Bayi360: Depoda barkod, sesli uyarı ve üç taşıyıcıyla tek akış

Sabah sevkiyat hazırlığı. Aynı siparişin oto aksesuarları deponun bir ucunda, kozmetik ürünleri öbür ucunda duruyor. Eski düzende sipariş kâğıda basılıyor, personel rafları kâğıda bakarak dolaşıyor, kargo barkodu da sonradan elle yazılıyordu. Benzer ambalajlı iki ürünün karışması ya da bir kalemin unutulması, kâğıt üzerinde görünmeyen hatalardı.

Bayi360'ın ikinci fazı bu zinciri depo rafından kargo takibine kadar dijitalleştirdi.

Proje kısaca

Bayi360, Türkiye genelinde perakende noktalarına dağıtım yapan bir distribütör için geliştirdiğimiz, ERP ile tam entegre B2B saha satış ve dağıtım platformu. İlk fazda sipariş ve tahsilat sahaya indi; ikinci fazda depo barkod okutma ve lojistik entegrasyonları eklendi; üçüncü fazda kampanya motoru, iade validasyonu, banka mutabakatı ve müşteri portalı devreye girdi. Sistem bugün 130'dan fazla ekran ve raporla sahadan muhasebeye kadar tüm zinciri tek merkezden yönetiyor. Bu yazı ikinci fazın, yani depodan kapıya uzanan akışın hikâyesi.

Bir sipariş, birden fazla depo alanı

İlk karar, siparişi depo gerçeğine göre bölmekti. Satış tarafındaki alt kategoriler depoda ana gruplar altında toplanıyor; çoklu kategorili sipariş ayarı açık olduğunda tek bir sipariş numarası, içerdiği stok ana gruplarına göre ayrı satırlara ayrılıyor. Böylece farklı depo alanlarındaki personel aynı siparişi eş zamanlı ve birbirinden bağımsız toplayabiliyor. İrsaliye aşamasında bu parçalar tek tabloda yeniden birleşiyor.

Toplayıcının ekranında her ürünün koridor, raf ve sıra bilgisi duruyor. Bu bilgi ERP'den besleniyor; depo yerleşimi Excel ile toplu olarak eşleştirilebiliyor. Depo personeli fiyatları görmüyor, ekranında yalnızca toplaması gereken satırlar var.

Depoya giren mal da aynı barkod disipliniyle kabul ediliyor. Tedarikçiye verilen siparişin ürünü okutulduğunda ürün adı, görseli ve bekleyen miktar ekrana geliyor; aynı firmanın birden fazla açık siparişi varsa düşüm ilk oluşturulan siparişten yapılıyor. Okutulan miktarlar, işlem tamamlanıp alış irsaliyesine dönüşene kadar geçici bir tabloda tutuluyor ve yarım kalan kabulde veri kaybolmuyor.

Barkod, görsel ve ses: hatayı koliye girmeden yakalamak

Personel barkodu okuttuğunda ekrana ürünün görseli geliyor. Elindeki kutuyu ekrandakiyle karşılaştırmak, benzer ambalajlı ürünlerin karışmasını önlemenin en basit yolu oldu. Sipariş miktarından fazla adet girildiğinde sistem sesli uyarı veriyor ve personelden düzeltme ya da bilinçli onay istiyor; eksik kalan kalemler kırmızıyla işaretleniyor. Raflar arasında çalışan birinin gözü sürekli ekranda olamıyor; hata anında onu ses durduruyor.

"Paketlemeye gönder" adımında sistem, siparişin diğer kategorilerindeki eksik ve fazlaları da içeren raporu son kez onaylatıyor. Ardından koli, desi, taşıyıcı, şoför ve plaka bilgileri giriliyor. Okutma ekranındaki her ekleme, silme ve miktar değişikliği saniye bazında, önceki ve sonraki değeriyle loglanıyor. Sevkiyatta bir sorun çıktığında "bu satırı kim, saat kaçta sildi" sorusunun cevabı hazır.

Sevk tarihi "bugün" ya da "yarın" olarak işaretleniyor. Hatalı basılan bir irsaliye numarası, yalnızca sistemde gerçekten var olan bir kayıt üzerinden değiştirilebiliyor; hatalı bir sevkiyat ise irsaliye geri alınarak paketleme aşamasına döndürülebiliyor. Sipariş verildikten sonra yeni bir ürün kategorisi tanımlandığında beklemede takılabilen siparişler de kategori kontrol raporunda bulunup tek tıkla yoluna devam ettiriliyor.

İrsaliyeden kapıya: üç taşıyıcı, tek akış

İrsaliye oluşturulduğunda kargo barkodu artık elle yazılmıyor; lojistik partneri ve iki kargo firmasıyla kurulan API bağlantıları üzerinden üretiliyor. Lojistik partneriyle entegrasyon daha da derin: ambar teslim fişi ve geri dönüş bilgisi sisteme geri besleniyor, müşteri hizmetleri teslimatı gerçek zamanlı izleyebiliyor. Stok verisi de dakikada bir lojistik deposundaki fiziksel miktarla eşitleniyor.

Toplu irsaliye oluştururken de aynı titizlik gerekiyordu. Sistem seçilen siparişleri tek bir paket hâlinde değil, birbirinden bağımsız ve sıralı işliyor. İşlemin ortasında bağlantı koparsa ya da zaman aşımı yaşanırsa her şey baştan başlamıyor, iş kaldığı yerden devam ediyor. Lojistik firmalarıyla yapılan her veri alışverişi de türüne göre ayrılmış kargo loglarında saklanıyor. Lojistik tarafından gelen irsaliye dönüşü, mal kabul ve sipariş durumu çağrıları ayrı bir ekranda izleniyor; aktarım başarısız olduğunda "stok bulunamadı" ya da "adet hatası" gibi hata kodları raporlanıyor.

Aynı disiplin ters yönde de çalışıyor. Üçüncü fazda eklenen iade akışında pazarlamacı sahada iade listesini oluşturuyor, muhasebe ise ürünlerin geçmiş sipariş kayıtlarını sistem üzerinden doğruluyor. Hiç sipariş edilmemiş bir ürün iade alınamıyor; uygun kalemler üzerinden iade irsaliyesi oluşuyor. Lojistik firmasından dönüşler geldikçe iade irsaliyeleri de zamanına ve cevabına göre kendiliğinden oluşuyor.

Sahada öğrendiklerimiz

• Siparişi depo gerçeğine göre bölün. Satışın kategorisi ile deponun toplama rotası aynı şey değil; ikisini eşleyen ara katman eş zamanlı toplamayı mümkün kıldı.
• Uyarıyı yalnızca ekrana değil kulağa da verin. Raflar arasında çalışan biri için sesli uyarı, ekrandaki kırmızı yazıdan daha çabuk fark ediliyor.
• Toplu işlemi tek parça yapmayın. Bağımsız ve sıralı işlenen irsaliyeler, kesinti anında operasyonun baştan başlamasını engelledi.
• Entegrasyon geri de konuşmalı. Taşıyıcıdan dönen teslim bilgisi sisteme işlenmedikçe müşteri hizmetleri yine telefona sarılıyor.

Depoda dijitalleşmenin ölçüsü kâğıdın kalkması değil, hatanın koli kapanmadan yakalanmasıdır.

Deponuzdaki hata nerede yakalanıyor?

Siparişleriniz hâlâ kâğıttan toplanıyor, kargo barkodları elle yazılıyor ya da teslimat durumunu öğrenmek için taşıyıcıyı aramanız gerekiyorsa, depo ile lojistiği aynı akışa bağlamayı birlikte konuşabiliriz. Bayi360 proje sayfasında diğer ekranları görebilir, iletişim sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz.