأول تقسيم الطلب بحسب واقع المستودع. فالفئات الفرعية في جانب المبيعات تُجمَّع في المستودع تحت مجموعات رئيسية؛ وعند تفعيل إعداد الطلب متعدد الفئات يُقسَّم رقم الطلب الواحد إلى بنود منفصلة بحسب المجموعات الرئيسية للأصناف التي يتضمنها. وبذلك يستطيع الموظفون في مناطق المستودع المختلفة جمع الطلب نفسه في وقت واحد وباستقلال عن بعضهم. وفي مرحلة إشعار الشحن تُدمج هذه الأجزاء من جديد في جدول واحد.

وتعرض شاشة الموظف الذي يجمع الطلب بيانات الممر والرف والصف لكل منتج. وتأتي هذه البيانات من نظام ERP؛ ويمكن مطابقة تخطيط المستودع بالجملة عبر Excel. ولا يرى موظفو المستودع الأسعار، وليس على شاشتهم إلا البنود التي عليهم جمعها.

وتُستلم البضاعة الواردة إلى المستودع بانضباط الباركود نفسه. فعند مسح منتج من طلب مُوجَّه إلى المورّد يظهر على الشاشة اسم المنتج وصورته والكمية المنتظرة؛ وإذا كان للشركة نفسها أكثر من طلب مفتوح يجري الخصم من الطلب الذي أُنشئ أولًا. وتُحفظ الكميات الممسوحة في جدول مؤقت إلى أن تكتمل العملية وتتحول إلى إشعار شحن شراء، فلا تضيع البيانات إذا بقي الاستلام ناقصًا.

الباركود والصورة والصوت: التقاط الخطأ قبل أن يدخل الكرتونة

عندما يمسح الموظف الباركود تظهر صورة المنتج على الشاشة. وكانت مقارنة العلبة التي في يده بالصورة الظاهرة أبسط طريقة لمنع اختلاط المنتجات المتشابهة العبوة. وإذا أُدخلت كمية تفوق كمية الطلب يُصدر النظام تنبيهًا صوتيًا ويطلب من الموظف التصحيح أو التأكيد المقصود؛ وتُعلَّم البنود الناقصة بالأحمر. ولا يمكن لمن يعمل بين الرفوف أن تبقى عيناه على الشاشة باستمرار؛ وعند وقوع الخطأ يوقفه الصوت.

وفي خطوة «إرسال إلى التغليف» يطلب النظام الموافقة مرة أخيرة على تقرير يتضمن النواقص والزيادات في بقية فئات الطلب أيضًا. بعد ذلك تُدخل بيانات الكرتونة والوزن الحجمي (desi) والناقل والسائق ولوحة المركبة. وتُسجَّل كل إضافة وحذف وتغيير في الكمية على شاشة المسح بدقة الثانية، مع القيمة السابقة واللاحقة. وعندما تنشأ مشكلة في الشحن تكون إجابة سؤال «من حذف هذا البند، وفي أي ساعة» جاهزة.

ويُحدَّد تاريخ الشحن «اليوم» أو «غدًا». ولا يمكن تغيير رقم إشعار شحن طُبع خطأً إلا على سجل موجود فعلًا في النظام؛ أما الشحنة الخاطئة فيمكن إعادتها إلى مرحلة التغليف بسحب إشعار الشحن. والطلبات التي قد تعلق في الانتظار عند تعريف فئة منتجات جديدة بعد تقديم الطلب تُكتشف في تقرير فحص الفئات وتُستأنف بنقرة واحدة.

من إشعار الشحن إلى الباب: ثلاثة ناقلين، مسار واحد

وعند إنشاء إشعار الشحن لم يعد باركود الشحن يُكتب يدويًا، بل يُولَّد عبر اتصالات API المُنشأة مع الشريك اللوجستي وشركتَي شحن. والتكامل مع الشريك اللوجستي أعمق: إذ تعود إلى النظام بيانات إيصال تسليم المستودع ومعلومات الإرجاع، ويستطيع قسم خدمة العملاء تتبع التسليم في الوقت الفعلي. وتُزامَن بيانات المخزون كل دقيقة مع الكمية الفعلية في المستودع اللوجستي.

واستلزم إنشاء إشعارات الشحن المجمّعة الدقة نفسها. فالنظام يعالج الطلبات المختارة لا كحزمة واحدة، بل بصورة مستقلة عن بعضها وبالتسلسل. وإذا انقطع الاتصال في منتصف العملية أو حدث انتهاء مهلة، فلا يبدأ كل شيء من جديد، بل يستأنف العمل من حيث توقف. وكل تبادل للبيانات مع شركات اللوجستيات يُحفظ في سجلات شحن مفصولة بحسب نوعه. وتُتابَع في شاشة منفصلة طلبات إرجاع إشعار الشحن واستلام البضاعة وحالة الطلب الواردة من الجانب اللوجستي؛ وعندما يفشل النقل تُبلَّغ رموز الأخطاء مثل «لم يُعثر على المخزون» أو «خطأ في الكمية».

ويعمل الانضباط نفسه في الاتجاه المعاكس أيضًا. ففي مسار المرتجعات الذي أُضيف في المرحلة الثالثة ينشئ مندوب المبيعات قائمة المرتجعات في الميدان، وتتحقق المحاسبة من سجلات الطلبات السابقة للمنتجات عبر النظام. ولا يمكن قبول إرجاع منتج لم يُطلب قط؛ ويُنشأ إشعار شحن المرتجع على البنود المناسبة. ومع ورود الردود من شركة اللوجستيات تُنشأ إشعارات شحن المرتجعات تلقائيًا بحسب توقيتها وردّها.

ما تعلّمناه في الميدان

• قسّموا الطلب بحسب واقع المستودع. فئة المبيعات ومسار الجمع في المستودع ليسا الشيء نفسه؛ والطبقة الوسيطة التي تربط بينهما جعلت الجمع المتزامن ممكنًا.
• لا توجّهوا التنبيه إلى الشاشة فقط، بل إلى الأذن أيضًا. فبالنسبة إلى من يعمل بين الرفوف يُلاحَظ التنبيه الصوتي أسرع من الكتابة الحمراء على الشاشة.
• لا تجعلوا العملية الجماعية قطعة واحدة. فإشعارات الشحن التي تُعالَج باستقلال وبالتسلسل منعت إعادة العملية من البداية عند الانقطاع.
• يجب أن يتحدث التكامل في الاتجاه المعاكس أيضًا. فما لم تُدخَل معلومات التسليم العائدة من الناقل إلى النظام، يعود قسم خدمة العملاء إلى الهاتف.

مقياس الرقمنة في المستودع ليس اختفاء الورق، بل التقاط الخطأ قبل أن تُغلق الكرتونة.

أين يُلتقط الخطأ في مستودعكم؟

إذا كانت طلباتكم لا تزال تُجمع من الورق، أو كانت باركودات الشحن تُكتب يدويًا، أو كنتم مضطرين إلى الاتصال بالناقل لمعرفة حالة التسليم، فيمكننا أن نناقش معًا ربط المستودع بالخدمات اللوجستية في مسار واحد. يمكنكم الاطلاع على الشاشات الأخرى في صفحة مشروع Bayi360، ويمكنكم مراسلتنا عبر صفحة التواصل.