netYurt : un réseau de résidences, trois réponses à la même question, un seul enregistrement

Réunion hebdomadaire d'évaluation au siège. La question sur la table semble simple : « Sur la période en cours, combien d'étudiants avons-nous, combien ont des sommes à régler, dans quelle résidence manque-t-il du personnel ? » Les dossiers des étudiants proviennent d'un logiciel, le suivi des échéances et des dons de fichiers Excel, les informations sur le personnel d'une troisième source. À la même question, trois sources différentes donnent trois réponses différentes.

Dans netYurt, notre premier objectif était de répondre à cette question à partir d'une source unique. Le chemin pour y parvenir n'était pas un nouvel écran de rapport, mais la reconstruction de la colonne vertébrale des données.

Le projet en bref

netYurt est un système de gestion d'entreprise que nous avons développé pour un organisme éducatif de longue tradition, qui exploite dans toute la Turquie des centaines de résidences étudiantes, d'antennes et de centres éducatifs. Des fiches des personnes et des entités à la comptabilité, du suivi des bourses et des dons aux ressources humaines, de la gestion des processus à la communication de masse, toute l'activité de l'organisme est pilotée depuis un seul système. La plateforme fonctionne avec plus de 15 modules principaux, des centaines d'écrans et des dizaines de milliers de fiches de personnes, et a grandi avec l'organisme au fil des ans.

Une personne, plusieurs rôles

À la racine du désordre, la même personne était enregistrée dans différentes listes avec des orthographes différentes. Lorsqu'un étudiant obtenait son diplôme, il pouvait figurer comme un enregistrement distinct dans la liste des alumni ; lorsqu'il recevait une bourse, dans la liste des boursiers ; lorsqu'il faisait un don, dans la liste des donateurs. Chaque liste était exacte en elle-même, mais incohérente une fois rapprochée des autres, et il était impossible de les fusionner sans avoir d'abord éliminé les doublons.

Nous avons placé la notion de personne au centre. Étudiant, personnel, alumni, boursier, donateur et locataire ne sont plus des listes distinctes, mais les différents rôles d'une même fiche personne. Sur la fiche personne, les informations d'identité, les badges indiquant les rôles et les détails répartis en onglets sont réunis ; parmi plus de quarante champs, on accède directement à l'information cherchée grâce à la recherche de champ. Pour nettoyer les doublons accumulés au fil des ans, des outils de détection de doublons et de fusion de fiches font aussi partie du système ; ces outils restent disponibles dans le système après la migration initiale. Dans les onglets de la fiche, les enregistrements, les informations familiales, les formulaires, le pointage et les présences sont réunis sous la même personne. Dans la liste des personnes aussi, étudiants, personnel, alumni, boursiers et donateurs figurent dans le même tableau ; le filtre par catégorie isole le rôle souhaité en un clic.

Les entités aussi dans une seule arborescence

Nous avons appliqué la même approche aux entités. Résidences, antennes, centres éducatifs et fournisseurs ont été définis dans une structure d'entités unique, sous la forme d'une arborescence hiérarchique qui va du siège à la région, à l'antenne, à la résidence et à l'unité. Les informations de contact, l'adresse, la carte et les services de chaque entité figurent sur sa propre fiche.

Une fois ces deux piliers en place, les modules de comptabilité, de bourses, de ressources humaines, de gestion des processus et de communication se sont ajoutés par-dessus, l'un après l'autre. Chaque élément de la question posée en réunion trouve désormais sa réponse à la même source : le rapport de capacité et de placement des résidences donne le taux d'occupation de chaque résidence avec une comparaison entre périodes ; les échéances de paiement des étudiants et les versements de bourses sont suivis sur la même fiche personne ; le rapport des effectifs normatifs compare, pour chaque unité, l'effectif requis et le personnel en place, et fait apparaître le déficit. Les enregistrements de caisse, de banque, de comptes clients et d'échéances sont aussi échangés dans les deux sens avec le logiciel de comptabilité commerciale. Le rapport des résidences peut être filtré par antenne, par province, par niveau d'enseignement et par type de résidence, et les périodes peuvent être comparées entre elles. À mesure que le projet a grandi avec l'organisme, des besoins comme la planification des effectifs normatifs, les formulaires d'évaluation, le suivi des parts de sacrifice (kurban), l'accès Internet des résidences, la bibliothèque et le portail alumni se sont eux aussi ajoutés sur la même colonne vertébrale.

L'avantage de la fiche personne unique s'est vu surtout dans les flux d'argent et de communication. Le circuit des bourses progresse sur la même fiche personne, de la demande à l'approbation, de la création du paiement à la liste de paiement ; l'IBAN est contrôlé avant la création de la liste de paiement, et les demandes d'annulation et de départ sont approuvées dans des files distinctes. Le détecteur de doublons fonctionne aussi dans la liste des donateurs. Pour l'envoi de SMS en masse, même si les destinataires sont sélectionnés par groupe, par personne ou par liste Excel, un seul message part vers un même numéro. Du côté des ressources humaines, les congés, le pointage, la paie et la rémunération du personnel reposent eux aussi sur la même fiche de personnel. Dans l'écran de comptabilité, les mouvements de compte sont suivis par date, par compte et par entité ; dans le bandeau inférieur, l'état de la caisse, des avances et de la banque s'affiche en temps réel.

Le même rapport, à chacun son périmètre

La source unique comportait un risque : tout le monde ne devait pas tout voir. Aux niveaux du siège, de la région, de l'antenne, de la résidence et de l'unité, il fallait des habilitations et des périmètres de visibilité différents. Un directeur d'antenne ne devait voir que sa propre antenne, un coordinateur régional plusieurs antennes, et le siège tout.

Nous avons réparti l'habilitation en deux couches. Le rôle détermine à quelles pages on peut accéder ; le périmètre défini pour l'utilisateur détermine quelles entités apparaissent sur cette page. Il n'est ainsi pas nécessaire d'écrire un rapport distinct pour chaque niveau : le même rapport n'affiche, selon le périmètre de la personne qui l'ouvre, que les antennes et les résidences concernées. La hiérarchie des fonctions fait elle aussi partie de la même structure : l'organigramme est constitué à partir des définitions de fonctions, peut être réordonné par glisser-déposer et exporté sous forme visuelle.

Ce que nous avons appris sur le terrain

• D'abord la colonne vertébrale, ensuite les modules. Tout module ajouté avant que la structure des personnes et des entités soit en place aurait simplement transféré le désordre vers un nouvel écran.
• Un rôle n'est pas une liste, c'est une relation. Conserver le boursier non pas comme une personne distincte, mais comme un rôle de la personne, a rendu l'historique qui va du statut d'étudiant à l'obtention du diplôme traçable sur une seule fiche.
• Transformez le nettoyage en outil. La détection et la fusion des doublons ne sont pas restées une simple opération ponctuelle de migration de données.
• Séparez l'habilitation en rôle et en périmètre. Un même écran de rapport sert tous les niveaux, du siège jusqu'à la résidence.

Si une question aussi simple que « Combien d'étudiants avons-nous ? » n'a pas une réponse unique, le problème n'est pas dans le rapport, mais dans la colonne vertébrale des données.

Combien de réponses votre organisation donne-t-elle à la même question ?

Si vous travaillez avec plusieurs antennes, sites ou unités et que vous conservez la même personne dans différentes listes, nous pouvons planifier avec vous le regroupement de vos données sur une seule colonne vertébrale. Sur la page du projet netYurt, vous pouvez examiner les modules ; vous pouvez nous écrire depuis notre page de contact.