Système de gestion des résidences étudiantes
La plateforme d'entreprise qui pilote depuis un seul système des centaines de résidences étudiantes, d'antennes et de centres éducatifs. Des fiches des personnes et des entités à la comptabilité, des bourses aux ressources humaines, des processus au reporting : toute l'activité en un seul endroit.
Une fiche par personne, structure d'entités hiérarchique
Étudiants, personnel, alumni, boursiers, donateurs et locataires ne sont pas des listes séparées, mais les différents rôles d'une même fiche personne. Les entités, du siège à la résidence, sont tenues dans une seule arborescence.
- Outils de détection des doublons et de fusion des fiches
- Fiche personne de plus de 40 champs ; onglets pour les enregistrements, la famille, les formulaires, le pointage, les présences
- Coordonnées, adresse, carte et informations sur les services dans la fiche de l'entité
Capacité et placement, taux d'occupation en temps réel
Capacité, étudiants placés et taux d'occupation par résidence sur un seul écran ; filtrage par antenne, province, niveau d'études et type, comparaison entre périodes.
- Filtre de colonnes, regroupement et calculs de colonnes dans chaque tableau
- Export Excel/CSV en un clic et vues enregistrées
- L'utilisateur ne voit que les résidences de son propre périmètre
Caisse, banque, comptes clients et échéances dans un seul flux
Les mouvements de compte se suivent par date, par compte et par entité ; les pièces d'encaissement, de paiement et de virement interne se créent depuis le même écran. Dans la barre du bas, l'état de la caisse, des avances et de la banque s'affiche en temps réel.
- Suivi des échéances des étudiants, des billets à ordre et des chèques
- Transfert bidirectionnel des pièces, factures et mouvements bancaires vers le logiciel de comptabilité commercial
- Clôture de fin de période et écritures de répartition
Le circuit de bourse de bout en bout, de la demande au paiement
Demande du boursier → approbation → création du paiement → liste de paiement. Le contrôle de l'IBAN, les listes de paiement par période et les demandes d'annulation ou de départ sont approuvés dans des files distinctes.
- Enregistrements de dons et de parts, liste des donateurs, détecteur de doublons
- Fichier de paiement groupé et rapprochement des mouvements bancaires
- Le type et le montant de la bourse se suivent depuis la fiche de la personne
Le travail dans le flux, la direction dans le tableau de bord
Vues Liste, Kanban et Calendrier ; sous-tâches, couleurs de statut et badges SLA. La boîte de tâches rassemble les demandes qui arrivent à chaque utilisateur ; le tableau de bord de direction affiche les demandes totales et actives, le délai de clôture et les unités les plus actives.
- Suivi des décisions, des garanties, des litiges, des contrats et des documents
- Modèles de processus et rapport des approbateurs
- Carte des responsabilités entre unités grâce à la hiérarchie des fonctions
De l'effectif normatif à l'organigramme
Le rapport des effectifs normatifs compare, par période et par type d'entité, l'effectif requis et l'effectif en place : excédent en rouge, manque en orange, complet en vert. La hiérarchie des fonctions est cliquable, déplaçable et exportable sous forme d'image.
- Circuit de demande et d'approbation des congés ; grille de pointage
- Système de rémunération du personnel et transfert de la paie
- Entretiens, informations complémentaires sur le personnel et paramétrage
Formulaires notés, SMS en masse personnalisés
Dans les formulaires d'évaluation, chaque question est notée et le résultat se calcule automatiquement selon les réponses ; les fonctions habilitées peuvent rédiger un avis même lorsque le formulaire est verrouillé. Pour les SMS en masse, les destinataires sont choisis par groupe, par personne ou par Excel ; un seul message est envoyé par numéro.
- Clés de période et rapports comparatifs
- Modèles de messages prêts à l'emploi, nom de la personne dans chaque message
- Enquêtes et formulaires d'information ; rapports d'envoi
Des modules complémentaires, de l'entrepôt à la bibliothèque
Circuit fiche article → bon de stock → demande de l'entité → bon de commande ; les montants d'entrée, de sortie et de solde sont rapportés avec leurs sous-totaux. Suivi des immobilisations par étiquette QR, bibliothèque (ISBN, code-barres, prêt) et accès Internet des résidences dans le même ensemble.
- Rapport de suffisance de stock par entité
- Liste des livres, prêt, impression de codes-barres
- Contrôle des documents, projets et enregistrements d'activités
Chaque tableau devient un tableau de bord
L'utilisateur habilité transfère n'importe quel tableau, avec son filtre du moment, dans le Studio ; en faisant glisser les colonnes, il crée des graphiques, des tableaux croisés, des KPI et des jauges. Le rapport est enregistré, versionné et partagé par rôle, personne ou entité.
- Colonnes, barres, courbes, aires, secteurs, tableau croisé, KPI, jauge
- Mises en page écran et A4 paysage, impression
- Les rapports peuvent aussi être construits à partir de sources de données prêtes à l'emploi, sans tableau
Vérification à plusieurs niveaux, connexion sans mot de passe
Le nouvel écran de connexion intègre la vérification humaine, le clavier virtuel et le thème clair/sombre. Quatre méthodes pour la vérification en deux étapes : SMS, e-mail, Authenticator et Passkey. Avec Passkey, la connexion se fait sans mot de passe, par empreinte digitale ou reconnaissance faciale.
- Droits de page par rôle, champ de visibilité par périmètre
- Clavier virtuel contre les enregistreurs de frappe, pour les ordinateurs partagés
- Verrouillage des enregistrements et historique des modifications pour les opérations habilitées
Un même code, deux interfaces, tous les appareils
L'interface classique a été conservée et un nouveau thème avec mode sombre, adapté aux téléphones, a été ajouté ; l'utilisateur choisit celui qu'il préfère. Sur téléphone, le menu se réduit, les panneaux s'empilent et les tableaux défilent horizontalement : les rapports s'ouvrent aussi sur le terrain.
- La transition s'est faite sans interruption et par étapes, sur le système en production
- Aucun module n'a été réécrit ; seule la couche de thème a changé
- Aucune installation requise en dehors du navigateur
