Bayi360: Sahadaki tahsilatı ay sonunu beklemeden görmek

Saat 18.40. Saha temsilcisi günün son bayisinden çıkarken çantasında bir çek, cebinde birkaç makbuz var. Eski düzende bu kâğıtlar merkeze günler sonra ulaşır, muhasebe onları tek tek ERP'ye girer, yönetim de "bugün kim hangi bayiye gitti, ne sattı, ne tahsil etti" sorusunun cevabını ancak ay sonunda görürdü.

Bayi360'ta aynı akşamın resmi farklı: tahsilat bayinin kapısında kaydedildi; kayıt muhasebede, yöneticinin ekranında ve denetim izinde aynı anda duruyor. Bu yazıda platformun ilk fazında sahaya indirdiğimiz tahsilat akışını ve onu güvenilir kılan kararları anlatıyoruz.

Proje kısaca

Bayi360, Türkiye genelinde yüzlerce perakende noktasına hızlı tüketim ürünleri dağıtan bir distribütör için geliştirdiğimiz, ERP ile tam entegre bir B2B saha satış platformu. Pazarlamacı, muhasebe, depo, lojistik partneri ve bayi aynı veri üzerinde, kendi yetki sınırları içinde çalışıyor. İşe ERP'yi değiştirmeden, onun üzerine bir operasyon katmanı kurarak başladık: ilk fazda sipariş ve tahsilat sahaya indi, sonraki fazlarda depo, lojistik, kampanya, iade ve banka mutabakatı eklendi. Bugün sistem 130'dan fazla ekran ve raporla çalışıyor.

Makbuz değil kayıt: tahsilat bayinin kapısında

Pazarlamacı tahsilat ekranında bayiyi seçtiği anda cari kodu, unvanı ve güncel bakiye ERP'den canlı okunuyor. Nakit, POS, çek ya da banka tahsilatı aynı ekrandan giriliyor ve doğrudan muhasebe kaydına dönüşüyor. Merkezde kimsenin kâğıttan veri aktarmasına gerek kalmıyor.

Hızın yanında disiplin de gerekiyordu. Ekranın kurallarını bu yüzden sahadaki en sık hatalara göre kurduk:

• Otomatik kasa tespiti: Sistem, pazarlamacının cari koduna bağlı kasayı kendisi seçiyor; yanlış kasaya kayıt girmek mümkün değil.
• Tarih kilidi: Pazarlamacı yalnızca bugünün tarihiyle işlem yapabiliyor; geçmişe ya da ileriye dönük tarih seçimi yönetici ve muhasebe rollerine ait.
• Zorunlu alanlar: Çekte vade, keşide yeri, banka ve IBAN; POS'ta banka ve makbuz numarası eksiksiz girilmeden kayıt oluşmuyor.

Kasadaki nakdin bankaya aktarımı da aynı yerden, pazarlamacının kendi kasasından yapılıyor. "Para nerede" sorusu artık bir telefon trafiği değil, bir ekran sorgusu.

Sahada yeni bir müşteri tanındığında da aynı disiplin geçerli. Pazarlamacının açtığı cari kaydı "potansiyel müşteri" olarak oluşuyor ve muhasebe onayı olmadan gerçek cariye dönüşmüyor. Telefon ve e-posta alanları biçim denetiminden geçmeden kayıt tamamlanmıyor; muhasebe programına aktarılan veri böylece kaynağında temiz kalıyor.

Yönetimin Bugün ekranı ve kendiliğinden doğrulanan ziyaret

Sahadan veri anında geldiğinde yönetimin bakışı da değişiyor. Yönetici "Bugün" ekranında bütün pazarlamacıları satış, tahsilat ve ziyaret verileriyle tek tabloda karşılaştırıyor; bir satıra tıkladığında o kişinin günlük detayı aynı ekranda açılıyor, araç konumu da yanında görünüyor. Pazarlamacı ise kendi "Bugün" ekranında sipariş, irsaliye, fatura ve tahsilat toplamlarını, ziyaret ettiği ve atladığı bayileri izliyor.

Ziyaret raporu için ayrıca form doldurulmuyor. O ay içinde tahsilat ya da sipariş girilen bayi otomatik olarak "ziyaret edildi" sayılıyor. Elle tutulan ziyaret raporlarının belirsizliği böylece ortadan kalkıyor; ziyaretin kanıtı, yapılan işin kendisi oluyor.

Ziyaretten önce pazarlamacı, yaşlandırma raporunda bayinin açık ve kısmi ödenmiş faturalarını vade gün sayısı ve kalan bakiyesiyle görüyor. Kapanmış faturalar gizleniyor, "geciken borçlar" filtresi riskli alacakları öne çıkarıyor; rapor PDF olarak alınıp bayi görüşmesine götürülebiliyor.

ERP'den silinse de kalan iz

Muhasebe programlarında sık karşılaşılan bir durum vardı: bir kayıt silindiğinde ya da tutarı değiştiğinde ilk hâlini kimse göremiyor, "bu tutarı kim değiştirdi" sorusu teknik ekibe düşüyordu. ERP'nin tablo yapısına dokunamadığımız için çözümü onun dışında kurduk.

Bayi360, tahsilat, sipariş hazırlama, sepet, API ve kargo hareketlerini ilk giriş anıyla, önceki ve sonraki değerleriyle birlikte ERP'den bağımsız bir tabloda saklıyor. ERP tarafında yapılan silme ya da güncelleme bu kaydı etkilemiyor. Muhasebe, sahadan gelen fiziksel evrakı gördüğünde "aslı görüldü" işaretini koyuyor; bu işaret de aynı bağımsız alanda durduğu için muhasebe yazılımı üzerinden değiştirilemiyor.

Tahsilat döngüsünün son halkası bankada kapanıyor. Üçüncü fazda eklenen banka mutabakatı, açık bankacılık servisinden gelen hareketleri vergi numarası üzerinden ilgili cariye eşliyor. Aynı vergi numarasına bağlı birden fazla cari olduğunda kullanıcı hareketi çift tıklayarak yönlendiriyor; otomatik işlenmemesi gereken cariler için de bir engel listesi tutuluyor. Eşleşmeyen tutarlar ilgili cariye, başka bir bankaya ya da havale ücreti ve komisyon gibi diğer giderlere elle atanabiliyor. Banka bakiyesiyle muhasebe bakiyesi arasındaki fark ayrı bir raporda görünüyor.

Sahada öğrendiklerimiz

• Hız ve kontrol aynı ekranda kurulabilir. Tarih kilidi ve otomatik kasa, sahayı yavaşlatmadan muhasebenin yükünü azalttı.
• Kanıtı işin kendisinden üretin. Ziyaret raporunu ayrı bir görev yapmak yerine sipariş ve tahsilattan türetmek, raporu tartışılmaz kıldı.
• ERP'yi değiştirmek zorunda değilsiniz. Denetim verisini ERP'nin dışında ama onunla senkron tutmak, mevcut sisteme dokunmadan izlenebilirlik getirdi.
• Her akşam aynı resim. Tahsilat, irsaliye, muhasebe, lojistik ve banka raporları her akşam ilgili kişilere e-postayla gidiyor; gönderilemeyenler otomatik olarak yeniden deneniyor.

Sahadaki her işlem kaydedildiği anda merkezin de bildiği bir işlem olduğunda, ay sonu kapanışı bir keşif olmaktan çıkıp bir kontrol adımına dönüşüyor.

Sizin sahanızda resim nasıl?

Saha ekibiniz tahsilatı hâlâ makbuzla taşıyorsa, yöneticileriniz günün resmini ancak ay sonunda görüyorsa ya da ERP'nizde "kim değiştirdi" sorusunun cevabı yoksa, benzer bir dönüşümü birlikte konuşabiliriz. Projenin tüm modüllerini Bayi360 proje sayfasında inceleyebilir, kendi sürecinizi anlatmak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.