Bayi360 : voir les encaissements du terrain sans attendre la fin du mois

18 h 40. Le commercial terrain sort du dernier revendeur de la journée ; il a dans sa sacoche un chèque, dans sa poche quelques reçus. Dans l'ancien fonctionnement, ces papiers n'arrivaient au siège que plusieurs jours plus tard, la comptabilité les saisissait un à un dans l'ERP, et la direction n'obtenait la réponse à la question « qui est allé chez quel revendeur aujourd'hui, qu'a-t-il vendu, qu'a-t-il encaissé » qu'à la fin du mois.

Dans Bayi360, le tableau du même soir est différent : l'encaissement a été enregistré chez le revendeur ; l'enregistrement se trouve au même instant en comptabilité, sur l'écran de l'administrateur et dans la piste d'audit. Dans cet article, nous racontons le flux d'encaissement que nous avons amené sur le terrain lors de la première phase de la plateforme, et les décisions qui le rendent fiable.

Le projet en bref

Bayi360 est une plateforme B2B de vente terrain, entièrement intégrée à l'ERP, que nous avons développée pour un distributeur qui approvisionne en produits de grande consommation des centaines de points de vente de détail dans toute la Turquie. Le commercial terrain, la comptabilité, l'entrepôt, le partenaire logistique et le revendeur travaillent sur les mêmes données, dans les limites de leurs droits d'accès. Nous avons commencé par construire une couche opérationnelle au-dessus de l'ERP, sans le modifier : lors de la première phase, les commandes et les encaissements ont été amenés sur le terrain ; lors des phases suivantes, l'entrepôt, la logistique, les promotions, les retours et le rapprochement bancaire ont été ajoutés. Aujourd'hui, le système fonctionne avec plus de 130 écrans et rapports.

Pas un reçu, mais un enregistrement : l'encaissement chez le revendeur

Dès que le commercial terrain sélectionne le revendeur sur l'écran d'encaissement, le code compte, la raison sociale et le solde à jour sont lus en direct dans l'ERP. Les encaissements en espèces, par POS, par chèque ou bancaires sont saisis sur le même écran et se transforment directement en écriture comptable. Plus personne n'a besoin, au siège, de reporter des données à partir de papiers.

La rapidité ne suffisait pas, il fallait aussi de la discipline. Nous avons donc construit les règles de l'écran en fonction des erreurs les plus fréquentes sur le terrain :

• Détection automatique de la caisse : Le système choisit lui-même la caisse liée au code compte du commercial terrain ; il est impossible d'enregistrer sur la mauvaise caisse.
• Verrouillage de la date : Le commercial terrain ne peut opérer qu'avec la date du jour ; le choix d'une date passée ou future est réservé aux rôles d'administrateur et de comptabilité.
• Champs obligatoires : Aucun enregistrement n'est créé tant que l'échéance, le lieu d'émission, la banque et l'IBAN ne sont pas saisis pour un chèque, ni la banque et le numéro de reçu pour le POS.

Le transfert des espèces de la caisse vers la banque se fait lui aussi au même endroit, depuis la caisse propre du commercial terrain. La question « où est l'argent » n'est plus un trafic d'appels téléphoniques, mais une requête d'écran.

La même discipline s'applique lorsqu'un nouveau client est rencontré sur le terrain. Le compte ouvert par le commercial terrain est créé comme « client potentiel » et ne devient un véritable compte client qu'après validation de la comptabilité. L'enregistrement n'est pas finalisé tant que les champs de téléphone et d'e-mail n'ont pas passé le contrôle de format ; les données transférées vers le logiciel de comptabilité restent ainsi propres à la source.

L'écran « Aujourd'hui » de la direction et la visite qui se vérifie d'elle-même

Lorsque les données arrivent instantanément du terrain, le regard de la direction change lui aussi. Sur l'écran « Aujourd'hui », l'administrateur compare tous les commerciaux terrain dans un seul tableau, avec leurs données de ventes, d'encaissements et de visites ; lorsqu'il clique sur une ligne, le détail de la journée de cette personne s'ouvre sur le même écran, avec la position de son véhicule à côté. Le commercial terrain, lui, suit sur son propre écran « Aujourd'hui » les totaux de commandes, de bons de livraison, de factures et d'encaissements, ainsi que les revendeurs qu'il a visités et ceux qu'il a sautés.

Aucun formulaire n'est rempli à part pour le rapport de visites. Un revendeur pour lequel un encaissement ou une commande est saisi dans le mois est automatiquement considéré comme « visité ». L'incertitude des rapports de visites tenus à la main disparaît ainsi ; la preuve de la visite, c'est le travail effectué lui-même.

Avant la visite, le commercial terrain voit dans la balance âgée les factures ouvertes et partiellement payées du revendeur, avec leur nombre de jours d'échéance et leur solde restant. Les factures soldées sont masquées, le filtre des « créances échues » met en avant les créances à risque ; le rapport peut être exporté en PDF et emporté à l'entretien avec le revendeur.

La trace qui reste même quand l'ERP supprime

Dans les logiciels de comptabilité, une situation était fréquente : lorsqu'un enregistrement était supprimé ou que son montant était modifié, personne ne pouvait voir son état initial, et la question « qui a modifié ce montant » retombait sur l'équipe technique. Comme nous ne pouvions pas toucher à la structure des tables de l'ERP, nous avons construit la solution en dehors de celui-ci.

Bayi360 conserve les mouvements d'encaissement, de préparation de commandes, de panier, d'API et de messagerie, avec l'instant de la première saisie et les valeurs avant et après, dans une table indépendante de l'ERP. Une suppression ou une mise à jour effectuée côté ERP n'affecte pas cet enregistrement. Lorsque la comptabilité voit le document physique venant du terrain, elle pose la mention « original vu » ; cette mention se trouvant elle aussi dans le même espace indépendant, elle ne peut pas être modifiée depuis le logiciel de comptabilité.

Le dernier maillon du cycle d'encaissement se referme à la banque. Le rapprochement bancaire ajouté lors de la troisième phase associe les mouvements provenant du service Open Banking au compte client concerné grâce au numéro fiscal. Lorsque plusieurs comptes clients sont liés au même numéro fiscal, l'utilisateur oriente le mouvement par un double-clic ; une liste de blocage est aussi tenue pour les comptes qui ne doivent pas être traités automatiquement. Les montants non associés peuvent être affectés à la main au compte client concerné, à une autre banque ou à d'autres charges comme les frais de virement et les commissions. L'écart entre le solde bancaire et le solde comptable apparaît dans un rapport distinct.

Ce que nous avons appris sur le terrain

• Rapidité et contrôle peuvent coexister sur le même écran. Le verrouillage de la date et la caisse automatique ont allégé la charge de la comptabilité sans ralentir le terrain.
• Produisez la preuve à partir du travail lui-même. Dériver le rapport de visites des commandes et des encaissements, au lieu d'en faire une tâche distincte, l'a rendu incontestable.
• Vous n'avez pas à modifier l'ERP. Conserver les données d'audit en dehors de l'ERP, tout en les synchronisant avec lui, a apporté la traçabilité sans toucher au système existant.
• Chaque soir, le même tableau. Les rapports d'encaissements, de bons de livraison, de comptabilité, de logistique et de banque sont envoyés chaque soir par e-mail aux personnes concernées ; ceux qui n'ont pas pu partir sont automatiquement retentés.

Lorsque chaque opération sur le terrain est connue du centre à l'instant même où elle est enregistrée, la clôture de fin de mois cesse d'être une découverte pour devenir une étape de contrôle.

Quel tableau votre terrain présente-t-il ?

Si votre équipe terrain transporte encore les encaissements sous forme de reçus, si vos responsables ne voient le tableau de la journée qu'en fin de mois, ou si votre ERP n'a pas de réponse à la question « qui a modifié ceci », nous pouvons discuter ensemble d'une transformation similaire. Vous pouvez examiner tous les modules du projet sur la page du projet Bayi360 et nous contacter pour nous décrire votre propre processus.