Bayi360: Zahlungseingänge im Außendienst sehen, ohne das Monatsende abzuwarten

Es ist 18.40 Uhr. Der Außendienstmitarbeiter verlässt den letzten Händler des Tages; in seiner Tasche ein Scheck, in der Hosentasche einige Quittungen. Im alten System erreichten diese Papiere die Zentrale erst Tage später, die Buchhaltung gab sie einzeln ins ERP ein, und die Geschäftsleitung bekam die Antwort auf die Frage „Wer hat heute welchen Händler besucht, was verkauft, was eingenommen?“ erst am Monatsende zu sehen.

Bei Bayi360 sieht dasselbe Bild am selben Abend anders aus: Der Zahlungseingang wurde direkt beim Händler erfasst; der Eintrag steht gleichzeitig in der Buchhaltung, auf dem Bildschirm der Führungskraft und im Audit-Trail. In diesem Beitrag beschreiben wir den Ablauf des Zahlungseingangs, den wir in der ersten Phase der Plattform in den Außendienst verlagert haben, und die Entscheidungen, die ihn verlässlich machen.

Das Projekt in Kürze

Bayi360 ist eine vollständig ins ERP integrierte B2B-Plattform für den Außendienstvertrieb, die wir für einen Distributor entwickelt haben, der in der gesamten Türkei Hunderte Verkaufsstellen im Einzelhandel mit schnelldrehenden Konsumgütern beliefert. Außendienstmitarbeiter, Buchhaltung, Lager, Logistikpartner und Händler arbeiten auf denselben Daten, jeweils innerhalb ihrer eigenen Berechtigungen. Wir haben begonnen, ohne das ERP zu verändern, indem wir eine operative Schicht darüber legten: In der ersten Phase wurden Bestellung und Zahlungseingang in den Außendienst verlagert, in den folgenden Phasen kamen Lager, Logistik, Aktionen, Retouren und Bankabstimmung hinzu. Heute arbeitet das System mit mehr als 130 Bildschirmmasken und Berichten.

Kein Beleg, sondern ein Datensatz: Zahlungseingang direkt beim Händler

Sobald der Außendienstmitarbeiter auf dem Bildschirm für Zahlungseingänge den Händler auswählt, werden Kontonummer, Firmenbezeichnung und aktueller Saldo live aus dem ERP gelesen. Bar-, POS-, Scheck- oder Bankeingang werden auf demselben Bildschirm erfasst und wandeln sich direkt in einen Buchhaltungseintrag. In der Zentrale muss niemand mehr Daten von Papier übertragen.

Neben der Geschwindigkeit war auch Disziplin gefragt. Deshalb haben wir die Regeln des Bildschirms an den häufigsten Fehlern im Außendienst ausgerichtet:

• Automatische Kassenerkennung: Das System wählt die an die Kontonummer des Außendienstmitarbeiters gebundene Kasse selbst aus; ein Eintrag auf der falschen Kasse ist nicht möglich.
• Datumssperre: Der Außendienstmitarbeiter kann nur mit dem heutigen Datum buchen; die Wahl eines vergangenen oder zukünftigen Datums ist den Rollen Administrator und Buchhaltung vorbehalten.
• Pflichtfelder: Beim Scheck Fälligkeit, Ausstellungsort, Bank und IBAN, bei POS Bank und Belegnummer: Ohne vollständige Eingabe entsteht kein Eintrag.

Auch die Übertragung des Bargelds aus der Kasse auf die Bank erfolgt von derselben Stelle, aus der eigenen Kasse des Außendienstmitarbeiters. Die Frage „Wo ist das Geld?“ ist nun kein Telefonverkehr mehr, sondern eine Bildschirmabfrage.

Dieselbe Disziplin gilt, wenn im Außendienst ein neuer Kunde hinzukommt. Das vom Außendienstmitarbeiter angelegte Kundenkonto entsteht als „potenzieller Kunde“ und wird ohne Freigabe der Buchhaltung nicht zum echten Kundenkonto. Ohne bestandene Formatprüfung der Telefon- und E-Mail-Felder wird der Eintrag nicht abgeschlossen; so bleiben die an die Buchhaltungssoftware übergebenen Daten an der Quelle sauber.

Die „Heute“-Ansicht der Führung und der automatisch verifizierte Besuch

Wenn die Daten sofort aus dem Außendienst eintreffen, ändert sich auch der Blick der Führung. In der „Heute“-Ansicht vergleicht die Führungskraft alle Außendienstmitarbeiter mit Umsatz-, Zahlungseingangs- und Besuchsdaten in einer einzigen Tabelle; klickt sie auf eine Zeile, öffnet sich der Tag dieser Person auf demselben Bildschirm, und daneben ist auch der Standort des Fahrzeugs zu sehen. Der Außendienstmitarbeiter wiederum verfolgt in seiner eigenen „Heute“-Ansicht die Summen für Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen und Zahlungseingänge sowie die Händler, die er besucht und ausgelassen hat.

Für den Besuchsbericht wird kein gesondertes Formular ausgefüllt. Ein Händler, für den im Laufe des Monats ein Zahlungseingang oder eine Bestellung erfasst wurde, gilt automatisch als „besucht“. Die Unschärfe von Hand geführter Besuchsberichte entfällt damit; der Beweis für den Besuch ist die erledigte Arbeit selbst.

Vor dem Besuch sieht der Außendienstmitarbeiter in der Fälligkeitsanalyse die offenen und teilweise bezahlten Rechnungen des Händlers mit Fälligkeitstagen und Restsaldo. Ausgeglichene Rechnungen werden ausgeblendet, der Filter „überfällige Forderungen“ rückt riskante Forderungen nach vorn; der Bericht lässt sich als PDF ausgeben und zum Gespräch mit dem Händler mitnehmen.

Die Spur bleibt, auch wenn das ERP löscht

In Buchhaltungsprogrammen gab es eine häufige Situation: Wurde ein Datensatz gelöscht oder sein Betrag geändert, konnte niemand den ursprünglichen Stand sehen, und die Frage „Wer hat diesen Betrag geändert?“ landete beim technischen Team. Da wir die Tabellenstruktur des ERP nicht anfassen konnten, haben wir die Lösung außerhalb davon aufgebaut.

Bayi360 speichert Zahlungseingänge, Kommissionierung, Warenkorb, API- und Paketdienstbewegungen mit dem Zeitpunkt der Ersterfassung sowie vorherigem und neuem Wert in einer vom ERP unabhängigen Tabelle. Löschungen oder Aktualisierungen auf ERP-Seite wirken sich auf diesen Datensatz nicht aus. Sieht die Buchhaltung die aus dem Außendienst eingehenden physischen Belege, setzt sie den Vermerk „Original gesehen“; da auch dieser Vermerk im selben unabhängigen Bereich liegt, lässt er sich über die Buchhaltungssoftware nicht ändern.

Das letzte Glied des Zahlungskreislaufs schließt sich bei der Bank. Die in der dritten Phase hinzugekommene Bankabstimmung ordnet die Bewegungen aus dem Open-Banking-Dienst anhand der Steuernummer dem jeweiligen Kundenkonto zu. Sind mehrere Kundenkonten mit derselben Steuernummer verknüpft, leitet der Benutzer die Bewegung per Doppelklick weiter; für Kundenkonten, die nicht automatisch verarbeitet werden dürfen, wird zudem eine Sperrliste geführt. Nicht zuordenbare Beträge lassen sich von Hand dem jeweiligen Kundenkonto, einer anderen Bank oder sonstigen Aufwendungen wie Überweisungsgebühren und Provisionen zuweisen. Die Differenz zwischen Bank- und Buchhaltungssaldo erscheint in einem eigenen Bericht.

Was wir in der Praxis gelernt haben

• Tempo und Kontrolle lassen sich auf demselben Bildschirm aufbauen. Datumssperre und automatische Kasse haben die Last der Buchhaltung verringert, ohne den Außendienst zu verlangsamen.
• Leiten Sie den Beweis aus der Arbeit selbst ab. Den Besuchsbericht aus Bestellung und Zahlungseingang abzuleiten, statt ihn zu einer eigenen Aufgabe zu machen, machte den Bericht unstrittig.
• Sie müssen das ERP nicht verändern. Audit-Daten außerhalb des ERP, aber synchron mit ihm zu führen, brachte Nachvollziehbarkeit, ohne das bestehende System anzutasten.
• Jeden Abend dasselbe Bild. Berichte zu Zahlungseingängen, Lieferscheinen, Buchhaltung, Logistik und Bank gehen jeden Abend per E-Mail an die zuständigen Personen; nicht zustellbare werden automatisch erneut versucht.

Wenn jeder Vorgang im Außendienst in dem Moment, in dem er erfasst wird, auch der Zentrale bekannt ist, hört der Monatsabschluss auf, eine Entdeckungsreise zu sein, und wird zu einem Kontrollschritt.

Wie sieht das Bild in Ihrem Außendienst aus?

Wenn Ihr Außendienstteam Zahlungseingänge noch immer mit Quittungen transportiert, Ihre Führungskräfte das Bild des Tages erst am Monatsende sehen oder es in Ihrem ERP keine Antwort auf die Frage „Wer hat das geändert?“ gibt, können wir gemeinsam über eine ähnliche Umstellung sprechen. Alle Module des Projekts können Sie sich auf der Projektseite von Bayi360 ansehen; um Ihren eigenen Prozess zu schildern, nehmen Sie Kontakt mit uns auf.