JustApt: Gewünscht war ein Lernsystem – wir haben zuerst die Messung aufgebaut

Beurteilungszeitraum zum Quartalsende. Das HR-Team versucht, die Ergebnisse von Hunderten Mitarbeitenden aus verschiedenen Tabellen zusammenzuführen; die tatsächliche Kompetenzlücke einer Abteilung zu erkennen, ist eine wochenlange Zusammenstellungsarbeit. Auch darüber, welche Schulung wem zugewiesen wird, entscheidet meist nicht die Datenlage, sondern die Beobachtung der Führungskraft.

Die Anfrage an Karatsoft lautete, dieser Situation ein Lernmanagementsystem hinzuzufügen. In der Analysephase sahen wir etwas anderes und haben den Umfang gemeinsam geändert.

Das Projekt in Kürze

JustApt ist eine KI-gestützte Plattform zur Kompetenzmessung und -entwicklung, die wir für eine große Organisation mit Tausenden von Mitarbeitenden entwickelt haben. KI-gestützte Prüfungserstellung, psychometrische Messung, Kompetenzanalytik und Lernmanagement arbeiten unter einem Dach. Führungskräfte, Trainer und Mitarbeitende arbeiten auf demselben Datenmodell, sehen aber jeweils nur eine Oberfläche, die auf ihre eigene Aufgabe ausgerichtet ist. Die Plattform ist über APIs an die HR-, Identitäts- und Organisationssysteme der Organisation angebunden; die Architektur wurde unter Berücksichtigung der Anforderungen von KVKK (türkisches Datenschutzgesetz) und DSGVO aufgebaut.

Wendepunkt: Unmessbare Kompetenz lässt sich nicht zuordnen

Ein Lernmanagementsystem kann Kurszuweisung, Kalender und Abschlussquoten gut verwalten; aber es kann von sich aus nicht sagen, welcher Mitarbeitende welchen Kurs braucht. In der Analyse stellten wir fest, dass das eigentliche Problem nicht die Schulungsinhalte waren, sondern die Messung: Eine Kompetenz, die sich nicht messen lässt, kann der richtigen Schulung nicht zugeordnet werden. Deshalb haben wir den Umfang erweitert und eine durchgängige Kette von der Messung bis zur Entwicklung konzipiert: Prüfung erstellen, durchführen, auswerten, Lücke finden, Entwicklungspfad zuweisen, Fortschritt verfolgen.

Die Kette haben wir als Serviceablauf konzipiert. Zuerst wird der Ist-Zustand analysiert: Die Skill-Bibliothek, die bestehenden HR-Beurteilungen der Organisation und das HR-Inventar werden zusammengeführt. Anschließend wird die Kompetenzmatrix erstellt, Themen und Fragen werden den Kompetenzen zugeordnet, Prüfungen und Inventare werden durchgeführt. Im letzten Glied folgt die personenbezogene Berichterstattung: Ursachenanalyse zur Kompetenz, Skill-Landkarte, Stärken und Schwächen sowie Entwicklungsfelder.

Das erste Glied der Kette war nicht technisch, sondern konzeptionell. Die Abteilungen verwendeten dieselbe Kompetenz unter verschiedenen Namen und mit unterschiedlichen Niveaudefinitionen; ohne Bindung von Fragen, Ergebnissen und Karrierestufen an ein gemeinsames Lexikon war kein aussagekräftiger Vergleich möglich. Wir haben alle Kompetenzen an ein einziges fünfstufiges Modell gebunden: Entwicklungsbedarf, Einsteiger, Grundkenntnisse, kompetent und coachingfähig. Für jede Rolle wurden Zielniveaus definiert. Hatte die Organisation bereits eine fertige Kompetenzmatrix, wurden diese Daten ins Modell übernommen; andernfalls wurde die Matrix innerhalb der Plattform erstellt. Prüfungen, Skill-Matrix, Karrierestufen und Schulungskatalog speisen sich nun aus demselben Lexikon.

Die Lücke zeigt sich nicht in Farbe, sondern im Niveauunterschied

Als die gemeinsame Sprache stand, wurde die Lücke sichtbar. Wählt man in der Skill-Matrix Abteilung und Rolle, werden die Zielniveaus automatisch geladen; das Niveau jedes Mitarbeitenden in jeder Kompetenz steht neben dem Niveau, das die Rolle erwartet. Die Lücke wird nicht als Farbton, sondern als Niveauunterschied gemessen, und Unterschiede von zwei oder mehr Niveaus werden zusätzlich markiert. Das KI-Erkenntnis-Panel hebt kritische Lücken, Mitarbeitende mit hohem Potenzial und Rückgangssignale von selbst hervor. Die Kompetenzlandkarte im Führungskräfte-Cockpit nimmt denselben Vergleich auf Ebene der Mitarbeitenden, des Teams und der Organisation vor; der 12-Monats-Entwicklungstrend weist zudem auf Bereiche mit Rückgang hin. Die Lückenanalyse lässt sich getrennt auf Ebene der Organisation, der Einheit und des Kandidaten lesen; im individuellen Bericht sind die Empfehlungen in kurz-, mittel- und langfristige unterteilt.

Neben Wissensprüfungen werden auch Persönlichkeit, Resilienz und kognitive Fähigkeiten gemessen. Vier psychometrische Skalen arbeiten mit eigenen Scoring-Algorithmen, die Ergebnisse werden in einem einzigen Kandidatenbericht zusammengeführt, und aus dem Vergleich der Verhaltenstendenzen mit dem von der Organisation erwarteten Profil entsteht ein Score zur Kulturpassung. Der endgültige Bericht wird nach der Freigabe durch den Fachexperten veröffentlicht.

Von der Lücke zum Pfad: Daten werden nicht von Hand übertragen

Der Sinn der Messung zeigt sich im Schritt danach. Die Ergebnisse werden automatisch den Karrierestufen zugeordnet; der Mitarbeitende sieht auf seinem eigenen Bildschirm, in welcher Kompetenz ihm für die nächste Stufe wie viel fehlt. Der Indikator für die Beförderungsreife berechnet anhand der Zahl der Lücken und des empfohlenen Pfads eine voraussichtliche Vorbereitungszeit. Der Entwicklungspfad besteht aus Schulungs-, Praxis- und Mentoring-Schritten, die aus dem eigenen Schulungskatalog der Organisation ausgewählt werden.

Auch das anfangs gewünschte Lernmanagementsystem findet hier seinen Platz: Kurse, Klassen, Aufgaben, Kalender, Ankündigungen, Nachrichten und Newsletter werden an einer zentralen Stelle verwaltet. Der Unterschied: Wer welchen Kurs belegt, entscheidet jetzt die Datenlage. Der Trainer verwaltet Kurskatalog, Klassen und Lernendengruppen und verfolgt den Fortschritt der Lernenden in Echtzeit. Abzeichen, Punkte und Serien unterstützen die Kontinuität des Lernens. Im Lernbereich macht der Mitarbeitende dort weiter, wo er aufgehört hat; auf jeder Kurskarte sind der Abschlussanteil in Prozent und die nächste Lektion zu sehen, in den Berichten der wöchentliche Leistungsverlauf in den Assessments. Abgabetermine für Aufgaben, Live-Lektionen und Prüfungen sind in einem rollenbasierten Kalender gebündelt.

Was wir in der Praxis gelernt haben

• Suchen Sie die Frage hinter der Anfrage. Gewünscht war ein Lernsystem; zu lösen war dagegen die Frage „Welche Schulung für wen?“.
• Das Lexikon kommt vor der Software. Ohne das gemeinsame fünfstufige Modell war kein Bericht zwischen den Abteilungen vergleichbar.
• Zeigen Sie die Lücke in einer messbaren Einheit. „Zwei Niveaus Unterschied“ statt „rote Zelle“ zu sagen, macht das Gespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeitendem konkret.
• Schützen Sie sensible Daten auch im Entwicklungsprozess. Entwicklungs- und Staging-Umgebungen wurden vollständig von der Produktion getrennt, und in diesen Umgebungen wurden ausschließlich maskierte Daten verwendet.

Der Erfolg einer Lernplattform bemisst sich nicht an der Zahl abgeschlossener Kurse, sondern daran, wie schnell die richtige Person zum richtigen Entwicklungsschritt geführt wird. Dafür muss man zuerst messen.

Was bestimmt in Ihrer Organisation die Entwicklungsentscheidungen?

Wenn Ihre Schulungszuweisungen auf Beobachtung beruhen oder Ihre Kompetenzdaten auf verschiedene Tabellen verteilt sind, können wir gemeinsam eine Struktur von der Messung bis zur Entwicklung aufbauen. Auf der Projektseite von JustApt können Sie alle Engines der Plattform ansehen; über unsere Kontaktseite können Sie mit uns sprechen.