JustApt : on nous demandait un système d'apprentissage, nous avons d'abord construit la mesure

C'est la période d'évaluation de fin de trimestre. L'équipe RH tente de rassembler les résultats de centaines de collaborateurs à partir de différents tableaux ; voir l'écart de compétences réel d'un département est un travail de compilation qui prend des semaines. Quant à savoir quelle formation attribuer à qui, la décision repose le plus souvent non sur les données, mais sur l'observation du manager.

La demande adressée à Karatsoft consistait à ajouter à ce tableau un système de gestion de l'apprentissage. Lors de la phase d'analyse, nous avons vu autre chose, et nous avons modifié ensemble le périmètre.

Le projet en bref

JustApt est une plateforme de mesure et de développement des compétences, assistée par l'intelligence artificielle, que nous avons développée pour une grande organisation comptant des milliers de collaborateurs. La génération d'examens par l'IA, la mesure psychométrique, l'analytique des compétences et la gestion de l'apprentissage fonctionnent sous un même toit. Managers, formateurs et collaborateurs utilisent le même modèle de données, mais chacun voit une interface centrée uniquement sur sa propre activité. La plateforme se connecte par API aux systèmes RH, d'identité et d'organisation internes ; l'architecture a été conçue en tenant compte des exigences de la KVKK (loi turque sur la protection des données personnelles) et du RGPD.

Le tournant : une compétence non mesurable ne s'associe pas à une formation

Un système de gestion de l'apprentissage peut bien gérer l'attribution des cours, le calendrier et les taux d'achèvement ; mais il ne peut pas dire à lui seul quel collaborateur a besoin de quel cours. L'analyse nous a montré que le vrai problème n'était pas le contenu de formation, mais la mesure : une compétence qui ne peut pas être mesurée ne peut pas être associée à la bonne formation. Nous avons donc élargi le périmètre et conçu une chaîne de bout en bout, de la mesure au développement : générer l'examen, le faire passer, l'analyser, repérer l'écart, attribuer le parcours de développement, suivre la progression.

Nous avons conçu la chaîne comme un flux de services. L'état des lieux est d'abord analysé : la bibliothèque de compétences, les évaluations RH existantes de l'organisation et l'inventaire RH sont réunis. La matrice de compétences est ensuite constituée, les sujets et les questions sont associés aux compétences, et les examens et inventaires sont administrés. Le dernier maillon est le reporting par personne : analyse des compétences racines, carte des compétences, points forts et points faibles, axes de développement.

Le premier maillon de la chaîne n'était pas technique, mais conceptuel. Les départements utilisaient la même compétence sous des noms différents et avec des définitions de niveau différentes ; sans rattacher les questions, les résultats et les échelons de carrière à un dictionnaire commun, aucune comparaison pertinente n'était possible. Nous avons rattaché toutes les compétences à un modèle unique à cinq niveaux : développement nécessaire, débutant, de base, compétent et capable de coacher. Des niveaux cibles ont été définis pour chaque rôle. Lorsque l'organisation disposait déjà d'une matrice de compétences, ces données ont été intégrées au modèle ; sinon, la matrice a été constituée à l'intérieur de la plateforme. Les examens, la matrice de compétences, les échelons de carrière et le catalogue de formations puisent désormais dans le même dictionnaire.

L'écart se mesure par la différence de niveau, pas par la couleur

Une fois le langage commun installé, l'écart est devenu visible. Dans la matrice de compétences, lorsque l'on sélectionne le département et le rôle, les niveaux cibles se chargent automatiquement ; le niveau de chaque collaborateur pour chaque compétence figure à côté du niveau attendu par le rôle. L'écart se mesure non par une nuance de couleur, mais par la différence de niveau, et les écarts de deux niveaux ou plus sont signalés à part. Le panneau IA met automatiquement en avant les écarts critiques, les collaborateurs à fort potentiel et les signaux de baisse. La cartographie des compétences du cockpit du manager fait la même comparaison au niveau du collaborateur, de l'équipe et de l'organisation ; la tendance de développement sur douze mois signale aussi les domaines en baisse. L'analyse des écarts peut être lue séparément au niveau de l'organisation, de l'unité et du candidat ; dans le rapport individuel, les recommandations sont réparties à court, moyen et long terme.

À côté des examens de connaissances, la personnalité, la résilience et les aptitudes cognitives sont également mesurées. Quatre échelles psychométriques fonctionnent avec leurs propres algorithmes de notation, les résultats sont réunis dans un rapport candidat unique, et les tendances comportementales sont comparées au profil attendu par l'organisation pour produire un score d'adéquation à la culture. Le rapport final est publié après validation par l'expert du domaine.

De l'écart au parcours : aucune donnée n'est transférée à la main

Le sens de la mesure apparaît à l'étape suivante. Les résultats sont automatiquement associés aux échelons de carrière ; le collaborateur voit sur son propre écran ce qui lui manque, compétence par compétence, pour l'échelon suivant. L'indicateur de préparation à la promotion calcule une durée de préparation estimée à partir du nombre d'écarts et du parcours recommandé. Le parcours de développement se compose d'étapes de formation, de pratique et de mentorat, choisies dans le catalogue de formations de l'organisation.

Le système de gestion de l'apprentissage demandé au départ trouve lui aussi sa place ici : cours, classes, devoirs, calendrier, annonces, messagerie et bulletin sont gérés depuis un point central. La différence est que ce sont désormais les données qui décident qui suivra quel cours. Le formateur gère le catalogue de cours, les classes et les groupes d'apprenants, et suit la progression des apprenants en temps réel. Les badges, les points et les séries soutiennent aussi la régularité de l'apprentissage. Dans l'espace apprenant, le collaborateur reprend là où il s'était arrêté ; sur chaque carte de cours figurent le pourcentage d'achèvement et la leçon suivante, et dans ses rapports l'évolution hebdomadaire des résultats d'évaluation. Les dates de remise des devoirs, les leçons en direct et les examens sont aussi réunis dans un calendrier par rôle.

Ce que nous avons appris sur le terrain

• Cherchez la question derrière la demande. Ce qui était demandé était un système d'apprentissage ; ce qu'il fallait résoudre, c'était la question « quelle formation pour qui ».
• Le dictionnaire passe avant le logiciel. Sans le modèle commun à cinq niveaux, aucun rapport n'était comparable d'un département à l'autre.
• Exprimez l'écart dans une unité mesurable. Dire « deux niveaux d'écart » plutôt que « cellule rouge » rend concrète la conversation entre le manager et le collaborateur.
• Protégez les données sensibles aussi pendant le développement. Les environnements de développement et de préproduction ont été totalement séparés de la production, et seules des données masquées y ont été utilisées.

Le succès d'une plateforme de formation ne se mesure pas au nombre de cours terminés, mais à la rapidité avec laquelle la bonne personne est orientée vers la bonne étape de développement. Pour cela, il faut d'abord mesurer.

Qu'est-ce qui détermine les décisions de développement dans votre organisation ?

Si vos attributions de formations reposent sur l'observation, ou si vos données de compétences sont dispersées dans différents tableaux, nous pouvons concevoir avec vous une structure qui va de la mesure au développement. Sur la page du projet JustApt, vous pouvez examiner tous les moteurs de la plateforme et échanger avec nous depuis notre page de contact.