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Projekt
Wohnheim-Verwaltungssystem
Organisationsweites System, das die Personen-, Buchhaltungs-, Stipendien-, Personal- und Prozessverwaltung eines Bildungsträgers mit Hunderten von Studierendenwohnheimen, Zweigstellen und Bildungszentren in einem einzigen System bündelt.
netYurt ist ein organisationsweites Verwaltungssystem, das wir für einen traditionsreichen Bildungsträger entwickelt haben, der in der gesamten Türkei Hunderte von Studierendenwohnheimen, Zweigstellen und Bildungszentren betreibt. Von den Personen- und Einrichtungsdaten über die Buchhaltung, von der Stipendien- und Spendenverwaltung über das Personalwesen bis hin zu Prozessmanagement und Massenkommunikation wird der gesamte Betrieb der Organisation in einem einzigen System gesteuert.
Das System ist eine webbasierte, smartphonetaugliche Plattform mit mehr als 15 Hauptmodulen, Hunderten von Bildschirmen und Zehntausenden von Personendatensätzen. Jede Liste und jeder Bericht nutzt dasselbe Tabellen-Framework; wer einen Bildschirm beherrscht, kennt das gesamte System. Mit Funktionen wie rollenbasierten Berechtigungen, Zwei-Schritt-Verifizierung, passwortloser Anmeldung per Passkey und dem Berichtsstudio sind sowohl die Sicherheit als auch die Entscheidungsunterstützung auf die Größenordnung der Organisation ausgelegt.
Die Organisation verwaltete ihr über Jahrzehnte gewachsenes Wohnheimnetz mit getrennten Programmen, Excel-Dateien und E-Mail-Verkehr. Studierendendaten lagen an einem Ort, die Raten- und Spendenverfolgung an einem anderen, Personal- und Urlaubsvorgänge an einem dritten. Mit der wachsenden Zahl der Zweigstellen erhielt die Zentrale auf dieselbe Frage drei verschiedene Antworten aus drei verschiedenen Quellen: „Wie viele Studierende haben wir in diesem Semester, wie viele davon haben noch Zahlungen offen, und in welchem Wohnheim fehlt Personal?“
Das erste Ziel war, diese Daten in einer einzigen Quelle zusammenzuführen. Wir stellten die Person in den Mittelpunkt: Studierende, Personal, Alumni, Stipendiaten, Spender und Mieter sind keine getrennten Listen mehr, sondern unterschiedliche Rollen desselben Personendatensatzes. Mit den Einrichtungen verfuhren wir genauso: Wohnheime, Zweigstellen, Bildungszentren und Lieferanten wurden hierarchisch in einer einzigen Einrichtungsstruktur abgebildet. Nachdem diese beiden Grundpfeiler standen, kamen nacheinander die Module für Buchhaltung, Stipendien, Personalwesen, Prozessmanagement und Kommunikation hinzu.
Das Projekt ist über die Jahre mit der Organisation gewachsen. Jede Phase brachte neue Anforderungen: Planung des Soll-Stellenplans, Beurteilungsformulare, Verfolgung von Opfertieranteilen (Kurban), Internetzugang in den Wohnheimen, Bibliothek, Alumni-Portal. Zuletzt wurden alle Listen- und Berichtsbildschirme auf das neue Tabellen-Framework umgestellt; zwei Themes zur Auswahl und ein neues Anmeldeerlebnis gingen in Betrieb. Heute ist das System fester Bestandteil des Tagesgeschäfts der Organisation.
Erzählen Sie uns, was Sie brauchen; Umfang, Integrationen und Roadmap halten wir in den ersten Gesprächen schriftlich fest. Abgestimmt auf Ihre Arbeitsweise, ohne Eingriff in Ihr ERP, Ihre Buchhaltung oder Ihre Bankanbindung.
Die wichtigsten Bildschirme und ihre Highlights: Auf jedem Bild vergrößern wir den entscheidenden Bereich. Für Details auf ein Bild tippen.
In den Wohnheimen nutzen mehrere Personen denselben Rechner; den neuen Anmeldebildschirm haben wir auf diese Realität ausgerichtet. Benutzer melden sich mit E-Mail-Adresse, Ausweisnummer oder Benutzername an, bestehen die Verifizierung als Mensch und geben ihr Passwort auf Wunsch über die virtuelle Tastatur ein, die vor Keyloggern schützt. Bei einem Konto mit Passkey genügt die Bildschirmsperre des eigenen Geräts (PIN o. Ä.); ein Passwort ist nicht nötig.
Jeder Benutzer verwaltet seine Methoden der Zwei-Schritt-Verifizierung in den eigenen Sicherheitseinstellungen: SMS, E-Mail, Authenticator und Passkey. Er schaltet die Methoden einzeln ein oder aus oder macht eine davon zur Standardmethode; der Anmeldebildschirm stellt die Standardmethode in den Vordergrund. Der Bildschirm empfiehlt, mindestens zwei Methoden aktiv zu lassen; ist eine nicht verfügbar, meldet sich der Benutzer mit einer anderen an.
Benutzer beginnen den Tag in der Konsole. Links stehen Schnellzugriffe auf die am häufigsten genutzten Berichte und Listen sowie die zugeordneten Arbeitsgruppen und Projekte; das Kanban-Board rechts bündelt die Aufgaben in den Spalten Zu erledigen, In Bearbeitung und Erledigt. Aufgaben anlegen, Unteraufgaben erstellen und Aufgaben suchen sind auf derselben Seite möglich; um an ihre Arbeit zu gelangen, müssen Benutzer nicht durch Menüs navigieren.
Studierende, Personal, Alumni, Stipendiaten und Spender stehen nicht in getrennten Listen, sondern in derselben Personenliste; die Kategorie einer Person fällt durch ein Badge auf. Benutzer filtern Zehntausende von Datensätzen mit der Filterzeile unter den Spaltenköpfen, gruppieren durch Ziehen einer Spalte und blättern zwischen den Seiten. Dasselbe Tabellen-Framework läuft in allen Listen des Systems; wer eine Liste kennt, kennt alle.
Das obere Band der Personenkarte zeigt Identitätsdaten, die zugehörige Einrichtung, die Funktion und Badges für die Rollen auf einen Blick. Die Tabs darunter trennen Datensätze, Familiendaten, Formulare, Aktivitäten, Dateien, Urlaub, Zeiterfassung und Anwesenheitskontrollen. Um bei mehr als 40 Feldern nicht den Überblick zu verlieren, geben Benutzer den Suchbegriff in das Feldsuchfeld ein und gelangen direkt zur gewünschten Information.
Der Bericht zu Kapazität und Unterbringung der Wohnheime zeigt Kapazität, Zahl der untergebrachten Studierenden und Belegungsquote jedes Wohnheims in einer Tabelle; ein farbiger Balken hebt eine niedrige Belegung sofort hervor. Über die Filter-Seitenleiste grenzen Benutzer den Bericht nach Region, Zweigstelle, Bildungsstufe und Semester ein. Die Fußzeile fasst Gesamtkapazität und Gesamtbelegungsquote auf demselben Bildschirm zusammen.
Der Bildschirm listet Kontobewegungen nach Datum, Konto und Einrichtung auf; jede Zeile zeigt Beleg, Kundenkonto, Beschreibung, Soll, Haben und Saldo. Zahlungseingangs-, Zahlungs- und Umbuchungsbelege erfassen Benutzer hier mit der Schaltfläche Neue Buchung. Die untere Leiste zeigt Kasse, Arbeitsvorschüsse und Bankstand in Echtzeit; das System tauscht Buchungen in beide Richtungen mit der kommerziellen Buchhaltungssoftware aus.
Der Stipendienablauf läuft in vier Schritten: Stipendienantrag, Genehmigung, Zahlungserstellung und Zahlungsliste. Der Bildschirm Genehmigte Stipendiaten zeigt für jeden Studierenden Bildungsstufe, Stipendienart, Monatsbetrag, Startdatum und Status. Bevor sie die Zahlungsliste erstellen, prüfen Benutzer die Bankdaten mit der Schaltfläche IBAN prüfen und bereiten die Liste anschließend mit Zahlung erstellen vor.
Der Bildschirm zur Arbeitsverfolgung listet Aufgaben nach Titel, Arbeitsgruppe, Verantwortlichem, Frist und Status auf; die Zeilenfarbe zeigt auf einen Blick, ob eine Aufgabe in Bearbeitung ist, auf Genehmigung wartet, abgeschlossen oder überfällig ist. Mit einem Klick schalten Benutzer dieselben Aufgaben in die Kanban- oder Kalenderansicht um. Unteraufgaben sind ihrer übergeordneten Aufgabe zugeordnet; die Schaltfläche Alle erweitern öffnet sie auf einmal.
Das Management-Dashboard fasst die im Prozessmanagement eingehenden Anfragen auf einem Bildschirm zusammen: Gesamtzahl und Zahl der aktiven Anfragen, durchschnittliche Abschlussdauer und Ablehnungsquote stehen ganz oben. Darunter folgen der monatliche Verlauf eröffneter und abgeschlossener Anfragen, die Statusverteilung, die aktivsten Abteilungen und die schnellsten Genehmiger; Führungskräfte sehen, wo sich die Arbeitslast konzentriert, ohne einen gesonderten Bericht anzufordern.
Der Soll-Stellenplan-Bericht vergleicht das Personal, das jedes Wohnheim und jede Abteilung haben sollte, Position für Position mit der aktuellen Besetzung. Überbesetzung erscheint rot, Unterbesetzung orange und volle Besetzung grün; die Zentrale sieht in einer Tabelle, in welchen Wohnheimen stellvertretende Leitungen, Sicherheits- oder Reinigungskräfte fehlen, und plant das Semester entsprechend.
Die Funktionshierarchie zeigt alle Funktionsbeschreibungen, von den Gremien der Zweigstellen und der Zentrale bis zu den Leitungen der Wohnheime und Bildungszentren, in einem einzigen Organigramm. Benutzer klappen Zweige per Klick auf und zu, führen Aktionen über das Rechtsklickmenü aus und ordnen Funktionen per Ziehen neu; das Organigramm lässt sich mit Suche, Filter und Vollbild prüfen und als Bild exportieren.
Im Bildschirm für Massen-SMS wählen Benutzer Empfänger über Gruppen, Personen, eine Excel-Datei oder eine manuell eingegebene Telefonliste aus; an dieselbe Nummer geht nur eine Nachricht. Fertige Vorlagen wie Zahlungserinnerung, Stipendiengenehmigung und Sitzungseinladung beschleunigen das Schreiben; der Name der Person wird an den Anfang der Nachricht gesetzt, und die Vorschau zeigt vor dem Versand die endgültige Fassung.
Beurteilungsformulare bestehen aus Fragenabschnitten mit Punktwerten; während der Beurteilende Antworten auswählt, berechnet das System die Punktzahl und zeigt die Summe oben im Formular an. Zu jeder Frage kann eine Anmerkung geschrieben werden; eine berechtigte Funktion ergänzt ihre Stellungnahme, ohne Antwort und Punktzahl anzutasten, auch wenn das Formular gesperrt ist. Am Ende der Beurteilung steht eine Entscheidung: Genehmigung oder Ablehnung.
Der Artikelbestandsbericht listet für jeden Artikel in den Wohnheimen, etwa Reinigungsmittel und Lebensmittel, Vortrag, Zugang, Abgang und Restmenge mit Einzelpreis und Betrag auf; die Fußzeile liefert die Summen. Benutzer grenzen den Bericht nach Zeitraum, Gruppe, Kundenkonto und Einrichtung ein. Neben dem Bestandsfluss vom Artikelstamm bis zur Bestellung werden Anlagegüter per QR-Etikett nachverfolgt.
In den Wohnheimbibliotheken wird jedes Buch mit Titel, Autor, Verlag, Kategorie und ISBN erfasst; die Bibliothekskraft findet das Buch per Barcode, verleiht es und nimmt es am selben Bildschirm zurück. Die Liste zeigt mit Datum, wer welches Buch hat. Die Bibliothek ist im selben Paket enthalten wie weitere Anwendungen, etwa der Internetzugang im Wohnheim und die Dokumentenkontrolle.
Im Berichtsstudio übernimmt ein berechtigter Benutzer jede beliebige Tabelle mit ihrem aktuellen Filter und baut durch Ziehen der Felder Säulen-, Linien-, Kreis-, Pivot-, KPI- und Tacho-Komponenten auf. Das abgebildete Belegungs-Dashboard der Wohnheime ist auf diese Weise entstanden; Berichte werden gespeichert, versioniert, rollen-, personen- oder einrichtungsbezogen freigegeben und im A4-Querformat gedruckt.
Die neue Oberfläche unterstützt von Grund auf das dunkle Theme und die Smartphone-Ansicht; Benutzer wählen frei zwischen dem klassischen und dem neuen Theme. Auf dem Smartphone klappt das Menü ein, Panels werden untereinander angeordnet, Tabellen scrollen horizontal, und die untere Leiste führt mit einem Tipp zu Konsole, Personen, Berichten, Benachrichtigungen und Einstellungen; der Wohnheimbericht lässt sich auch vor Ort mit Filter- und Excel-Werkzeugen öffnen.
Studierende, Personal, Alumni, Stipendiaten, Spender und Mieter in demselben Datensatz; saubere Daten dank Werkzeugen zur Dublettenerkennung und Zusammenführung.
Zentrale, Region, Zweigstelle, Wohnheim und Abteilung in einem Baum; Angaben zu Kontakt, Adresse, Karte und Leistungen jeder Einrichtung.
Rollenberechtigung je Seite, Sichtbereich je Benutzer; derselbe Bericht zeigt jedem seinen eigenen Bereich.
Spaltenfilter, Gruppierung, Spaltenberechnung, Excel-/CSV-Export und gespeicherte Ansicht in allen Listen; einmal erlernt, überall nutzbar.
Diagramme, Pivot-Tabellen, KPIs und Dashboards aus jeder Tabelle per Drag-and-drop; speichern, versionieren und rollen-, personen- oder einrichtungsbezogen teilen.
Kapazität, Belegungsquote, Unterbringung der Studierenden und Semestervergleich je Wohnheim.
Verfolgung von Kasse, Bank, Kundenkonten und Raten; bidirektionaler Austausch von Belegen, Rechnungen und Bankbewegungen mit der kommerziellen Buchhaltungssoftware.
Ablauf von Stipendienantrag, Genehmigung, Zahlungserstellung und Zahlungsliste; Spenden- und Anteilsdatensätze, Dublettenfinder, Spenderliste.
Listen-, Kanban- und Kalenderansicht, Unteraufgaben, SLA-Badges, Aufgabenpostfach und Management-Dashboard.
Urlaub, Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung, Personalvergütung, Soll-Stellenplan-Bericht und Organigramm (Funktionshierarchie).
Fragenabschnitte mit Punktwerten, automatische Punkteberechnung, Stellungnahme der berechtigten Funktion, Periodenschlüssel und Vergleichsberichte.
Empfängerauswahl über Gruppe, Person oder Excel, personalisierte Massen-SMS, fertige Nachrichtenvorlagen und Versandberichte.
Artikelstamm, Lagerbeleg, Anforderungs- und Bestellablauf; Nachverfolgung von Anlagegütern mit QR-Etikett.
Verifizierung als Mensch, virtuelle Tastatur, Zwei-Schritt-Verifizierung per SMS / E-Mail / Authenticator / Passkey, passwortlose Anmeldung.
Klassische und neue Oberfläche im selben Code; Dunkelmodus und Smartphone-Ansicht werden von Grund auf unterstützt.
Nachrichten, Seiten, Ausschreibungen und Wohnheim-Vorstellungsseiten; Benutzer- und Inhaltsverwaltung des Alumni-Portals im selben Panel.
Bibliothek (ISBN/Barcode, Ausleihe), Internetzugang im Wohnheim (automatisches Passwort), Dokumentenkontrolle, Projekte und Aktivitätsnachweise.
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Mit den Pfeiltasten oder durch Wischen zwischen den Folien wechseln.
So arbeiten wir
Auch dieses Projekt wurde nach denselben vier Grundsätzen umgesetzt; Ihres ebenso.
Umfang, Integrationen und Fahrplan werden in den ersten Wochen schriftlich festgelegt; unterwegs gibt es keine Überraschungen.
ERP, Buchhaltung, Bank, E-Rechnung: Was immer Sie nutzen, wir integrieren darauf, und Ihre Daten bleiben, wo sie sind.
Rollenbasierte Rechte, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Datenschutzkonformität und ein Protokoll jeder Aktion gehören ins Fundament, nicht nachträglich angebaut.
Wartung, Monitoring und neue Versionen kommen vom Team, das das Projekt gebaut hat; jemand, der Ihr System kennt, ist immer erreichbar.
netYurt
Der Anmeldebildschirm schützt das Konto auch auf Rechnern, die in den Wohnheimen gemeinsam genutzt werden: Die Verifizierung als Mensch und die virtuelle Tastatur sichern die Anmeldung, und Benutzer mit Passkey melden sich über die Bildschirmsperre des eigenen Geräts (PIN o. Ä.) ohne Passworteingabe an.
Das Benutzernamenfeld akzeptiert E-Mail-Adresse, Ausweisnummer oder Benutzername; jeder meldet sich mit den Angaben an, die er zur Hand hat. Das Augensymbol im Passwortfeld blendet die Eingabe ein oder aus. Hat der Benutzer Passkey als Standardmethode gewählt, bietet der Bildschirm direkt die passwortlose Anmeldung an. Unter der Anmeldeschaltfläche befindet sich das Feld zur Verifizierung als Mensch, ganz unten stehen die Links zu Hilfe und virtueller Tastatur. Benutzer können den Bildschirm im hellen oder dunklen Theme verwenden.
In den Wohnheimen melden sich mehrere Personen am selben Rechner im System an; Passwortsicherheit und Benutzerfreundlichkeit mussten zugleich gewährleistet sein. Die virtuelle Tastatur verringert das Risiko, dass das Passwort von Keyloggern mitgeschnitten wird, und die Verifizierung als Mensch prüft, dass die Anmeldung von einer echten Person stammt. Bei einem Konto mit Passkey kommt das Passwort gar nicht erst ins Spiel; es gibt kein Passwort, das vergessen oder weitergegeben werden könnte. So hält die Organisation die Konten Hunderter Benutzer auf demselben Sicherheitsniveau, ohne die Arbeit zu verlangsamen.
Auf dem Bildschirm für die Verifizierungsmethoden wählen Benutzer selbst, mit welchem zweiten Schritt ihr Konto geschützt wird: SMS, E-Mail, Authenticator und Passkey stehen in einer Liste, und jede Methode lässt sich einzeln ein- oder ausschalten oder zur Standardmethode machen.
Am Anfang des Bildschirms stehen die Zusammenfassung zur Kontosicherheit und die Zahl der aktiven Methoden. Darunter hat jede Methode eine eigene Zeile: SMS sendet einen Einmalcode an das Telefon, E-Mail schickt einen Bestätigungscode an die Adresse, die Authenticator-App erzeugt den Code selbst, und Passkey ermöglicht die passwortlose Anmeldung über die Bildschirmsperre des eigenen Geräts (PIN o. Ä.). Die hinterlegte Telefonnummer und E-Mail-Adresse erscheinen maskiert, die Passkey-Zeile zeigt die Zahl der registrierten Geräte. Benutzer schalten eine nicht gewünschte Methode ab oder löschen sie ganz.
Wer nur eine telefongebundene Methode nutzt, kommt bei Verlust des Telefons nicht mehr an sein Konto. Deshalb empfiehlt der Hinweis im unteren Bereich des Bildschirms, mindestens zwei Methoden aktiv zu lassen; geht das Telefon verloren, meldet sich der Benutzer mit der anderen Methode an. Indem die Wahl dem Benutzer überlassen wird, kann jeder den Weg nutzen, der zu seinem Gerät und seinen Gewohnheiten passt. Die Organisation schützt so selbst Anmeldungen von den gemeinsam genutzten Rechnern in den Wohnheimen mit einem zweiten Schritt über das Passwort hinaus.
Die Konsole ist der tägliche Arbeitsplatz des Benutzers: Schnellzugriffe, zugeordnete Arbeitsgruppen und Projekte sowie das Kanban-Arbeitsboard stehen auf einer Seite, sodass Benutzer ihre offenen Aufgaben und die häufig genutzten Bildschirme an einem Ort erreichen.
Das Feld Meine Links sammelt die Berichte und Listen, die der Benutzer häufig öffnet; neue Schnellzugriffe fügt er im selben Feld hinzu. Darunter stehen die zugeordneten Arbeitsgruppen und Projekte. Das Arbeitsboard rechts wechselt zwischen Listen-, Kanban- und Kalenderansicht. Die Kanban-Karte zeigt Art, Arbeitsgruppe und Verantwortlichen der Aufgabe; von der Karte aus legt der Benutzer eine Unteraufgabe an, am Spaltenende fügt er eine neue Aufgabe hinzu. Die Spaltenköpfe nennen die Zahl der Aufgaben je Status.
netYurt arbeitet mit mehr als 15 Hauptmodulen und Hunderten von Bildschirmen; das, was man täglich braucht, in den Menüs zu finden, kostet Zeit. Die Konsole nimmt diese Last personenbezogen ab: Jeder sieht seine eigenen Schnellzugriffe sowie die ihm zugeordneten Arbeitsgruppen und Projekte, und das Aufgabenboard liegt gleich daneben. Ein Wohnheimleiter und ein Abteilungsverantwortlicher in der Zentrale beginnen den Tag mit demselben Bildschirm, finden darauf aber jeweils ihre eigene Arbeit. Ein häufig genutzter Bericht ist einen Klick entfernt, eine offene Aufgabe einen Blick.
Die Personenliste führt alle Personen der Organisation in einer Tabelle zusammen: Studierende, Personal, Alumni, Stipendiaten und Spender haben dieselbe Datensatzstruktur, und das gemeinsame Tabellen-Framework bietet Filterung, Gruppierung und Seitenwechsel in jeder Liste auf dieselbe Weise.
Die Liste öffnet mit den Spalten Registriernummer, Name, Telefon, E-Mail, Einrichtung, Kategorie und Status. Die Schnellauswahl oben trennt Personal-, Studierenden- oder Stipendiatendatensätze mit einem Klick. Benutzer ziehen eine Spaltenüberschrift in den Gruppierungsbereich und verwalten Spalten, Filter und Spaltenberechnungen im Panel rechts. Die Schaltfläche Excel exportiert die Liste, die Schaltfläche Studio übernimmt die Tabelle für berechtigte Benutzer in das Berichtsstudio. Die untere Leiste nennt die Gesamtzahl und die Zahl der angezeigten Datensätze.
Früher war dieselbe Person in verschiedenen Listen mit unterschiedlichen Schreibweisen erfasst; eine als Studierende registrierte Person stand in der Stipendiaten- oder Personalliste als eigene Zeile. Der einheitliche Personendatensatz hat diese Zersplitterung beendet: Jede Person hat genau einen Datensatz, Rollen werden diesem Datensatz zugeordnet, und Werkzeuge zur Dublettenerkennung und Zusammenführung halten die Daten sauber. Die gemeinsame Tabelle erleichtert zudem das Lernen; wer die Personenliste nutzt, öffnet den Wohnheimbericht oder die Buchhaltungsbewegungen mit denselben Handgriffen.
Die Personendetails bündeln alles zu einer Person auf einer Karte: Identitätsband und Rollen-Badges stehen oben, Datensätze, Familie, Formulare und Zeiterfassung liegen in Tabs, und die Feldsuche führt direkt zur gewünschten Information.
Links im Tab Informationen stehen die Zahl der ausgefüllten Felder und die Kategorien: persönlich, Kontakt, Bildung, Einrichtung und Funktion, Datensatz und Vorgänge, Buchhaltung, Gesundheit und Soziales, Studierende, Personal, Bank und IBAN. Klickt ein Benutzer auf eine Kategorie, sieht er nur diese Felder. Die rechte Seite gruppiert die Felder unter den Überschriften Identität, Kontakt, Kommunikationspräferenz, Adresse und Bildung; die Ausweisnummer erscheint maskiert. Die Schaltflächen Aktualisieren, Datensatzstatus und Aktionen befinden sich im oberen Band, die Schaltfläche Drucken über den Feldern.
Wenn der Studierendendatensatz an einem Ort, die Raten an einem anderen und die Urlaubsvorgänge an einem dritten gepflegt werden, muss man mehrere Dateien öffnen, um eine einzige Person zu verstehen. Die Personenkarte bündelt diese Informationen in einem Datensatz; die Wohnheimverwaltung ebenso wie die Mitarbeitenden der Zentrale sehen das Gesamtbild auf demselben Bildschirm. Die Badges zeigen deutlich, dass eine Person gleichzeitig zum Personal gehören und einen Studierendenstatus haben kann. Die Feldsuche erspart außerdem das Scrollen in einer Karte mit mehr als 40 Feldern.
Der Bericht zu Kapazität und Unterbringung der Wohnheime führt Kapazität, untergebrachte Studierende und Belegungsquote jedes Wohnheims auf einem Bildschirm zusammen; die Zentrale sieht das gesamte Netz, Zweigstellen- und Regionsleiter nur die Wohnheime in ihrem eigenen Bereich.
Der Bericht listet jedes Wohnheim mit Provinz, Bezirk, zugehöriger Region, Bildungsstufe und Typ auf; die Spalten Kapazität, untergebrachte Studierende und Belegung stehen nebeneinander. Die Belegungsquote erscheint sowohl als Prozentwert als auch als farbiger Balken: Eine hohe Quote ist grün, eine mittlere gelb, eine niedrige rot. In der Filter-Seitenleiste wählen Benutzer Zweigstelle, Provinz, Bildungsstufe, Typ und Semester. Die Fußzeile summiert Kapazität und untergebrachte Studierende und nennt die Gesamtquote; den Bericht exportieren Benutzer mit einem Klick nach Excel.
Früher erhielt die Zentrale auf die Frage „Wie viele Studierende haben wir in diesem Semester?“ drei verschiedene Antworten aus drei verschiedenen Quellen. Heute speist sich der Bericht aus einer einzigen Quelle und liefert eine einzige Antwort. Die Einrichtungen stehen in einem einzigen Baum, der von der Zentrale über die Regionen und von den Zweigstellen bis zu den Wohnheimen reicht; dank bereichsbasierter Berechtigung zeigt derselbe Bericht jedem seinen eigenen Bereich: Der Zweigstellenleiter sieht seine Zweigstelle, der Regionalkoordinator mehrere Zweigstellen, die Zentrale das gesamte Netz. Ein Wohnheim mit sinkender Belegung fällt zudem sofort am farbigen Balken auf.
Der Buchhaltungsbildschirm führt Kasse, Bank, Kundenkonten und Raten in einem Ablauf zusammen: Benutzer verfolgen Bewegungen mit Soll, Haben und Saldo und erfassen einen neuen Beleg am selben Bildschirm; das System tauscht die Daten in beide Richtungen mit der kommerziellen Buchhaltungssoftware aus.
Benutzer legen über die Auswahlfelder oben Zeitraum, Konto und Einrichtung fest; die Tabelle listet die Bewegungen dieses Kontos mit den Spalten Beleg, Datum, Kundenkonto, Beschreibung, Soll, Haben, Saldo und Sollkonto auf. Der Tab Rateninformationen hält die Ratenverfolgung auf demselben Bildschirm bereit. Die Schaltfläche Neue Buchung öffnet einen Zahlungseingangs-, Zahlungs- oder Umbuchungsbeleg, ohne die Liste zu verlassen. Die untere Leiste zeigt in getrennten Feldern Einnahmen, Ausgaben und Saldo des gewählten Kontos sowie die allgemeine Kasse, erhaltene Arbeitsvorschüsse und den Bankstand.
Raten- und Spendenverfolgung wurden früher getrennt von den Studierendendaten geführt; auf die Frage „Wie viele haben noch Zahlungen offen?“ erhielt die Zentrale aus verschiedenen Quellen unterschiedliche Antworten. Heute werden Zahlungseingang, Zahlung und Umbuchung auf demselben Bildschirm nach Einrichtung und Konto verfolgt. Die untere Leiste zeigt Kassen- und Bankstand, ohne auf einen Bericht zu warten. Da Belege, Rechnungen und Bankbewegungen in beide Richtungen mit der kommerziellen Buchhaltungssoftware fließen, muss das Buchhaltungsteam denselben Vorgang nicht getrennt in zwei Systeme eingeben.
Das Stipendien- und Spendenmodul steuert den gesamten Ablauf vom Antrag eines Stipendiaten bis zur Zahlungsliste an einer Stelle; die IBAN-Prüfung läuft vor der Zahlung, und Spenden-, Anteils- und Spenderdatensätze liegen im selben Modul.
Ein Stipendienantrag geht zunächst zur Genehmigung; genehmigte Studierende wechseln in die Liste Genehmigte Stipendiaten. Die Liste zeigt Bildungsstufe, Schule, Stipendienart, Monatsbetrag, Startdatum und Status; ein Stipendiat mit ausstehender Zahlung hebt sich in der Statusspalte ab, und das Label oben nennt den aktuell bearbeiteten Zahlungszeitraum. Die Schaltfläche IBAN prüfen kontrolliert die Bankdaten, Zahlung erstellen bereitet die Zahlungsliste für diesen Zeitraum vor. Stornierungs- und Austrittsanträge werden in einer separaten Warteschlange genehmigt.
Die IBAN-Prüfung bringt einen Datensatz mit fehlerhaften Bankdaten ans Licht, bevor die Zahlungsliste entsteht; das Problem wird nicht auf den Zahltag verschoben. Zeitraumbezogene Zahlungslisten, die Sammelzahlungsdatei und der Abgleich der Bankbewegungen halten die Stipendienzahlung von Anfang bis Ende im selben System. Da Stipendienart und Betrag auch über die Personenkarte verfolgt werden können, liegen die Informationen zum Stipendiaten an einer Stelle. Spenden- und Anteilsdatensätze, die Spenderliste und der Dublettenfinder bringen auch die Spendenseite in dieselbe Ordnung.
Die Prozess- und Aufgabenverwaltung führt abteilungsübergreifende Arbeit in einer Liste zusammen: Verantwortlicher und Frist jeder Aufgabe sind sichtbar, der Status hebt sich farblich ab, Unteraufgaben hängen an der übergeordneten Aufgabe, und die Führungskraft sieht die Übersicht im Dashboard.
In der Listenansicht ist jede Zeile eine Aufgabe: Titel, Art, zugehörige Arbeitsgruppe, Verantwortlicher, Frist und Status stehen nebeneinander. Die Zeilenfarbe trägt den Status; Gelb bedeutet in Bearbeitung, Blau wartet auf Genehmigung, Grün abgeschlossen, Rot überfällig. Die Schaltfläche Alle erweitern öffnet die Unteraufgaben unter den übergeordneten Aufgaben. Benutzer filtern die Spalten, legen mit Neu hinzufügen eine Aufgabe an und verfolgen dieselben Aufgaben mit einem Klick in der Kanban- oder Kalenderansicht.
In der Organisation zirkuliert die Arbeit zwischen Zentrale, Zweigstellen und Abteilungen; Beschlüsse, Verträge sowie die Verfolgung von Rechtsstreitigkeiten und Schriftstücken laufen ebenfalls im selben Prozessmodul. Die Aufgabenliste bündelt diesen Ablauf an einer Stelle: Welche Arbeit läuft, welche auf Genehmigung wartet oder verspätet ist, erkennt die Führungskraft an der Zeilenfarbe. Das Aufgabenpostfach sammelt die Anfragen, die bei jedem Benutzer eingehen; das Management-Dashboard zeigt die Gesamtzahl und die aktiven Anfragen, die durchschnittliche Abschlussdauer und die aktivsten Abteilungen.
Das Management-Dashboard führt die Anfragen im Prozessmanagement als Zahlen, Verlauf und Verteilung auf einer Seite zusammen. Die Zentrale verfolgt den Verlauf der Arbeit, die Abschlussgeschwindigkeit und die Abteilungen mit der höchsten Last, ohne einen gesonderten Bericht erstellen zu lassen.
Das Dashboard fasst die im Prozessmanagement eingehenden Anfragen samt Abteilungs- und Statusinformationen auf einem Bildschirm zusammen. Der obere Streifen enthält Gesamtzahl der Anfragen, aktive Anfragen, durchschnittliche Abschlussdauer und Ablehnungsquote. Das monatliche Verlaufsdiagramm vergleicht eröffnete und abgeschlossene Anfragen, und das Ringdiagramm zeigt den Anteil genehmigter, ausstehender, laufender und abgelehnter Anfragen. Der untere Bereich reiht die aktivsten Abteilungen und die schnellsten Genehmiger; die Links Details führen in die Einzelheiten.
In der Zeit, als die Organisation ihre Vorgänge über getrennte Dateien und E-Mail-Verkehr abwickelte, erhielt die Zentrale auf dieselbe Frage aus verschiedenen Quellen unterschiedliche Antworten. Das Dashboard beantwortet diese Fragen aus einer einzigen Quelle: Führungskräfte bemerken am selben Bildschirm, dass die Abschlussdauer länger wird oder die Ablehnungsquote steigt, gleichen die Last zwischen den Abteilungen aus und greifen bei Vorgängen mit verzögerter Genehmigung rechtzeitig ein. Vor einer Besprechung müssen keine Tabellen eigens zusammengestellt werden.
Der Soll-Stellenplan-Bericht vergleicht nach Semester und Einrichtungstyp die in jedem Wohnheim erforderliche Besetzung mit dem vorhandenen Personal. Personallücken und Überbesetzungen erscheinen nach Position getrennt und farblich unterschieden in einer Tabelle.
Benutzer wählen Semester, Einrichtungstyp und Berechnungsgrundlage; bei Zugrundelegung der registrierten Studierenden ordnet der Bericht jedes Wohnheim anhand seines Studierendenzahl-Bereichs einer Gruppe zu. Für jede Position, von der Leitung bis zum Kantinenpersonal, steht die Differenz zwischen Ist- und Sollbesetzung in einer eigenen Zelle; die Positionen sind unter den Überschriften Verwaltungskräfte und Unterstützungsdienste gebündelt. Die Einbeziehung von Fremdpersonal, die Gruppierung nach übergeordneter Einrichtung und die Kostenansicht lassen sich jeweils per Schalter aktivieren.
Auf die Frage, in welchem Wohnheim Personal fehlt, erhielt die Zentrale früher aus verschiedenen Quellen unterschiedliche Antworten. Der Soll-Stellenplan-Bericht liefert diese Antwort in einer Tabelle; fehlende Positionen fließen unmittelbar in die Einstellungsplanung ein, Überbesetzungen in den Stellenausgleich. Der Bericht öffnet mit Live-Daten und kann bei Bedarf als Momentaufnahme gespeichert werden, um die Tabelle des jeweiligen Tages aufzubewahren. Die Soll-Tabelle und die Personalliste werden als getrennte Excel-Dateien heruntergeladen.
Die Funktionshierarchie macht Gremien, Leitungen und Funktionsbeschreibungen der Organisation zu einem anklickbaren und verschiebbaren Organigramm. Welche Funktion welcher Abteilung zugeordnet ist und wie die Zuständigkeiten zwischen den Abteilungen verteilt sind, lässt sich auf einem Bildschirm ablesen.
Das Organigramm besteht aus den im Personalwesen definierten Funktionen. Gremien der Zweigstellen und der Zentrale, die Wohnheimleitung und die Leitung des Bildungszentrums stehen als getrennte Zweige; jeder Zweig öffnet sich zu den darunterliegenden Funktionen, von der Leitung bis zum Sachbearbeiter, von der Lehrkraft bis zur Sicherheitskraft. Ein Knoten mit untergeordneten Funktionen trägt eine eigene Markierung und lässt sich per Klick auf- und zuklappen. Das Suchfeld für Funktionen und der Filter führen in einem großen Organigramm schnell zur gesuchten Funktion, das Stiftsymbol öffnet die Bearbeitung.
In einer mehrschichtigen Struktur aus Zentrale, Region, Zweigstelle, Wohnheim und Abteilung schafft es Klarheit über die Verantwortung, wenn man in einem einzigen Organigramm sieht, wo die einzelnen Funktionen angesiedelt sind. Dieselbe Hierarchie dient im Prozessmanagement auch als Karte der Zuständigkeiten zwischen den Abteilungen. Das Organigramm wird nicht in einem separaten Zeichenprogramm neu erstellt; die Reihenfolge der Funktionen ändert sich per Ziehen, und die Bildausgabe des aktuellen Organigramms lässt sich direkt in Präsentationen oder Schriftverkehr einfügen.
Der Bildschirm für Massen-SMS führt Empfängerauswahl, Nachrichtenerstellung und Versand auf einer Seite zusammen. Die Organisation erreicht Wohnheimleiter, Stipendiaten oder Eltern in wenigen Schritten mit einer personalisierten Nachricht, ohne dieselbe Nummer ein zweites Mal anzuschreiben.
Im linken Panel wählen Benutzer Empfänger auf vier Wegen aus: vorbereitete Gruppen, gesuchte und hinzugefügte Personen, eine nach Vorlage ausgefüllte Excel-Datei oder eine Telefonmassenerfassung, bei der pro Zeile eine Nummer eingegeben wird. Zähler zeigen die ausgewählten Personen, die ausgeschlossenen Datensätze und die verbleibende Gesamtzahl. Beim Schreiben der Nachricht zählt das mittlere Panel Zeichen und Anzahl der SMS; ist die Option mit dem Personennamen aktiv, zeigt die Vorschau den Text, den der Empfänger sieht. Die Nachricht wird sofort gesendet, für einen späteren Zeitpunkt geplant oder als Entwurf gespeichert.
Für die Bekanntgabe der Unterbringungsliste, eine Zahlungserinnerung oder eine Sitzungseinladung müssen Nummern nicht mehr aus getrennten Dateien zusammengetragen werden. Da die Empfänger aus den Personen- und Gruppendatensätzen des Systems stammen, bleibt die Liste aktuell; da an dieselbe Nummer nur eine Nachricht geht, wird keine SMS verschwendet. Der Name am Anfang der Nachricht macht aus der Bekanntgabe eine an die Person gerichtete Mitteilung. Der Versandbericht wiederum ermöglicht es, das Versendete nachträglich zu verfolgen.
Beurteilungsformulare führen Leistungs- und Aktivitätsbeurteilungen mit bepunkteten Fragen durch. Die Punktzahl wird aus der Antwort automatisch berechnet; Anmerkungen, Stellungnahme der berechtigten Funktion und Genehmigungsentscheidung bleiben im selben Formular, der Vergleich zwischen Zeiträumen erfolgt über Berichte.
Das abgebildete Leistungsformular besteht aus den Abschnitten Wohnheimleistungen und Verwaltung, Bildungs- und Kulturaktivitäten sowie ehrenamtliche Tätigkeiten. Neben jeder Frage steht die höchste erreichbare Punktzahl. Der Beurteilende wählt die Antwort aus einer Liste; Ja oder vorhanden ergibt die volle Punktzahl, Nein oder nicht vorhanden null, bei Einfachauswahlfragen wird die Punktzahl anteilig berechnet. Der obere Streifen zeigt die Zahl der beantworteten Fragen und die Gesamtpunktzahl, die Stellungnahme der berechtigten Funktion wird als eigene Zeile unter der jeweiligen Frage eingetragen.
Da die Regel des Systems die Punktzahl berechnet, führen dieselben Antworten in jedem Wohnheim zum selben Ergebnis, und Rechenfehler durch manuelles Addieren entfallen. Da die Stellungnahme der berechtigten Funktion weder Antwort noch Punktzahl verändert, bleibt die Aufzeichnung der Beurteilung erhalten, und die Notiz der berechtigten Person bleibt im selben Formular. Periodenschlüssel und Vergleichsberichte stellen die Ergebnisse zwischen Zeiträumen nebeneinander; das Management verfolgt die Entwicklung, ohne eigene Tabellen zu erstellen.
Die Bestands- und Anlagenverwaltung verfolgt das Verbrauchsmaterial für die Wohnheime in einem Ablauf vom Artikelstamm bis zur Bestellung. Der Artikelbestandsbericht liefert Zugang, Abgang und Bestand mit Beträgen; Anlagegüter werden per QR-Etikett nachverfolgt.
Der Ablauf beginnt mit dem Artikelstamm: Jedes Material wird mit Code, Kategorie und Einheit definiert. Lagerbewegungen werden mit Lagerbelegen verbucht, der Bedarf der Wohnheime kommt als Anforderung der Einrichtung und wird zum Bestellformular. Der Artikelbestandsbericht listet diese Bewegungen nach Einrichtung und Artikel auf; Benutzer grenzen den Bericht durch Auswahl von Zeitraum, Gruppe, Kundenkonto und Einrichtung ein, bilden mit Spaltenberechnungen Zwischensummen, exportieren das Ergebnis nach Excel oder machen daraus im Berichtsstudio ein Diagramm.
Die Zentrale verfolgt die Materialbewegungen jedes Wohnheims in derselben Tabelle; da der Bestand zusammen mit seinem Betrag erscheint, lassen sich Verbrauch und Kosten gleichzeitig ablesen. Der einrichtungsbezogene Bericht zur Bestandsdeckung zeigt zusätzlich, welcher Artikel in welchem Wohnheim nicht ausreicht. Da Anforderung und Bestellung im selben Ablauf laufen, wird der Bedarf eines Wohnheims zur Bestellung, ohne im Schriftverkehr verloren zu gehen. Auch Anlagegüter werden per QR-Etikett mit ihrem eigenen Datensatz verknüpft.
Die Bibliotheksanwendung erfasst die Bücher in den Wohnheimen per ISBN und Barcode und wickelt Ausleihe und Rückgabe über dieselbe Liste ab. Die Bibliothekskraft sieht auf einen Blick, welches Buch im Regal steht und welches bei wem ist.
Ein neues Buch wird mit der Schaltfläche Buch hinzufügen erfasst; Titel, Autor, Verlag, Kategorie und ISBN stehen in getrennten Spalten, und die ISBN-Abfrage sucht ein Buch anhand seiner Nummer. Die Schaltfläche Barcode drucken druckt die Etiketten der ausgewählten Bücher. Die Bibliothekskraft scannt den Barcode oder tippt die Nummer in das Suchfeld, findet das Buch und gibt es mit Ausleihen an eine Person; die Rückgabe wird über dieselbe Liste erfasst. Die Spalte Status zeigt, ob das Buch registriert oder ausgeliehen ist, die Spalte daneben, bei wem es ist, und das Datum.
Da die Bücher in einem einzigen System erfasst sind, wird die Bibliothek jedes Wohnheims nach derselben Ordnung geführt; über die Einrichtungsauswahl wechseln Benutzer zwischen den Bibliotheken, und die Bücherliste wird wie die übrigen Tabellen gefiltert und nach Excel exportiert. Da ein ausgeliehenes Buch mit Personen- und Datumsangabe in der Liste steht, ist für die Nachverfolgung kein gesondertes Buch nötig. Die Bibliothek läuft im selben Anwendungspaket wie der Internetzugang im Wohnheim mit automatischer Passwortvergabe, die Dokumentenkontrolle, Projekte und Aktivitätsnachweise, ohne zusätzliche Installation.
Das Berichtsstudio verwandelt jede Tabelle des Systems in ein Dashboard mit Diagrammen, Pivot-Tabellen und KPIs, ohne auf einen eigenen Berichtsbildschirm zu warten. Ein berechtigter Benutzer baut den Bericht selbst, speichert und versioniert ihn und gibt ihn für die jeweilige Rolle, Person oder Einrichtung frei.
Nachdem der Benutzer in einer Liste den Filter gesetzt hat, klickt er auf die Schaltfläche Studio; die Tabelle gelangt mit ihrem aktuellen Filter ins Studio, und ihre Felder werden im Datenpanel rechts nach Text und Zahl getrennt. Im Panel Erstellen wählt er eine Säulen-, Balken-, Linien-, Flächen-, Kreis-, Pivot-, KPI-, Tacho- oder Textkomponente, zieht Felder auf die Achsen und stellt die Sortierung nach Wert ein. Berichte lassen sich auch ohne Tabelle aus vorbereiteten Datenquellen aufbauen.
In der Organisation hat jede Abteilung andere Erwartungen an einen Bericht: Die Buchhaltung will eine Summen- und Saldenliste, das Personalwesen die Zeiterfassung, die Leitung ein Trenddiagramm. Statt für jeden einen eigenen Bildschirm zu entwickeln, legt das Berichtsstudio den Bericht in die Hände dessen, der ihn braucht. Versionen bewahren frühere Stände des Berichts auf, und die Freigabe bringt das Dashboard rollen-, personen- oder einrichtungsbezogen zu den richtigen Personen. Die Bereichsberechtigung gilt auch hier; derselbe Bericht zeigt jedem Benutzer nur die Zweigstellen in seinem eigenen Bereich.
Die neue Oberfläche ermöglicht es, das System ebenso komfortabel im dunklen Theme und auf dem Smartphone-Bildschirm zu nutzen. Das klassische und das neue Theme laufen auf derselben Codebasis; Benutzer wählen das gewünschte, und Berichte lassen sich vor Ort im Browser ohne Installation öffnen.
Auf dem Smartphone verschwindet das Seitenmenü hinter der Hamburger-Schaltfläche; die untere Leiste führt direkt zu Konsole, Personen, Berichten, Benachrichtigungen und Einstellungen. Panels werden untereinander angeordnet, breite Tabellen scrollen horizontal; die Tabs für Spalten, Filter und Spaltenberechnungen warten am Bildschirmrand griffbereit. Das Symbol in der oberen Leiste wechselt zwischen heller und dunkler Darstellung. Der abgebildete Bericht mit den Wohnheimdaten öffnet sich mit den Filter-, Excel- und Studio-Werkzeugen des Desktops auch auf dem Smartphone.
Da Hunderte von Benutzern ihre Arbeit nicht unterbrechen konnten, musste die neue Oberfläche gleichzeitig mit der alten Struktur auf demselben Code laufen. Das klassische Theme blieb erhalten, kein Modul wurde neu geschrieben, nur die Theme-Schicht änderte sich; der Übergang verlief im Live-System unterbrechungsfrei und schrittweise. Benutzer können im gewohnten Theme bleiben oder zum neuen wechseln. Mit der Smartphone-Ansicht lassen sich Berichte auch vor Ort öffnen, und über den Browser hinaus ist keine Installation nötig.
