netYurt: Drei Antworten auf dieselbe Frage – ein Wohnheimnetz in einem Datensatz

Wöchentliche Auswertungsbesprechung in der Zentrale. Die Frage auf dem Tisch wirkt einfach: „Wie viele Studierende haben wir in diesem Semester, wie viele davon haben noch Zahlungen offen, und in welchem Wohnheim fehlt Personal?“ Die Studierendendaten stammen aus einem Programm, die Raten- und Spendenverfolgung aus Excel-Dateien, die Personaldaten aus einer dritten Quelle. Auf dieselbe Frage kommen aus drei verschiedenen Quellen drei verschiedene Antworten.

Unser erstes Ziel bei netYurt war, diese Frage aus einer einzigen Quelle zu beantworten. Der Weg dorthin war kein neuer Berichtsbildschirm, sondern der Neuaufbau des Rückgrats der Daten.

Das Projekt in Kürze

netYurt ist ein organisationsweites Verwaltungssystem, das wir für einen traditionsreichen Bildungsträger entwickelt haben, der in der gesamten Türkei Hunderte Studierendenwohnheime, Zweigstellen und Bildungszentren betreibt. Von den Personen- und Einrichtungsdaten über die Buchhaltung, von der Stipendien- und Spendenverfolgung über das Personalwesen bis zu Prozessmanagement und Massenkommunikation wird der gesamte Betrieb der Organisation in einem einzigen System gesteuert. Die Plattform arbeitet mit mehr als 15 Hauptmodulen, Hunderten von Bildschirmen und Zehntausenden von Personendatensätzen und ist über die Jahre mit der Organisation gewachsen.

Eine Person, mehrere Rollen

Die Ursache der Zersplitterung lag darin, dass dieselbe Person in verschiedenen Listen mit unterschiedlichen Schreibweisen erfasst war. Wer sein Studium abschloss, konnte in der Alumni-Liste stehen, wer ein Stipendium erhielt, in der Stipendiatenliste, und wer spendete, in der Spenderliste, jeweils als eigener Datensatz. Jede Liste war in sich korrekt, aber zusammen widersprüchlich, und ohne Bereinigung der Dubletten war eine Zusammenführung nicht möglich.

Wir haben den Begriff der Person ins Zentrum gestellt. Studierende, Personal, Alumni, Stipendiaten, Spender und Mieter sind keine getrennten Listen mehr, sondern unterschiedliche Rollen desselben Personendatensatzes. Auf der Personenkarte stehen Identitätsdaten, Badges für die Rollen und Details in Tabs beieinander; unter mehr als 40 Feldern gelangt man mit der Feldsuche direkt zur gesuchten Information. Um die über die Jahre angesammelten Dubletten zu bereinigen, wurden auch Werkzeuge zur Dublettenerkennung und Datensatzzusammenführung Teil des Systems; diese Werkzeuge bleiben auch nach der ersten Übernahme im System. In den Tabs der Personenkarte sind Datensätze, Familiendaten, Formulare, Zeiterfassung und Anwesenheitskontrollen unter derselben Person gebündelt. Auch in der Personenliste stehen Studierende, Personal, Alumni, Stipendiaten und Spender in derselben Tabelle; mit dem Kategoriefilter lässt sich die gewünschte Rolle mit einem Klick herausfiltern.

Auch die Einrichtungen in einem einzigen Baum

Denselben Ansatz haben wir auf die Einrichtungen angewendet. Wohnheim, Zweigstelle, Bildungszentrum und Lieferant wurden in einer einzigen Einrichtungsstruktur als hierarchischer Baum definiert, der von der Zentrale über die Region, die Zweigstelle und das Wohnheim bis zur Abteilung reicht. Kontakt-, Adress-, Karten- und Leistungsangaben jeder Einrichtung stehen auf ihrer eigenen Karte.

Nachdem diese beiden Grundpfeiler standen, kamen nacheinander die Module für Buchhaltung, Stipendien, Personalwesen, Prozessmanagement und Kommunikation hinzu. Jeder Teil der Frage aus der Besprechung wird nun aus derselben Quelle beantwortet: Der Bericht zu Kapazität und Unterbringung der Wohnheime liefert die Belegungsquote jedes Wohnheims mit Semestervergleich; Raten der Studierenden und Stipendienzahlungen werden am selben Personendatensatz verfolgt; der Soll-Stellenplan-Bericht zeigt die Lücke, indem er das Personal, das in jeder Abteilung vorhanden sein sollte, mit der aktuellen Besetzung vergleicht. Kasse, Bank, Kundenkonto und Ratenbuchungen werden zudem in beide Richtungen mit der kommerziellen Buchhaltungssoftware ausgetauscht. Der Wohnheimbericht lässt sich nach Zweigstelle, Provinz, Bildungsstufe und Wohnheimtyp filtern, und Semester lassen sich miteinander vergleichen. Mit dem Wachstum des Projekts zusammen mit der Organisation kamen auf demselben Rückgrat weitere Anforderungen hinzu: Planung des Soll-Stellenplans, Beurteilungsformulare, Verfolgung von Opfertieranteilen (Kurban), Internetzugang in den Wohnheimen, Bibliothek und Alumni-Portal.

Der Nutzen des einheitlichen Personendatensatzes zeigte sich am deutlichsten bei den Geld- und Kommunikationsflüssen. Der Stipendienablauf läuft von Antrag über Genehmigung und Zahlungserstellung bis zur Zahlungsliste über denselben Personendatensatz; vor der Erstellung der Zahlungsliste werden die IBAN-Angaben geprüft, Stornierungs- und Austrittsanträge werden in getrennten Warteschlangen genehmigt. Auch in der Spenderliste arbeitet der Dublettenfinder. Beim Massenversand von SMS geht an dieselbe Nummer nur eine Nachricht, auch wenn die Empfänger über Gruppe, Person oder Excel-Liste ausgewählt werden. Im Personalwesen laufen Urlaub, Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung und Vergütungsvorgänge ebenfalls über denselben Personaldatensatz. Auf dem Buchhaltungsbildschirm werden Kontobewegungen nach Datum, Konto und Einrichtung verfolgt; in der unteren Leiste sind Kasse, Vorschüsse und Bankstand in Echtzeit zu sehen.

Derselbe Bericht, für jeden der eigene Bereich

Die einzige Quelle barg ein Risiko: Nicht jeder durfte alles sehen. Auf den Ebenen Zentrale, Region, Zweigstelle, Wohnheim und Abteilung waren unterschiedliche Berechtigungen und Sichtbereiche erforderlich. Ein Zweigstellenleiter sollte nur seine eigene Zweigstelle sehen, ein Regionalkoordinator mehrere Zweigstellen und die Zentrale alles.

Wir haben die Berechtigung in zwei Schichten aufgeteilt. Welche Seite man betreten darf, bestimmt die Rolle; welche Einrichtungen auf dieser Seite sichtbar sind, bestimmt dagegen der dem Benutzer zugewiesene Bereich. So muss für jede Ebene kein eigener Bericht entwickelt werden: Derselbe Bericht zeigt je nach Bereich der Person, die ihn öffnet, nur die jeweils relevanten Zweigstellen und Wohnheime. Auch die Funktionshierarchie ist Teil derselben Struktur: Das Organigramm besteht aus Funktionsbeschreibungen, lässt sich per Ziehen neu ordnen und als Bild exportieren.

Was wir in der Praxis gelernt haben

• Erst das Rückgrat, dann die Module. Jedes Modul, das vor der Etablierung der Personen- und Einrichtungsstruktur hinzugekommen wäre, hätte die Zersplitterung nur auf einen neuen Bildschirm verlagert.
• Eine Rolle ist keine Liste, sondern eine Beziehung. Einen Stipendiaten nicht als eigene Person, sondern als Rolle einer Person zu führen, machte den Verlauf vom Studium bis zum Abschluss auf einer einzigen Karte nachvollziehbar.
• Machen Sie die Bereinigung zum Werkzeug. Dublettenerkennung und Zusammenführung blieben keine einmalige Aufgabe der Datenübernahme.
• Trennen Sie die Berechtigung in Rolle und Bereich. Derselbe Berichtsbildschirm bedient jede Ebene von der Zentrale bis zum Wohnheim.

Wenn eine einfache Frage wie „Wie viele Studierende haben wir?“ nicht eine einzige Antwort hat, liegt das Problem nicht im Bericht, sondern im Rückgrat der Daten.

Wie viele Antworten gibt es in Ihrer Organisation auf dieselbe Frage?

Wenn Sie mit mehreren Zweigstellen, Standorten oder Abteilungen arbeiten und dieselbe Person in verschiedenen Listen führen, können wir gemeinsam planen, Ihre Daten in einem einzigen Rückgrat zusammenzuführen. Auf der Projektseite von netYurt können Sie die Module ansehen; über unsere Kontaktseite können Sie uns schreiben.