netYurt: Canlı sistemi durdurmadan yeni tablo altyapısı ve Rapor Stüdyosu

Pazartesi sabahı bir yurt müdürü sisteme giriyor. Alışkın olduğu ekranlar yerli yerinde; ama artık bir seçeneği var: isterse koyu modlu ve telefona uyumlu yeni arayüze geçebiliyor. Aynı hafta bölge ofisindeki bir koordinatör, her gün baktığı yurt doluluk listesini sürükle-bırakla bir gösterge panosuna çevirip ekibiyle paylaşıyor.

İkisi de yıllardır her gün kullanılan bir sistemin, kullanıcılar işini bırakmadan yenilenmesinin sonucu. Bu yazıda netYurt'un son dönemindeki altyapı yenilemesini anlatıyoruz.

Proje kısaca

netYurt, yüzlerce öğrenci yurdu, şube ve eğitim merkezi işleten köklü bir eğitim kuruluşu için geliştirdiğimiz kurumsal yönetim otomasyonu. Kişi ve kurum kayıtları, muhasebe, burs ve bağış, insan kaynakları, süreç yönetimi ve toplu iletişim, 15'ten fazla ana modülde ve web tabanlı, telefon uyumlu tek bir sistemde yönetiliyor. Proje yıllar içinde kurumla birlikte büyüdü; norm kadro planlamasından kütüphaneye, mezun portalından yurt internet erişimine kadar her dönem yeni ihtiyaçlar eklendi. Haber, sayfa, ihale ve yurt tanıtım içerikleri ile mezun portalı da aynı panelden yönetiliyor.

Her modül ayrı rapor isterken

Muhasebe mizan istiyor, insan kaynakları puantaj, yönetim trend grafiği. Her rapor için ayrı ekran yazmak, modül sayısı arttıkça sürdürülemez hâle geliyordu. Üstelik her listenin filtreleri, dışa aktarımı ve görünümü farklı çalıştığında kullanıcı her ekranı ayrı ayrı öğrenmek zorunda kalıyordu.

Çözümün ilk adımı ortak bir tablo bileşeniydi. Bütün liste ve rapor ekranlarını bu yeni altyapıya taşıdık: sütun filtreleri, gruplama, sütun hesaplamaları, sayfalama, tek tıkla Excel ve CSV çıktısı ve kayıtlı görünümler her listede aynı şekilde çalışıyor. Kullanıcı bir ekranı öğrendiğinde tüm sistemi öğrenmiş oluyor.

Arayüzdeki küçük kararlar da aynı amaca hizmet ediyor. Bir sütun başlığı tablonun üstündeki alana sürüklendiğinde liste o sütuna göre gruplanıyor; kolon seçimi, filtreler ve sütun hesaplamaları yan panelden açılıyor. Kullanıcı güne, sık kullandığı ekranlara kısa yolların, ilişkili iş gruplarının ve Kanban iş panosunun yer aldığı konsoldan başlıyor.

Her tablo bir panoya dönüşüyor

Ortak altyapının asıl kazancı ikinci adımda ortaya çıktı. Yetkili kullanıcı herhangi bir tabloyu o anki filtresiyle Rapor Stüdyosu'na alıyor; sütunları sürükleyip bırakarak sütun, çubuk, çizgi, alan ya da pasta grafiği, pivot tablo, KPI ve gösterge bileşenleri oluşturuyor. Ekran ya da yatay A4 sayfa düzeninde hazırlanan rapor kaydediliyor, sürümleniyor ve rol, kişi ya da kurum bazında paylaşılıyor. Bir tabloya bağlı olmayan hazır veri kaynaklarından da rapor kurulabiliyor. Stüdyoya tablo alma yetkisi yetkili kullanıcılarla sınırlı; sistemin geri kalanında olduğu gibi sayfa yetkisini rol, görüş alanını ise kullanıcının kapsamı belirliyor.

Böylece her yeni rapor ihtiyacı için ayrı bir ekran yazmak gerekmiyor. Mizanı, puantajı ya da trend grafiğini isteyen birim, ihtiyacını aynı altyapı üzerinde, kendi kurduğu panoyla karşılayabiliyor. Süreç yönetimindeki yönetici panosu da talep sayılarını, aylık eğilimi, durum dağılımını ve en aktif birimleri tek bakışta gösteriyor.

İki tema, tek kod: geçişi kullanıcıya bırakmak

Asıl kısıt zamanlamadaydı. Sistem canlı çalışırken altyapı yenileniyordu ve yüzlerce kullanıcı işini bırakamazdı. Bu yüzden yeni tablo altyapısı ve yeni arayüz teması, eski yapıyla aynı anda ve aynı kod üzerinde çalışmak zorundaydı. Bu yenileme, sistemi baştan beri dört katmanda kurma yaklaşımımızın son halkasıydı: önce veri omurgası ve yetki modeli, sonra operasyon modülleri, ardından rapor katmanı ve en son yeni arayüz.

Mevcut arayüzü koruyarak yanına koyu modlu ve telefon uyumlu yeni bir tema ekledik. Kullanıcı istediği temayı seçiyor; iki tema aynı kod tabanını kullanıyor. Hiçbir modül yeniden yazılmadı, yalnızca tema katmanı değişti. Telefonda menü daralıyor, paneller alt alta diziliyor, tablolar yatay kayıyor; raporlar sahada da açılabiliyor ve tarayıcı dışında bir kurulum gerekmiyor. Geçiş böylece kesintisiz ve kademeli yürüdü; kullanıcılar yeni arayüze kendi zamanlamalarıyla geçebildi.

Yeni giriş deneyimi de aynı dönemde geldi. Yurtlarda ortak kullanılan bilgisayarlar düşünülerek insan doğrulaması ve tuş kaydedicilere karşı sanal klavye eklendi. İki adımlı doğrulama için SMS, e-posta, Authenticator ve Passkey olmak üzere dört yöntem sunuluyor; Passkey ile cihazın kendi ekran kilidiyle (PIN vb.) şifresiz giriş yapılabiliyor. Her yöntem ayrı ayrı açılıp kapatılabiliyor ve birden fazlası etkin tutulabiliyor; telefonunu kaybeden kullanıcı diğer yöntemle giriş yapabiliyor. Yetkili işlemlerde kayıt kilidi ve değişiklik izi de tutuluyor.

Sahada öğrendiklerimiz

• Raporu değil, raporun altyapısını yazın. Ortak tablo ve Rapor Stüdyosu, her yeni ihtiyaç için ekran yazma döngüsünü kırdı.
• Canlı sistemde devrim değil, katman değişimi. Modülleri yeniden yazmak yerine tema katmanını değiştirmek, yenilemenin riskini küçük tuttu.
• Geçişi kullanıcıya bırakın. Eski ve yeni arayüzün yan yana yaşaması, kimseyi bir sabah tanımadığı bir ekrana zorlamadı.
• Güvenliği ortamına göre tasarlayın. Ortak bilgisayarların kullanıldığı yurtlarda sanal klavye ve şifresiz giriş bir konfor değil, bir gereklilik.

Yıllardır kullanılan bir sistemi yenilerken en büyük başarı, kullanıcının işini bırakmadan daha iyi bir araca geçebilmesidir.

Sisteminizi durdurmadan yenileyebilir misiniz?

Yıllardır büyüyen bir sistemi her rapor talebinde yeni ekranlarla büyütüyorsanız ya da yenileme ihtiyacını "herkes işini bırakır" endişesiyle erteliyorsanız, kademeli bir dönüşümü birlikte planlayabiliriz. netYurt proje sayfasına göz atabilir, bizimle iletişime geçebilirsiniz.