Bayi360: Aynı stok iki pazarlamacıya satılmasın diye kural motoru

Aynı sabah, iki farklı ilçede iki pazarlamacı aynı ürünü iki ayrı bayiye satıyor. Depodaki stok ikisine birden yetmiyor ama sipariş anında bunu kimse bilmiyor. Sorun ancak depoda, paketleme sırasında ortaya çıkıyor: bir bayiye eksik mal gidecek, bir fatura düzeltilecek, bir pazarlamacı açıklama yapacak.

Bayi360'ın kural motoru tam bu anın cevabı olarak doğdu: sahada verilen her siparişin depoda ve faturada da aynı kalacağından emin olmak.

Proje kısaca

Bayi360, Türkiye genelinde yüzlerce perakende noktasına hızlı tüketim ürünleri dağıtan bir distribütör için geliştirdiğimiz, ERP ile tam entegre bir B2B saha satış platformu. Sipariş, tahsilat, depo, lojistik, kampanya, iade ve banka mutabakatı, ERP değiştirilmeden onun üzerine kurulan bir operasyon katmanında yönetiliyor. Pazarlamacı, muhasebe, depo ve bayi aynı veriyi kendi yetki sınırları içinde görüyor. Bu yazı, sipariş ekranının arkasında çalışan kuralları anlatıyor.

Satılabilir adet: stok eksi başkalarının sepeti

Eski düzende pazarlamacı yalnızca depodaki stok miktarını görebiliyordu. Oysa o anda başka pazarlamacıların ve bayilerin sepetlerinde bekleyen ürünler de aynı stoktan pay istiyordu. Bayi360'ta ürün detayını açan pazarlamacı stok, rezerve ve paket katı bilgisini yan yana görüyor. Satılabilir adet, stoktan diğer bütün sepetlerdeki adet düşülerek hesaplanıyor; talep bu sınırı aşarsa sistem "ürün adeti yetersiz" uyarısıyla satışı durduruyor. Böylece iki pazarlamacının aynı ürünü aynı anda satması engelleniyor.

Ürün bazlı paket katları da aynı anda denetleniyor. Onluk paketlenen bir üründe on beş adet girilemiyor; yalnızca paket katları kabul ediliyor. Kural bir şekilde ERP tarafında atlanırsa ikinci bir kapı devreye giriyor: sipariş lojistiğe gitmeden önce bir üst kata yuvarlanıyor ve bu değişiklik eski ve yeni adetle loglanıyor. Entegrasyon sırasında adedi değişen siparişler de her akşam giden raporla pazarlamacıya bildiriliyor.

Sipariş ekranında hangi ürünün görüneceği de bir kurala bağlı. Bir ürünün sahada satışa açılması için yönetici panelinden aktif yapılmış olması ve muhasebe kayıtlarında stok bakiyesinin bulunması gerekiyor; stoğu sıfır olan ürün aktif olsa bile listede çıkmıyor. Belirli müşteri gruplarına yönelik hazır ürün paketleri de tanımlanabiliyor: pazarlamacı paket görseline dokunduğunda içerik tek seferde sepete aktarılıyor. Büyük listeler için Excel şablonuyla toplu sepet yükleme var; aynı ürün listesi birden fazla cariye tek seferde atanabiliyor.

Bayiye özel fiyat ve altı kademeli iskonto

Fiyat listeleri bayi bazında farklıydı ve sahada bu farkı hatasız hesaplamak gerekiyordu. Pazarlamacı cari seçtiği anda ürün kartlarındaki liste fiyatlarının üzeri çiziliyor, yerine o bayiye tanımlı net fiyat geliyor. İskonto tanımları tek tek stoklar, iskonto tanım hiyerarşisi ya da stok grupları üzerinden yapılabiliyor ve altı kademeye kadar ardışık uygulanıyor: önce yüzde beş, sonra yüzde on, sonra yüzde yirmi beş gibi. Bir iskonto tanımının tipi kaydedildikten sonra değiştirilemiyor; artık kullanılmayan bir kuralı silmek yerine pasife almak, geçmiş fiyatlandırmanın izlenebilirliğini koruyor. Yasal KDV oranı değiştiğinde ise bekleyen siparişler, stok kartındaki güncel tanıma göre toplu olarak yeniden hesaplanabiliyor.

Sepet, muhasebeleşmeden önce işlemin mali özetini veriyor. Kademeli iskontolar, tetiklenen kampanyalar ve KDV dahil genel toplam bir proforma olarak bayiye iletiliyor; onaylanan proforma siparişe dönüşüyor. Acil bir sipariş için ikinci bir sepet açılabiliyor, mevcut sepet pasife alınıp sonra kaldığı yerden sürdürülebiliyor, yöneticilerin hazırladığı şablonlar tek tıkla uygulanıyor.

Kampanya motoru: vaat edileni sevkiyat da tutmalı

Üçüncü fazda devreye aldığımız kampanya motoru dört kampanya türünü tanıyor: belirli bir stok hedef adede ulaştığında tetiklenen tekli kampanya, birden fazla stoğun toplamına bakan toplam adet kampanyası, farklı ürünlerden zorunlu miktarlar isteyen çoklu adet kampanyası ve bir stok grubundaki sepet tutarı eşiği aşınca çalışan fiyat kampanyası. Kazanım hediye stok, indirim oranı ya da puan olabiliyor.

Kazanımlar katlanıyor: on adede bir hediye veren bir kampanyada yirmi adet alan bayinin sepetine iki hediye kendiliğinden ekleniyor. Kombinasyon kampanyalarında ise en zayıf halka belirleyici; kazanım, şartlar içinde en düşük katta kalan ürünün çarpanıyla hesaplanıyor. Puan ve hediye adedi alım katıyla birlikte büyürken indirim oranı sabit kalıyor. Bir ana cari grubu kampanyaya eklendiğinde alt gruplarının ayrıca eklenmesi engelleniyor; böylece tanımda mükerrerlik oluşmuyor.

Asıl zor kısım sevkiyattı, çünkü sipariş anındaki vaat ile depodan fiilen çıkan mal her zaman aynı olmuyor. Bu yüzden kampanyalar paketleme sırasında yeniden doğrulanıyor: hediye ürün, şartlar tamamlanana kadar "ücretli" statüsünde bekliyor ve şartlar sağlandığında "ücretsiz"e dönüyor. Paketlemede eksik çıkan ürün kampanya alt limitini düşürürse sistem irsaliye aşamasında kazanımı iptal ediyor ya da tutarları güncel miktarlara göre yeniden hesaplıyor. Sonuçta fatura ile fiziksel çıkış birebir uyumlu kalıyor.

Sahada öğrendiklerimiz

• Kuralı sahaya indirin. Paket katı ve rezerve stok merkezde denetlendiğinde hata sevkiyatta yakalanıyordu; sipariş anında denetlendiğinde hiç oluşmuyor.
• Kuralın ikinci bir kapısı olsun. ERP tarafında atlanan bir paket kuralı, lojistiğe gitmeden önce yakalanıp kayda geçiyor.
• Vaat ile sevkiyatı ayrı ayrı doğrulayın. Kampanya siparişte hesaplanıp irsaliyede yeniden doğrulandığı için faturalar sonradan düzeltilmiyor.
• Esneklik kuralın yerine geçmemeli. İkinci sepet, pasif sepet ve şablonlar sahaya hız kazandırıyor; ama hepsi aynı kural motorundan geçiyor.

Bir B2B satış operasyonunda en pahalı hata, sahada kimsenin fark etmediği ama depoda herkesin fark ettiği hatadır. Kuralları siparişin girildiği ana taşımak, bu hatayı kaynağında kapatıyor.

Sizin sipariş kurallarınız nerede çalışıyor?

Fiyat listeleriniz bayiye göre değişiyor, paket kurallarınız sahada bilinmiyor ya da kampanyalarınız faturada sürpriz yaratıyorsa, kuralları siparişin girildiği ana taşımak mümkün. Bayi360'ın diğer modüllerine proje sayfasından göz atabilir, kendi kurgunuzu konuşmak için bize yazabilirsiniz.