Çerez tercihleri
Zorunlu çerezler sitenin çalışması içindir. İzin verirseniz, tekrar geldiğinizde sizi tanımak ve işlem geçmişinizi hatırlamak için kullanır. Ayrıca Google servisleri gibi harici içerikler de yüklenebilir. İzninizi istediğiniz zaman geri alabilirsiniz.
Proje
Personel ve Saha Yönetim Platformu
Sinpaş Yapı Tasarruf Sandığı çalışanlarının cebindeki iş uygulaması: QR ve konum doğrulamalı mesai, izin, masraf, saha görevleri ve eğitim tek mobil uygulamada; İK ve yöneticiler her hareketi web panelinden aynı anda görür.
YTSConnect, Türkiye genelinde onlarca şubesi ve yüzlerce çalışanı bulunan Sinpaş Yapı Tasarruf Sandığı (Sinpaş Tasarruf Finansman A.Ş.) için geliştirildi; personel devam kontrolü (PDKS), vardiya yönetimi, izin–avans–masraf süreçleri, saha satış görevleri ve kurumsal eğitim yönetimini tek bir ekosistemde birleştirir.
Çözüm üç katmandan oluşur: İK ve yöneticiler için web yönetim paneli, tüm çalışanlar için iOS/Android mobil uygulama ve kurumun mevcut CRM/ERP sistemleriyle çift yönlü konuşan entegrasyon API'si. Çalışanlar mevcut kurumsal kimlik bilgileriyle (SSO) sisteme girer, şube QR kodu ve konum doğrulamasıyla mesai başlatır, izin ve masraf taleplerini mobilden oluşturur; yöneticiler ise tüm hareketleri aynı saniye içinde web konsolunda görür, onaylar ve raporlar.
Sonuç: Sinpaş YTS için dağınık Excel'ler, e-posta zincirleri ve manuel puantaj yerine, kurumun kendi organizasyon şemasına ve çalışma politikalarına tam uyumlu, tek doğruluk kaynağı olan bir dijital altyapı.
Sinpaş Yapı Tasarruf Sandığı, hızla büyüyen şube ağını ve sahada çalışan satış ekiplerini merkezi olarak yönetmek istiyordu. Mesai takibi şube bazında farklı yöntemlerle yapılıyor, izin talepleri e-posta ile dolaşıyor, saha ziyaretleri ve masraflar ay sonunda toplanan belgelerle muhasebeleştiriliyordu. İK ekibi "kim, nerede, ne zaman çalıştı?" sorusuna güvenilir bir cevap vermek için günlerce veri birleştiriyordu.
Hazır paket PDKS yazılımları denenmiş; ancak kurumun kendine özgü onay hiyerarşileri, taşeron firma yapısı, saha satış süreçleri ve mevcut CRM'deki kullanıcı kimlikleriyle entegre çalışma ihtiyacı hiçbir hazır ürünle karşılanamamıştı.
Karatsoft olarak YTSConnect'e, kurumun mevcut CRM sistemini merkeze alan bir mimari ile başladık. İlk fazda web paneli ve PDKS altyapısı, ikinci fazda mobil uygulama ve saha görev yönetimi, üçüncü fazda eğitim, anket, demirbaş ve gelişmiş raporlama modülleri devreye alındı. YTSConnect bugün Sinpaş YTS'nin tüm şubelerinde aktif olarak kullanılmakta ve her yeni şube, panelden tanımlanıp QR kodu üretildiği anda sisteme dahil olmaktadır.
İhtiyacınızı dinleyelim; kapsamı, entegrasyonları ve yol haritasını ilk görüşmelerde yazılı olarak netleştirelim. ERP'nize, muhasebenize ve bankanıza dokunmadan, sizin iş yapış biçiminize göre.
Ana ekranlar ve öne çıkan bölümleri: her görselde en önemli alanı büyüterek gösteriyoruz. Ayrıntılar için görsele dokunun.
Sinpaş YTS çalışanı YTSConnect'i telefonuna kurar ve kurumda zaten kullandığı CRM kullanıcı adı ve şifresiyle giriş yapar; yeni hesap, yeni şifre ya da ayrı bir kayıt süreci yoktur. İK ekibi ve yöneticiler web paneline aynı kimlikle girer. CRM'de tanımlanan kişinin uygulama erişimi kendiliğinden açılır.
Çalışan uygulamayı açtığında günlük işlerinin tamamına ana sayfadan ulaşır: Mesai Başlat ve Mesai Bitir, mola düğmeleri, görevler, eğitimler, anketler ve kurumsal dokümanlar aynı ekranda durur. Alt menüden duyurulara, izin ve masraf işlemlerine, hesap ayarlarına tek dokunuşla geçer. Güne başlarken gönderilen Günün Motivasyonu mesajı da çalışanı bu ekranda karşılar.
Çalışan Mesai Başlat'a dokunur, telefonunun kamerasıyla şube QR kodunu okutur; uygulama konumu ve eşleştirilmiş cihazı aynı anda kontrol eder. Üçü birden tutmadan giriş kaydı oluşmaz. Geçmiş günlerde kaydı eksik olan çalışan, önce o günler için izin girişi yapar; puantaj böylece her zaman kapalı ve tutarlı kalır.
Çalışan izin talebini telefonundan açar: izin türünü ve tarihleri seçer, gerekirse yarım gün işaretler, yerine çalışacak kişiyi belirler. İzinler ekranının üstünde hakedilen, kullanılan ve kalan izin her an güncel durur. Talep onay zincirine düşer; İK ise kullanılan izinler için mutabakat formunu panelden tek tıkla yazdırır.
Saha temsilcisi görev talebini telefonundan oluşturur: müşteriyi, konumu, tarihi ve tahmini tutarı girer. Onay zinciri tamamlanınca görevi başlatır, müşteriye vardığında konumunu gönderir, masraflarını ekler ve sonucu müşteri bazında kaydeder. Hedef, gerçekleşen ve başarı oranı kendiliğinden hesaplanır; yönetici aynı süreci web panelinden canlı izler.
Çalışan masrafını sahadayken telefonundan girer: kategoriyi, firmayı, tutarı, para birimini ve tarihi seçer, fiş ya da faturanın PDF veya görsel dosyasını ekler. Kayıt onay bekliyor durumuyla yöneticinin listesine düşer. Avans talepleri ve her onay ya da ret hareketi tarihiyle saklanır; finans aynı belgeye panelden ulaşır.
Çalışan kendisine atanan eğitimleri telefonundaki Eğitimlerim sayfasında bulur; videoyu izleyip Eğitimi İzledim düğmesine dokunur, PDF dokümanları okur ve tamamlananlar yeşil onayla işaretlenir. Eğitimi bitiren, eğitime tanımlı rozeti ve katılım sertifikasını kazanır. İK, içerikleri gruplara atar ve kimin neyi tamamladığını kişi bazında raporlar.
Yönetimin duyuruları, prosedür ve yönetmelik dokümanları, anketler ve kutlamalar çalışanın telefonunda tek uygulamada toplanır. Duyurular öncelik etiketi ve ekli belgeleriyle gelir; her anket bir kez doldurulur. Hoş geldin, terfi, doğum günü ve yıldönümü kartları ile günün motivasyonu bildirimi de aynı uygulamadan gelir.
Çalışanların telefondan yaptığı her QR girişi, izin talebi ve saha görevi yöneticinin web konsoluna aynı anda düşer. Konsol toplam çalışanı, şu anda içeride olanları, onay bekleyen izinleri ve geç gelenleri özetler, şube bazlı giriş oranını grafikle gösterir. Yönetici bekleyen onayları buradan takip eder, her listeyi tek tıkla Excel'e aktarır.
Kişi profili; çalışan, misafir ya da taşeron personeli olsun, herkesin şube, görev, departman ve erişim bilgisini, özlük dosyalarını ve notlarını tek sayfada toplar. Yönetici aynı profilden kişinin vardiya tanımına, telefondan yaptığı giriş-çıkışlara, izinlerine ve mobil tercihlerine geçer. Raporlar taşeron firmaya ve kişi kategorisine göre süzülür.
Kurum, şubelerini haritadan konum seçerek tanımlar ve her şube için panelden anında QR kod üretir; çalışanlar mesaiye bu kodu telefonla okutarak başlar. Giriş politikası tek seçimle belirlenir: yalnız kendi şubesinden ya da tüm şubelerden. Departmanlar ve görevler de aynı bölümde tanımlanır; yeni şube, QR kodu üretildiği anda sisteme katılır.
İK her gün için giriş-çıkış saatini ve molaları ayrı tanımlar, ertesi güne sarkan çıkışı tek kutuyla işaretler. Takvim görünümünde kişileri ve günleri seçip vardiya, esnek vardiya ya da haftalık tatili toplu atar. Geç giriş, erken çıkış ve asgari fazla mesai toleransları dakika hassasiyetinde tanımlanır; sahadaki mobil girişler bu kurallarla değerlendirilir.
Her birim izin ve saha görevi taleplerinin kimden onay alacağını panelden seçer: hiyerarşik, seçili görevler ile, kısaltılmış hiyerarşik ya da sürükle-bırakla kurulan özel zincir. Çalışanın telefondan açtığı talep bu akışa göre ilerler; sırası gelen yönetici bekleyen talepleri uygulamada görür, saha görevlerini oradan onaylar, reddeder ya da revize ister. Akış değişikliği kod gerektirmez.
Her çalışanın hesabı tek bir telefonla eşleşir; başka bir cihazdan mesai kaydı açılamaz. Telefonunu değiştiren ya da sıfırlayan çalışan için yönetici eşleşmeyi panelden tek tıkla kaldırır, cihazı arızalı olana GPS kontrolünü geçici olarak kapatır. Hangi rolün hangi sayfayı, raporu ve onayı göreceğini ise ağaç yapısındaki yetki ekranı belirler.
Çalışanların telefondan yaptığı her giriş-çıkış, aylık puantajda kendi hücresine işlenir. Normal mesai, fazla mesai, eksik mesai, devamsızlık, hafta tatili, resmi tatil ve ücretli izin ayrı renkle görünür. İK hücreye tıklayınca günün hareketlerini açar, gerekirse izin ya da manuel kayıt ekler; günlük raporlar geç gelenleri, erken çıkanları ve fazla mesaiyi ayrıca listeler.
Telefondan doğrulanmış girişlerin dışında kalan her kayıt ayrı raporda görünür. Elle Müdahale Yapılan Kayıtlar raporu işlem tipini, tarihi, saati, nedenini ve işlemi yapan kişiyi gösterir. Giriş-çıkışı unutanlar, şu anda içeride bulunanlar, izin kullanım ve hakediş raporlarıyla İK denetime her an hazır, izlenebilir bir kayıt zinciri tutar.
Kurum demirbaşlarını mülkiyet, pozisyon, demirbaş numarası, kategori, seri numarası, zimmetli kişi ve durum bilgisiyle kaydeder. Demirbaş profilindeki notlar; bakım, zimmet ya da garanti gibi gelişmeleri yazan kişi ve tarihle saklar. Ofisteki ve sahadaki çalışanların zimmetleri, YTSConnect'in kullandığı aynı kişi kayıtları üzerinden izlenir.
YTSConnect, Sinpaş YTS'nin mevcut CRM ve ERP sistemleriyle çift yönlü konuşur: kişi, şube, vardiya ve giriş-çıkış kayıtları iki taraf arasında saniyeler içinde eşitlenir. Servisler anahtarla korunan kapalı devrede çalışır. CRM'de tanımlanan çalışan uygulamaya hemen erişir, telefondan yapılan her giriş-çıkış da CRM tarafına geri akar.
Anlık bildirim ve uyarılar, hızlı işlemler ve canlı veri: kullanıcılar ve sahadaki ekip işini telefondan, beklemeden yürütür.
Web paneli, mobil uygulama ve CRM aynı kimlikle açılır; çalışan için ayrı hesap ve şifre yönetimi yoktur.
QR, konum ve cihaz eşleşmesinden biri tutmazsa giriş kaydı oluşmaz; puantaja yalnızca doğrulanmış kayıt girer.
Çalışanın yalnız kendi şubesinden mi, her şubeden mi giriş yapabileceği kurum politikasıyla belirlenir.
Kaydı eksik geçmiş gün kapatılmadan yeni mesai açılmaz; ay sonunda puantajda boşluk kalmaz.
Hiyerarşik, seçili görevli, kısaltılmış ya da özel zincir; her departman kendi onay akışını kod yazmadan kurar.
Talepten sonuç girişine kadar her adım konum ve zamanla kaydedilir; hedef–gerçekleşen oranı kendiliğinden çıkar.
Yarım gün dahil izin talebi telefondan açılır ve yerine çalışacak kişi seçilir; kalan izin hakkı talep ekranında görünür.
Fiş ve faturalar belgesiyle telefondan girilir; avans ve masraf onayları finansla aynı kayıt üzerinde ilerler.
Ertesi güne sarkan vardiyalar, çoklu mola ve esnek havuzlar dahil; takvim üzerinden kişi-gün bazında toplu atama.
Geç giriş, erken çıkış ve fazla mesai eşikleri dakika olarak tanımlanır; raporlar bu eşiklere göre hesaplanır.
Aylık puantajda her gün türüne göre renklenir; tek tıkla gün detayına inilir ve düzeltme yapılır.
Elle yapılan her düzeltme, yapan kişi ve zamanla birlikte raporlanır.
Sayfa, rapor ve onay yetkileri ağaç yapısında role göre verilir.
Her çalışan tek cihazla eşleşir; telefon değişiminde eşleşme yöneticiden sıfırlanır.
Video ve doküman eğitimleri gruplara atanır; kimin izlediği ve tamamladığı kişi bazında görülür.
Duyuru, doküman, anket ve kutlama kartları aynı uygulamada; e-posta zincirine gerek kalmaz.
Kadrolu, misafir ve taşeron personel aynı sistemde; raporlar taşeron firmaya göre ayrılır.
Zimmetli demirbaşlar seri numarası ve geçmişiyle kişi bazında izlenir.
Toplu izin tanımlama, toplu izin bakiyesi ekleme/sıfırlama, toplu duyuru gönderimi, toplu rozet/sertifika atama.
Kişi, şube, vardiya ve giriş-çıkış verisi kurumun CRM/ERP sistemleriyle saniyeler içinde eşitlenir.
Tüm liste ve raporlar tek tıkla Excel'e aktarılır veya yazdırılır.
Kaydırmaya devam edin
Slaytlar arasında ok tuşlarıyla ya da kaydırarak gezinebilirsiniz.
Çalışma biçimimiz
Bu proje de aynı dört ilkeyle yürütüldü; sizinki de öyle yürütülür.
Kapsam, entegrasyonlar ve yol haritası ilk haftalarda yazılı olarak netleşir; yol boyunca sürpriz çıkmaz.
ERP, muhasebe, banka, e-fatura; ne kullanıyorsanız onun üzerine entegre oluruz, veriniz yerinde kalır.
Rol tabanlı yetki, iki aşamalı doğrulama, KVKK uyumu ve her işlemin kaydı sonradan eklenmez; temele konur.
Bakım, izleme ve yeni sürümler projeyi yazan ekipten gelir; sisteminizi bilen biri hep telefonun ucundadır.
Sinpaş YTSConnect
YTSConnect'te çalışan, kurumda zaten kullandığı CRM kimliğiyle hem telefonundaki uygulamaya hem web paneline girer. Ayrı şifre dağıtılmaz, yeni kullanıcı açılmaz; CRM'de tanımlanan kişi uygulamayı ilk gün kullanmaya başlar.
Çalışan, YTSConnect'in iOS ya da Android sürümünü web panelindeki Uygulama Yükle sayfasında yer alan güncel indirme bağlantısından kurar. Giriş ekranına kurumsal kullanıcı adını ve şifresini yazar; uygulama bu bilgileri kurumun CRM kaydıyla doğrular. Bildirim, kamera ve konum izinlerini Hesabım ekranındaki Sistem Onayları bölümünden tek yerden yönetir. İK ekibi ve yöneticiler tarayıcıdan web paneline aynı kimlikle girer; iki kanal da aynı kişi kaydı üzerinde çalışır.
Hazır PDKS paketlerinin karşılayamadığı ihtiyaçlardan biri, kurumun CRM'deki kullanıcı kimlikleriyle birlikte çalışmaktı. YTSConnect bu ihtiyacı ilk adımda karşılar: yüzlerce çalışan için ayrı hesap ve şifre yönetimi yürütmek gerekmez. Kişi, şube ve görev bilgisi CRM ile eşitlendiği için iki sistem arasında tutarsız kayıt oluşmaz. Yeni katılan çalışan CRM'de tanımlandığı anda uygulamayı kullanmaya başlar; erişim durumu da aynı kayıt üzerinden yönetilir.
Ana sayfa, YTSConnect'in çalışana dönük yüzüdür: mesai ve mola düğmeleri, onay bekleyen görevler ve bütün modüller tek ekranda toplanır. Saha temsilcisi de şube çalışanı da güne buradan başlar, ekranlar arasında kaybolmaz.
Uygulama açıldığında üstte çalışanın adı, şubesi ve görevi görünür. Mesai İşlemleri bölümündeki Mesai Başlat ve Mesai Bitir düğmeleri giriş ve çıkışı, Mola Başlat ve Mola Bitir düğmeleri gün içindeki dinlenme süresini kaydeder. Modüller bölümü Görevler, Eğitimler, Mesai Hareketleri, Kurumsal Dokümanlar ve Anketler sayfalarına götürür; onay sürecinde yer alan kullanıcı Onay Bekleyen Görevler listesine de buradan geçer. Alt menü Ana Sayfa, Duyurular, İşlemler ve Hesabım sekmelerini bağlar.
YTSConnect öncesinde mesai takibi şubeden şubeye farklı yöntemlerle yürüyor, izin talepleri e-postayla dolaşıyordu. Ana sayfa bu dağınıklığı çalışanın telefonunda bitirir: giriş-çıkış, mola, görev ve eğitim aynı uygulamada, aynı akışla ilerler. Çalışan hangi işi nerede yapacağını aramaz; İK da her şubeden aynı biçimde gelen kayıtlarla çalışır. Günün Motivasyonu bildirimi ve duyurular, kurumla çalışan arasındaki günlük iletişimi de bu ekrana taşır.
Mesai kaydı, şube QR kodu, telefonun konumu ve çalışana eşleştirilmiş cihaz birlikte doğrulandığında oluşur. Eksik gün kilidiyle unutulan girişler ay sonuna kalmaz; İK'nın önüne yalnız doğrulanmış ve eksiksiz kayıtlar gelir.
Mesai Başlat'a dokunan çalışan, telefonun kamerasıyla bulunduğu şubenin QR kodunu okutur. Uygulama aynı anda konumu ve cihazın o çalışana eşleştirilmiş olup olmadığını kontrol eder; kurumun seçtiği politikaya göre giriş yalnız kendi şubesinden ya da tüm şubelerden kabul edilir. Geçmiş günlerde kaydı yoksa sistem uyarı ekranı açar ve mesaiden önce o günler için izin girişi ister. Mola düğmeleri dinlenme süresini, Mesai Hareketleri ekranı da son günün giriş ve çıkışlarını saatleriyle gösterir.
Projenin zorluklarından biri, kayıtları manipülasyona kapatırken çalışanı operasyon dışında bırakmamaktı. YTSConnect bu dengeyi kurar: telefonu arızalanan çalışan için yönetici GPS kontrolünü geçici olarak kapatır, cihaz değiştirenin eşleşmesini tek tıkla sıfırlar. Eksik gün kilidi sayesinde İK, ay sonunda puantajdaki boşlukları tek tek araştırmaz. Yönetici panelde gördüğü her girişin hangi şubede ve hangi doğrulamayla yapıldığını bilir; ortaya denetime açık, güvenilir bir kayıt çıkar.
İzin süreci çalışanın telefonunda başlar, yöneticinin onayıyla ilerler ve İK'nın hakediş tablosunda kapanır. Yarım gün, vekil seçimi ve güncel bakiye aynı ekranda; e-postayla dolaşan izin talepleri geride kalır.
Çalışan İşlemler sekmesinden İzinler sayfasını açar; üstte toplam hakedilen, kullanılan ve kalan izin özetini, altında geçmiş taleplerini onay durumlarıyla görür. Yeni düğmesiyle açılan ekranda izin türünü, başlangıç ve bitiş tarihini seçer, gerekirse yarım gün işaretler ve yerine çalışacak kişiyi belirler. Ekran seçime göre işe başlama tarihini ve izin gün sayısını özetler. Kaydedilen talep listede onay bekliyor olarak görünür ve kurumun tanımladığı onay akışıyla ilgili yöneticiye ulaşır.
Telefondan açılan talep, web panelinde amirin Yeni İzin Talepleri tablosuna aynı anda düşer; onay ya da ret sonucu çalışanın listesine yansır. İK, İzinler ve Hakedişler tablosunda her çalışanın işe giriş tarihini, kıdem yılını, hakediş gününü, kullanılan ve kalan iznini birlikte görür. İzin mutabakat formunu tek tıkla yazdırır; toplu izin tanımlama, alacak izin ekleme ya da bakiye sıfırlama işlemlerini de panelden yapar. İzin bakiyesi böylece tek ve güncel bir kayıttan izlenir.
Saha satış görevinin talepten sonuca kadar her adımı temsilcinin telefonunda ilerler ve konum, zaman, masraf bilgisiyle kayda geçer. Yönetici onay zincirini, ziyaret edilen müşterileri ve başarı oranını panelden aynı anda takip eder.
Temsilci Yeni Saha Görev ekranında görev tanımını, görevli kişileri ve müşteriyi seçer; listede olmayan müşteriyi artı düğmesiyle ekler, konumu belirler, tarih, saat, tahmini tutar ve kilometre bilgisini girer. Talep, kurumun tanımladığı onay zincirindeki kişilere bildirimle ulaşır; onaylayanlar telefondan onaylar, reddeder ya da revize ister. Onaylanan görevde temsilci Görevi Başlat ve Varış Konumu Gönder düğmelerini kullanır, masrafları ekler, Görevi Tamamla ekranında müşteri bazlı sonucu kaydeder.
Saha ziyaretleri ve masraflar eskiden ay sonunda toplanan belgelerle muhasebeleşiyordu. Şimdi her adım konum ve saatle anında kayda geçer: yönetici web panelindeki Saha Görev Listesi'nde talepleri tarih, şube, kişi ve onay durumuna göre süzer; görev detayında kimin onayladığını, ziyaret edilen müşterileri, masrafları ve tamamlanma bilgisini tek sayfada görür. Tamamlanan görevlerde toplam hedef, gerçekleşen tutar, başarı oranı ve başarılı ya da başarısız müşteri sayısı kendiliğinden çıkar.
Masraf ve avans süreçleri kâğıt fişten ve ay sonu derlemesinden çıkar; çalışan belgeyi anında yükler, yönetici onaylar, finans aynı kaydı görür. Her tutar, belgesi ve onay geçmişiyle tek yerde izlenir.
Çalışan İşlemler sekmesindeki Masraflar sayfasında harcamalarını tarih, tutar ve onay durumuyla görür. Sağ alttaki artı düğmesi masraf ekleme ekranını açar; çalışan masraf kategorisini ve firmayı seçer, açıklamayı, tutarı, para birimini ve tarihi girer, belgeyi ekleyip kaydeder. Kayıt listeye onay bekliyor durumuyla girer ve belge numarasıyla izlenir. Panelde yetkili kullanıcı masraf detayında belgeyi açar, onay durumunu günceller; listede olmayan firmayı artı düğmesiyle tanımlar.
Avans tarafında İK ya da finans, Avans Yönetimi ekranında tutarı, türü, son işlem zamanını ve durumu şube, kişi, onay durumu ve tarih filtreleriyle izler. Avans detayındaki hareket tablosu talebin oluşturulmasından onayına ya da reddine kadar her adımı, işlemi yapan kişi ve açıklamayla saklar. Masraf ve avans türlerini kurum kendisi tanımlar. Kim, ne zaman, neyi onayladı sorusunun cevabı her zaman kayıttadır; finans ekibi ay sonunda belge peşine düşmez.
YTSConnect kurumsal eğitimi çalışanın telefonuna taşır. İK video ve PDF içerikleri gruplara atar, çalışan her içeriği izledim ya da okudum onayıyla tamamlar; rozet, sertifika ve katılım durumu panelde kişi bazında raporlanır.
Çalışan Modüller bölümünden Eğitimler'e dokunduğunda Eğitimlerim sayfası açılır; her kartta eğitimin adı ve içindeki video ile doküman sayısı yazar. Eğitim Detayı sayfası tamamlanma durumunu, eğitimin amacını anlatan açıklamayı ve materyalleri gösterir. Eğitim Videoları ekranında oynatıcının altındaki Eğitimi İzledim düğmesi izlemeyi onaylar, tamamlanan videolar listede yeşil onay alır. Eğitim Dokümanları ekranında çalışan PDF'leri açar; incelediği her doküman da yeşil onayla işaretlenir.
İK eğitimi web panelinde tanımlar: içerik detayına istediği sayıda video ve PDF ekler, taşıma simgesiyle sıralar. Grup tanımı, eğitimi gruba önceden ya da sonradan eklenen herkese açar. Eğitim Raporları ekranı katılımcıları güncel durumlarına göre süzer, kazanılan rozet ve sertifikaları gösterir; İK bu bilgileri tekli ya da toplu günceller. Prosedürlerin ve eğitimlerin farklı kanallardan dağıldığı, kimin neyi tamamladığının bilinmediği dönem böylece kapanır.
Duyuru, doküman, anket ve kutlama artık e-posta zincirlerinde ve farklı kanallarda dağılmaz. Çalışan hepsini telefonundaki uygulamada bulur; yönetim de kime ne ulaştığını ve hangi anketin tamamlandığını panelden izler.
Duyurular sekmesi yöneticilerin yayımladığı duyuruları tarih ve öncelik etiketiyle listeler; çalışan bir duyuruya dokunduğunda açıklamayı ve ekli belgeleri görür. Kurumsal Dokümanlar sayfası prosedürleri, yönetmelikleri ve kurumsal bilgi ve uygulama duyurularını kategorilere ayırır. Anketler sayfası atanan anketleri Tamamlandı ya da Başlanmadı durumuyla gösterir; tamamlanan anket ikinci kez doldurulamaz. İşlemler sekmesindeki Günlük Kutlamalar ise o güne ve kişiye özel tebrik kartını açar.
Web panelinde yönetici duyuruyu seçtiği kişilere gönderir, toplu duyuru da yayımlar; duyuru detayında kimlere iletildiğini iletilme durumlarıyla görür. Bildirim listesi okunma durumuna göre süzülür, Yaklaşan Doğum Tarihleri sayfası kutlama günlerini önceden gösterir. Prosedürlerin, duyuruların ve anketlerin farklı kanallardan iletildiği, kimin neyi tamamladığının izlenemediği dönem böylece kapanır; her mesaj çalışana aynı uygulamadan ulaşır.
Konsol, İK ve yöneticiler için YTSConnect'in komuta merkezidir. Sahadaki telefonlardan gelen giriş-çıkış, izin ve görev kayıtları burada tek ekranda birleşir; yönetici günün durumunu görür, bekleyen işi yakalar, raporu indirir.
Web paneline giren yönetici ilk olarak Konsol sayfasını görür. Üstteki kutular toplam çalışanı, o anda içeride olanları, onay bekleyen izinleri ve gün içinde geç gelenleri özetler; altında şube bazlı giriş grafiği, yaklaşan doğum günleri, onay bekleyen saha görevleri ve raporlara hızlı erişim yer alır. Sol menü Kişiler, Uygulamalar, İzinler, Raporlar, Kurumsal Yapı ve Ayarlar bölümlerine götürür; her sayfanın üstündeki bildirim listesi yeni hareketleri haber verir.
Proje öncesinde İK, kimin nerede ve ne zaman çalıştığını yanıtlamak için günlerce veri birleştiriyordu. Şimdi bu sorunun cevabı konsolda hazır: sahadaki çalışan telefonundan QR okuttuğunda içeride olanlar arasına girer, mobilden açılan izin ve saha görevi talepleri onay bekleyenler arasında görünür. Yönetici tüm şubeleri tek ekrandan izler; listeleri ve raporları Excel'e aktarır ya da yazdırır, ayrı tablolarla uğraşmaz.
Kişi yönetimi, kadrolu çalışandan taşeron personeline kadar herkesi aynı yapıda tutar. Profil sayfası kişi ve görev bilgisini, özlük dosyalarını, vardiyayı, mobil giriş-çıkışları ve izinleri tek yerde birleştirir; İK aradığını farklı dosyalarda aramaz.
Çalışan listesinde bir kişiye çift tıklayan yönetici Kişi Profili sayfasına geçer; burada kişinin türünü, şubesini, görevini, departmanını, durumunu ve sistem erişimini görür, Güncelle düğmesiyle bilgileri düzenler. Dokümanlar bölümü özlük dosyalarını saklar. Vardiya Tanımı, Giriş-Çıkışlar, İzin Yönetimi ve Mobil Tercihler sayfaları aynı profilden açılır; giriş-çıkışlar gün, ay ve yıl bazında süzülür, Mobil Tercihler'de cihazı arızalı çalışan için GPS kontrolü devre dışı bırakılır.
Çalışanın telefondan yaptığı her giriş-çıkış ve izin talebi doğrudan bu profile işlenir; İK kişinin ayını görmek için ayrı tablo açmaz. Kurum kullanacağı kişi türlerini Kişi Türü Tanımları ekranından seçer, taşeron firmaları ayrıca tanımlar. Modül ayarlarında taşeron firma ve yaka türü filtreleri açıldığında raporlar bu kırılımlarla alınır. Taşeron yapısıyla çalışan kurum, kendi personelini ve dış kaynak personelini aynı sistemde ama ayrı raporlarla izler.
Kurumsal Yapı bölümü YTSConnect'in organizasyon şemasıdır: şubeler, QR kodları, departmanlar ve görevler burada tanımlanır. Mobil uygulamadaki her QR girişi, her onay zinciri ve her yetki bu tanımlara dayanır.
Yönetici Şubeler sayfasında Şube Oluştur'a tıklar, şube bilgilerini girer ve konumu seçer. Şube detayındaki QR Kodlar tablosu o şube için üretilen kodları listeler; Yeni Ekle düğmesi yeni bir kod oluşturur. Departmanlar sayfasında birimler eklenir ve düzenlenir; Görevler sayfasında görev adı, bağlı olduğu departman ve görevin yetkili olacağı roller seçilir. PDKS Çalışma Politikası ekranı, çalışanların mobil uygulamayla yalnız kendi şubesinden mi yoksa tüm şubelerden mi giriş-çıkış yapacağını belirler.
Hızla büyüyen şube ağı, projenin çıkış noktalarından biriydi. YTSConnect'te yeni şube panelden tanımlanıp QR kodu üretildiği anda o şubenin çalışanları telefonlarından mesai başlatabilir. Giriş politikası, birden fazla şubede çalışan ekipler için esneklik, tek şubeye bağlı kadrolar için sıkı kontrol sağlar. Departman ve görev yapısı izin ve saha görevlerinin onay zincirlerini ve rol yetkilerini besler; onay akışını değiştirmek için kod yazmak gerekmez.
Vardiya motoru, şubelerin farklı çalışma düzenlerini tek sistemde toplar: gün bazlı saatler, ertesi güne sarkan çıkışlar, çoklu mola, esnek vardiyalar ve tatiller. Mobil girişler bu tanımlara ve toleranslara göre puantaja işlenir.
Vardiya Kaydet ekranında İK her gün için giriş ve çıkış saatini yazar; çıkış ertesi güne sarkıyorsa Çıkışı sonraki gün yap kutusunu işaretler, Ek mola ekle ile o günün molalarını tanımlar. Diğer günlere kopyala seçeneği aynı saatleri öteki günlere taşır, vardiya varsayılan olarak da işaretlenebilir. Kişiye Vardiya Atama takviminde şube, ay ve yıl seçilir; kişiler ve günler işaretlenip vardiya, esnek vardiya ya da haftalık tatil toplu olarak atanır.
Tolerans Tanımları ekranında asgari fazla mesai limiti ile işe giriş ve çıkıştaki erken ya da geç kalma payları saat ve dakika olarak girilir. Çalışan telefonundan mesai başlattığında kayıt, o güne atanmış vardiya ve bu toleranslarla karşılaştırılır; geç gelme, erken çıkma ve fazla mesai süreleri günlük raporlara kendiliğinden düşer. Böylece farklı çalışma düzenleri aynı kurallarla ölçülür ve bütün raporlar aynı eşiklere göre hesaplanır.
Onay motoru, kurumun her biriminin kendi karar sırasını kod yazmadan kurmasını sağlar. Dört modelden biri seçilir, özel zincir sürükle-bırakla dizilir; mobilden gelen talepler bu sırayla ilerler ve her adım kayıt altında kalır.
Ayarlar altındaki İzin Süreç Yönetimi ekranında dört model bulunur. Hiyerarşik onayda talep bir üst görevliye gider; varsayılan model budur. Seçili görevler ile onayda belirlenen görevlerden birinin onayı yeter. Kısaltılmış hiyerarşide çalışanın bir üst görevlisi ve seçilen görev onay verirse talep İnsan Kaynaklarına iletilir. Özel onay sürecinde kurum kendi sırasını sürükle-bırakla dizer. Saha Görev Süreç Yönetimi'nde zincir yukarıdan aşağıya işler; yönetici Görev Ekle ile adım ekler, çarpı simgesiyle çıkarır.
Genel müdürlükten saha temsilcisine uzanan yapıda tek tip onay zinciri hiçbir birimi memnun etmiyordu. Artık hızlı karar isteyen birim seçili görevlerle tek onayda ilerler, sıkı kontrol isteyen birim çok adımlı özel zincir kurar. Saha görevi oluştuğunda zincirdeki kişilere bildirim gider; yöneticiler Onay Bekleyen Görevler listesinden telefonda karar verir, talep sahibi durumu bildirimle öğrenir. Web panelindeki görev detayı kimin onayladığını ve sırada kimin beklediğini gösterir.
Güvenlik üç katmanda işler: rol yetkisi kimin neyi göreceğini, cihaz eşleşmesi kaydın hangi telefondan geldiğini, konum kontrolü de nerede yapıldığını güvenceye alır. Telefon değişimi ya da arıza gibi istisnaları yönetici panelden çözer.
Rol Yönetimi ekranında yönetici yeni rol ekler; bir role çift tıkladığında Rol Yetkilendirme sayfası açılır. Burada role görev ekler ya da çıkarır, bu görevlerin erişeceği sayfaları sol menüdeki ağaçtan seçip kaydeder. Görev Yetkileri ekranı görevlerin hangi yetkilere sahip olacağını belirler. Mobil Cihaz Yönetimi ekranı çalışanların kayıtlı telefonlarını listeler; telefonu sıfırlanan, yeni telefon alan ya da farklı cihazdan girmek isteyen çalışanın kaydına çift tıklayan yönetici eşleşmeyi kaldırır.
Sahada güvenilir veri için konum, cihaz ve QR doğrulaması birlikte çalışmalı, telefonu bozulan çalışan da operasyon dışında kalmamalıydı. Cihaz eşleşmesi, başka bir telefondan mesai açılmasını engeller; eşleşmeyi kaldırma yetkisi yöneticidedir. Rol ağacı sayesinde bir şube yönetmeni rolü günlük ve aylık raporları görürken gelişmiş raporlar ve ayarlar yalnız yetki verilen rollere açılır. Kurum hassas personel verisini, bilmesi gereken kişilerle sınırlar.
Raporlama katmanı, sahadan gelen mobil kayıtları günlük ve aylık tablolara dönüştürür. Renk kodlu puantaj ayın tamamını tek bakışta gösterir; günlük raporlar geç gelme, erken çıkma, fazla mesai ve devamsızlığı şube bazında ayıklar.
Puantaj Yönetimi ekranında İK şube, yıl ve ay seçer; hesabı ilk giriş ile son çıkışa ya da tüm hareketlere göre yaptırır. Tablo her çalışanın gün bazında kaç saat çalıştığını, satır sonunda toplam süreyi gösterir. Hücreye tıklayınca o günün giriş-çıkışları ve saatlik izinleri açılır; Yeni İzin ve Çalışma Ekle düğmeleri izin ya da manuel kayıt ekler. Detaylı Aylık Rapor'da imleç hücreye geldiğinde eksik ya da fazla çalışma farkı görünür; sağdaki sütunlar bu farkları özetler.
Günlük raporlar giriş-çıkış, geç gelenler, erken çıkanlar, fazla mesai, birleşik görünüm ve devamsızlık olarak ayrılır; her biri şube, taşeron firma ve kişi kategorisine göre süzülür. Kişi bazlı giriş-çıkış raporu yazdırılır, detaylı aylık rapor Excel'e aktarılır. Verinin kaynağı sahadaki telefonlardan gelen doğrulanmış girişler olduğu için İK, ay sonunda dağınık Excel dosyalarını elle birleştirmez; puantaj ay boyunca kendiliğinden dolar.
Gelişmiş raporlar, puantajın arkasındaki her müdahaleyi görünür kılar. Elle eklenen kayıt, unutulan giriş-çıkış ve o an içeride olanlar ayrı raporlarda, işlemi yapan kişi ve şube bilgisiyle izlenir; izin hakedişi de aynı yerden raporlanır.
Giriş-Çıkış Kayıt Yönetimi ekranı, giriş ya da çıkış yapmayı unutan çalışanlar için elle oluşturulan kayıtları kişi, tarih, saat, işlem türü, açıklama ve işlemi yapan kişiyle listeler; Yeni Kayıt Ekle düğmesi manuel girişi açar. Elle Müdahale Yapılan Kayıtlar raporu unutma, cihaz sorunu ya da başka bir nedenle girilen kayıtları; Giriş-Çıkış Yapmayı Unutanlar raporu eksik işlemleri şube bilgisiyle gösterir. Şu Anda İçeride Bulunanlar raporu son giriş saatini ve giriş yapılan şubeyi verir.
Mobil uygulama giriş-çıkışları QR, konum ve cihazla doğrular; bu akışın dışında kalan istisnalar ise bu raporlarla görünür olur. İK bir kaydın neden elle girildiğini ve kimin girdiğini aramadan bulur, tekrar eden cihaz ya da GPS sorunlarını kişi ve şube bazında fark eder. İzin Kullanım ve İzin Hakediş raporları kıdem yılını, kullanılan ve kalan izni gösterir. Puantaj hem tutarlı hem denetlenebilir kalır.
Demirbaş modülü, kurum varlıklarını kişi bazında izlenen bir envantere dönüştürür. Her demirbaşın künyesi, zimmetlisi ve not geçmişi tek profilde durur; hangi varlığın kimde olduğu sorusu tek aramayla yanıtlanır.
Demirbaş Listesi kayıtlı demirbaşları gösterir, görünen alanlara göre filtrelenir; Yeni Demirbaş Ekle düğmesi kayıt sayfasını açar, Toplu Sil seçili kayıtları kaldırır. Listede bir demirbaşa çift tıklayan kullanıcı Demirbaş Profili'ne geçer; burada demirbaşın bilgilerini görür, Güncelle düğmesiyle düzenler. Notlar bölümünde yeni not ekler, mevcut notu düzenler ya da siler; her not tarihi ve yazan kişiyle listelenir.
Demirbaş modülü, projenin üçüncü fazında eğitim, anket ve gelişmiş raporlamayla birlikte devreye alındı. Zimmet kişi kaydına bağlı olduğu için çalışanın üzerindeki demirbaşlar, ofiste ya da sahada olsun, aynı listeden görülür. Pozisyon ve durum bilgisi kullanımdaki ve depodaki varlıkları ayırır; not geçmişi bakım ve garanti takibini kişilerin hafızasından çıkarıp kayda geçirir.
Entegrasyon katmanı YTSConnect'in görünmez motorudur. Web paneli ve mobil uygulama aynı veri modelini kullanır; bu katman o modeli kurumun CRM ve ERP sistemleriyle eşit tutar, böylece kişi ve mesai verisinin tek doğru kaynağı olur.
Çalışan CRM'de tanımlandığında kişi, şube ve görev bilgisi YTSConnect'e geçer ve mobil uygulama erişimi kendiliğinden açılır; bilgi güncellendiğinde ya da çalışanın durumu değiştiğinde değişiklik iki tarafta da yer alır. Yeni şubeler de aynı yolla eşitlenir. Sahadaki telefonlardan gelen giriş-çıkış kayıtları ve kişilere atanan vardiyalar CRM tarafına aktarılır. Bu alışverişin tamamı kurumun kendi sistemleriyle kapalı devrede, anahtarla korunan servisler üzerinden yürür.
Projenin kritik risklerinden biri, kişi, şube ve görev verisinin iki sistem arasında tutarsızlaşmasıydı; bir diğeri, yüzlerce çalışanın günlük giriş-çıkış, mola, görev ve masraf hareketlerinin kayıpsız şekilde merkeze akmasıydı. Entegrasyon katmanı ikisini birlikte çözer. YTSConnect CRM ve ERP'nin yerine geçmez, onlarla birlikte çalışır: çalışan tek kimlik kullanır, veri tek kaynaktan gelir, İK iki sistem arasında elle aktarım yapmaz.
