Sinpaş YTSConnect: Saha temsilcisinin gününü telefondan yönetmek

Saat 09.30. Bir Sinpaş YTS saha temsilcisi, öğleden sonraki müşteri ziyaretleri için telefonundan yeni bir saha görevi oluşturuyor. Görev bilgilerini, lokasyonu ve görüşeceği müşterileri giriyor; listede olmayan bir müşteriyi de aynı ekrandan ekliyor. Görev oluştuğu anda onay sürecindeki yöneticilere bildirim gidiyor.

Eskiden saha ziyaretleri ve masraflar ay sonunda toplanan belgelerle muhasebeleştiriliyordu. YTSConnect'te bu döngünün tamamı, temsilcinin cebindeki uygulamada başlıyor ve bitiyor.

Proje kısaca

YTSConnect, onlarca şubesi ve yüzlerce çalışanı bulunan Sinpaş Yapı Tasarruf Sandığı için geliştirdiğimiz İK ve saha operasyon platformu. Çalışanların iOS ve Android uygulaması mesai, izin, masraf, saha görevleri, eğitim ve duyuruları bir araya getiriyor; İK ve yöneticiler web panelinden onaylıyor ve raporluyor; entegrasyon API'si kurumun CRM ve ERP sistemleriyle çift yönlü konuşuyor. Saha görev yönetimi, mobil uygulamayla birlikte projenin ikinci fazında devreye alındı. Platform bugün Sinpaş YTS'nin tüm şubelerinde aktif olarak kullanılıyor; her yeni şube panelde tanımlanıp QR kodu üretildiği anda sisteme dahil oluyor.

Onay zinciri kurumun şemasına uyuyor

Genel müdürlükten bölge müdürlüklerine, şube yönetiminden saha temsilcilerine uzanan bir hiyerarşide her departmanın onay akışı farklıydı ve tek tip bir zincir hiçbir birimi memnun etmiyordu. Bu yüzden dört onay modeli geliştirdik: hiyerarşik onay, seçili görevlerle onay, kısaltılmış hiyerarşik onay ve kurumun sürükle-bırakla kendi kurduğu özel zincir. Saha görevleri için zincir panelden tanımlanıyor ve yukarıdan aşağıya işliyor; akış değiştiğinde kod değişikliği gerekmiyor. Panelden açılan bir saha görevinde birden fazla görevli ve müşteri seçilebiliyor; seçilen kişilere talebin durumuna göre bildirim gidiyor.

Onaylayıcının işi de telefonda. Onay bekleyen görevler uygulamanın ana sayfasından açılıyor; yönetici görevi onaylıyor, reddediyor ya da revize istiyor. Temsilci ise görevlerini onay durumlarıyla birlikte aynı uygulamada izliyor ve şube, kişi, onay durumu ya da tarih aralığına göre süzebiliyor. Yetkisi olan kullanıcı "Tüm Görevler" sayfasında kendi görev alanındaki bütün saha görevlerini aynı süzgeçlerle tek listede görüyor.

Konumla başlayan, belgeyle kapanan görev

Onaylanan görevde "Görevi Başlat" düğmesi açılıyor ve görev başlarken konum gönderiliyor. Müşteriye vardığında temsilci "Varış Konumu Gönder" ile ikinci konumu iletiyor. Yol boyunca yaptığı harcamayı görevin içine ekliyor: masraf kategorisi, masrafın yapıldığı firma, açıklama, tutar, para birimi, tarih ve fişin ya da faturanın kendisi. Belge PDF, JPG ya da PNG olarak telefondan yükleniyor ve masraf "onay bekliyor" olarak listeye düşüyor. Görev detayındaki artı düğmesi masraf eklemeyi tek dokunuşa indiriyor. Uygulamadaki masraflar sayfası çalışanın harcamalarını tarih, tutar ve onay durumuyla listeliyor; web panelde ise bütün masraflar şube, kişi, onay durumu ve tarih süzgeçleriyle tek listede duruyor ve belge yeni sekmede açılarak inceleniyor.

Ziyaret bittiğinde temsilci görevi tamamlıyor ve sonucu müşteri bazında giriyor. Tamamlanan görevlerde toplam hedef, gerçekleşen, başarı oranı, müşteri tutarları ve başarılı ya da başarısız müşteriler istatistik olarak kendiliğinden oluşuyor. Bütün döngü hem mobilde hem web panelde izleniyor; panelde görev detayının altında onaylayanlar, gidilen müşteriler, masraflar ve tamamlanma bilgileri baştan sona bir arada duruyor.

Masraf ve avans onayları finansla aynı kayıt üzerinde ilerliyor. Masraf ve avans türleri kuruma göre panelden tanımlanıyor; belge kaydın içinde durduğu için onay veren kişi fişi ayrıca aramıyor, onay ya da ret hareket geçmişiyle birlikte görünüyor. Avansta da aynı akış geçerli: talep türü ve tutarıyla açılıyor, onay ya da ret kararı tarihi ve açıklamasıyla avansın hareket geçmişine yazılıyor. Aynı uygulamada temsilci izin talebini yarım gün seçeneği ve yerine çalışacak kişiyle açabiliyor, kalan izin hakkını da talep ekranında görüyor. Talep, amirinin panelindeki onay bekleyen izinler listesine düşüyor; kullanılan izinler de yazdırılabilir bir mutabakat formuna dönüşüyor.

Gün biterken: eğitim ve duyuru aynı uygulamada

Temsilcinin günü yalnızca ziyaretlerden ibaret değil. Duyurular, prosedür ve yönetmelik dokümanları, tek seferlik anketler ve günlük kutlamalar aynı uygulamada duruyor; ayrı bir e-posta zincirine gerek kalmıyor. Kendisine atanan eğitimler "Eğitimlerim" sayfasında listeleniyor: temsilci eğitim videosunu izleyip "Eğitimi İzledim" ile onaylıyor, PDF dokümanları inceliyor, tamamladığı içerikler yeşil işaretle takip ediliyor. Eğitimler gruplara atanıyor; gruba sonradan eklenen kişi de o eğitimlere kendiliğinden erişiyor. Panelde İK, kimin hangi eğitimi tamamladığını kazanılan rozet ve sertifikalarla birlikte kişi bazında raporluyor.

Sahada öğrendiklerimiz

• Onay akışı kodda değil panelde yaşamalı. Her departmanın kendi zincirini kod yazmadan kurabilmesi, organizasyon değiştikçe yazılımın değişmesini gerektirmiyor.
• Konum, beyanın yerini alır. Görev başlangıcı ve varış konumu, ziyaretin raporlanmasını tartışmasız kıldı.
• Belgeyi işlemin doğduğu yerde yakalayın. Fiş harcamanın yapıldığı anda telefondan yüklendiğinde ay sonu belge toplama işi ortadan kalkıyor.
• İstatistik ek iş olmamalı. Başarı oranı ve müşteri sonuçları, temsilcinin zaten yaptığı tamamlama adımından türüyor.

Saha ekipleri için iyi bir uygulama, raporu ayrıca yazdırmayan uygulamadır. Rapor, işin yapıldığı adımların kendiliğinden bir yan ürünü olmalı.

Saha ekibiniz gününü nerede raporluyor?

Saha ziyaretleriniz ve masraflarınız ay sonunda toplanan belgelerle kayda giriyorsa ya da her departmanın onay akışı ayrı bir e-posta zinciriyse, sahadaki çalışanın telefonundan başlayan bir döngüyü birlikte tasarlayabiliriz. Sinpaş YTSConnect proje sayfasına göz atabilir, bize ulaşabilirsiniz.