netYurt: Aynı soruya üç cevap veren yurt ağını tek kayıtta toplamak

Genel merkezde haftalık değerlendirme toplantısı. Masadaki soru basit görünüyor: "Bu dönem kaç öğrencimiz var, kaçı borçlu, hangi yurtta personel açığı var?" Öğrenci kayıtları bir programdan, taksit ve bağış takibi Excel dosyalarından, personel bilgileri üçüncü bir kaynaktan geliyor. Aynı soruya üç farklı kaynaktan üç farklı cevap çıkıyor.

netYurt'ta ilk hedefimiz bu soruyu tek bir kaynaktan cevaplamaktı. Bunun yolu yeni bir rapor ekranı değil, verinin omurgasını yeniden kurmaktı.

Proje kısaca

netYurt, Türkiye genelinde yüzlerce öğrenci yurdu, şube ve eğitim merkezi işleten köklü bir eğitim kuruluşu için geliştirdiğimiz kurumsal yönetim otomasyonu. Kişi ve kurum kayıtlarından muhasebeye, burs ve bağış takibinden insan kaynaklarına, süreç yönetiminden toplu iletişime kadar kurumun bütün operasyonu tek sistemden yönetiliyor. Platform 15'ten fazla ana modül, yüzlerce ekran ve on binlerce kişi kaydıyla çalışıyor ve yıllar içinde kurumla birlikte büyüdü.

Bir kişi, birden fazla rol

Dağınıklığın kökünde, aynı kişinin farklı listelerde farklı yazımlarla kayıtlı olması vardı. Bir öğrenci mezun olduğunda mezun listesinde, burs aldığında bursiyer listesinde, bağış yaptığında bağışçı listesinde ayrı bir kayıt olarak yer alabiliyordu. Her liste kendi içinde doğruydu ama bir arada tutarsızdı ve mükerrer kayıtlar ayıklanmadan birleştirmek mümkün değildi.

Kişi kavramını merkeze aldık. Öğrenci, personel, mezun, bursiyer, bağışçı ve kiracı artık ayrı listeler değil; aynı kişi kaydının farklı rolleri. Kişi kartında kimlik bilgileri, rolleri gösteren rozetler ve sekmeli ayrıntılar bir arada duruyor; kırktan fazla alan arasında aranan bilgiye alan aramasıyla doğrudan gidiliyor. Yıllar içinde birikmiş mükerrer kayıtları temizlemek için mükerrer bulma ve kayıt birleştirme araçları da sistemin parçası oldu; bu araçlar ilk aktarımdan sonra da sistemin içinde duruyor. Kişi kartının sekmelerinde kayıtlar, aile bilgileri, formlar, puantaj ve yoklama aynı kişinin altında toplanıyor. Kişi listesinde de öğrenci, personel, mezun, bursiyer ve bağışçı aynı tabloda duruyor; kategori süzgeciyle istenen rol tek tıkla ayrılıyor.

Kurumlar da tek bir ağaçta

Aynı yaklaşımı kurumlara uyguladık. Yurt, şube, eğitim merkezi ve tedarikçi tek bir kurum yapısında, genel merkezden bölgeye, şubeye, yurda ve birime uzanan hiyerarşik bir ağaç olarak tanımlandı. Her kurumun iletişim, adres, harita ve hizmet bilgileri kendi kartında duruyor.

Bu iki omurga oturduktan sonra muhasebe, burs, insan kaynakları, süreç yönetimi ve iletişim modülleri sırayla üzerine eklendi. Toplantıdaki sorunun her parçası artık aynı kaynaktan cevaplanıyor: yurt kapasite ve yerleşim raporu her yurdun doluluk oranını dönem karşılaştırmasıyla veriyor; öğrenci taksitleri ve burs ödemeleri aynı kişi kaydına bağlı izleniyor; norm kadro raporu her birimde olması gereken ile mevcut personel sayısını karşılaştırarak açığı gösteriyor. Kasa, banka, cari ve taksit kayıtları da ticari muhasebe yazılımıyla iki yönlü aktarılıyor. Yurt raporu şube, il, eğitim düzeyi ve yurt tipine göre süzülebiliyor, dönemler birbiriyle karşılaştırılabiliyor. Proje kurumla birlikte büyüdükçe norm kadro planlaması, değerlendirme formları, kurban hisse takibi, yurt internet erişimi, kütüphane ve mezun portalı gibi ihtiyaçlar da aynı omurganın üzerine eklendi.

Tek kişi kaydının faydası en çok para ve iletişim akışlarında görüldü. Burs akışı talepten onaya, ödeme oluşturmadan ödeme listesine kadar aynı kişi kaydı üzerinden ilerliyor; ödeme listesi oluşturulmadan önce IBAN bilgileri denetleniyor, iptal ve ayrılma talepleri ayrı kuyruklarda onaylanıyor. Bağışçı listesinde de mükerrer bulucu çalışıyor. Toplu SMS gönderiminde alıcılar grup, kişi ya da Excel listesiyle seçilse bile aynı numaraya tek mesaj gidiyor. İnsan kaynakları tarafında izin, puantaj, bordro ve personel ücret işlemleri de aynı personel kaydına bağlı yürüyor. Muhasebe ekranında hesap hareketleri tarih, hesap ve kurum bazında izleniyor; alt şeritte kasa, avans ve banka durumu anlık görünüyor.

Aynı rapor, herkese kendi kapsamı

Tek kaynağın bir riski vardı: herkes her şeyi görmemeliydi. Genel merkez, bölge, şube, yurt ve birim seviyelerinde farklı yetkiler ve görüş alanları gerekiyordu. Bir şube müdürü yalnızca kendi şubesini, bir bölge koordinatörü birden çok şubeyi, genel merkez ise her şeyi görmeliydi.

Yetkiyi iki katmana ayırdık. Hangi sayfaya girilebileceğini rol belirliyor; o sayfada hangi kurumların görüneceğini ise kullanıcıya tanımlanan kapsam. Böylece her seviye için ayrı rapor yazmak gerekmiyor: aynı rapor, açan kişinin kapsamına göre yalnızca ilgili şubeleri ve yurtları gösteriyor. Görev hiyerarşisi de aynı yapının parçası: organizasyon şeması görev tanımlarından oluşuyor, sürüklenerek yeniden sıralanabiliyor ve görsel olarak dışa aktarılabiliyor.

Sahada öğrendiklerimiz

• Önce omurga, sonra modül. Kişi ve kurum yapısı oturmadan eklenen her modül, dağınıklığı yeni bir ekrana taşırdı.
• Rol bir liste değil, bir ilişkidir. Bursiyeri ayrı bir kişi değil, kişinin bir rolü olarak tutmak, öğrencilikten mezuniyete uzanan geçmişi tek kartta izlenebilir kıldı.
• Temizliği araca dönüştürün. Mükerrer bulma ve birleştirme, tek seferlik bir veri aktarımı işi olarak kalmadı.
• Yetkiyi rol ve kapsam olarak ayırın. Aynı rapor ekranı, genel merkezden yurda kadar her seviyeye hizmet ediyor.

"Kaç öğrencimiz var?" gibi basit bir sorunun tek bir cevabı yoksa, sorun raporda değil verinin omurgasındadır.

Kurumunuzda aynı soruya kaç cevap çıkıyor?

Birden fazla şube, tesis ya da birimle çalışıyor ve aynı kişiyi farklı listelerde tutuyorsanız, verinizi tek bir omurgada toplamayı birlikte planlayabiliriz. netYurt proje sayfasında modülleri inceleyebilir, iletişim sayfamızdan bize yazabilirsiniz.