netYurt: بنية جداول جديدة واستوديو التقارير دون إيقاف النظام الحي

في صباح يوم الاثنين يدخل مدير أحد المساكن الطلابية إلى النظام. الشاشات التي اعتاد عليها في أماكنها؛ لكن لديه الآن خيارًا: إن شاء انتقل إلى الواجهة الجديدة ذات الوضع الداكن والمتوافقة مع الهاتف. وفي الأسبوع نفسه يحوّل منسّق في المكتب الإقليمي قائمة إشغال المساكن الطلابية التي ينظر إليها كل يوم إلى لوحة مؤشرات بالسحب والإفلات، ويشاركها مع فريقه.

كلا الأمرين نتيجة لتجديد نظام يُستخدم كل يوم منذ سنوات دون أن يتوقف المستخدمون عن عملهم. وفي هذا المقال نروي تجديد البنية التحتية الذي شهده netYurt في الفترة الأخيرة.

نبذة موجزة عن المشروع

netYurt نظام أتمتة إدارة مؤسسية طوّرناه لمؤسسة تعليمية عريقة تدير مئات المساكن الطلابية والفروع والمراكز التعليمية. وتُدار فيه سجلات الأشخاص والجهات، والمحاسبة، والمنح الدراسية والتبرعات، والموارد البشرية، وإدارة العمليات، والتواصل الجماعي، في أكثر من 15 وحدة رئيسية وضمن نظام واحد قائم على الويب ومتوافق مع الهاتف. وقد نما المشروع مع المؤسسة عبر السنوات؛ وأُضيفت في كل مرحلة احتياجات جديدة، من تخطيط الملاك المعياري إلى المكتبة، ومن بوابة الخريجين إلى الوصول إلى الإنترنت في المساكن الطلابية. كما تُدار الأخبار والصفحات والمناقصات وصفحات التعريف بالمساكن الطلابية وبوابة الخريجين من لوحة التحكم نفسها.

حين تطلب كل وحدة تقريرًا مختلفًا

تريد المحاسبة ميزان المراجعة، وتريد الموارد البشرية سجل الدوام، وتريد الإدارة مخططًا للاتجاهات. وكان تطوير شاشة مستقلة لكل تقرير يزداد استحالةً كلما زاد عدد الوحدات. وفوق ذلك، حين كانت مرشّحات كل قائمة وتصديرها وطريقة عرضها تعمل بشكل مختلف، كان المستخدم مضطرًا إلى تعلّم كل شاشة على حدة.

كانت الخطوة الأولى في الحل مكوّن جداول مشتركًا. فنقلنا جميع شاشات القوائم والتقارير إلى هذه البنية الجديدة: مرشّحات الأعمدة والتجميع وحسابات الأعمدة وترقيم الصفحات والتصدير إلى Excel وCSV بنقرة واحدة والعروض المحفوظة تعمل بالطريقة نفسها في كل قائمة. وحين يتعلم المستخدم شاشة واحدة يكون قد تعلّم النظام كله.

وتخدم القرارات الصغيرة في الواجهة الهدف نفسه. فعند سحب عنوان عمود إلى المنطقة الموجودة أعلى الجدول تُجمَّع القائمة بحسب ذلك العمود؛ ويُفتح اختيار الأعمدة والمرشّحات وحسابات الأعمدة من اللوحة الجانبية. ويبدأ المستخدم يومه من وحدة التحكم التي تضم اختصارات الشاشات التي يستخدمها كثيرًا ومجموعات الأعمال المرتبطة بها ولوحة مهام Kanban.

كل جدول يتحوّل إلى لوحة مؤشرات

ظهر المكسب الحقيقي للبنية المشتركة في الخطوة الثانية. فيأخذ المستخدم المخوَّل أي جدول بمرشّحه الحالي إلى استوديو التقارير؛ وبسحب الأعمدة وإفلاتها ينشئ مخططات الأعمدة أو الأشرطة أو الخطوط أو المساحات أو المخططات الدائرية، وجداول محورية، وبطاقات مؤشرات الأداء (KPI) ومكوّنات المقاييس. ويُحفَظ التقرير المُعَدّ بتخطيط الشاشة أو بتخطيط صفحة A4 أفقية، وتُدار إصداراته، ويُشارَك على مستوى الدور أو الشخص أو الجهة. ويمكن أيضًا بناء تقرير من مصادر بيانات جاهزة غير مرتبطة بجدول. وصلاحية نقل الجدول إلى الاستوديو مقصورة على المستخدمين المخوَّلين؛ وكما في بقية النظام، يحدد الدور صلاحية الصفحة، ويحدد نطاق المستخدم مجال الرؤية.

وبذلك لا حاجة إلى تطوير شاشة مستقلة لكل احتياج جديد إلى تقرير. فالوحدة التي تريد ميزان المراجعة أو سجل الدوام أو مخطط الاتجاهات تستطيع تلبية احتياجها على البنية نفسها، بلوحة المؤشرات التي تبنيها بنفسها. كما تعرض لوحة مؤشرات الإدارة في وحدة إدارة العمليات أعداد الطلبات والاتجاه الشهري وتوزيع الحالات والوحدات الأكثر نشاطًا في نظرة واحدة.

سمتان وشيفرة واحدة: ترك الانتقال للمستخدم

كان القيد الحقيقي في التوقيت. فقد كانت البنية تُجدَّد بينما النظام يعمل، ولم يكن في وسع مئات المستخدمين التوقف عن عملهم. لذلك كان لا بد أن تعمل بنية الجداول الجديدة وسمة الواجهة الجديدة في الوقت نفسه مع البنية القديمة وعلى الشيفرة البرمجية نفسها. وكان هذا التجديد الحلقة الأخيرة في نهجنا القائم على بناء النظام منذ البداية في أربع طبقات: أولًا العمود الفقري للبيانات ونموذج الصلاحيات، ثم وحدات العمليات، ثم طبقة التقارير، وأخيرًا الواجهة الجديدة.

حافظنا على الواجهة الحالية وأضفنا إلى جانبها سمة جديدة بوضع داكن ومتوافقة مع الهاتف. فيختار المستخدم السمة التي يريدها؛ وتستخدم السمتان قاعدة الشيفرة نفسها. لم تُعَد كتابة أي وحدة، بل تغيّرت طبقة السمة وحدها. وعلى الهاتف تضيق القائمة وتتراص اللوحات فوق بعضها وتُمرَّر الجداول أفقيًا؛ ويمكن فتح التقارير في الميدان أيضًا دون الحاجة إلى تثبيت أي شيء خارج المتصفح. وهكذا جرى الانتقال دون انقطاع وعلى مراحل؛ وتمكّن المستخدمون من الانتقال إلى الواجهة الجديدة في الوقت الذي يناسبهم.

وجاءت تجربة تسجيل الدخول الجديدة في الفترة نفسها. فقد أُضيف التحقق البشري ولوحة مفاتيح افتراضية للحماية من برامج تسجيل ضغطات المفاتيح، مراعاةً للحواسيب المشتركة في المساكن الطلابية. وتُقدَّم أربع طرق للتحقق بخطوتين، هي الرسائل القصيرة SMS والبريد الإلكتروني وAuthenticator وPasskey؛ وبواسطة Passkey يمكن تسجيل الدخول دون كلمة مرور عبر قفل الشاشة الخاص بالجهاز (رمز PIN وما شابه). ويمكن تفعيل كل طريقة وتعطيلها على حدة، وإبقاء أكثر من طريقة مفعّلة؛ فيستطيع المستخدم الذي فقد هاتفه تسجيل الدخول بالطريقة الأخرى. وفي العمليات الخاضعة للصلاحيات يُحتفظ أيضًا بقفل السجلات وبأثر التغييرات.

ما تعلّمناه في الميدان

• لا تكتبوا التقرير، بل اكتبوا البنية التي يقوم عليها. وقد كسر الجدول المشترك واستوديو التقارير دورة كتابة شاشة جديدة لكل احتياج.
• في النظام الحي، تغيير طبقة لا ثورة. إن تغيير طبقة السمة بدلًا من إعادة كتابة الوحدات أبقى مخاطر التجديد صغيرة.
• اتركوا الانتقال للمستخدم. إن تعايش الواجهة القديمة والجديدة جنبًا إلى جنب لم يُجبر أحدًا على مواجهة شاشة لا يعرفها ذات صباح.
• صمّموا الأمان بحسب البيئة. ففي المساكن الطلابية التي تُستخدم فيها حواسيب مشتركة، ليست لوحة المفاتيح الافتراضية والدخول دون كلمة مرور رفاهية، بل ضرورة.

أكبر نجاح عند تجديد نظام يُستخدم منذ سنوات هو أن يتمكن المستخدم من الانتقال إلى أداة أفضل دون أن يتوقف عن عمله.

هل تستطيعون تجديد نظامكم دون إيقافه؟

إذا كنتم توسّعون نظامًا ينمو منذ سنوات بشاشات جديدة مع كل طلب تقرير، أو تؤجلون الحاجة إلى التجديد خشية أن «يتوقف الجميع عن العمل»، فيمكننا أن نخطط معًا لتحوّل تدريجي. يمكنكم الاطلاع على صفحة مشروع netYurt، كما يمكنكم التواصل معنا.