Wohnheim-Verwaltungssystem
Die Unternehmensplattform, die Hunderte von Wohnheimen, Zweigstellen und Bildungszentren in einem einzigen System verwaltet. Von Personen- und Einrichtungsdaten über die Buchhaltung, von Stipendien bis zum Personalwesen, von Prozessen bis zum Reporting: der gesamte Betrieb an einer Stelle.
Ein Personendatensatz, hierarchische Einrichtungsstruktur
Studierende, Personal, Alumni, Stipendiaten, Spender und Mieter sind keine getrennten Listen, sondern verschiedene Rollen desselben Personendatensatzes. Einrichtungen werden von der Zentrale bis zum Wohnheim in einem einzigen Baum geführt.
- Werkzeuge zur Dublettenerkennung und Zusammenführung von Datensätzen
- Personenkarte mit mehr als 40 Feldern; in Tabs Datensätze, Familie, Formulare, Zeiterfassung, Anwesenheit
- Kontakt, Adresse, Karte und Leistungsangaben auf der Einrichtungskarte
Kapazität und Unterbringung, aktuelle Belegung
Kapazität, untergebrachte Studierende und Belegungsquote je Wohnheim auf einem Bildschirm; Filter nach Zweigstelle, Provinz, Bildungsniveau und Typ, Zeiträume lassen sich vergleichen.
- Spaltenfilter, Gruppierung und Spaltenberechnungen in jeder Tabelle
- Excel/CSV-Export mit einem Klick und gespeicherte Ansichten
- Benutzer sehen nur die Wohnheime in ihrem eigenen Bereich
Kasse, Bank, Konto und Raten in einem Ablauf
Kontobewegungen werden nach Datum, Konto und Einrichtung verfolgt; Belege für Zahlungseingang, Zahlung und Umbuchung entstehen auf demselben Bildschirm. In der unteren Leiste sind Kasse, Vorschuss und Bankstatus live sichtbar.
- Verfolgung von Raten sowie Wechseln/Schecks der Studierenden
- Bidirektionale Übergabe von Belegen, Rechnungen und Bankbewegungen an die kommerzielle Buchhaltungssoftware
- Abschluss- und Verrechnungsbuchungen am Periodenende
Durchgängiger Stipendienablauf vom Antrag bis zur Zahlung
Antrag des Stipendiaten → Genehmigung → Zahlung erzeugen → Zahlungsliste. IBAN-Prüfung, zeitraumbezogene Zahlungslisten und Stornierungs-/Austrittsanträge werden in getrennten Warteschlangen genehmigt.
- Spenden- und Anteilsdatensätze, Spenderliste, Dublettenfinder
- Sammelzahlungsdatei und Abgleich der Bankbewegungen
- Stipendienart und -betrag werden über die Personenkarte verfolgt
Die Arbeit im Fluss, die Steuerung im Dashboard
Listen-, Kanban- und Kalenderansichten; Unteraufgaben, Statusfarben und SLA-Badges. Das Aufgabenpostfach sammelt die Anfragen, die bei jedem Benutzer eingehen; das Management-Dashboard zeigt Gesamt- und aktive Anfragen, Bearbeitungsdauer und die aktivsten Einheiten.
- Verfolgung von Beschlüssen, Sicherheiten, Rechtsstreitigkeiten, Verträgen und Unterlagen
- Prozessvorlagen und Genehmigerbericht
- Verantwortungslandkarte zwischen Einheiten über die Funktionshierarchie
Vom Soll-Stellenplan zum Organigramm
Der Soll-Stellenplan-Bericht vergleicht je Zeitraum und Einrichtungstyp die erforderliche mit der vorhandenen Besetzung: Überschuss rot, Fehlbestand orange, vollständig grün. Die Funktionshierarchie ist anklickbar, verschiebbar und lässt sich als Bild exportieren.
- Urlaubsantrags- und Genehmigungsablauf; Zeiterfassungsraster
- Vergütungssystem für das Personal und Übergabe der Gehaltsabrechnung
- Vorstellungsgespräche, Zusatzangaben zum Personal und Definitionen
Bepunktete Formulare, personalisierte Massen-SMS
In Beurteilungsformularen erhält jede Frage Punkte, das Ergebnis wird automatisch aus den Antworten berechnet; berechtigte Funktionen können auch bei gesperrtem Formular eine Stellungnahme schreiben. Bei Massen-SMS werden Empfänger per Gruppe, Person oder Excel gewählt; an dieselbe Nummer geht nur eine Nachricht.
- Zeitraumschalter und Vergleichsberichte
- Fertige Nachrichtenvorlagen, Personenname in jeder Nachricht
- Umfragen und Informationsformulare; Versandberichte
Unterstützende Module vom Lager bis zur Bibliothek
Ablauf Artikelstamm → Lagerbeleg → Einrichtungsanforderung → Bestellformular; Zugangs-, Abgangs- und Saldenbeträge werden mit Zwischensummen berichtet. Verfolgung von Anlagegütern mit QR-Etikett, Bibliothek (ISBN, Barcode, Ausleihe) und Internetzugang für Wohnheime im selben Paket.
- Bericht zur Bestandsdeckung je Einrichtung
- Bücherliste, Ausleihe, Barcode-Druck
- Dokumentenkontrolle, Projekte und Tätigkeitsnachweise
Jede Tabelle wird zum Dashboard
Ein berechtigter Benutzer übernimmt jede Tabelle mit ihrem aktuellen Filter ins Studio; durch Ziehen der Spalten entstehen Diagramm-, Pivot-, KPI- und Anzeigekomponenten. Der Bericht wird gespeichert, versioniert und nach Rolle / Person / Einrichtung freigegeben.
- Säulen-, Balken-, Linien-, Flächen-, Kreisdiagramm, Pivot, KPI, Anzeige
- Bildschirm- und A4-Querformat-Layouts, Druck
- Berichte lassen sich auch ohne Tabelle aus fertigen Datenquellen aufbauen
Mehrstufige Verifizierung, passwortlose Anmeldung
Der neue Anmeldebildschirm kommt mit Verifizierung als Mensch, virtueller Tastatur und hellem/dunklem Theme. Für die Zwei-Schritt-Verifizierung stehen vier Methoden bereit: SMS, E-Mail, Authenticator und Passkey. Mit Passkey erfolgt die passwortlose Anmeldung per Fingerabdruck oder Gesichtserkennung.
- Rollenbasierte Seitenberechtigung, bereichsbasierter Sichtbereich
- Virtuelle Tastatur gegen Keylogger an gemeinsam genutzten Rechnern
- Datensatzsperre und Änderungsprotokoll bei berechtigten Vorgängen
Derselbe Code, zwei Oberflächen, jedes Gerät
Die klassische Oberfläche blieb erhalten, ein neues Theme mit Dunkelmodus und Smartphone-Eignung kam hinzu; der Benutzer wählt, was er möchte. Auf dem Smartphone schrumpft das Menü, Panels werden untereinander angeordnet, Tabellen scrollen horizontal – Berichte lassen sich auch im Außendienst öffnen.
- Die Umstellung erfolgte im Livesystem unterbrechungsfrei und schrittweise
- Kein Modul wurde neu geschrieben; nur die Theme-Schicht wurde ausgetauscht
- Außer dem Browser ist keine Installation nötig
