Bayi360: رؤية التحصيل في الميدان دون انتظار نهاية الشهر

الساعة 18:40. يخرج المندوب الميداني من آخر وكيل في اليوم وفي حقيبته شيك وفي جيبه بضعة إيصالات. وفي النظام القديم كانت هذه الأوراق تصل إلى المركز بعد أيام، وتُدخلها المحاسبة واحدة واحدة في ERP، ولم تكن الإدارة ترى إجابة سؤال «من زار أي وكيل اليوم، وماذا باع، وماذا حصّل» إلا في نهاية الشهر.

أما في Bayi360 فصورة المساء نفسه مختلفة: سُجّل التحصيل عند باب الوكيل؛ ويوجد السجل في المحاسبة وعلى شاشة المدير وفي مسار التدقيق في اللحظة نفسها. وفي هذا المقال نروي مسار التحصيل الذي أنزلناه إلى الميدان في المرحلة الأولى من المنصة والقرارات التي جعلته موثوقًا.

نبذة موجزة عن المشروع

Bayi360 منصة مبيعات ميدانية B2B متكاملة تمامًا مع نظام ERP، طوّرناها لموزّع يوزّع السلع الاستهلاكية سريعة الحركة على مئات نقاط البيع بالتجزئة في أنحاء تركيا. ويعمل مندوب المبيعات والمحاسبة والمستودع والشريك اللوجستي والوكيل على البيانات نفسها، كلٌّ ضمن حدود صلاحياته. وبدأنا العمل ببناء طبقة تشغيلية فوق نظام ERP دون تغييره: ففي المرحلة الأولى نُقل الطلب والتحصيل إلى الميدان، وفي المراحل اللاحقة أُضيفت المستودعات والخدمات اللوجستية والعروض الترويجية والمرتجعات والتسوية البنكية. ويعمل النظام اليوم بأكثر من 130 شاشة وتقرير.

سجل لا إيصال: التحصيل عند باب الوكيل

بمجرد أن يختار مندوب المبيعات الوكيل في شاشة التحصيل، يُقرأ رمز حساب العميل واسمه التجاري والرصيد الحالي مباشرةً من نظام ERP. ويُدخل التحصيل النقدي أو بنظام POS أو بالشيك أو المصرفي من الشاشة نفسها ويتحول مباشرةً إلى قيد محاسبي. ولا يحتاج أحد في المركز إلى نقل البيانات من الورق.

وإلى جانب السرعة كان الانضباط ضروريًا. لذلك بنينا قواعد الشاشة بحسب أكثر الأخطاء شيوعًا في الميدان:

• الكشف التلقائي عن الصندوق: يختار النظام بنفسه الصندوق المرتبط برمز حساب مندوب المبيعات؛ ولا يمكن إدخال قيد في صندوق خاطئ.
• قفل التاريخ: لا يستطيع مندوب المبيعات إجراء العمليات إلا بتاريخ اليوم؛ أما اختيار تاريخ سابق أو لاحق فمقتصر على دوري المدير والمحاسبة.
• الحقول الإلزامية: في الشيك تاريخ الاستحقاق ومكان التحرير والبنك وIBAN؛ وفي POS البنك ورقم الإيصال: لا يُنشأ القيد ما لم تُدخل بالكامل.

ويجري تحويل النقد الموجود في الصندوق إلى البنك من المكان نفسه أيضًا، من صندوق المندوب نفسه. وسؤال «أين المال» لم يعد سيلًا من المكالمات الهاتفية، بل استعلامًا على الشاشة.

ويسري الانضباط نفسه عند التعرف على عميل جديد في الميدان. فسجل الحساب الذي يفتحه مندوب المبيعات يُنشأ بصفة «عميل محتمل» ولا يتحول إلى حساب عميل فعلي دون موافقة المحاسبة. ولا يكتمل التسجيل ما لم يمر حقلا الهاتف والبريد الإلكتروني بفحص الصيغة؛ وبذلك تبقى البيانات المنقولة إلى برنامج المحاسبة نظيفة عند المصدر.

شاشة «اليوم» للإدارة والزيارة التي تُتحقَّق تلقائيًا

وعندما تصل البيانات من الميدان فورًا تتغير نظرة الإدارة أيضًا. فيقارن المدير في شاشة «اليوم» جميع مندوبي المبيعات ببيانات المبيعات والتحصيل والزيارات في جدول واحد؛ وعند النقر على سطر تُفتح التفاصيل اليومية لذلك الشخص في الشاشة نفسها، ويظهر موقع مركبته بجانبها. أما مندوب المبيعات فيتابع في شاشة «اليوم» الخاصة به مجاميع الطلبات وإشعارات الشحن والفواتير والتحصيل، والوكلاء الذين زارهم والذين تخطّاهم.

ولا يُملأ نموذج مستقل لتقرير الزيارة. فالوكيل الذي أُدخل له تحصيل أو طلب خلال ذلك الشهر يُعدّ تلقائيًا «تمت زيارته». وبذلك يزول غموض تقارير الزيارة التي تُعدّ يدويًا؛ ويصبح دليل الزيارة هو العمل المنجَز نفسه.

وقبل الزيارة يرى مندوب المبيعات في تقرير أعمار الديون فواتير الوكيل المفتوحة والمسدَّدة جزئيًا مع عدد أيام الاستحقاق والرصيد المتبقي. وتُخفى الفواتير المغلقة، ويُبرز مرشّح «الديون المتأخرة» المستحقات المحفوفة بالمخاطر؛ ويمكن استخراج التقرير بصيغة PDF وأخذه إلى لقاء الوكيل.

الأثر الذي يبقى حتى لو حُذف من ERP

كانت هناك حالة شائعة في برامج المحاسبة: فعندما يُحذف سجل أو يتغير مبلغه لا يستطيع أحد أن يرى حالته الأولى، ويقع سؤال «من غيّر هذا المبلغ» على عاتق الفريق التقني. ولأننا لم نستطع المساس ببنية جداول ERP، بنينا الحل خارجه.

ويحفظ Bayi360 حركات التحصيل وتجهيز الطلبات والسلة وAPI والشحن، مع لحظة الإدخال الأول والقيمة السابقة واللاحقة، في جدول مستقل عن ERP. ولا يؤثر الحذف أو التحديث الذي يجري في جانب ERP في هذا السجل. وعندما ترى المحاسبة المستند المادي الوارد من الميدان تضع علامة «تمت معاينة الأصل»؛ ولأن هذه العلامة موجودة في الحقل المستقل نفسه، لا يمكن تغييرها عبر برنامج المحاسبة.

وتُغلَق الحلقة الأخيرة في دورة التحصيل في البنك. فالتسوية البنكية التي أُضيفت في المرحلة الثالثة تطابق الحركات الواردة من خدمة الصيرفة المفتوحة مع حساب العميل المعني عبر الرقم الضريبي. وعندما ترتبط عدة حسابات عملاء بالرقم الضريبي نفسه يوجّه المستخدم الحركة بنقرة مزدوجة؛ ويُحتفظ أيضًا بقائمة حظر لحسابات العملاء التي لا ينبغي معالجتها تلقائيًا. ويمكن إسناد المبالغ غير المطابقة يدويًا إلى حساب العميل المعني أو إلى بنك آخر أو إلى مصروفات أخرى مثل رسوم الحوالة والعمولة. ويظهر الفرق بين رصيد البنك ورصيد المحاسبة في تقرير منفصل.

ما تعلّمناه في الميدان

• يمكن بناء السرعة والرقابة في الشاشة نفسها. فقد خفّف قفل التاريخ والصندوق التلقائي عبء المحاسبة دون إبطاء الميدان.
• أنتجوا الدليل من العمل نفسه. فاشتقاق تقرير الزيارة من الطلب والتحصيل بدلًا من جعله مهمة منفصلة جعله تقريرًا لا جدال فيه.
• لستم مضطرين إلى تغيير ERP. فإبقاء بيانات التدقيق خارج ERP لكن متزامنة معه جلب قابلية التتبع دون المساس بالنظام القائم.
• الصورة نفسها كل مساء. تُرسَل تقارير التحصيل وإشعارات الشحن والمحاسبة واللوجستيات والبنك إلى المعنيين بالبريد الإلكتروني كل مساء؛ وتُعاد محاولة ما تعذر إرساله تلقائيًا.

عندما تصبح كل عملية في الميدان عملية يعرفها المركز لحظة تسجيلها، يتحول إقفال نهاية الشهر من اكتشاف إلى خطوة تحقق.

كيف تبدو الصورة في ميدانكم؟

إذا كان فريقكم الميداني لا يزال يحمل التحصيل بالإيصالات، أو كان مديروكم لا يرون صورة اليوم إلا في نهاية الشهر، أو لم تكن لدى ERP لديكم إجابة عن سؤال «من غيّر»، فيمكننا أن نناقش معًا تحوّلًا مماثلًا. يمكنكم فحص جميع وحدات المشروع في صفحة مشروع Bayi360، ويمكنكم التواصل معنا لشرح عمليتكم.