Çerez tercihleri
Zorunlu çerezler sitenin çalışması içindir. İzin verirseniz, tekrar geldiğinizde sizi tanımak ve işlem geçmişinizi hatırlamak için kullanır. Ayrıca Google servisleri gibi harici içerikler de yüklenebilir. İzninizi istediğiniz zaman geri alabilirsiniz.
Proje
B2B Saha Satış ve Dağıtım Platformu
Sahadaki siparişten muhasebedeki kayda kadar tüm döngüyü tek merkezden yöneten, ERP entegreli kurumsal operasyon katmanı.
Bayi360, Türkiye genelinde yüzlerce perakende noktasına hızlı tüketim ürünleri dağıtan bir distribütör için geliştirilen, ERP ile tam entegre B2B saha satış platformudur. Sahadaki pazarlamacı, merkezdeki muhasebe, depodaki paketleme personeli, lojistik partneri ve bayinin kendisi aynı veri üzerinde, kendi yetki sınırları içinde çalışır. Sipariş, tahsilat, iade, irsaliye, kampanya ve banka mutabakatı tek döngüde yönetilir; manuel aktarım ortadan kalkar.
Sahanın hızı, merkezin kontrolü.
Müşterimiz, saha ekibinin bayi ziyaretlerinde telefonla not aldığı siparişleri merkeze iletip muhasebeye elle girdiren bir düzende çalışıyordu. Fiyat listeleri bayi bazında farklıydı, paket adedi kuralları sahada bilinmiyor, tahsilat makbuzları merkeze günler sonra ulaşıyordu. Depo, siparişi kâğıttan topluyor; lojistik firmasına barkodlar elle yazılıyordu. Yönetim, "bugün kim hangi bayiye gitti, ne sattı, ne tahsil etti" sorusunun cevabını ay sonunda görüyordu.
Karatsoft olarak işe ERP'yi değiştirmeden, onun üzerine bir operasyon katmanı kurarak başladık. İlk fazda sipariş ve tahsilat sahaya indi; ikinci fazda depo barkod okutma ve lojistik API'leri eklendi; üçüncü fazda kampanya motoru, iade validasyonu, banka mutabakatı ve müşteri portalı devreye girdi. Bugün sistem 130'dan fazla ekran ve raporla, sahadan muhasebeye kadar tüm zinciri tek merkezden yönetiyor.
İhtiyacınızı dinleyelim; kapsamı, entegrasyonları ve yol haritasını ilk görüşmelerde yazılı olarak netleştirelim. ERP'nize, muhasebenize ve bankanıza dokunmadan, sizin iş yapış biçiminize göre.
Ana ekranlar ve öne çıkan bölümleri: her görselde en önemli alanı büyüterek gösteriyoruz. Ayrıntılar için görsele dokunun.
Pazarlamacı güne bu ekranla başlar: bayi portföyü, yıllık ve aylık ciro, tahsilat, hedef gerçekleşme ve ziyaret oranı tek bakışta önündedir. Alttaki liste bekleyen siparişleri durumu ve sevk tarihiyle gösterir. Rakamlar ERP'den anlık gelir; tahsilat ile hedef arasındaki fark, günün rotasını ve öncelikli bayileri belirlemeye yardım eder.
Sipariş, bayinin seçilmesiyle başlar; ürünler kategorilere ayrılmış bir katalogda görselleriyle gelir. Kampanyalı, en iyi fiyatlı ve yeni ürünler kart üzerindeki etiketle dikkat çeker. Ürüne dokununca açılan pencere stok, diğer sepetlerdeki rezerve ve paket katını gösterir; sistem satılabilir adedi aşan ya da paket katına uymayan girişi kabul etmez.
Sepet ekranı siparişin mali özetini çıkarır. Her satırda liste fiyatı, bayiye tanımlı zincirleme iskonto ve net fiyat yan yana durur; ekran tetiklenen kampanyaları ve hediye ürünleri ayrıca işaretler. Pazarlamacı KDV dahil proformanın PDF çıktısını alır; siparişi onayladığında kayıt beklemeden doğrudan muhasebe programına geçer.
Pazarlamacı bayiyi seçtiği anda güncel bakiyeyi ERP'den görür; nakit, POS ve çek tahsilatını aynı ekrandan girer, banka tahsilatını ise yönetici ya da muhasebe işler. Sistem kasayı pazarlamacının cari kodundan kendisi bulur ve işlem tarihini bugüne kilitler. İşlem menüsü bayi bilgisine, ekstreye ve yaşlandırmaya tek tıkla götürür.
Bayilerim ekranı pazarlamacının portföyünü cari kodu, unvanı ve bakiyesiyle listeler. Her satırdaki işlem menüsü bayi bilgisini, siparişleri, en çok ve hiç satın alınmayan ürünleri, ayrıntılı ekstreyi, yaşlandırmayı, notları, giriş bilgilerini ve yetkilileri açar. Hiç alınmayan ürünler listesi, ziyarette çapraz satış fırsatını pazarlamacının önüne koyar.
Yaşlandırma raporu kapanmış faturaları gizler, yalnız açık ve kısmi ödenmiş faturaları vade tarihi, ödenen ve kalan tutarla gösterir. Her satırda faturanın kaç gün geciktiği ya da vadeye kaç gün kaldığı yazar. Tek düğme görünümü geciken borçlara çevirir; alttaki grafik borcun aylara dağılımını verir.
Performans raporu seçilen yılın ciro ve tahsilatını ay ay yan yana koyar. Çizgi grafik iki eğri arasındaki açığı gösterir, sağdaki tablo aylık tutarları verir; altta yıllık ciro, yıllık tahsilat ve tahsilat/ciro oranı yazar. Tutarlar KDV dahildir ve pazarlamacının şirkete getirdiği gerçek nakit girişini ölçer.
Depo personeli siparişi fiyat görmeden, barkod okutarak hazırlar. Her okutmada ürünün görseli ile koridor, raf ve sıra bilgisi ekrana gelir; ekran okutulan, eksik ve fazla adetleri, koli ve desiyi anlık sayar. Sipariş kategorilere göre parçalandığı için farklı depo alanları aynı siparişi eş zamanlı toplar.
Liste üç taşıyıcının gönderilerini bir arada gösterir: her satırda irsaliye ve sipariş numarası, koli, desi ve güncel durum yer alır. Sistem kargo barkodunu API üzerinden kendisi üretir, depo tek tıkla yazdırır; lojistik partnerinin ATF dönüşü sisteme geri akar. Üstteki uyarı kutusu dönüşü eksik kalan gönderileri sayar.
Yönetici dört kampanya türünden birini seçer: tekli, toplam adet, çoklu adet kombinasyonu ya da fiyat kampanyası. Ardından cari grubunu, tarih aralığını, şart stoklarını ve kazanımı belirler; kazanım hediye ürün, indirim ya da puan olabilir. Alım katlandıkça hediye ve puan da kendiliğinden katlanır; iskontolar altı kademeye kadar zincirlenir.
İade beş adımda ilerler: pazarlamacı bayiyi seçip ürünleri barkodla ya da stok listesinden girer, sistem her ürünün geçmiş siparişini sorgular. Bayinin geçmişte hiç sipariş etmediği ürün iade listesine giremez. Muhasebe resmi fatura numarası ve tarihi girerek onaylar; iade irsaliyesi lojistik firmasının dönüşüyle kendiliğinden oluşur.
Yönetici tarih aralığı seçerek tüm pazarlamacıların satışını, tahsilatını ve ziyaret ettiği bayi sayısını tek tabloda karşılaştırır. Bir satırı açtığında o kişinin günü aynı sayfada belirir: stok grubu dağılımı, tahsilat türleri, geciken bakiye ve aracın son konumu. Yönetici ay sonu raporunu beklemeden, gün içinde müdahale eder.
Bayi kendi kullanıcı adı ve şifresiyle giriş yapar; sistem cariyi otomatik tanır, ayrıca seçim istemez. Konsolda güncel bakiye, vadesi geçen tutar ve yıllık alım toplamı, altında siparişlerin durumu yer alır. Temsilcinin iletişim bilgileri ve ödeme yapılacak banka hesabı aynı sayfada durur; bayi 7/24 sipariş verir.
Açık bankacılık servisi banka hareketlerini sisteme taşır; sistem her hareketi vergi numarasından doğru cariye eşler. Aynı vergi numarasına bağlı birden çok cari varsa satır kullanıcının seçimini bekler; muhasebe komisyon gibi kalemleri diğer giderlere atar. Engel listesindeki cariler otomatik işlenmez; üstteki kutular banka ile muhasebe bakiyesi arasındaki farkı gösterir.
İşlem logları tahsilat, sipariş hazırlama, gelen API istekleri, kargo ve sepet hareketlerini saniyesiyle kaydeder. Her satırda kullanıcı, belge, kalem, yapılan işlem ve önceki–sonraki değer durur. ERP'de silinen ya da değiştirilen kaydın ilk hali burada kalır; yönetici kimin neyi değiştirdiğini teknik ekibe sormadan öğrenir.
Anlık bildirim ve uyarılar, hızlı işlemler ve canlı veri: kullanıcılar ve sahadaki ekip işini telefondan, beklemeden yürütür.
Fiyat, stok, cari ve bakiye anlık okunur; sipariş, tahsilat ve irsaliye doğrudan muhasebeye yazılır.
Stok − diğer sepetlerdeki adet = satılabilir adet; iki pazarlamacının aynı ürünü aynı anda satması engellenir.
Ürün bazlı paket adedinin ara değerleri reddedilir; ERP'de atlansa bile lojistiğe gitmeden önce üst kata yuvarlanır ve loglanır.
6 kademeye kadar ardışık iskonto; cari seçildiğinde eski fiyat çizilir, net fiyat gösterilir.
Tekli, toplam adet, çoklu kombinasyon ve fiyat kampanyası; hediye stok, indirim veya puan; kazanım kat bazında büyür.
Eksik sevkiyatta hediye ücretliye döner veya kazanım iptal edilir; fatura ile fiziksel çıkış %100 uyumlu kalır.
Acil sipariş için ikinci sepet, pasif sepetler, yönetici şablonları ve Excel'den toplu sepet yükleme.
Tahsilatta kasa pazarlamacının cari kodundan tespit edilir; işlem tarihi yalnızca bugün.
Tahsilat veya sipariş girilen bayi "ziyaret edildi" sayılır; manuel rapor sahteciliği biter.
Tek sipariş depo alanlarına göre satırlara ayrılır, eş zamanlı toplanır, irsaliyede birleşir.
Her okutmada ürün görseli; fazla adette sesli uyarı; koridor/raf verisi ERP'den.
Barkod, irsaliye ve takip otomatik; lojistik partnerinden ATF dönüşü sisteme geri beslenir.
Toplu irsaliye siparişleri bağımsız ve sıralı işler; bağlantı koptuğunda kaldığı yerden devam eder.
Geçmişte sipariş edilmemiş ürün iade alınamaz; geriye dönük süre yönetici tarafından belirlenir.
İlk giriş anı, önceki/sonraki değer ve "aslı görüldü" işareti ayrı tabloda; ERP'den silinse de kalır.
Açık bankacılık hareketleri vergi no ile cariye eşlenir; fark raporu ve cari engel listesi.
Herkes yalnızca kendi alanını görür; yönetici her kullanıcının ekranını simüle eder.
Bayi 7/24 sipariş verir, ekstre ve yaşlandırmasını görür; cari seçimi gerekmez.
Her akşam tahsilat, irsaliye, muhasebe, lojistik ve banka raporları e-posta ile gider.
ERP'deki ürün görselleri ayrı bir görsel deposuna aktarılır ve 30 dakikada bir otomatik güncellenir; katalog hızla açılır.
Kaydırmaya devam edin
Slaytlar arasında ok tuşlarıyla ya da kaydırarak gezinebilirsiniz.
Çalışma biçimimiz
Bu proje de aynı dört ilkeyle yürütüldü; sizinki de öyle yürütülür.
Kapsam, entegrasyonlar ve yol haritası ilk haftalarda yazılı olarak netleşir; yol boyunca sürpriz çıkmaz.
ERP, muhasebe, banka, e-fatura; ne kullanıyorsanız onun üzerine entegre oluruz, veriniz yerinde kalır.
Rol tabanlı yetki, iki aşamalı doğrulama, KVKK uyumu ve her işlemin kaydı sonradan eklenmez; temele konur.
Bakım, izleme ve yeni sürümler projeyi yazan ekipten gelir; sisteminizi bilen biri hep telefonun ucundadır.
Bayi360
Konsol, saha ekibinin günlük karar ekranıdır: portföy, ciro, tahsilat, hedef ve ziyaret verisini ERP'den anlık çeker, bekleyen siparişleri sevk tarihiyle aynı sayfada toplar; pazarlamacı yalnız kendi portföyünü görür.
Pazarlamacı sisteme girdiğinde önce KPI kutularını görür: toplam bayi sayısı, yılın ve ayın cirosu, ay içindeki tahsilat, hedef gerçekleşme oranı ve ziyaret edilen bayi sayısı. Ziyaret sayısını kimse elle girmez; sistem, ay içinde sipariş ya da tahsilat girilen bayiyi kendiliğinden ziyaret edildi olarak işaretler. Alttaki tablo bekleyen siparişleri durum, tarih, sevk tarihi ve tutarla listeler; üstteki düğmeler yeni siparişe ve PDF çıktısına götürür.
Yönetim eskiden kimin hangi bayiye gittiğini, ne sattığını ve ne tahsil ettiğini ay sonunda öğreniyordu. Konsol bu bilgiyi gün içinde, sahadaki kişinin önüne koyar. Tahsilat ile hedef arasındaki sapma, pazarlamacının günlük rotasını ve bayi önceliklerini anında yeniden düzenlemesini sağlar. Rakamlar ERP'den okunduğu için merkez ile saha aynı veriye bakar; kimse ayrıca rapor hazırlamak zorunda kalmaz.
Yeni sipariş ekranı, pazarlamacının bayi adına sipariş girdiği katalogdur; satış alarmı etiketleri öne çıkan ürünleri gösterir, ürün penceresi ise stok, rezerve ve paket katı kurallarını sipariş anında denetler.
Pazarlamacı önce bayiyi seçer; katalog o bayiye tanımlı fiyatlarla açılır. Solda kategoriler ürün sayılarıyla durur, kartlar ürün görselini, fiyatını ve stoğunu taşır. Ürün penceresi birim ve kutu fiyatını, kutu ve koli adedini, stok, rezerve ve paket katını birlikte gösterir. Satılabilir adedi sistem hesaplar: stoktan diğer sepetlerdeki rezerveyi düşer. Paket katı 10 olan bir üründe 15 adetlik giriş geçmez; yalnız 10, 20 gibi katlar sepete girer.
Eskiden paket adedi kuralları sahada bilinmiyor, aynı ürün iki pazarlamacı tarafından aynı anda satılabiliyordu. Global rezerve stok bu çakışmayı sipariş anında önler: herkes, diğer sepetlerde bekleyen adetler düşülmüş gerçek miktarı görür. Paket katı denetimi, depoya ve lojistiğe hatalı adetle gidecek siparişi baştan durdurur. Satış alarmı etiketleri de kampanyalı ve yeni ürünleri pazarlamacının gözü önünde tutar; bayiye ne önereceğini ekran hatırlatır.
Sepet ekranı cari bazlı net fiyatları, zincirleme iskontoları ve tetiklenen kampanyaları tek tabloda toplar; pazarlamacı KDV dahil proformayı son kez kontrol edip siparişi muhasebeye onaylı olarak gönderir.
Tablo her ürün için miktarı, liste fiyatını, iskontoyu, net fiyatı ve tutarı gösterir. İskonto altı kademeye kadar zincirleme işler; %5 ile %10 toplanmaz, art arda uygulanır. Sepet bir kampanyanın şartını sağladığında ekran kampanyayı adıyla yazar, hediye ürünü sıfır bedelle satıra ekler. Altta sevk tarihi ve sipariş notu, sağda ara toplam, KDV ve genel toplam yer alır; Proforma PDF ve Siparişi onayla düğmeleri hemen üstte durur.
Fiyat listeleri bayi bazında farklıydı. Sepet artık bayiye özel net fiyatı ve iskonto zincirini kendisi uygular; pazarlamacı hesap yapmaz, muhasebe de aynı net fiyatı görür. Pazarlamacı acil bir sipariş için ikinci sepet açar, büyük siparişleri pasif sepette bekletir, yöneticinin hazırladığı şablonu tek tıkla sepete uygular. Sahadaki hız, merkezdeki kontrolü bozmadan artar.
Tahsilat ekranı sahadaki nakit, POS ve çek tahsilatını doğrudan ERP'ye yazar; kasayı sistem seçer, işlem tarihini bugüne sabitler, böylece kimse kaydı geriye ya da ileriye tarihleyemez.
Pazarlamacı aktif, pasif ya da tüm cariler arasından bayiyi seçer; cari kodu, unvan ve güncel bakiye ERP'den anlık gelir. Alttaki liste bayinin geçmiş tahsilatlarını tür, makbuz numarası ve bankasıyla gösterir. Nakit tahsilatta kasa kendiliğinden dolar, tarih alanı kilitlidir; pazarlamacı yalnız tutarı ve makbuz numarasını yazar. POS için banka ve makbuz, çek için vade, evrak numarası, keşide yeri, banka-şube ve IBAN zorunludur; eksik alanla kayıt oluşmaz.
Eskiden tahsilat makbuzları merkeze günler sonra ulaşıyordu. Artık her tahsilat girildiği anda muhasebede görünür; pazarlamacı kasasındaki nakdi kurumun bankasına Transferi Uygula komutuyla aktarır. Tarih kilidi geriye dönük kayıt oynamasını, otomatik kasa tespiti yanlış kasa kullanımını önler. Sistem her tahsilatın ilk giriş anını ayrıca saklar; ERP'de kayıt değişse bile yönetici orijinaline ulaşır.
Bayilerim ekranı, basit bir cari listesini kapsamlı bir satış aracına çevirir: pazarlamacı bakiyeyi, sipariş geçmişini, ürün analizlerini, notları ve yetkilileri aynı satırdan açar, ziyarete hazırlıklı gider.
Ekranın üstünde toplam bayi sayısı ve portföyün toplam borç bakiyesi durur. Aktif ve pasif düğmeleri listeyi daraltır, arama kutusu binlerce kayıt arasında hedef bayiyi hızla bulur; yönetici ayrıca pazarlamacıya göre süzer. Satırdaki İşlem menüsü bayi bilgisini, bekleyen ve tamamlanan siparişleri, ürün analizlerini, ayrıntılı ekstreyi, yaşlandırmayı, notları, portal giriş bilgilerini ve yetkili listesini açar. Geniş veri taşıyan ekstre ve yaşlandırma tam sayfa açılır.
Pazarlamacı yalnız kendisine atanmış bayileri görür; ticari bilgi ekip içinde bile gereksiz yere dolaşmaz. Notlar her bayinin geçmişini kayıt altında tutar ve bu bilgi kurumsal hafıza olarak şirkette kalır. Hiç satın alınmayan ürünler listesi, ziyaret sırasında çapraz satış için hazır bir konu açar. Bayinin portal erişimi de buradan tanımlanır ve riskli bir durumda tek adımda kapanır.
Yaşlandırma raporu, pazarlamacının tahsilat önceliğini belirlediği ekrandır: açık faturaları gecikme günüyle listeler, geciken borçları tek düğmeyle ayırır, borcun aylara göre dağılımını grafikle gösterir ve raporu PDF olarak sahaya taşır.
Üstteki kutular borçlu cari sayısını, vadesi geçenleri, toplam ve geciken bakiyeyi özetler. Başlığın yanındaki düğme varsayılan tüm borçlar görünümünü geciken borçlara çevirir. Her carinin başlığında cari kodu ve unvanın yanında adres de durur; pazarlamacı ziyaretini buna göre planlar. Tabloda belge, vade, tür, tutar, ödenen ve kalan sütunlarıyla gecikme etiketi yer alır; pazarlamacı raporu PDF olarak ziyarete ya da toplantıya götürür.
Kapanmış faturaları ayıklayan bu görünüm, ekibi doğrudan sorunlu alacaklara odaklar. Pazarlamacı yalnız tutara değil gecikme gününe bakarak hangi bayinin sürekli geciktiğini hızla fark eder. Aylık dağılım grafiği nakit akışı planlamasına veri sağlar. Ziyaretten önce bayinin vade aşımına buradan bakmak, tahsilat görüşmesini somut rakamlara dayandırır. Rapor elle hazırlanmadığı için ay sonu tablolarıyla uğraşan kimse kalmaz; saha ekibi zamanını satış ve tahsilata ayırır.
Performans raporu, pazarlamacının sattığı ile tahsil ettiği arasındaki farkı KDV dahil tutarlarla, aylık grafik ve tabloyla tek ekranda görünür kılar; yıl filtresi geçmiş dönemlerle kıyas yapmayı kolaylaştırır.
Kullanıcı yılı seçip filtreler; ekran o yılın her ayı için KDV dahil ciro ve tahsilat tutarlarını hem grafikte hem tabloda gösterir. Ardışık ayları kıyaslamak satış eğilimini okumayı kolaylaştırır. Grafiğin altındaki satır yıllık toplam ciroyu, yıllık tahsilatı ve tahsilatın ciroya oranını verir. Pazarlamacı yalnız kendi rakamlarını görür; pazarlamacı müdürü ekibindeki kişileri seçerek aynı raporu ekip için okur.
Satış tek başına resmin yarısıdır; asıl soru, satılan malın parasının şirkete girip girmediğidir. Ciro ile tahsilatın aynı grafikte durması bu açığı ay ay gösterir ve hedef gerçekleşme takibine sağlam bir zemin hazırlar. Yönetici ekibin eğilimini toplantı öncesi rapor beklemeden görür; tahsilat, irsaliye ve muhasebe raporları da her akşam e-postayla kendiliğinden gelir.
Sipariş hazırlama ekranı depoda barkodla toplamayı baştan sona yönetir: ürün görseli ve raf yeriyle doğru ürünü buldurur, eksik ve fazlayı anında yakalar, koli ve desiyi paketlemeye hazırlar.
Depo görevlisi kendi alanına düşen sipariş satırını seçer; muhasebe programından gelen koridor, raf ve sıra bilgisi toplama rotasını çizer. Görevli barkodu okuttuğunda ürün görseli ekrana gelir ve sistem adedi sorar; sipariş miktarını aşan girişte uyarı penceresi açar, eksik kalan ürünü kırmızı metin ve sesle bildirir. Görevli tüm ürünleri okuttuğunda Paketlemeye gönder düğmesi eksik-fazla raporunu son kez onaylatır; ardından koli, desi ve taşıyıcı bilgisini girer.
Depo eskiden siparişi kâğıttan topluyordu. Ekrandaki ürün görseli, elde tutulan kutuyla karşılaştırmayı ve benzer ambalajlı ürünlerin karışmasını önlemeyi sağlar; sesli uyarı görevlinin ekrana bakmadan çalışmasına izin verir. Koridor ve raf bilgisinin el terminaline inmesi toplama süresini %40'a varan oranda kısaltır. Sistem her okutmayı, silmeyi ve adet değişikliğini saniyesiyle kaydeder; sevkiyatta hata çıkarsa kimin, saat kaçta hangi satırı değiştirdiği rapordadır.
Lojistik ekranı depodan çıkan her gönderiyi taşıyıcısı, irsaliyesi ve teslim durumuyla tek listede izler; barkod, takip numarası ve ATF dönüşü kimse elle yazmadan sistemler arasında kendiliğinden akar.
Liste lojistik partneri ve iki kargo firması için ayrı sekmelerle açılır; üstteki kutular haftanın irsaliye sayısını, ATF dönüşü alınan gönderileri ve eksik dönüş uyarılarını sayar. Depo onayından sonra İrsaliye oluştur komutu kategori satırlarını tek tabloda birleştirir ve kargo barkodunu API üzerinden üretir. Durum sütunu barkodun üretildiğini, gönderinin kargoya aktarıldığını, ATF'nin alındığını ya da teslimi gösterir; Takip düğmesi gönderinin son durumunu açar.
Önceden lojistik firmasına barkodlar elle yazılıyordu. Bugün barkod, irsaliye ve takip numarası otomatik oluşur; lojistik partnerinden gelen Ambar Teslim Fişi bilgisi sisteme geri beslenir ve müşteri hizmetleri gönderiyi gerçek zamanlı izler. Bayi kartında farklı bir kargo firması tanımlıysa lojistik partneri paketi hazırlar, teslimatı o firmaya devreder. Toplu irsaliye işlemleri bağımsız ve sıralı yürür; bağlantı koparsa iş kaldığı yerden devam eder.
Kampanya motoru satış politikasını kurallara çevirir: yönetici kampanyayı bir kez tanımlar, sistem şartları sipariş anında hesaplar, hediye ya da puanı sepete ekler ve sevkiyatta yeniden doğrular.
Yönetici Yeni kampanya menüsünden türü seçince form yalnız o türe gereken alanları açar. Tekli kampanya tek bir stoğun hedef adedine, toplam adet kampanyası birden çok stoğun toplamına, çoklu adet kampanyası her ürün için ayrı zorunlu miktara bakar. Fiyat kampanyası ise başka kampanyaya girmeyen stok gruplarının sepet tutarı limiti aştığında devreye girer. Ana cari grubu eklenmiş bir kampanyaya sistem alt grupların ayrıca eklenmesine izin vermez.
Altı kademeye kadar zincirleme iskonto ve dört kampanya türünün sahada hatasız hesaplanması gerekiyordu. Motor bu hesabı sipariş anında yapar: 10 adede 1 hediye veren kampanyada 20 adet alan bayiye 2, 30 adet alana 3 hediye kendiliğinden eklenir. Kombinasyon kampanyalarında kazanımı en düşük kat belirler. Hediye ürün, şartlar depoda gerçekten tamamlanana kadar ücretli kalır; böylece fatura ile fiziksel çıkış birebir örtüşür.
Stok iade ekranı iadeyi sahadan muhasebeye kadar tek akışta yürütür; geçmiş sipariş doğrulaması, bayinin hiç almadığı ürünü iade etmesini ve iade üzerinden fiyat farkı kazanmasını engeller.
Pazarlamacı bayiyi seçtiğinde sistem o bayiye özel bir iade listesini kendiliğinden açar; gerekirse aynı bayi için birden çok bağımsız liste tanımlanır. Pazarlamacı ürünleri barkodla ya da stok listesinden ekler, iade raporunu PDF ve e-postayla bayiye iletir; mali bir işlem yapamaz. Muhasebe tüm listeleri tek panelde görür, talebi seçer ve sistem ürünlerin geçmiş siparişlerini sorgular. Muhasebe fatura numarası ve tarihi girip onayladığında iade irsaliyesi oluşur.
Doğrulama, iadenin geçmiş sipariş verisiyle örtüşmesini şart koşar ve fiyat farkından kazanç sağlama gibi finansal sapmaları önler. Listede uygun olmayan kalem varsa sistem uyarır, uygun olanlarla irsaliyeyi oluşturur, kaydı olmayanları dışarıda bırakır. Doğrulamanın kaç yıl geriye bakacağını yönetici belirler. Satıştan ve alıştan iadelerde Excel ile toplu liste yüklemek, elle girişi ve operasyon yükünü %90 oranında azaltır.
Bugün ekranı, yöneticinin saha ekibini gün içinde izlediği kontrol merkezidir; pazarlamacıları seçilen tarih aralığında satış, tahsilat ve ziyaret üzerinden karşılaştırır, her kişinin detayını ana listeden çıkmadan açar.
Üstteki kutular seçilen gün ya da aralık için satış irsaliyesi, tahsilat ve ziyaret edilen bayi sayısını toplar. Pazarlamacı karşılaştırması tablosu her kişinin satış ve tahsilat tutarını, ziyaret ettiği bayi sayısını portföyüyle birlikte verir. Aç düğmesi o pazarlamacının Bugün istatistiklerini tablonun altına akordeon olarak açar: hangi stok grubundan ne sattığı, tahsilatın nakit, çek ya da POS dağılımı, geciken bakiyesi ve aracının konumu ile kilometresi.
Yönetim eskiden kim hangi bayiye gitti, ne sattı, ne tahsil etti sorusunun cevabını ay sonunda alıyordu. Bu ekran aynı cevabı günün içinde verir. Yönetici, ayarlardan her pazarlamacıyı bağlı olduğu müdüre eşler; müdür yalnız kendi ekibini, genel müdür tüm şirketi görür. Araç konumu ve kilometre bilgisi entegre bir servisten anlık gelir; yönetici aracı haritada gerçek zamanlı izler.
Müşteri portalı bayiye kendi bakiyesini, siparişlerini, ekstresini ve temsilcisini 7/24, aracıya gerek kalmadan açar; giriş yapan bayinin hesabı otomatik tanındığı için yanlış cariye sipariş girme riski ortadan kalkar.
Bayi kullanıcı adı ve şifresiyle girdiğinde ekran onu adıyla karşılar ve hesabını kendiliğinden yükler. Konsoldaki kutular güncel borcu, vadesi geçen tutarı ve yıl içindeki alım toplamını gösterir; Siparişlerim tablosu her siparişin tarihini, durumunu, kalem sayısını ve tutarını listeler. Menü yeni sipariş, sepet, tahsilat, stok, hesap ekstresi, cari yaşlandırma, temsilci ve banka hesabı sayfalarına götürür.
Bayi bakiyesini ya da sipariş durumunu öğrenmek için pazarlamacıyı aramak zorunda kalmaz; bilgi her saat ekranındadır. Cari yaşlandırma hangi faturanın kaç gün geciktiğini açıkça gösterir ve ödemeyi planlamayı kolaylaştırır; kurumsal banka hesabı bilgisi ödemeyi hızlandırır. Bayinin verdiği sipariş temsilcinin onayından geçtiği için hız, kontrolü bozmaz. Müşteri müdürü rolü ise bir cari grubundaki bayileri tek hesaptan yönetir.
Banka mutabakatı, açık bankacılıktan gelen gerçek hareketleri muhasebe kayıtlarıyla buluşturur; vergi numarasıyla otomatik eşleme yapar, yalnız istisnaları muhasebe ekibine bırakır ve iki bakiye arasındaki farkı anında raporlar.
Ekranın üstünde bankadaki gerçek bakiye, muhasebe bakiyesi ve aradaki fark hareket sayısıyla yer alır. Banka hareketleri tablosu tarih, banka, açıklama ve tutarın yanında eşleşen cariyi ve durumu gösterir: otomatik eşleşti, çoklu cari seçim bekliyor, manuel atandı ya da cari engel listesinde. Kullanıcı eşleşmeyen satıra çift tıklayıp tutarı ilgili cariye, başka bir bankaya ya da havale ücreti, komisyon gibi diğer giderlere atar.
Sistem eşleşebilen kayıtları kendisi işler, muhasebe ekibine yalnız karar gerektiren satırları bırakır. Hesap bakiye raporu farkları yanına not eder ve mutabakatı hatasız kapatmaya yardım eder. Aynı vergi numarasını paylaşan ama otomatik işlenmemesi gereken cariler, nedeniyle birlikte engel listesine girer; hatalı otomatik tahsilat kaydı oluşmaz. Banka hareket raporu da her akşam e-postayla ilgili kişilere ulaşır.
İşlem logları operasyonun denetim izini ERP'den bağımsız tutar: kimin, ne zaman, hangi değeri neye çevirdiği ayrı bir tabloda saklanır ve ERP'de kayıt silinse bile bu iz kaybolmaz.
Ekranın üstündeki sekmeler sipariş hazırlama, tahsilat, gelen API istekleri, kargo ve sepet loglarını ayırır; arama kutusu listeyi sipariş numarası, kişi ya da stokla daraltır, liste Excel'e de çıkar. Her kayıt zamanı saniyesiyle, kullanıcıyı, belgeyi ve kalemi gösterir; işlem sütunu ekleme, miktar güncelleme, ilk giriş, paket katı düzeltme ya da silme olduğunu yazar. Önceki ve sonraki değer sütunları değişikliğin tam karşılığını verir.
Muhasebe programında bir kaydın neden silindiğini ya da ilk halini bulmak zordu ve bu soru teknik ekibe düşüyordu. Bayi360 denetim verisini ERP'nin dışında ayrı bir tabloda tutar; ERP'de yapılan silme ya da güncelleme bu izi bozmaz. Gelen API isteklerinde stok bulunamadı ya da adet hatası gibi hata kodları da görünür. Yöneticinin aslı görüldü işareti de aynı bağımsız tabloda durur; muhasebe programındaki teknik kullanıcılar bu onayı değiştiremez.
