JustApt: Öğrenme sistemi istendi, önce ölçümü kurduk

Çeyrek sonu değerlendirme dönemi. İK ekibi yüzlerce çalışanın sonuçlarını farklı tablolardan bir araya getirmeye çalışıyor; bir departmanın gerçek yetkinlik boşluğunu görmek haftalar süren bir derleme işi. Hangi eğitimin kime atanacağına da çoğu zaman veriyle değil, yöneticinin gözlemiyle karar veriliyor.

Karatsoft'a gelen talep, bu tabloya bir öğrenme yönetim sistemi eklemekti. Analiz aşamasında başka bir şey gördük ve kapsamı birlikte değiştirdik.

Proje kısaca

JustApt, binlerce çalışanı olan büyük ölçekli bir kurum için geliştirdiğimiz yapay zekâ destekli yetkinlik ölçüm ve gelişim platformu. Yapay zekâ ile sınav üretimi, psikometrik ölçüm, yetkinlik analitiği ve öğrenme yönetimi aynı çatı altında çalışıyor. Yönetici, eğitmen ve çalışan aynı veri modelini kullanıyor ama her biri yalnızca kendi işine odaklanan bir arayüz görüyor. Platform, kurumun İK, kimlik ve organizasyon sistemlerine API üzerinden bağlanıyor; mimari KVKK ve GDPR gereklilikleri göz önünde tutularak kuruldu.

Dönüm noktası: ölçülemeyen yetkinlik eşleştirilemez

Bir öğrenme yönetim sistemi kurs atamayı, takvimi ve tamamlanma oranlarını iyi yönetebilir; ama hangi çalışanın hangi kursa ihtiyacı olduğunu kendi başına söyleyemez. Analizde asıl sorunun eğitim içeriği değil ölçüm olduğunu gördük: ölçülemeyen bir yetkinlik doğru eğitimle eşleştirilemez. Bu yüzden kapsamı genişlettik ve ölçmeden gelişime uzanan uçtan uca bir zincir kurguladık: sınavı üret, uygula, analiz et, boşluğu bul, gelişim rotasını ata, ilerlemeyi izle.

Zinciri bir servis akışı olarak tasarladık. Önce mevcut durum analiz ediliyor: beceri kütüphanesi, kurumun mevcut İK değerlendirmeleri ve İK envanteri bir araya getiriliyor. Ardından yetkinlik matrisi oluşturuluyor, konular ve sorular yetkinliklerle eşleştiriliyor, sınavlar ve envanterler uygulanıyor. Son halkada kişi bazlı raporlama geliyor: kök yetkinlik analizi, beceri haritası, güçlü ve zayıf yönler ile gelişim alanları.

Zincirin ilk halkası teknik değil kavramsaldı. Departmanlar aynı yetkinliği farklı adlarla ve farklı seviye tanımlarıyla kullanıyordu; sorular, sonuçlar ve kariyer basamakları ortak bir sözlüğe bağlanmadan anlamlı bir karşılaştırma mümkün değildi. Tüm yetkinlikleri beş seviyeli tek bir modele bağladık: gelişim gerekli, başlangıç, temel, yeterli ve koçluk yapabilir. Her rol için hedef seviyeler tanımlandı. Kurumun elinde hazır bir yetkinlik matrisi varsa bu veri modele alındı; yoksa matris platformun içinde oluşturuldu. Sınavlar, beceri matrisi, kariyer basamakları ve eğitim kataloğu artık aynı sözlükten besleniyor.

Boşluk renkle değil, seviye farkıyla

Ortak dil oturunca boşluk görünür oldu. Beceri matrisinde departman ve rol seçildiğinde hedef seviyeler otomatik yükleniyor; her çalışanın her yetkinlikteki seviyesi, rolün beklediği seviyenin yanında duruyor. Boşluk bir renk tonu olarak değil, seviye farkı olarak ölçülüyor ve iki ya da daha fazla seviyelik farklar ayrıca işaretleniyor. Yapay zekâ içgörü paneli kritik boşlukları, yüksek potansiyelli çalışanları ve gerileme sinyallerini kendiliğinden öne çıkarıyor. Yönetici kokpitindeki yetkinlik haritası aynı karşılaştırmayı çalışan, ekip ve kurum düzeyinde yapıyor; on iki aylık gelişim eğilimi de düşüş gösteren alanları işaret ediyor. Boşluk analizi kurum, birim ve aday düzeyinde ayrı ayrı okunabiliyor; bireysel raporda öneriler kısa, orta ve uzun vadeli olarak ayrılıyor.

Bilgi sınavlarının yanında kişilik, dayanıklılık ve bilişsel yetenek de ölçülüyor. Dört psikometrik ölçek kendi puanlama algoritmalarıyla çalışıyor, sonuçlar tek bir aday raporunda birleşiyor ve davranışsal eğilimler kurumun beklediği profille karşılaştırılarak kültüre uyum skoru üretiliyor. Nihai rapor, alan uzmanının onayından sonra yayınlanıyor.

Boşluktan rotaya: veri elle taşınmıyor

Ölçümün anlamı ardından gelen adımda ortaya çıkıyor. Sonuçlar kariyer basamaklarıyla otomatik eşleşiyor; çalışan bir sonraki basamak için hangi yetkinlikte ne kadar eksiği olduğunu kendi ekranında görüyor. Terfi hazırlığı göstergesi, boşluk sayısına ve önerilen rotaya göre tahmini bir hazırlık süresi hesaplıyor. Gelişim rotası eğitim, uygulama ve mentorluk adımlarından oluşuyor ve bu adımlar kurumun kendi eğitim kataloğundan seçiliyor.

Başta istenen öğrenme yönetim sistemi de burada yerini buluyor: kurs, sınıf, ödev, takvim, duyuru, mesajlaşma ve bülten tek merkezden yönetiliyor. Fark şu ki kursu kimin alacağına artık veri karar veriyor. Eğitmen kurs kataloğunu, sınıfları ve öğrenen gruplarını yönetiyor, öğrenen ilerlemesini anlık izliyor. Rozetler, puanlar ve seriler de öğrenmenin sürekliliğini destekliyor. Öğrenen alanında çalışan kaldığı yerden devam ediyor; her kurs kartında tamamlanma yüzdesi ve sıradaki ders, raporlarında değerlendirme başarısının haftalık seyri görünüyor. Ödev teslim tarihleri, canlı dersler ve sınavlar da rol bazlı bir takvimde toplanıyor.

Sahada öğrendiklerimiz

• Talebin arkasındaki soruyu arayın. İstenen bir öğrenme sistemiydi; çözülmesi gereken ise "kime hangi eğitim" sorusuydu.
• Sözlük yazılımdan önce gelir. Beş seviyeli ortak model kurulmadan hiçbir rapor departmanlar arasında karşılaştırılabilir değildi.
• Boşluğu ölçülebilir birimle gösterin. "Kırmızı hücre" yerine "iki seviye fark" demek, yönetici ile çalışan arasındaki konuşmayı somutlaştırıyor.
• Hassas veriyi geliştirme sürecinde de koruyun. Geliştirme ve hazırlık ortamları canlıdan tamamen ayrıldı ve bu ortamlarda yalnızca maskelenmiş veri kullanıldı.

Bir eğitim platformunun başarısı tamamlanan kurs sayısıyla değil, doğru kişinin doğru gelişim adımına ne kadar hızlı yönlendirildiğiyle ölçülür. Bunun için önce ölçmek gerekiyor.

Kurumunuzda gelişim kararlarını ne belirliyor?

Eğitim atamalarınız gözleme dayanıyorsa ya da yetkinlik verileriniz farklı tablolara dağılmışsa, ölçmeden gelişime uzanan bir yapıyı birlikte kurgulayabiliriz. JustApt proje sayfasında platformun tüm motorlarını inceleyebilir, iletişim sayfamızdan bizimle görüşebilirsiniz.