Sinpaş YTSConnect : gérer la journée du commercial terrain depuis son téléphone

9 h 30. Un commercial terrain de Sinpaş YTS crée depuis son téléphone une nouvelle mission terrain pour ses visites clients de l'après-midi. Il saisit les informations de la mission, le lieu et les clients qu'il va rencontrer ; il ajoute même, depuis le même écran, un client qui ne figure pas dans la liste. Dès que la mission est créée, une notification part vers les responsables du circuit de validation.

Autrefois, les visites terrain et les frais étaient comptabilisés à partir de justificatifs collectés en fin de mois. Dans YTSConnect, tout ce cycle commence et se termine dans l'application que le commercial a dans sa poche.

Le projet en bref

YTSConnect est la plateforme RH et d'opérations terrain que nous avons développée pour Sinpaş Yapı Tasarruf Sandığı, qui compte des dizaines d'agences et des centaines de collaborateurs. L'application iOS et Android des collaborateurs réunit le pointage, les congés, les frais, les missions terrain, les formations et les annonces ; les RH et les responsables valident et font leurs rapports depuis le panneau web ; l'API d'intégration dialogue dans les deux sens avec les systèmes CRM et ERP de l'organisation. La gestion des missions terrain a été mise en service, avec l'application mobile, lors de la deuxième phase du projet. La plateforme est aujourd'hui utilisée activement dans toutes les agences de Sinpaş YTS ; chaque nouvelle agence est intégrée au système dès qu'elle est définie dans le panneau et que son QR code est généré.

La chaîne de validation épouse l'organigramme de l'organisation

Dans une hiérarchie qui va de la direction générale aux directions régionales, et de la direction d'agence aux commerciaux terrain, chaque département avait un circuit de validation différent, et une chaîne unique ne satisfaisait aucune entité. Nous avons donc développé quatre modèles de validation : la validation hiérarchique, la validation par postes sélectionnés, la validation hiérarchique raccourcie et une chaîne personnalisée que l'organisation construit elle-même par glisser-déposer. Pour les missions terrain, la chaîne est définie depuis le panneau et s'exécute de haut en bas ; lorsque le circuit change, aucune modification de code n'est nécessaire. Pour une mission terrain ouverte depuis le panneau, plusieurs personnes assignées et plusieurs clients peuvent être sélectionnés ; les personnes sélectionnées sont notifiées selon l'état de la demande.

Le travail du validateur se fait lui aussi sur le téléphone. Les missions en attente de validation s'ouvrent depuis la page d'accueil de l'application ; le responsable valide la mission, la refuse ou demande une révision. Le commercial, lui, suit ses missions avec leur état de validation dans la même application et peut les filtrer par agence, par personne, par état de validation ou par période. L'utilisateur habilité voit, sur la page « Toutes les missions », l'ensemble des missions terrain de son périmètre dans une seule liste, avec les mêmes filtres.

Une mission qui commence par une position et se clôt par un justificatif

Sur une mission validée, le bouton « Démarrer la mission » devient actif et la position est envoyée au démarrage de la mission. Une fois arrivé chez le client, le commercial transmet la seconde position avec « Envoyer la position d'arrivée ». Il ajoute à la mission les dépenses engagées en chemin : catégorie de frais, société auprès de laquelle la dépense a été faite, description, montant, devise, date, ainsi que le reçu ou la facture eux-mêmes. Le justificatif est importé depuis le téléphone au format PDF, JPG ou PNG, et la note de frais arrive dans la liste avec le statut « en attente de validation ». Le bouton plus du détail de la mission réduit l'ajout d'une note de frais à une simple pression. La page des frais de l'application liste les dépenses du collaborateur avec la date, le montant et l'état de validation ; dans le panneau web, tous les frais figurent dans une seule liste avec des filtres par agence, par personne, par état de validation et par date, et le justificatif s'ouvre dans un nouvel onglet pour être examiné.

Lorsque la visite est terminée, le commercial clôture la mission et saisit le résultat client par client. Pour les missions terminées, l'objectif total, le réalisé, le taux de réussite, les montants par client et les clients réussis ou non réussis sont générés automatiquement sous forme de statistiques. Tout le cycle est suivi aussi bien sur mobile que dans le panneau web ; dans le panneau, sous le détail de la mission, les validateurs, les clients visités, les frais et les informations d'achèvement sont réunis de bout en bout.

Les validations de frais et d'avances progressent sur le même enregistrement que celui de la finance. Les types de frais et d'avances sont définis dans le panneau selon l'organisation ; le justificatif restant dans l'enregistrement, la personne qui valide n'a pas à chercher le reçu séparément, et la validation ou le refus apparaît avec l'historique des mouvements. Le même circuit s'applique aux avances : la demande est ouverte avec son type et son montant, et la décision de validation ou de refus est inscrite dans l'historique des mouvements de l'avance avec sa date et son explication. Dans la même application, le commercial peut ouvrir une demande de congé avec l'option demi-journée et la personne qui le remplacera, et voit ses droits à congé restants sur l'écran de demande. La demande arrive dans la liste des congés en attente de validation du panneau de son supérieur hiérarchique ; les congés pris se transforment en un formulaire de rapprochement imprimable.

Quand la journée s'achève : formation et annonces dans la même application

La journée du commercial ne se réduit pas aux visites. Les annonces, les documents de procédures et de règlements, les enquêtes à remplir une seule fois et les célébrations du jour se trouvent dans la même application ; plus besoin d'une chaîne d'e-mails distincte. Les formations qui lui sont attribuées sont listées sur la page « Mes formations » : le commercial regarde la vidéo de formation et la confirme avec « J'ai regardé la formation », consulte les documents PDF, et les contenus terminés sont suivis par une coche verte. Les formations sont attribuées à des groupes ; une personne ajoutée plus tard à un groupe accède automatiquement à ces formations. Dans le panneau, les RH établissent, personne par personne, le rapport de qui a terminé quelle formation, avec les badges et certificats obtenus.

Ce que nous avons appris sur le terrain

• Le circuit de validation doit vivre dans le panneau, pas dans le code. Comme chaque département peut construire sa propre chaîne sans écrire de code, un changement d'organisation n'oblige pas à modifier le logiciel.
• La position remplace la déclaration. La position de début de mission et celle d'arrivée ont rendu le compte rendu de la visite incontestable.
• Saisissez le justificatif là où l'opération naît. Lorsque le reçu est importé depuis le téléphone au moment de la dépense, la collecte des justificatifs en fin de mois disparaît.
• La statistique ne doit pas être un travail en plus. Le taux de réussite et les résultats par client découlent de l'étape de clôture que le commercial effectue de toute façon.

Pour des équipes terrain, une bonne application est celle qui ne demande pas d'écrire le rapport à part. Le rapport doit être un sous-produit naturel des étapes par lesquelles le travail est fait.

Où votre équipe terrain rend-elle compte de sa journée ?

Si vos visites terrain et vos frais n'entrent en comptabilité qu'à partir de justificatifs collectés en fin de mois, ou si le circuit de validation de chaque département est une chaîne d'e-mails distincte, nous pouvons concevoir avec vous un cycle qui part du téléphone du collaborateur sur le terrain. Vous pouvez consulter la page du projet Sinpaş YTSConnect ou nous contacter.