netYurt: شبكة مساكن طلابية تعطي ثلاث إجابات للسؤال نفسه، في سجل واحد

اجتماع التقييم الأسبوعي في المقر الرئيسي. السؤال المطروح على الطاولة يبدو بسيطًا: «كم طالبًا لدينا في هذا الفصل، وكم منهم عليه مبالغ مستحقة، وفي أي مسكن يوجد عجز في الموظفين؟» سجلات الطلاب تأتي من برنامج، ومتابعة الأقساط والتبرعات من ملفات Excel، وبيانات الموظفين من مصدر ثالث. فيخرج عن السؤال نفسه ثلاث إجابات مختلفة من ثلاثة مصادر مختلفة.

كان هدفنا الأول في netYurt أن نجيب عن هذا السؤال من مصدر واحد. وكان الطريق إلى ذلك لا شاشة تقارير جديدة، بل إعادة بناء العمود الفقري للبيانات.

نبذة موجزة عن المشروع

netYurt نظام أتمتة إدارة مؤسسية طوّرناه لمؤسسة تعليمية عريقة تدير في أنحاء تركيا مئات المساكن الطلابية والفروع والمراكز التعليمية. فمن سجلات الأشخاص والجهات إلى المحاسبة، ومن متابعة المنح والتبرعات إلى الموارد البشرية، ومن إدارة العمليات إلى التواصل الجماعي، تُدار عمليات المؤسسة كلها من نظام واحد. وتعمل المنصة بأكثر من 15 وحدة رئيسية ومئات الشاشات وعشرات الآلاف من سجلات الأشخاص، وقد نمت مع المؤسسة عبر السنوات.

شخص واحد، أدوار متعددة

كان في أصل التشتت أن الشخص نفسه مسجَّل في قوائم مختلفة بصيغ كتابة مختلفة. فالطالب حين يتخرج قد يرد في قائمة الخريجين، وحين يحصل على منحة في قائمة المستفيدين من المنح، وحين يتبرع في قائمة المتبرعين، في كل منها سجلًا مستقلًا. وكانت كل قائمة صحيحة في ذاتها لكنها متناقضة مجتمعةً، ولم يكن دمجها ممكنًا دون تنقية السجلات المكررة.

وضعنا مفهوم الشخص في المركز. فالطالب والموظف والخريج والمستفيد من المنحة والمتبرع والمستأجر لم يعودوا قوائم منفصلة، بل أدوارًا مختلفة لسجل الشخص نفسه. وتجتمع في بطاقة الشخص بيانات الهوية والشارات التي تُظهر الأدوار والتفاصيل في علامات تبويب؛ ومن بين أكثر من أربعين حقلًا يُنتقل مباشرةً إلى المعلومة المطلوبة عبر البحث عن الحقول. ولتنقية السجلات المكررة التي تراكمت على مر السنوات أصبحت أدوات اكتشاف التكرارات ودمج السجلات جزءًا من النظام؛ وتبقى هذه الأدوات داخل النظام بعد النقل الأول أيضًا. وفي علامات تبويب بطاقة الشخص تجتمع السجلات ومعلومات الأسرة والنماذج وسجل الدوام والتفقّد تحت الشخص نفسه. وفي قائمة الأشخاص أيضًا يظهر الطالب والموظف والخريج والمستفيد من المنحة والمتبرع في الجدول نفسه؛ ويُفرز الدور المطلوب بنقرة واحدة بمرشّح الفئة.

الجهات أيضًا في شجرة واحدة

وطبّقنا النهج نفسه على الجهات. فالمسكن الطلابي والفرع والمركز التعليمي والمورّد عُرّفت في هيكل واحد للجهات، في شجرة هرمية تمتد من المقر الرئيسي إلى المنطقة والفرع والمسكن والقسم. وتوجد بيانات الاتصال والعنوان والخريطة والخدمات لكل جهة في بطاقتها الخاصة.

وبعد أن استقرت هاتان الركيزتان أُضيفت فوقهما تباعًا وحدات المحاسبة والمنح والموارد البشرية وإدارة العمليات والتواصل. وصارت كل أجزاء سؤال الاجتماع تُجاب من المصدر نفسه: فتقرير سعة المساكن الطلابية والتسكين يعطي نسبة إشغال كل مسكن مع مقارنة الفصول الدراسية؛ وتُتابَع أقساط الطلاب ودفعات المنح مرتبطة بسجل الشخص نفسه؛ ويقارن تقرير الملاك المعياري عدد الموظفين الذي ينبغي أن يوجد في كل قسم بالعدد الحالي فيُظهر العجز. كما تُنقل سجلات الصندوق والبنك وحسابات العملاء والأقساط في الاتجاهين مع برنامج المحاسبة التجاري. ويمكن تصفية تقرير المساكن بحسب الفرع والولاية والمستوى التعليمي ونوع السكن، ومقارنة الفصول ببعضها. ومع نمو المشروع مع المؤسسة أُضيفت على العمود الفقري نفسه احتياجات مثل تخطيط الملاك المعياري ونماذج التقييم ومتابعة حصص الأضاحي والوصول إلى الإنترنت في المساكن الطلابية والمكتبة وبوابة الخريجين.

وظهرت فائدة سجل الشخص الواحد أكثر ما ظهرت في مسارات المال والتواصل. فيتقدم مسار المنحة، من الطلب إلى الموافقة ومن إنشاء الدفع إلى قائمة الدفع، على سجل الشخص نفسه؛ وقبل إنشاء قائمة الدفع تُفحص بيانات IBAN، وتُعتمد طلبات الإلغاء والانسحاب في قوائم انتظار منفصلة. ويعمل كاشف التكرارات في قائمة المتبرعين أيضًا. وفي إرسال الرسائل القصيرة SMS الجماعية، حتى لو اختير المستلمون بحسب المجموعة أو الشخص أو قائمة Excel، لا تُرسَل إلى الرقم نفسه إلا رسالة واحدة. وفي جانب الموارد البشرية تسير أيضًا الإجازات وسجل الدوام وكشوف الرواتب وعمليات رواتب الموظفين مرتبطة بسجل الموظف نفسه. وفي شاشة المحاسبة تُتابَع حركات الحسابات بحسب التاريخ والحساب والجهة؛ ويظهر في الشريط السفلي وضع الصندوق وسلف العمل والبنك لحظيًا.

التقرير نفسه، ولكل شخص نطاقه

وكان للمصدر الواحد خطر: ألا يرى الجميع كل شيء. فقد كانت هناك حاجة إلى صلاحيات ونطاقات رؤية مختلفة على مستويات المقر الرئيسي والمنطقة والفرع والمسكن والقسم. وكان على مدير الفرع ألا يرى إلا فرعه، وعلى منسق المنطقة أن يرى عدة فروع، وعلى المقر الرئيسي أن يرى كل شيء.

قسمنا الصلاحية إلى طبقتين. فالدور يحدد الصفحة التي يمكن الدخول إليها؛ أما الجهات التي ستظهر في تلك الصفحة فيحددها النطاق المعرَّف للمستخدم. وبذلك لا حاجة إلى كتابة تقرير مستقل لكل مستوى: فالتقرير نفسه يعرض الفروع والمساكن المعنية فقط بحسب نطاق من يفتحه. والتسلسل الهرمي للوظائف جزء من البنية نفسها: فالهيكل التنظيمي يتكوّن من توصيفات الوظائف، ويمكن إعادة ترتيبه بالسحب وتصديره بصريًا.

ما تعلّمناه في الميدان

• العمود الفقري أولًا، ثم الوحدات. فأي وحدة تُضاف قبل استقرار بنية الأشخاص والجهات كانت ستنقل التشتت إلى شاشة جديدة.
• الدور علاقة وليس قائمة. فحفظ المستفيد من المنحة كدور للشخص لا كشخص منفصل جعل التاريخ الممتد من الدراسة إلى التخرج قابلًا للمتابعة في بطاقة واحدة.
• حوّلوا التنقية إلى أداة. فلم يبقَ اكتشاف التكرارات والدمج مجرد عمل لمرة واحدة في نقل البيانات.
• افصلوا الصلاحية إلى دور ونطاق. فشاشة التقرير نفسها تخدم كل المستويات، من المقر الرئيسي إلى المسكن.

إذا لم يكن لسؤال بسيط مثل «كم طالبًا لدينا؟» إجابة واحدة، فالمشكلة ليست في التقرير بل في العمود الفقري للبيانات.

كم إجابة تخرج لدى مؤسستكم عن السؤال نفسه؟

إذا كنتم تعملون بعدة فروع أو منشآت أو أقسام وتحتفظون بالشخص نفسه في قوائم مختلفة، فيمكننا أن نخطط معًا لجمع بياناتكم في عمود فقري واحد. يمكنكم فحص الوحدات في صفحة مشروع netYurt، ويمكنكم مراسلتنا عبر صفحة التواصل.