تفضيلات ملفات تعريف الارتباط
تضمن ملفات تعريف الارتباط الضرورية عمل هذا الموقع. وبموافقتك، نستخدم ملفات تعريف الارتباط للتعرّف عليك عند عودتك وحفظ سجل عملياتك. كما قد يُحمَّل محتوى خارجي مثل خدمات Google. يمكنك سحب موافقتك في أي وقت.
مشروع
نظام إدارة السكن الطلابي
نظام مؤسسي يجمع في نظام واحد إدارة الأشخاص والمحاسبة والمنح والموارد البشرية وإدارة العمليات لمؤسسة تعليمية تدير مئات المساكن الطلابية والفروع والمراكز التعليمية.
netYurt هو نظام إدارة مؤسسي طوّرناه لمؤسسة تعليمية عريقة تدير في أنحاء تركيا مئات المساكن الطلابية والفروع والمراكز التعليمية. من سجلات الأشخاص والجهات إلى المحاسبة، ومن متابعة المنح والتبرعات إلى الموارد البشرية، ومن إدارة العمليات إلى التواصل الجماعي، تُدار عمليات المؤسسة كلها من نظام واحد.
النظام منصة قائمة على الويب ومتوافقة مع الهاتف، تعمل بأكثر من 15 وحدة رئيسية ومئات الشاشات وعشرات الآلاف من سجلات الأشخاص. تستخدم كل قائمة وكل تقرير البنية الموحدة نفسها للجداول؛ فمن يتعلم شاشة واحدة يكون قد تعلم النظام كله. وبفضل ميزات مثل الصلاحيات القائمة على الأدوار والتحقق بخطوتين وتسجيل الدخول بدون كلمة مرور عبر Passkey واستوديو التقارير، صُمّمت جوانب الأمان ودعم القرار بما يناسب حجم المؤسسة.
ظلّت المؤسسة لعقود تدير شبكة مساكن طلابية آخذة في النمو ببرامج منفصلة وملفات Excel وتبادل رسائل البريد الإلكتروني. كانت سجلات الطلاب في مكان، ومتابعة الأقساط والتبرعات في مكان آخر، وشؤون الموظفين والإجازات في مكان ثالث. ومع ازدياد عدد الفروع صار المقر الرئيسي يتلقى عن السؤال نفسه ثلاث إجابات مختلفة من ثلاثة مصادر مختلفة: «كم طالبًا لدينا في هذا الفصل، وكم منهم عليه مبالغ مستحقة، وفي أي مسكن يوجد عجز في الموظفين؟»
كان الهدف الأول جمع هذه البيانات في مصدر واحد. وضعنا الشخص في المركز: لم يعد الطلاب والموظفون والخريجون والمستفيدون من المنح والمتبرعون والمستأجرون قوائم منفصلة، بل أدوارًا مختلفة لسجل الشخص نفسه. وعالجنا الجهات بالطريقة نفسها: فعُرّفت المساكن والفروع والمراكز التعليمية والموردون تعريفًا هرميًا ضمن هيكل واحد للجهات. وبعد أن استقرت هاتان الركيزتان، أُضيفت فوقهما تباعًا وحدات المحاسبة والمنح والموارد البشرية وإدارة العمليات والتواصل.
نما المشروع مع المؤسسة على مدى السنوات. وجاءت كل مرحلة باحتياجات جديدة: تخطيط الملاك المعياري، ونماذج التقييم، ومتابعة حصص الأضاحي، والوصول إلى الإنترنت في المساكن، والمكتبة، وبوابة الخريجين. وفي الفترة الأخيرة نُقلت جميع شاشات القوائم والتقارير إلى البنية الجديدة للجداول، وجرى تفعيل خيارين للسمات وتجربة تسجيل دخول جديدة. واليوم أصبح النظام جزءًا لا يتجزأ من سير العمل اليومي للمؤسسة.
حدّثونا عن احتياجاتكم؛ نحدد النطاق والتكاملات وخارطة الطريق كتابيًا منذ اللقاءات الأولى. حلٌّ مبني حول طريقة عملكم، دون المساس بنظام ERP أو المحاسبة أو الأنظمة المصرفية لديكم.
الشاشات الرئيسية وأبرز ما فيها: نكبّر في كل صورة الجزء الأهم. المسوا الصورة لعرض التفاصيل.
يستخدم عدة أشخاص الحاسوب نفسه في المساكن الطلابية؛ ولذلك بنينا شاشة الدخول الجديدة على هذا الواقع. يدخل المستخدم بالبريد الإلكتروني أو رقم الهوية أو اسم المستخدم، ويجتاز التحقق البشري، ويكتب كلمة مروره إن شاء على لوحة المفاتيح الافتراضية للحماية من برامج تسجيل ضغطات المفاتيح. وفي الحساب المزوّد بـ Passkey يكفي قفل الشاشة الخاص بالجهاز (رمز PIN وما شابه)؛ ولا حاجة إلى كلمة مرور.
يدير كل مستخدم طرق التحقق بخطوتين من إعدادات الأمان الخاصة به: SMS والبريد الإلكتروني وAuthenticator وPasskey. ويفعّل كل طريقة أو يعطّلها على حدة، أو يجعل إحداها الافتراضية؛ وتُبرز شاشة الدخول الطريقة الافتراضية. وتوصي الشاشة بإبقاء طريقتين على الأقل مفعّلتين؛ وعندما تتعذر إحداهما يدخل المستخدم بالأخرى.
يبدأ المستخدم يومه من وحدة التحكم. على اليسار اختصارات إلى التقارير والقوائم التي يستخدمها كثيرًا، ومجموعات العمل والمشاريع المرتبطة به؛ وتجمع لوحة Kanban على اليمين المهام في أعمدة «المطلوب إنجازه» و«قيد التنفيذ» و«مكتمل». وإضافة المهام وإنشاء المهام الفرعية والبحث عن المهام كلها في الصفحة نفسها؛ فلا يضطر المستخدم إلى التنقل بين القوائم للوصول إلى عمله.
لا يوجد الطلاب والموظفون والخريجون والمستفيدون من المنح والمتبرعون في قوائم منفصلة، بل في قائمة الأشخاص نفسها؛ وتبرز فئة الشخص بشارة. ويرشّح المستخدم عشرات الآلاف من السجلات بصف المرشحات أسفل العناوين، ويجمّعها بسحب العمود، وينتقل بين الصفحات. وتعمل البنية الموحدة للجداول نفسها في جميع قوائم النظام؛ فمن تعلّم قائمة واحدة تعلّمها كلها.
يجمع الشريط العلوي في بطاقة الشخص بيانات الهوية والجهة التابع لها والوظيفة والشارات التي تبيّن أدواره. وتفصل علامات التبويب الموجودة تحته السجلات ومعلومات الأسرة والنماذج والأنشطة والملفات والإجازات وسجل الدوام وعمليات التفقّد. وحتى لا يضيع المستخدم بين أكثر من 40 حقلًا، يكتب في مربع البحث عن الحقول فيصل مباشرة إلى المعلومة التي يريدها.
يعرض تقرير سعة المساكن الطلابية والتسكين سعة كل مسكن وعدد الطلاب المقيمين فيه ونسبة الإشغال في جدول واحد؛ ويُبرز شريط ملوّن انخفاض الإشغال فورًا. ويضيّق المستخدم التقرير بدرج المرشحات بحسب المنطقة والفرع والمستوى التعليمي والفصل الدراسي. ويلخّص الصف السفلي السعة الإجمالية ونسبة الإشغال العامة على الشاشة نفسها.
تسرد الشاشة حركات الحساب بحسب التاريخ والحساب والجهة؛ ويظهر في كل صف السند وحساب العميل والبيان والمدين والدائن والرصيد. ويُدخل المستخدم هنا سندات التحصيل والدفع والتحويل بزر «معاملة جديدة». ويعرض الشريط السفلي حالة الصندوق وسلف العمل والبنك لحظيًا؛ ويتبادل النظام الحركات في الاتجاهين مع برنامج المحاسبة التجاري.
يسير مسار المنحة في أربع خطوات: طلب المنحة، والموافقة، وإنشاء الدفع، وقائمة الدفع. وتعرض شاشة «المستفيدون المعتمدون من المنح» لكل طالب مستواه التعليمي ونوع المنحة وقيمتها الشهرية وتاريخ البدء والحالة. وقبل إنشاء قائمة الدفع يتحقق المستخدم من البيانات المصرفية بزر «التحقق من IBAN»، ثم يُعدّ القائمة بزر «إنشاء الدفع».
تسرد شاشة متابعة الأعمال المهام بحسب العنوان ومجموعة العمل والمسؤول والموعد النهائي والحالة؛ ويبيّن لون الصف بنظرة واحدة هل المهمة قيد التنفيذ أم بانتظار الموافقة أم مكتملة أم متأخرة. وينقل المستخدم المهام نفسها بنقرة واحدة إلى عرض Kanban أو التقويم. وتسير المهام الفرعية تحت مهمتها الرئيسية؛ ويفتحها زر «توسيع الكل» دفعة واحدة.
تلخّص لوحة مؤشرات الإدارة الطلبات الواردة إلى إدارة العمليات على شاشة واحدة: يأتي في أعلاها إجمالي الطلبات وعدد الطلبات النشطة ومتوسط مدة الإغلاق ونسبة الرفض. وتحتها الاتجاه الشهري للطلبات المفتوحة والمغلقة، وتوزيع الحالات، وأكثر الأقسام نشاطًا، وأسرع الموافقين؛ فيرى المدير أين يتركّز عبء العمل دون أن يطلب تقريرًا مستقلًا.
يقارن تقرير الملاك المعياري، وظيفةً بوظيفة، الموظفين الذين ينبغي أن يوجدوا في كل مسكن وقسم بالملاك الحالي. ويُظهر الزيادة باللون الأحمر والنقص باللون البرتقالي والملاك المكتمل باللون الأخضر؛ ويرى المقر الرئيسي في جدول واحد في أي المساكن يوجد نقص في نواب المدير أو موظفي الأمن أو عمال النظافة، ويخطط للفصل الدراسي على هذا الأساس.
يعرض التسلسل الهرمي للوظائف جميع توصيفات الوظائف، من مجالس الفروع والمقر الرئيسي إلى إدارات المساكن والمراكز التعليمية، في هيكل تنظيمي واحد. ويفتح المستخدم الفروع ويغلقها بالنقر، وينفّذ العمليات من قائمة النقر بزر الفأرة الأيمن، ويعيد ترتيب الوظائف بالسحب؛ ويفحص الهيكل بالبحث والتصفية وملء الشاشة، ويصدّره كصورة.
في شاشة رسائل SMS الجماعية يختار المستخدم المستلمين بحسب المجموعة أو الشخص أو ملف Excel أو قائمة هواتف يدخلها يدويًا؛ ولا تُرسل إلى الرقم نفسه إلا رسالة واحدة. وتسرّع القوالب الجاهزة مثل تذكير الدفع وموافقة المنحة ودعوة الاجتماع الكتابة؛ ويُضاف اسم الشخص في بداية الرسالة، وتعرض المعاينة الصيغة النهائية قبل الإرسال.
تتكون نماذج التقييم من أقسام أسئلة ذات درجات؛ وكلما اختار القائم بالتقييم إجابة حسب النظام الدرجة وعرض المجموع أعلى النموذج. ويمكن كتابة تعليق على كل سؤال؛ ويضيف صاحب الصلاحية رأيه دون المساس بالإجابة والدرجة حتى لو كان النموذج مقفلًا. وفي ختام التقييم ينتهي النموذج بقرار موافقة أو رفض.
يسرد تقرير أصناف المخزون لكل صنف في المساكن، مثل مواد التنظيف والغذاء، الرصيد السابق والوارد والصادر والكمية المتبقية مع سعر الوحدة والمبلغ؛ ويعطي الصف السفلي الإجماليات. ويضيّق المستخدم التقرير بحسب الفترة والمجموعة وحساب العميل والجهة. وإلى جانب مسار المخزون من بطاقة الصنف إلى الطلبية، تُتابَع الأصول الثابتة بملصقات QR.
في مكتبات المساكن الطلابية يُسجَّل كل كتاب باسمه ومؤلفه ودار نشره وتصنيفه ورقم ISBN؛ ويجد أمين المكتبة الكتاب بالباركود ويعيره ويستلمه عند إرجاعه من الشاشة نفسها. وتُظهر القائمة من لديه كل كتاب مع التاريخ. وتعمل المكتبة في الحزمة نفسها مع تطبيقات مثل الوصول إلى الإنترنت في المساكن ومراجعة المستندات.
في استوديو التقارير يأخذ المستخدم المخوّل أي جدول بمرشحه الحالي، ويبني بسحب الحقول مكوّنات أعمدة وخطوط ودوائر وجداول محورية ومؤشرات KPI ومقاييس. وهكذا أُعدّت لوحة مؤشرات إشغال المساكن المعروضة على الشاشة؛ ويُحفظ التقرير وتُدار إصداراته ويُشارَك بحسب الدور أو الشخص أو الجهة، ويُطبع بتخطيط صفحة A4 أفقي.
تدعم الواجهة الجديدة السمة الداكنة وعرض الهاتف منذ البداية؛ ويختار المستخدم ما يشاء بين السمة الكلاسيكية والجديدة. وعلى الهاتف تنطوي القائمة، وتتراص اللوحات فوق بعضها، وتتمرر الجداول أفقيًا، ويقود الشريط السفلي بلمسة واحدة إلى وحدة التحكم والأشخاص والتقارير والإشعارات والإعدادات؛ ويُفتح تقرير المساكن في الميدان أيضًا بأدوات التصفية وExcel.
الطالب والموظف والخريج والمستفيد من المنحة والمتبرع والمستأجر على السجل نفسه؛ وبيانات نظيفة بفضل أدوات اكتشاف التكرارات والدمج.
المقر الرئيسي والمنطقة والفرع والمسكن والقسم في شجرة واحدة؛ ومعلومات الاتصال والعنوان والخريطة والخدمات لكل جهة.
صلاحية الدور على مستوى الصفحة، ونطاق الرؤية على مستوى المستخدم؛ ويعرض التقرير نفسه لكل شخص نطاقه الخاص.
مرشح الأعمدة والتجميع وحسابات الأعمدة والتصدير إلى Excel/CSV والعرض المحفوظ في جميع القوائم؛ تُتعلَّم مرة واحدة.
مخططات وجداول محورية وKPI ولوحات مؤشرات من أي جدول بالسحب والإفلات؛ والحفظ وإدارة الإصدارات والمشاركة بحسب الدور أو الشخص أو الجهة.
السعة ونسبة الإشغال وتسكين الطلاب والمقارنة بين الفصول الدراسية لكل مسكن.
متابعة الصندوق والبنك وحسابات العملاء والأقساط؛ ونقل السندات والفواتير والحركات البنكية في الاتجاهين مع برنامج المحاسبة التجاري.
مسار طلب المنحة والموافقة وإنشاء الدفع وقائمة الدفع؛ وسجلات التبرعات والحصص، وكاشف التكرارات، وقائمة المتبرعين.
عروض القائمة / Kanban / التقويم، والمهام الفرعية، وشارات SLA، وصندوق المهام، ولوحة مؤشرات الإدارة.
الإجازات وسجل الدوام وكشوف الرواتب ورواتب الموظفين وتقرير الملاك المعياري والهيكل التنظيمي (التسلسل الهرمي للوظائف).
أقسام أسئلة ذات درجات، وحساب تلقائي للدرجات، ورأي صاحب الصلاحية، ومفاتيح الفترات، وتقارير المقارنة.
اختيار المستلمين بحسب المجموعة أو الشخص أو Excel، ورسائل SMS جماعية مخصصة، وقوالب رسائل جاهزة، وتقارير الإرسال.
بطاقة الصنف وسند المخزون ومسار الطلب والطلبية؛ ومتابعة الأصول الثابتة بملصقات QR.
التحقق البشري، ولوحة المفاتيح الافتراضية، والتحقق بخطوتين عبر SMS / البريد الإلكتروني / Authenticator / Passkey، والدخول بدون كلمة مرور.
الواجهة الكلاسيكية والجديدة بالشيفرة نفسها؛ ودعم الوضع الداكن وعرض الهاتف منذ البداية.
الأخبار والصفحات والمناقصات وصفحات التعريف بالمساكن؛ وإدارة مستخدمي بوابة الخريجين ومحتواها من لوحة التحكم نفسها.
المكتبة (ISBN/باركود، إعارة)، والوصول إلى الإنترنت في المساكن (كلمة مرور تلقائية)، ومراجعة المستندات، والمشاريع وسجلات الأنشطة.
تابع التمرير
تنقّل بين الشرائح بمفاتيح الأسهم أو بالسحب.
طريقة عملنا
نُفِّذ هذا المشروع وفق المبادئ الأربعة نفسها؛ وكذلك سيكون مشروعك.
يُحدَّد النطاق والتكاملات وخريطة الطريق كتابيًا في الأسابيع الأولى؛ فلا مفاجآت على الطريق.
ERP أو المحاسبة أو البنك أو الفاتورة الإلكترونية: أيًّا كان ما تستخدمه، نتكامل فوقه وتبقى بياناتك في مكانها.
صلاحيات حسب الدور، وتحقق بخطوتين، والتزام بحماية البيانات، وسجل لكل عملية: تُبنى في الأساس ولا تُضاف لاحقًا.
الصيانة والمراقبة والإصدارات الجديدة تأتي من الفريق نفسه الذي بنى المشروع؛ وهناك دائمًا من يعرف نظامك على بُعد اتصال.
netYurt
تحمي شاشة الدخول الحساب حتى على الحواسيب المشتركة في المساكن الطلابية: فالتحقق البشري ولوحة المفاتيح الافتراضية يؤمّنان الدخول، ويسجّل المستخدم المزوّد بـ Passkey دخوله عبر قفل الشاشة الخاص بالجهاز (رمز PIN وما شابه) دون كتابة كلمة مرور.
يقبل حقل اسم المستخدم البريد الإلكتروني أو رقم الهوية أو اسم المستخدم؛ فيدخل كل شخص بما لديه من معلومات. وتُظهر أيقونة العين في حقل كلمة المرور ما يُكتب أو تخفيه. وإذا اختار المستخدم Passkey طريقةً افتراضية، تقترح الشاشة الدخول بدون كلمة مرور مباشرة. وتحت زر الدخول مربع التحقق البشري، وفي أسفل الشاشة روابط المساعدة ولوحة المفاتيح الافتراضية. ويمكن للمستخدم استخدام الشاشة بالسمة الفاتحة أو الداكنة.
يدخل عدة أشخاص إلى النظام من الحاسوب نفسه في المساكن الطلابية؛ وكان لا بد من تحقيق أمان كلمة المرور وسهولة الاستخدام في آنٍ واحد. تقلّل لوحة المفاتيح الافتراضية خطر التقاط كلمة المرور بواسطة برامج تسجيل ضغطات المفاتيح، ويتحقق التحقق البشري من أن الدخول يأتي من شخص حقيقي. وفي الحساب الذي يستخدم Passkey لا تدخل كلمة المرور في الصورة أصلًا، فلا تبقى كلمة مرور تُنسى أو تُشارَك. وبذلك تُبقي المؤسسة حسابات مئات المستخدمين على خط الأمان نفسه دون إبطاء العمل.
في شاشة طرق التحقق يختار المستخدم بنفسه الخطوة الثانية التي يحمي بها حسابه: تظهر SMS والبريد الإلكتروني وAuthenticator وPasskey في قائمة واحدة، ويمكن تفعيل كل منها أو تعطيله أو جعله الافتراضي على حدة.
في أعلى الشاشة ملخص أمان الحساب وعدد الطرق المفعّلة. وتحته لكل طريقة صفها الخاص: ترسل SMS رمزًا لمرة واحدة إلى الهاتف، ويرسل البريد الإلكتروني رمز تحقق إلى العنوان، ويولّد تطبيق Authenticator الرمز بنفسه، ويتيح Passkey الدخول بدون كلمة مرور عبر قفل الشاشة الخاص بالجهاز (رمز PIN وما شابه). ويظهر رقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني المسجلان مُخفيين جزئيًا، ويعرض صف Passkey عدد الأجهزة المسجلة. ويعطّل المستخدم الطريقة التي لا يريدها أو يحذفها نهائيًا.
من يعتمد على طريقة مرتبطة بالهاتف وحده لا يستطيع الوصول إلى حسابه إذا فقد هاتفه. ولهذا يوصي التنبيه في الشريط السفلي من الشاشة بإبقاء طريقتين على الأقل مفعّلتين؛ فحتى لو ضاع الهاتف يدخل المستخدم بالطريقة الأخرى. وترك الاختيار للمستخدم يتيح لكل شخص استخدام الطريق الذي يناسب جهازه وعاداته. وتحمي المؤسسة بدورها حتى عمليات الدخول من الحواسيب المشتركة في المساكن بخطوة ثانية تتجاوز كلمة المرور.
وحدة التحكم هي مكتب المستخدم اليومي: الاختصارات ومجموعات العمل والمشاريع المرتبطة به ولوحة عمل Kanban في صفحة واحدة، فيصل المستخدم إلى أعماله المعلقة والشاشات التي يفتحها كثيرًا من المكان نفسه.
يجمع مربع «روابطي» التقارير والقوائم التي يفتحها المستخدم كثيرًا؛ ويضيف المستخدم اختصارًا جديدًا من المربع نفسه. وتحته مجموعات العمل والمشاريع المرتبطة به. وتتنقل لوحة العمل على اليمين بين عروض القائمة وKanban والتقويم. وتعرض بطاقة Kanban نوع المهمة ومجموعة العمل والمسؤول عنها؛ ويفتح المستخدم من البطاقة مهمة فرعية، ويضيف مهمة جديدة من أسفل العمود. وتبيّن عناوين الأعمدة عدد المهام في كل حالة.
يعمل netYurt بأكثر من 15 وحدة رئيسية ومئات الشاشات؛ والعثور في القوائم على ما يبحث عنه المستخدم كل يوم يستغرق وقتًا. وتخفف وحدة التحكم هذا العبء بحسب كل شخص: فيرى كل مستخدم اختصاراته ومجموعات العمل والمشاريع المرتبطة به، ولوحة المهام بجواره مباشرة. ويبدأ مدير المسكن ومسؤول القسم في المقر الرئيسي يومهما بالشاشة نفسها، لكن كلًا منهما يجد عمله هو عليها. والتقرير الكثير الفتح على بعد نقرة، والمهمة المعلقة على بعد نظرة.
تجمع قائمة الأشخاص جميع أفراد المؤسسة في جدول واحد: يشترك الطلاب والموظفون والخريجون والمستفيدون من المنح والمتبرعون في بنية السجل نفسها، وتتيح البنية الموحدة للجداول التصفية والتجميع والتنقل بين الصفحات بالطريقة نفسها في كل قائمة.
تُفتح القائمة بأعمدة رقم السجل والاسم الكامل والهاتف والبريد الإلكتروني والجهة التابع لها والفئة والحالة. وتفصل الاختيارات السريعة في الأعلى سجلات الموظفين أو الطلاب أو المستفيدين من المنح بنقرة واحدة. ويسحب المستخدم عنوان العمود إلى منطقة التجميع، ويدير الأعمدة والمرشحات وحسابات الأعمدة من اللوحة على اليمين. ويصدّر زر «Excel» القائمة، ويأخذ زر «Studio» الجدول إلى استوديو التقارير للمستخدم المخوّل. ويعرض الشريط السفلي العدد الإجمالي للسجلات وعدد المعروض منها.
كان الشخص نفسه في السابق مسجلًا في قوائم مختلفة بصيغ كتابة مختلفة؛ وكان المسجَّل طالبًا يظهر في قائمة المستفيدين من المنح أو الموظفين كصف منفصل. وأنهى سجل الشخص الواحد هذا التشتت: لكل فرد سجل واحد، وتُربط الأدوار بهذا السجل، وتُبقي أدوات اكتشاف التكرارات والدمج البيانات نظيفة. ويسهّل الجدول المشترك التعلّم أيضًا؛ فمن يستخدم قائمة الأشخاص يفتح تقرير المساكن أو الحركات المحاسبية بالعادة نفسها.
تجمع تفاصيل الشخص كل ما يخص الفرد في بطاقة واحدة: شريط الهوية وشارات الأدوار في الأعلى، والسجلات والأسرة والنماذج وسجل الدوام في علامات تبويب، ويوصل البحث عن الحقول مباشرة إلى المعلومة المطلوبة.
على يسار تبويب «المعلومات» عدد الحقول المعبّأة والفئات: شخصية، واتصال، وتعليم، وجهة ووظيفة، وسجل وعمليات، ومحاسبة، وصحة واجتماعية، وطالب، وموظف، وبنك وIBAN. وعندما ينقر المستخدم فئة لا يرى إلا حقولها. ويجمع الجانب الأيمن الحقول تحت عناوين الهوية والاتصال وتفضيل التواصل والعنوان والتعليم؛ ويظهر رقم الهوية مُخفيًا جزئيًا. وأزرار «تحديث» و«حالة السجل» و«العمليات» في الشريط العلوي، وزر «طباعة» فوق الحقول.
عندما يُحفظ سجل الطالب في مكان، والأقساط في مكان آخر، وإجراءات الإجازات في مكان ثالث، كان فهم شخص واحد يتطلب فتح عدة ملفات. وتجمع بطاقة الشخص هذه المعلومات في سجل واحد؛ فيرى مسؤول المسكن وموظف المقر الرئيسي الصورة الكاملة على الشاشة نفسها. وتُظهر الشارات بوضوح أن الشخص قد يكون موظفًا وطالبًا في آن واحد. ويُغني البحث عن الحقول كذلك عن عناء التمرير في بطاقة تضم أكثر من 40 حقلًا.
يجمع تقرير سعة المساكن الطلابية والتسكين سعة كل مسكن والطلاب المقيمين فيه ونسبة الإشغال على شاشة واحدة؛ ويرى المقر الرئيسي الشبكة كلها، بينما لا يرى مدير الفرع أو المنطقة إلا المساكن الواقعة ضمن نطاقه.
يسرد التقرير كل مسكن مع الولاية والقضاء والمنطقة التابع لها والمستوى التعليمي والنوع؛ وتقف أعمدة السعة والطلاب المقيمين والإشغال جنبًا إلى جنب. وتظهر نسبة الإشغال بالنسبة المئوية وبشريط ملوّن معًا: النسبة المرتفعة خضراء، والمتوسطة صفراء، والمنخفضة حمراء. ومن درج المرشحات يختار المستخدم الفرع والولاية والمستوى التعليمي والنوع والفصل الدراسي. ويجمع الصف السفلي السعة والطلاب المقيمين ويعطي النسبة العامة؛ ويصدّر المستخدم التقرير إلى Excel بنقرة واحدة.
كان المقر الرئيسي يتلقى في السابق عن سؤال «كم طالبًا لدينا في هذا الفصل؟» ثلاث إجابات مختلفة من ثلاثة مصادر مختلفة. أما اليوم فيتغذى التقرير من مصدر واحد ويعطي إجابة واحدة. وتقف الجهات في شجرة واحدة تمتد من المقر الرئيسي إلى المناطق ومن الفروع إلى المساكن؛ وبفضل الصلاحيات القائمة على النطاق يعرض التقرير نفسه لكل شخص مجاله الخاص: فيرى مدير الفرع فرعه، ومنسق المنطقة عدة فروع، والمقر الرئيسي الشبكة كلها. كما يلفت المسكن الذي ينخفض إشغاله النظر فورًا بالشريط الملوّن.
تجمع شاشة المحاسبة أعمال الصندوق والبنك وحسابات العملاء والأقساط في مسار واحد: يتابع المستخدم الحركات بمدينها ودائنها ورصيدها ويُدخل سندًا جديدًا من الشاشة نفسها؛ ويتبادل النظام السجلات في الاتجاهين مع برنامج المحاسبة التجاري.
يحدد المستخدم الفترة والحساب والجهة من المحددات في الأعلى؛ ويسرد الجدول حركات ذلك الحساب بأعمدة السند والتاريخ وحساب العميل والبيان والمدين والدائن والرصيد والحساب المدين. ويُبقي تبويب «معلومات الأقساط» متابعة الأقساط على الشاشة نفسها. ويفتح زر «معاملة جديدة» سند تحصيل أو دفع أو تحويل دون مغادرة القائمة. ويعرض الشريط السفلي في مربعات منفصلة إيراد الحساب المحدد ومصروفه ورصيده، والصندوق العام وسلف العمل المستلمة وحالة البنك.
كانت متابعة الأقساط والتبرعات تُحفظ في السابق في مكان منفصل عن سجلات الطلاب؛ وكان المقر الرئيسي يتلقى عن سؤال «كم منهم عليه مبالغ مستحقة؟» إجابات مختلفة من مصادر مختلفة. أما اليوم فتُتابَع عمليات التحصيل والدفع والتحويل على الشاشة نفسها بحسب الجهة والحساب. ويعرض الشريط السفلي حالة الصندوق والبنك دون انتظار تقرير. ولأن السندات والفواتير والحركات البنكية تنتقل في الاتجاهين مع برنامج المحاسبة التجاري، لا يُدخل فريق المحاسبة السجل نفسه مرتين في نظامين منفصلين.
تدير وحدة المنح والتبرعات المسار كله، من طلب المستفيد من المنحة إلى قائمة الدفع، في مكان واحد؛ ويعمل التحقق من IBAN قبل الدفع، وتوجد سجلات التبرعات والحصص والمتبرعين في الوحدة نفسها.
يذهب طلب المنحة أولًا إلى الموافقة؛ ويدخل الطالب المعتمد في قائمة «المستفيدون المعتمدون من المنح». وتعرض القائمة المستوى التعليمي والمدرسة ونوع المنحة والقيمة الشهرية وتاريخ البدء والحالة؛ ويبرز المستفيد الذي ينتظر الدفع في عمود الحالة، وتبيّن التسمية في الأعلى فترة الدفع التي يجري العمل عليها. ويفحص زر «التحقق من IBAN» البيانات المصرفية، ويُعدّ «إنشاء الدفع» قائمة الدفع لتلك الفترة. وتُعتمد طلبات الإلغاء والانسحاب في قائمة انتظار منفصلة.
يُظهر التحقق من IBAN السجل ذا البيانات المصرفية الخاطئة قبل أن تتكوّن قائمة الدفع؛ فلا تنتقل المشكلة إلى يوم الدفع. وتُبقي قوائم الدفع بحسب الفترة، وملف الدفع الجماعي، ومطابقة الحركات البنكية دفعة المنحة داخل النظام نفسه من البداية إلى النهاية. ولأن نوع المنحة وقيمتها يمكن متابعتهما من بطاقة الشخص أيضًا، تبقى معلومات المستفيد في مكان واحد. وتضع سجلات التبرعات والحصص، وقائمة المتبرعين، وكاشف التكرارات جانب التبرعات في النظام نفسه أيضًا.
تجمع إدارة العمليات والمهام الأعمال بين الأقسام في قائمة واحدة: يظهر مسؤول كل مهمة وموعدها النهائي، وتبرز الحالة باللون، وترتبط المهام الفرعية بالمهمة الرئيسية، ويرى المدير الملخص في لوحة المؤشرات.
في عرض القائمة يمثل كل صف مهمة: العنوان والنوع ومجموعة العمل المرتبطة والمسؤول والموعد النهائي والحالة جنبًا إلى جنب. ويحمل لون الصف الحالة؛ فالأصفر يعني قيد التنفيذ، والأزرق بانتظار الموافقة، والأخضر مكتمل، والأحمر متأخر. ويفتح زر «توسيع الكل» المهام الفرعية تحت المهام الرئيسية. ويرشّح المستخدم الأعمدة، وينشئ مهمة بـ«إضافة جديد»، ويتابع المهام نفسها بنقرة واحدة في عرض Kanban أو التقويم.
تتنقل الأعمال في المؤسسة بين المقر الرئيسي والفروع والأقسام؛ وتجري القرارات والعقود ومتابعة القضايا والمستندات في وحدة العمليات نفسها. وتجمع قائمة المهام هذا التدفق في مكان واحد: فيفهم المدير من لون الصف أي عمل جارٍ، وأيها ينتظر الموافقة أو تأخر. ويجمع صندوق المهام الطلبات الواردة على كل مستخدم؛ وتعرض لوحة مؤشرات الإدارة إجمالي الطلبات والنشطة منها، ومتوسط مدة الإغلاق، وأكثر الأقسام نشاطًا.
تجمع لوحة مؤشرات الإدارة الطلبات في إدارة العمليات أرقامًا واتجاهات وتوزيعًا في صفحة واحدة. ويتابع المقر الرئيسي سير العمل وسرعة الإغلاق والأقسام التي يتركز فيها الحمل دون أن يطلب إعداد تقرير مستقل.
تلخّص اللوحة الطلبات الواردة إلى إدارة العمليات مع معلومات القسم والحالة على شاشة واحدة. ويضم الشريط العلوي إجمالي الطلبات والطلبات النشطة ومتوسط مدة الإغلاق ونسبة الرفض. ويقارن مخطط الاتجاه الشهري بين الطلبات المفتوحة والمغلقة، ويعطي المخطط الحلقي حصة الطلبات المعتمدة والمعلقة والجارية والمرفوضة. ويرتّب القسم السفلي أكثر الأقسام نشاطًا وأسرع الموافقين؛ وتنزل روابط «تفاصيل» إلى التفاصيل.
في الفترة التي كانت المؤسسة تدير فيها أعمالها بملفات منفصلة وتبادل رسائل البريد الإلكتروني، كان المقر الرئيسي يتلقى عن السؤال نفسه إجابات مختلفة من مصادر مختلفة. وتجيب اللوحة عن هذه الأسئلة من مصدر واحد: يلاحظ المدير على الشاشة نفسها أن مدة الإغلاق تطول أو أن نسبة الرفض ترتفع، ويوازن الحمل بين الأقسام، ويتدخل في الوقت المناسب في الأعمال المتأخرة موافقتها. ولا حاجة إلى إعداد جداول مستقلة قبل الاجتماعات.
يقارن تقرير الملاك المعياري، بحسب الفصل الدراسي ونوع الجهة، الملاك الذي ينبغي أن يتوفر في كل مسكن بالموظفين الحاليين. ويظهر العجز والزيادة في الكوادر بحسب الوظيفة، متمايزين بالألوان، في جدول واحد.
يختار المستخدم الفصل الدراسي ونوع الجهة وأساس الحساب؛ وعند اعتماد الطلاب المسجلين أساسًا يضع التقرير كل مسكن في مجموعة بحسب شريحة عدد طلابه. وفي كل وظيفة، من المدير إلى موظفي المطعم، يُكتب الفرق بين الحالي والمطلوب في خلية مستقلة؛ وتُجمع الوظائف تحت عنوانَي الكادر الإداري وخدمات الدعم. وتُفعَّل خيارات إدراج موظفي المقاولين من الباطن والتجميع بحسب الجهة الأم وعرض التكلفة بمفتاح تبديل لكل منها.
كان المقر الرئيسي يتلقى في السابق عن سؤال أي مسكن فيه عجز في الكوادر إجابات مختلفة من مصادر مختلفة. ويعطي تقرير الملاك المعياري هذه الإجابة في جدول واحد؛ فتصبح الوظائف الناقصة مدخلًا مباشرًا لخطة التوظيف، والزيادات مدخلًا مباشرًا لموازنة الملاك. ويُفتح التقرير ببيانات حيّة، وتُلتقط عند الحاجة لقطة لحفظ جدول ذلك اليوم. ويُنزَّل جدول المعايير وقائمة الموظفين كملفَّي Excel منفصلين.
يحوّل التسلسل الهرمي للوظائف مجالس المؤسسة وإداراتها وتوصيفات وظائفها إلى هيكل تنظيمي قابل للنقر والسحب. ويمكن قراءة القسم الذي ترتبط به كل وظيفة وخريطة المسؤولية بين الأقسام على شاشة واحدة.
يتكون الهيكل من الوظائف الواردة في تعريفات الموارد البشرية. وتقف مجالس الفروع والمقر الرئيسي وإدارة المسكن وإدارة المركز التعليمي كفروع مستقلة؛ ويتفرع كل فرع إلى الوظائف الواقعة تحته، من المدير إلى الموظف الإداري، ومن المعلم إلى موظف الأمن. وتحمل العقدة التي لها وظائف فرعية علامة مميزة وتنفتح وتنغلق بالنقر. ويوصل مربع البحث عن الوظائف والمرشح بسرعة إلى الوظيفة المطلوبة في هيكل كبير، وتفتح أيقونة القلم التحرير.
وفي بنية متعددة الطبقات تضم المقر الرئيسي والمنطقة والفرع والمسكن والقسم، يوضّح الاطلاع على ارتباط الوظائف في هيكل واحد من يتحمل المسؤولية. ويُستخدم التسلسل الهرمي نفسه في إدارة العمليات كخريطة للمسؤولية بين الأقسام. ولا يُعاد رسم الهيكل في برنامج رسم مستقل؛ فيتغير ترتيب الوظائف بالسحب، وتُضاف صورة الهيكل المحدّث مباشرة إلى عرض تقديمي أو مراسلة.
تجمع شاشة رسائل SMS الجماعية اختيار المستلمين وكتابة الرسالة وإرسالها في صفحة واحدة. وتصل المؤسسة إلى مديري المساكن أو المستفيدين من المنح أو أولياء الأمور برسالة مخصصة في خطوات قليلة، دون إرسال رسالة ثانية إلى الرقم نفسه.
في اللوحة اليسرى يختار المستخدم المستلمين بأربع طرق: مجموعات جاهزة، أو أشخاص يبحث عنهم ويضيفهم، أو ملف Excel معبّأ وفق القالب، أو إدخال هواتف جماعي يكتب فيه رقمًا في كل سطر. وتعرض العدّادات الأشخاص المختارين والسجلات المستبعدة والإجمالي المتبقي. وأثناء كتابة الرسالة تحسب اللوحة الوسطى عدد الأحرف وعدد رسائل SMS؛ وإذا كان خيار اسم الشخص مفعّلًا تعرض المعاينة النص الذي سيراه المستلم. وتُرسل الرسالة فورًا، أو تُجدول لوقت لاحق، أو تبقى مسودة.
لإعلان قائمة التسكين أو تذكير بالدفع أو دعوة إلى اجتماع، لم يعد من الضروري جمع الأرقام من ملفات منفصلة. فلأن المستلمين يأتون من سجلات الأشخاص والمجموعات في النظام تبقى القائمة محدّثة؛ ولأن رسالة واحدة فقط تُرسل إلى الرقم نفسه لا تُهدر رسائل SMS. ويحوّل الاسم في بداية الرسالة الإعلان إلى إشعار مكتوب للشخص. ويتيح تقرير الإرسال متابعة ما أُرسل لاحقًا.
تُجري نماذج التقييم تقييمات الأداء والأنشطة بأسئلة ذات درجات. وتُحسب الدرجة تلقائيًا بحسب الإجابة؛ وتبقى التعليقات ورأي صاحب الصلاحية وقرار الموافقة في النموذج نفسه، وتُجرى المقارنة بين الفترات بالتقارير.
يتكون نموذج الأداء المعروض على الشاشة من أقسام خدمات المسكن والإدارة، والأنشطة التعليمية والثقافية، والأعمال التطوعية. وبجانب كل سؤال تُكتب أعلى درجة يمكن أن ينالها. ويختار القائم بالتقييم الإجابة من قائمة؛ فنعم أو موجود تنال الدرجة الكاملة، ولا أو غير موجود تنال صفرًا، وفي الأسئلة ذات الاختيار المفرد تُحسب الدرجة بالتناسب. ويعرض الشريط العلوي عدد الأسئلة المجاب عنها والدرجة الإجمالية، ويُدخل رأي صاحب الصلاحية في صف مستقل تحت السؤال المعني.
ولأن قاعدة النظام هي التي تحسب الدرجة، تعطي الإجابات نفسها النتيجة نفسها في كل مسكن، وتزول أخطاء الحساب الناتجة عن الجمع اليدوي. ولأن رأي صاحب الصلاحية لا يغيّر الإجابة ولا الدرجة، يبقى سجل التقييم محفوظًا، وتبقى ملاحظة صاحب الصلاحية في النموذج نفسه. وتضع مفاتيح الفترات وتقارير المقارنة النتائج جنبًا إلى جنب بين الفترات؛ فتتابع الإدارة التطور دون إعداد جدول مستقل.
تتابع إدارة المخزون والأصول المواد الاستهلاكية الذاهبة إلى المساكن في مسار واحد من بطاقة الصنف إلى الطلبية. ويعطي تقرير أصناف المخزون الوارد والصادر والرصيد بمبالغها؛ وتُتابَع الأصول الثابتة بملصقات QR.
يبدأ المسار ببطاقة الصنف: تُعرَّف كل مادة برمزها وفئتها ووحدتها. وتُعالج حركات المستودع بسندات المخزون، وتصل حاجة المساكن في صورة طلب من الجهة وتتحول إلى نموذج طلبية. ويسرد تقرير أصناف المخزون هذه الحركات بحسب الجهة والصنف؛ ويضيّق المستخدم التقرير باختيار الفترة والمجموعة وحساب العميل والجهة، ويأخذ المجاميع الفرعية بحسابات الأعمدة، ويصدّر النتيجة إلى Excel أو يحوّلها إلى مخطط في استوديو التقارير.
يتابع المقر الرئيسي حركة المواد في كل مسكن من الجدول نفسه؛ ولأن الرصيد يظهر مع مبلغه، يُقرأ الاستهلاك والتكلفة معًا. ويُظهر تقرير كفاية المخزون بحسب الجهة كذلك أي صنف ناقص في أي مسكن. ولأن الطلب والطلبية يسيران في المسار نفسه، تتحول حاجة المسكن إلى طلبية دون أن تضيع بين المراسلات. وترتبط الأصول الثابتة أيضًا بسجلاتها الخاصة بملصقات QR.
يسجّل تطبيق المكتبة الكتب في المساكن برقم ISBN والباركود، ويدير الإعارة والإرجاع من القائمة نفسها. ويرى أمين المكتبة بنظرة واحدة أي كتاب على الرف وأيها عند من.
يدخل الكتاب الجديد السجل بزر «إضافة كتاب»؛ ويُحفظ الاسم والمؤلف ودار النشر والتصنيف وISBN في أعمدة منفصلة، ويبحث استعلام ISBN عن الكتاب برقمه. ويطبع زر «طباعة الباركود» ملصقات الكتب المحددة. ويقرأ أمين المكتبة الباركود أو يكتب الرقم في مربع البحث، فيجد الكتاب ويسلّمه للشخص بزر «إعارة»؛ ويُستلم الكتاب عند الإرجاع من القائمة نفسها. ويبيّن عمود «الحالة» هل الكتاب مسجّل أم مُعار، ويبيّن العمود المجاور من لديه الكتاب والتاريخ.
ولأن الكتب مسجلة في نظام واحد، تُدار مكتبة كل مسكن بالنظام نفسه؛ وينتقل المستخدم بين المكتبات بمحدد الجهة، وتُرشَّح قائمة الكتب وتُصدَّر إلى Excel كسائر الجداول. ولأن الكتاب المُعار يبقى في القائمة مع بيانات الشخص والتاريخ، لا حاجة إلى دفتر مستقل للمتابعة. وتعمل المكتبة في حزمة التطبيقات نفسها مع الوصول إلى الإنترنت في المساكن بكلمة مرور تلقائية، ومراجعة المستندات، والمشاريع وسجلات الأنشطة، دون الحاجة إلى تثبيت إضافي.
يحوّل استوديو التقارير أي جدول في النظام إلى لوحة مؤشرات تضم مخططات وجداول محورية ومؤشرات KPI، دون انتظار شاشة تقرير مستقلة. ويبني المستخدم المخوّل التقرير بنفسه، ويحفظه ويديره بالإصدارات ويشاركه مع الدور أو الشخص أو الجهة المعنية.
بعد ضبط المرشح في قائمة، يضغط المستخدم زر «Studio»؛ فيصل الجدول إلى الاستوديو بمرشحه الحالي، وتنقسم حقوله في لوحة البيانات على اليمين إلى نص ورقم. ومن لوحة «إنشاء» يختار أحد المكوّنات: الأعمدة أو الأشرطة أو الخطوط أو المساحات أو الدوائر أو الجدول المحوري أو KPI أو المقياس أو النص، ويسحب الحقول إلى المحاور، ويضبط الترتيب بحسب القيمة. ويمكن أيضًا بناء تقرير من مصادر بيانات جاهزة دون جدول.
لكل قسم في المؤسسة توقعات مختلفة من التقرير: فالمحاسبة تريد ميزان مراجعة، والموارد البشرية سجل الدوام، والإدارة مخطط اتجاهات. وبدلًا من تطوير شاشة مستقلة لكل منها، يضع استوديو التقارير التقرير في يد صاحب الحاجة. وتحفظ الإصدارات الحالات السابقة للتقرير، وتوصل المشاركة اللوحة إلى الأشخاص المناسبين بحسب الدور أو الشخص أو الجهة. وتسري صلاحية النطاق هنا أيضًا؛ فيعرض التقرير نفسه لكل مستخدم الفروع الواقعة ضمن نطاقه وحده.
تتيح الواجهة الجديدة استخدام النظام بالراحة نفسها في السمة الداكنة وعلى شاشة الهاتف. وتعمل السمتان الكلاسيكية والجديدة على قاعدة الشيفرة نفسها؛ ويختار المستخدم ما يريد، وتُفتح التقارير في الميدان أيضًا من المتصفح دون تثبيت.
على الهاتف تنسحب القائمة الجانبية خلف زر الهامبرغر؛ ويتيح الشريط السفلي الانتقال المباشر إلى وحدة التحكم والأشخاص والتقارير والإشعارات والإعدادات. وتتراص اللوحات فوق بعضها وتتمرر الجداول العريضة أفقيًا؛ وتنتظر علامات تبويب الأعمدة والمرشحات وحسابات الأعمدة جاهزة على حافة الشاشة. وتبدّل الأيقونة في الشريط العلوي بين المظهر الفاتح والداكن. ويُفتح تقرير معلومات المساكن المعروض على الشاشة على الهاتف أيضًا بأدوات التصفية وExcel وStudio المتوفرة على سطح المكتب.
ولأن مئات المستخدمين لا يستطيعون التوقف عن عملهم، كان على الواجهة الجديدة أن تعمل جنبًا إلى جنب مع البنية القديمة وعلى الشيفرة نفسها. وقد حُفظت السمة الكلاسيكية، ولم تُعَد كتابة أي وحدة، وتغيرت طبقة السمة وحدها؛ وسار الانتقال على النظام الحي دون انقطاع وعلى مراحل. ويمكن للمستخدم البقاء في السمة المعتاد عليها أو الانتقال إلى السمة الجديدة. وبعرض الهاتف تُفتح التقارير في الميدان أيضًا، ولا حاجة إلى تثبيت شيء خارج المتصفح.
