netYurt: Neues Tabellen-Framework und Berichtsstudio im laufenden Betrieb

Am Montagmorgen meldet sich ein Wohnheimleiter im System an. Die vertrauten Bildschirme sind an ihrem Platz; doch nun hat er eine Wahl: Wenn er möchte, wechselt er zur neuen Oberfläche mit Dunkelmodus und Smartphone-Unterstützung. In derselben Woche verwandelt ein Koordinator im Regionalbüro die Belegungsliste der Wohnheime, die er jeden Tag ansieht, per Drag-and-drop in ein Dashboard und teilt es mit seinem Team.

Beides ist das Ergebnis der Erneuerung eines Systems, das seit Jahren jeden Tag genutzt wird, ohne dass die Benutzer ihre Arbeit unterbrechen mussten. In diesem Beitrag beschreiben wir die jüngste Infrastrukturerneuerung von netYurt.

Das Projekt in Kürze

netYurt ist ein organisationsweites Verwaltungssystem, das wir für einen traditionsreichen Bildungsträger entwickelt haben, der Hunderte Studierendenwohnheime, Zweigstellen und Bildungszentren betreibt. Personen- und Einrichtungsdaten, Buchhaltung, Stipendien und Spenden, Personalwesen, Prozessmanagement und Massenkommunikation werden in mehr als 15 Hauptmodulen in einem einzigen webbasierten, smartphonetauglichen System verwaltet. Das Projekt ist über die Jahre mit der Organisation gewachsen; von der Soll-Stellenplanung über die Bibliothek bis zum Alumni-Portal und dem Internetzugang in den Wohnheimen kamen in jeder Phase neue Anforderungen hinzu. Nachrichten, Seiten, Ausschreibungen und Vorstellungsinhalte der Wohnheime sowie das Alumni-Portal werden ebenfalls über dasselbe Panel verwaltet.

Wenn jedes Modul einen eigenen Bericht verlangt

Die Buchhaltung will eine Summen- und Saldenliste, das Personalwesen die Zeiterfassung, die Leitung ein Trenddiagramm. Für jeden Bericht einen eigenen Bildschirm zu entwickeln, wurde mit wachsender Modulzahl untragbar. Hinzu kam: Wenn Filter, Export und Darstellung jeder Liste anders funktionierten, musste der Benutzer jeden Bildschirm einzeln erlernen.

Der erste Schritt der Lösung war eine gemeinsame Tabellenkomponente. Wir haben alle Listen- und Berichtsbildschirme auf dieses neue Tabellen-Framework umgestellt: Spaltenfilter, Gruppierung, Spaltenberechnungen, Paginierung, Excel- und CSV-Ausgabe mit einem Klick und gespeicherte Ansichten funktionieren in jeder Liste auf dieselbe Weise. Wer einen Bildschirm gelernt hat, kennt damit das ganze System.

Auch kleine Entscheidungen in der Oberfläche dienen demselben Ziel. Wird eine Spaltenüberschrift in den Bereich oberhalb der Tabelle gezogen, wird die Liste nach dieser Spalte gruppiert; Spaltenauswahl, Filter und Spaltenberechnungen öffnen sich im Seitenpanel. Der Benutzer beginnt den Tag in der Konsole, die Kurzwege zu häufig genutzten Bildschirmen, zugeordnete Arbeitsgruppen und das Kanban-Board enthält.

Jede Tabelle wird zum Dashboard

Der eigentliche Gewinn der gemeinsamen Infrastruktur zeigte sich im zweiten Schritt. Ein berechtigter Benutzer übernimmt eine beliebige Tabelle mit ihrem aktuellen Filter in das Berichtsstudio; durch Ziehen und Ablegen von Spalten erstellt er Säulen-, Balken-, Linien-, Flächen- oder Kreisdiagramme, Pivot-Tabellen sowie KPI- und Tacho-Komponenten. Ein im Bildschirm- oder im A4-Querformat erstellter Bericht wird gespeichert, versioniert und rollen-, personen- oder einrichtungsbezogen geteilt. Berichte lassen sich auch aus vorgefertigten Datenquellen aufbauen, die an keine Tabelle gebunden sind. Das Recht, Tabellen in das Studio zu übernehmen, ist auf berechtigte Benutzer beschränkt; wie im übrigen System bestimmt die Rolle die Seitenberechtigung und der Bereich des Benutzers den Sichtbereich.

So muss für jeden neuen Berichtsbedarf kein eigener Bildschirm entwickelt werden. Die Abteilung, die die Summen- und Saldenliste, die Zeiterfassung oder das Trenddiagramm will, deckt ihren Bedarf auf derselben Infrastruktur mit einem selbst aufgebauten Dashboard. Auch das Management-Dashboard im Prozessmanagement zeigt Anfragezahlen, den monatlichen Trend, die Statusverteilung und die aktivsten Abteilungen auf einen Blick.

Zwei Themes, ein Code: den Wechsel dem Benutzer überlassen

Die eigentliche Einschränkung lag im Timing. Die Infrastruktur wurde erneuert, während das System im Live-Betrieb lief, und Hunderte Benutzer konnten ihre Arbeit nicht unterbrechen. Deshalb mussten das neue Tabellen-Framework und das neue Oberflächen-Theme gleichzeitig mit der alten Struktur und auf demselben Code laufen. Diese Erneuerung war das letzte Glied unseres Ansatzes, das System von Anfang an in vier Schichten aufzubauen: zuerst das Datenrückgrat und das Berechtigungsmodell, dann die operativen Module, anschließend die Berichtsebene und zuletzt die neue Oberfläche.

Wir haben die bestehende Oberfläche beibehalten und daneben ein neues Theme mit Dunkelmodus und Smartphone-Unterstützung ergänzt. Der Benutzer wählt das gewünschte Theme; beide Themes nutzen dieselbe Codebasis. Kein Modul wurde neu geschrieben, nur die Theme-Schicht änderte sich. Auf dem Smartphone klappt das Menü ein, Panels werden untereinander angeordnet, Tabellen scrollen horizontal; Berichte lassen sich auch vor Ort öffnen, und außer dem Browser ist keine Installation nötig. Der Übergang verlief so unterbrechungsfrei und schrittweise; die Benutzer konnten in ihrem eigenen Tempo zur neuen Oberfläche wechseln.

Auch das neue Anmeldeerlebnis kam in derselben Zeit. Mit Blick auf die in den Wohnheimen gemeinsam genutzten Rechner wurden eine Verifizierung als Mensch und eine virtuelle Tastatur gegen Keylogger ergänzt. Für die Zwei-Schritt-Verifizierung stehen vier Methoden zur Verfügung: SMS, E-Mail, Authenticator und Passkey; mit Passkey ist eine passwortlose Anmeldung über die Bildschirmsperre des eigenen Geräts (PIN o. Ä.) möglich. Jede Methode lässt sich einzeln ein- und ausschalten, mehrere können gleichzeitig aktiv bleiben; wer sein Telefon verliert, meldet sich mit einer anderen Methode an. Bei berechtigungspflichtigen Vorgängen werden außerdem Datensatzsperre und Änderungsprotokoll geführt.

Was wir in der Praxis gelernt haben

• Entwickeln Sie nicht den Bericht, sondern seine Infrastruktur. Die gemeinsame Tabelle und das Berichtsstudio haben den Kreislauf durchbrochen, für jeden neuen Bedarf einen Bildschirm zu entwickeln.
• Im Live-System keine Revolution, sondern ein Schichtwechsel. Die Theme-Schicht auszutauschen, statt Module neu zu schreiben, hielt das Risiko der Erneuerung klein.
• Überlassen Sie den Wechsel dem Benutzer. Dass alte und neue Oberfläche nebeneinander existierten, zwang niemanden, an einem Morgen vor einem unbekannten Bildschirm zu sitzen.
• Entwerfen Sie die Sicherheit passend zur Umgebung. In Wohnheimen mit gemeinsam genutzten Rechnern sind virtuelle Tastatur und passwortlose Anmeldung kein Komfort, sondern eine Notwendigkeit.

Wer ein seit Jahren genutztes System erneuert, hat dann am meisten erreicht, wenn die Benutzer zu einem besseren Werkzeug wechseln können, ohne ihre Arbeit zu unterbrechen.

Können Sie Ihr System erneuern, ohne es anzuhalten?

Wenn Sie ein seit Jahren wachsendes System mit jeder Berichtsanfrage um neue Bildschirme erweitern oder die nötige Erneuerung aus der Sorge aufschieben, „alle müssten ihre Arbeit niederlegen“, können wir gemeinsam eine schrittweise Umstellung planen. Sehen Sie sich die netYurt-Projektseite an oder nehmen Sie Kontakt mit uns auf.